導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案保管利用股，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1.目前稱為“上海石油化工股份有限公司檔案館”，若無特殊規(guī)定，其管理職能最多只能是管理和監(jiān)督股份公司各機(jī)關(guān)及下屬二級單位的檔案和檔案工作，無權(quán)管理和監(jiān)督上海金山實(shí)業(yè)公司和地區(qū)的檔案和檔案工作.

2.從歷史和現(xiàn)實(shí)來看，原總廠檔案館已經(jīng)收藏了上海石化所有大、中型項(xiàng)目的基本建設(shè)檔案和技術(shù)措施項(xiàng)目的檔案材料以及原總廠機(jī)關(guān)各處室建廠以來文書檔案和會計(jì)檔案材料。從一個(gè)地區(qū)、一個(gè)立檔單位保存檔案的完整性和系統(tǒng)性的要求來看，今后股份公司和實(shí)業(yè)公司機(jī)關(guān)各處室的文書檔案和會計(jì)檔案也應(yīng)統(tǒng)一歸到檔案館為妥。

3.從發(fā)展的觀點(diǎn)看，石化地區(qū)有發(fā)展成為上海市一個(gè)區(qū)或二級市的可能.現(xiàn)在已經(jīng)有這么一個(gè)初具規(guī)模、具有一定保管條件的檔案館，如果僅僅保管股份公司的企業(yè)檔案，不充分發(fā)揮其作用，而再去造第二個(gè)檔案館來保存其他檔案，這是不大可能和不現(xiàn)實(shí)的，對國家和企業(yè)來說也是一種莫大的浪費(fèi).鑒于以上幾方面的原因，檔案館的名稱應(yīng)稱“上海石化檔案館”為好，可以行使其對上海石化兩公司和地區(qū)所有檔案和檔案工作的管理和督導(dǎo)的職能.

二、關(guān)于檔案兩級節(jié)理體制問題

篇2

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向檔案室移交。

2、基建檔案在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。

3、財(cái)務(wù)專業(yè)檔案由財(cái)務(wù)人員保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)人員編造清冊向檔案室移交。

4、股室、單位編制的年度報(bào)表，經(jīng)上級批復(fù)后，送交一份給檔案室存檔。

5、照片(底片)錄音、錄像在辦理完畢后，及時(shí)送檔案室歸檔。

6、各類榮譽(yù)證(如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等)要及時(shí)送檔案室保存。

三、歸檔要求：

1、必須按照立卷歸檔的范圍，將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。

2、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，科學(xué)分類、立卷和編目。

3、案卷標(biāo)題應(yīng)簡明確切，并注明保管期限。

4、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對并履行簽字手續(xù)。

5、重要檔案實(shí)行多套制。

四、檔案借閱、查閱：

1、局機(jī)關(guān)檔案室收藏的檔案，原則上對局屬股室、單位和本系統(tǒng)上、下級機(jī)關(guān)服務(wù)；外系統(tǒng)確因工作需要需查閱的，須持單位介紹信經(jīng)批準(zhǔn)方可提供。

2、查閱檔案、資料必須首先填寫《檔案借閱及效果登記表》。未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。查閱檔案者，要將利用效果反饋檔案室。

3、查閱涉及機(jī)密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其它檔案由辦公室主任批準(zhǔn)。

4、查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案、資料，不準(zhǔn)將卷皮弄臟，嚴(yán)禁在文件、資料上劃線、打折作記號、折角，更不允許涂改和拆撕檔案、資料。查閱時(shí)，禁止吸煙，違者按情節(jié)輕重追究責(zé)任。

5、借閱檔案者不能隨便進(jìn)入庫房，只能調(diào)卷在閱文室查看，要摘抄的或要復(fù)印的需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

五、檔案保管

1、定期或不定期對所有檔案的保管情況進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情況或意外事故及時(shí)查。發(fā)生意外，應(yīng)及時(shí)采取有效補(bǔ)救措施。

2、檔案庫房必須堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全措施，保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取?/p>

篇3

公司檔案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查閱在內(nèi)的一套系統(tǒng)工程?，F(xiàn)行的包括《公司法》在內(nèi)的公司檔案立法雖有對公司檔案行為的規(guī)范，但存在法律規(guī)范結(jié)構(gòu)不完整的缺陷，無法滿足《公司法》的新要求。本文旨在探討《公司法》對公司檔案立法提出的新要求與公司檔案立法的應(yīng)有應(yīng)對，以希推進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)背景下的公司檔案法制建設(shè)。

公司檔案的法制價(jià)值

現(xiàn)代公司的基本特征是股東淡出公司管理，公司管理權(quán)力日益集中在董事會，控制公司的是董事而非股東。而董事權(quán)力的日益膨脹，則會導(dǎo)致董事濫用權(quán)力損害公司、股東與債權(quán)人利益的概率增加?！豆痉ā芬远聦局覍?shí)與勤勉的實(shí)體義務(wù)和商事程序制度及股東派生訴訟制度規(guī)定的程序義務(wù)激勵(lì)與約束董事行為，保障公司資產(chǎn)的安全與效益。公司檔案的法制價(jià)值在于：

首先，通過程序控制實(shí)現(xiàn)公司管理、決策機(jī)構(gòu)權(quán)力的優(yōu)化配置與制衡。具體體現(xiàn)為賦予股東查閱和復(fù)制檔案的權(quán)利，來約束和激勵(lì)董事的權(quán)力行使。

其次，通過詳細(xì)記錄程序進(jìn)行中相關(guān)主體行為的信息，固定和重現(xiàn)信息，為今后信息的公開和對相關(guān)責(zé)任人實(shí)施問責(zé)奠定基礎(chǔ)。

第三，公司商事記錄檔案還為董事個(gè)人的合法權(quán)益與債權(quán)人債權(quán)的實(shí)現(xiàn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

現(xiàn)有公司檔案法律規(guī)范的結(jié)構(gòu)分析與檢討

法律欲有效地調(diào)整社會生活，制定違法行為必須承擔(dān)的具體相應(yīng)的法律責(zé)任不可或缺。公司檔案法律規(guī)范欲有效調(diào)整公司各類檔案行為就必須對各類檔案違法行為規(guī)定相應(yīng)具體的法律責(zé)任，借此激勵(lì)與誘導(dǎo)行為人對公司檔案法律規(guī)范的遵循。《檔案法》以第五章“法律責(zé)任”、《檔案法實(shí)施辦法》以第五章“罰則”規(guī)定了違反《檔案法》的法律后果。但《檔案法》第二十四條與第二十五條僅規(guī)定了可處罰檔案違法行為的法定種類，并未規(guī)定可處罰檔案違法行為所要承擔(dān)的具體法律責(zé)任，按照可處罰違法行為法律責(zé)任種類與內(nèi)容法定的原則①，不具有可操作性；這一缺陷由《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條克服，它規(guī)定：根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量，罰款數(shù)額對單位為1萬元以上10萬元以下，對個(gè)人為500元以上5000元以下?！稒n案法》第二十四條第二款保護(hù)的是檔案館所保管的檔案，規(guī)定的可處罰的檔案違法行為有：損毀、丟失屬于國家所有的檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案等三種；第三款規(guī)范的對象是各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈(zèng)與行為，規(guī)定的可處罰檔案違法行為是企業(yè)事業(yè)組織或者個(gè)人擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案，倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送外國人的檔案違法行為。

公司的商事檔案是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)商事活動(dòng)中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前，與公司檔案有關(guān)的法律條文的完備性與其重要性并不相符?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》將公司檔案分為八類，目前僅《會計(jì)法》第四十二條、四十四條規(guī)定公司有會計(jì)檔案的強(qiáng)制性歸檔與保管義務(wù)，公司對會計(jì)檔案外的其他檔案并無強(qiáng)制性歸檔與保管義務(wù)，如《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的諸多配備有具體行政法律責(zé)任的可處罰檔案違法行為中，與公司檔案有關(guān)的只有《檔案法》第十六條、第二十四條以及《檔案法實(shí)施辦法》第二十八條，但這三條調(diào)整的對象僅限于各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈(zèng)與行為，不涉及公司會計(jì)檔案外其他檔案的歸檔與保管行為，而這些才應(yīng)是公司檔案法制建設(shè)的中心。由于公司存在規(guī)模大小、社會責(zé)任外延的窄闊等區(qū)別，因此在檔案管理的法律責(zé)任配置方面，需要對公司進(jìn)行類型化考察。

公司檔案的立法應(yīng)對

目前配備有相應(yīng)行政法律責(zé)任、刑事法律責(zé)任的公司商事記錄檔案法律規(guī)范僅限于公司會計(jì)檔案法律規(guī)范，會計(jì)檔案雖能記錄并反映公司的行為，但受會計(jì)技術(shù)本身的限制，會計(jì)檔案僅能記錄與反映與財(cái)務(wù)收支有直接關(guān)系的商事行為，無法直接反映與財(cái)務(wù)收支無直接關(guān)系的商事程序行為的合規(guī)性及其具體內(nèi)容，現(xiàn)有立法雖對公司商事記錄檔案有保管義務(wù)的制度安排，但相應(yīng)制度安排僅具有私法屬性，缺乏行政與刑事法律責(zé)任的相應(yīng)規(guī)定，公司商事記錄檔案違法行為無需負(fù)擔(dān)任何違法成本，公司商事記錄檔案立法實(shí)質(zhì)處于空白狀態(tài)，《公司法》對公司檔案立法提出了新挑戰(zhàn)。而公司商事記錄具有涉眾性，其保管的完整與否不僅關(guān)涉《公司法》一系列制度的成敗，亦關(guān)涉公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人合法權(quán)益的實(shí)現(xiàn)，對于公開發(fā)行證券公司與上市公司而言，其涉眾性甚至關(guān)涉社會安全與金融安全。公司的各類雇員具有流動(dòng)性，包括公司商事記錄與公司會計(jì)資料在內(nèi)的公司商事記錄檔案其實(shí)亦有保障公司管理與經(jīng)營延續(xù)性的功能，因此有必要加強(qiáng)公司商事記錄的檔案立法。如同其他一切制度，公司商事記錄檔案的歸檔與保管亦會面臨人固有的機(jī)會主義行為傾向的威脅，因此必須以公司商事記錄檔案法制建設(shè)保障公司商事記錄檔案歸檔與保管的及時(shí)與完整，這是《公司法》對公司檔案立法提出的新要求，也是公司檔案事業(yè)面臨的新機(jī)遇。

根據(jù)現(xiàn)行《公司法》的規(guī)定，公司檔案立法首先應(yīng)該解決以下三個(gè)問題。

《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案保管義務(wù)的法律性質(zhì)?！豆痉ā穼旧淌掠涗洐n案的保管義務(wù)已有規(guī)定，只是未配備相應(yīng)的行政法律責(zé)任與刑事法律責(zé)任，因而《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)屬于私法義務(wù)的范疇，但私法義務(wù)與公法義務(wù)并不沖突，私法義務(wù)可同時(shí)賦予公法義務(wù)的屬性，它取決于該項(xiàng)義務(wù)是否具有負(fù)的外部性，以及該負(fù)的外部性是否具有涉眾性，一項(xiàng)私法義務(wù)如果具有涉眾性，尤其是關(guān)涉社會安全，我們應(yīng)同時(shí)賦予其公法義務(wù)的屬性?！豆痉ā芬?guī)定的商事記錄檔案的保管行為具有鮮明的負(fù)的外部涉眾性，直接關(guān)涉到公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人的正當(dāng)權(quán)益，對于公開發(fā)行證券的公司與上市公司而言，其涉眾性更甚，因此《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)雖具有私法屬性，亦具有公法屬性，公司檔案立法應(yīng)將《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的歸檔與保管義務(wù)同時(shí)規(guī)定為公法義務(wù)，并配以相應(yīng)的行政法律責(zé)任，其中性質(zhì)惡劣、后果及其嚴(yán)重的違法行為應(yīng)配備相應(yīng)的刑事責(zé)任。

公司檔案職員的法律性質(zhì)。《公司法》設(shè)定的公司商事記錄檔案保管義務(wù)與《會計(jì)法》規(guī)定的會計(jì)檔案保管義務(wù)均屬于公司法定義務(wù)的范疇，依“當(dāng)然解釋”②的法律解釋方法，檔案職員應(yīng)該屬于公司的法定職員，一切公司均有設(shè)置檔案職員的法定義務(wù)，只不過公司有檔案職員的人事自，該職員可專職，亦可兼職?！豆痉ā返谝话俣臈l規(guī)定：“上市公司設(shè)董事會秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜?！睋?jù)此，作為上市公司法定高級職員的董事會秘書亦是上市公司商事記錄檔案的法定保管義務(wù)人，是上市公司法定的商事記錄檔案職員，不過《公司法》未將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度擴(kuò)展于所有公司?！睹绹鴺?biāo)準(zhǔn)公司法》規(guī)定公司秘書是公司的法定職員，但對之并無專職要求，公司秘書亦可由其他高級職員兼任，如可由總裁、副總裁、司庫兼任③，公司秘書職位的設(shè)立并不必然增加公司的人力成本。我們完全可以借鑒美國的這一經(jīng)驗(yàn)，將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度由上市公司擴(kuò)展到所有公司制企業(yè)，規(guī)定公司設(shè)置有檔案機(jī)構(gòu)或在其他機(jī)構(gòu)中設(shè)置有一名或數(shù)名檔案職員的，公司秘書是公司法定的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或檔案主管人員。為保證公司商事記錄檔案工作的責(zé)任到位，可建立公司檔案職員的任職備案制度，即公司應(yīng)在成立后的法定時(shí)限內(nèi)將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書的任職及其變更情況及時(shí)報(bào)地方檔案行政主管部門備案。我們認(rèn)為可借鑒《會計(jì)法》的會計(jì)賬簿委托代建制度，規(guī)范與培育檔案中介服務(wù)市場，公司可委托有資質(zhì)的檔案中介機(jī)構(gòu)代為收集保管公司的商事記錄檔案。

公司檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度。公司檔案工作是有多個(gè)服務(wù)目標(biāo)的綜合性工作，不僅需要專業(yè)的法律知識，亦需要經(jīng)營管理知識，公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力某種程度上決定著公司檔案工作價(jià)值目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，山西省檔案局從2002年已開始推行檔案工作人員持證上崗制度，國家檔案局亦有《國家檔案局關(guān)于開展檔案業(yè)務(wù)人員全員培訓(xùn)工作的意見》，我們建議建立公司檔案從業(yè)資格制度，以從業(yè)資格制度保障公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力，推進(jìn)公司檔案工作價(jià)值目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（作者為南京藝術(shù)學(xué)院人文學(xué)院副教授）

注釋

篇4

__市民政局文書及業(yè)務(wù)檔案室設(shè)在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達(dá)200多平方米，設(shè)庫房2間40多平方米。根據(jù)統(tǒng)計(jì)2003年至2014年，現(xiàn)藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計(jì)檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結(jié)婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內(nèi)收養(yǎng)登記56例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311

盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。

(一)加強(qiáng)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

為了使民政局干部職工及時(shí)了解掌握檔案法律法規(guī)知識，不斷提升自身素質(zhì)。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規(guī)劃和年度工作計(jì)劃當(dāng)中。同時(shí)落實(shí)了自查責(zé)任制，明確了各項(xiàng)工作職責(zé)，將檔案管理自查工作落到實(shí)處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)，提高工作人員素質(zhì)。我局利用中心組理論學(xué)習(xí)平臺組織中心組成員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》法律、法規(guī)知識，組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養(yǎng)法》、《四川省婚姻登記辦法實(shí)施細(xì)則》等，利用周一學(xué)習(xí)日機(jī)會組織全局干部職工學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，形成了全局領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭學(xué)習(xí)檔案法規(guī)的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養(yǎng)登記業(yè)務(wù)及婚姻收養(yǎng)檔案管理培訓(xùn);四是積極組織干部職工參加檔案法律法規(guī)知識有獎(jiǎng)競賽，以熟練掌握檔案法規(guī)知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發(fā)生，同時(shí)積極配合檔案部門進(jìn)行法制宣傳活動(dòng)的開展。

(二)強(qiáng)化組織管理，確保檔案工作落到實(shí)處

近年來，為切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關(guān)股室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時(shí)有任務(wù)，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結(jié)匯報(bào)。二是配備了專門文書和業(yè)務(wù)檔案工作人員，負(fù)責(zé)文書及業(yè)務(wù)檔案的歸檔管理工作。三是每年及時(shí)歸檔并錄入電腦進(jìn)行微機(jī)管理。四是我們將檔案工作納入年度目標(biāo)考核，制定年度檔案工作安排計(jì)劃，做到及時(shí)總結(jié)匯報(bào)。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進(jìn)一步完善了檔案管理的各項(xiàng)工作規(guī)章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責(zé)任、獎(jiǎng)懲、工作守則等一系列規(guī)章制度，在實(shí)際工作中，我們利用制度的穩(wěn)定性和執(zhí)行制度的嚴(yán)肅性有效規(guī)范了檔案工作。六是加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行情況督促檢查，在檢查指導(dǎo)考核收養(yǎng)登記和婚姻登記工作時(shí)，重點(diǎn)檢查、考核檔案法規(guī)和工作制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，確保各項(xiàng)檔案法規(guī)和制度貫徹落實(shí)無偏差。

(三)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案資料安全保管

我局以婚姻檔案規(guī)范化建設(shè)為契機(jī)，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設(shè)立了專門的文書和業(yè)務(wù)檔案室，購置了鐵質(zhì)檔案柜和檔案架，二是配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、消毒設(shè)備，落實(shí)專人負(fù)責(zé)，規(guī)范操作，確保檔案信息系統(tǒng)安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護(hù)措施，定期殺蟲，每天對檔案進(jìn)行觀察、霉雨季節(jié)對檔案室進(jìn)行必要的通風(fēng)措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設(shè)施投入達(dá)5萬余元。

(四)強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)，確保檔案完整準(zhǔn)

確

近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業(yè)人員對我局檔案進(jìn)行整理歸納，加強(qiáng)檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養(yǎng)登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實(shí)施辦法》規(guī)定進(jìn)行操作管理，做到了登記檔案即時(shí)整理歸檔，當(dāng)年立卷，保障了檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?；橐龅怯?、財(cái)務(wù)、城鄉(xiāng)低保、優(yōu)撫安置等建立了專門的業(yè)務(wù)檔案室。

1.加強(qiáng)檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結(jié)婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內(nèi)收養(yǎng)登記46例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311

盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財(cái)務(wù)檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達(dá)到100%。在檔案收集上，嚴(yán)格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財(cái)務(wù)、優(yōu)撫等專門的業(yè)務(wù)檔案室，實(shí)行各股室統(tǒng)一管理，妥善保管好各類檔案。

2.加強(qiáng)保管、查閱利用和移交工作。局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，在辦公經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下擠出經(jīng)費(fèi)，繼續(xù)加大投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施，確保“硬件不軟”，購置專門鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。我們實(shí)行了婚姻登記微機(jī)自動(dòng)打印，檔案存儲進(jìn)入了電子檔案管理中心，安排專人負(fù)責(zé)婚姻檔案的整理和微機(jī)補(bǔ)錄工作，實(shí)現(xiàn)了電子、紙質(zhì)檔案雙保險(xiǎn)，初步實(shí)行了微機(jī)化管理。

3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進(jìn)行清理，歸檔等工作，做到了及時(shí)歸檔入室，完善檔案整理工作。

4.按時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及信息報(bào)送工作。

一是根據(jù)自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)不夠;工作經(jīng)驗(yàn)不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準(zhǔn)確。

二是由于民政局的特殊性，涉及的業(yè)務(wù)繁多，所有檔案實(shí)行集中管理有難度。

一是繼續(xù)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達(dá)、心中有數(shù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決好存在的問題。

二是從廣度到深度進(jìn)一步認(rèn)真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實(shí)施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。

三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進(jìn)行整改，該配備、更新的設(shè)備爭取配備、更新齊全。

篇5

2、延平區(qū)檔案局（館）編制16人，目前在職人員9人，目前缺編7人。

3、區(qū)財(cái)政對我局的檔案事業(yè)投入經(jīng)費(fèi)：檔案卷經(jīng)費(fèi)6元，卷均1元。

二、檔案保管、利用、編研情況

1、今年截至6月10日，我局共接待查檔利用202人次，查閱檔案140卷，復(fù)印750張，包括企業(yè)職工招工表、結(jié)婚證、山林權(quán)土地證等，解決了許多與群眾切身利益相關(guān)的問題，維護(hù)社會的安定和諧。

2、做好搶救國家重點(diǎn)檔案前期準(zhǔn)備工作。對需要搶救的民國檔案進(jìn)行清點(diǎn)，撰寫合同書。

3、檔案信息化建設(shè)。進(jìn)行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫第二階段錄入工作，上半年完成11個(gè)全宗5917卷，約10萬條。

4、檔案解密化控工作。對館藏建國后檔案進(jìn)行解密化控工作，上半年抄寫1967—1978年30個(gè)市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案開放目錄條。

5、到期檔案接收進(jìn)館前期準(zhǔn)備工作。對全區(qū)科級以上單位發(fā)文要求做好接收到期檔案前期準(zhǔn)備工作，規(guī)定接收范圍、制定接收標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)對各區(qū)直機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道以前的永久、長期檔案進(jìn)行摸底調(diào)查。

6、檔案館日常安全管理工作。保管技術(shù)股每天對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)控，每天2次登記庫房內(nèi)外溫濕度，根據(jù)實(shí)際情況做開窗通風(fēng)、開去濕機(jī)等調(diào)節(jié)溫濕度等工作。每天1次對庫房進(jìn)行安全檢查。每周1次以上對館藏檔案進(jìn)行抽樣調(diào)查，檢查庫房內(nèi)檔案是否出現(xiàn)發(fā)霉蛀蟲現(xiàn)象，及時(shí)記錄并采取措施，上半年未發(fā)現(xiàn)檔案有蛀蟲情況。每周對庫房進(jìn)行一次清掃，每季度進(jìn)行一次衛(wèi)生大掃除。對館藏部分全宗破損、霉變檔案更換卷皮，對部分檔案全引目錄、案卷目錄重編流水號。

三、檔案監(jiān)督指導(dǎo)及法制工作情況

1、檔案日常監(jiān)督指導(dǎo)與服務(wù)工作：監(jiān)督指導(dǎo)股上半年到梅山街道、區(qū)政協(xié)、農(nóng)辦、環(huán)保局、旅游局、建設(shè)局、林業(yè)局、畜牧水產(chǎn)局、公路分局、編纂委等20多家區(qū)直各機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo),同時(shí)宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)等。繼續(xù)推廣檔案數(shù)字化軟件，督促各單位進(jìn)行檔案電子目錄報(bào)送。截至6月份已經(jīng)有6個(gè)單位報(bào)送了的檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫。:

2、開展社會主義新農(nóng)村檔案工作。為切實(shí)加強(qiáng)社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，促進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的全面深入開展，使社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作逐步規(guī)范與健康發(fā)展，使之更好的服務(wù)于社會主義新農(nóng)村建設(shè)。2010年4月25日，延平區(qū)召開新農(nóng)村建設(shè)檔案工作會議。就對檔案員如何做好本級機(jī)關(guān)的檔案以及對新農(nóng)村建設(shè)的檔案收集、整理、立卷和保管、保護(hù)等方面如何進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及水南、四鶴、水東、黃墩街道辦事處的專（兼）職檔案人員參加了會議。會后，專門到茫蕩鎮(zhèn)、大橫鎮(zhèn)、樟湖鎮(zhèn)3個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村級檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)，共52人參加了培訓(xùn)。

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二、注重加強(qiáng)硬件設(shè)備的科學(xué)配備

在我局辦公樓內(nèi)配備面積約30平方米的業(yè)務(wù)檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計(jì)、濕度計(jì)，配備了專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質(zhì)量符合國家要求。

三、注重日?？茖W(xué)管理

加強(qiáng)檔案庫房日常管理，嚴(yán)格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進(jìn)行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發(fā)生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業(yè)務(wù)檔案受損情況，并作詳細(xì)記錄，對受損的檔案按時(shí)檢查、修補(bǔ)，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴(yán)守檔案保密制度，嚴(yán)格履行崗位責(zé)任制度，建立借閱登記薄，認(rèn)真落實(shí)借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發(fā)生過違反規(guī)定行為。嚴(yán)格保管，做到檔案進(jìn)出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業(yè)務(wù)檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數(shù)量利用情況統(tǒng)計(jì)表。

四、加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

業(yè)務(wù)檔案管理工作納入單位年度計(jì)劃之中，制定了檔案管理工作計(jì)劃。檔案管理員定時(shí)對檔案達(dá)標(biāo)工作進(jìn)度和存在的問題專門進(jìn)行匯報(bào)，及時(shí)解決檔案中存在的問題。分管領(lǐng)導(dǎo)不定時(shí)對業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行督導(dǎo)檢查，使檔案工作在我局的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、精神文明建設(shè)中發(fā)揮了積極的作用。

五、加強(qiáng)檔案管理員的業(yè)務(wù)素能培養(yǎng)

我局配備了專職檔案管理人員，現(xiàn)任檔案工作人員具有大專文化程度、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文字表達(dá)能力。同時(shí)，我局高度重視檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業(yè)培訓(xùn)，并進(jìn)行《檔案法》《社會保險(xiǎn)法》等法律法規(guī)學(xué)習(xí)。

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一、我縣民生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）民生檔案種類繁多，涉及面廣。我縣的民生檔案種類繁多，涉及面廣，包括：下崗職工檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、再就業(yè)檔案、低保檔案、殘疾人檔案、社會救助檔案、婚姻檔案、退伍軍人檔案、土地承包（延包）和流轉(zhuǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案、新型合作醫(yī)療檔案、城鎮(zhèn)居民醫(yī)保檔案、獨(dú)生子女檔案、公民出生檔案、移民檔案、房產(chǎn)檔案、公證檔案、退休人員社會化管理檔案、地籍檔案、林權(quán)檔案等近50種。近幾年，我縣的民生檔案種類、數(shù)量呈快速增長的趨勢，涉及社會管理方方面面和諸多行政部門及企事業(yè)單位，這些民生檔案具有重要的原始性、基礎(chǔ)性、憑證性特征，在解決民生問題過程中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。

（二）部分涉民單位檔案管理較規(guī)范。部分涉民單位建立了專門的檔案室，庫房配有防火、防盜、防光設(shè)備，配有檔案柜等檔案基本設(shè)施，有的還安裝了檔案密集架等。建立了以單位分管領(lǐng)導(dǎo)為主的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備了專（兼）職的檔案管理人員，對本單位的檔案做到有人專門負(fù)責(zé)收集、管理。

（三）民生檔案查詢率高,社會效益好。在調(diào)查中了解到，隨著國家關(guān)注民生的政策不斷推出，人民群眾對民生檔案的查閱需求越來越大，民生檔案的查詢率越來越高，取得了良好社會效益。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全縣涉民部門已為20__多人辦理了《再就業(yè)優(yōu)惠證》、《失業(yè)證》，發(fā)放小額貸款842萬元，提供就業(yè)再就業(yè)服務(wù)640人次。特別是縣檔案館為有關(guān)部門和人民群眾查閱移民檔案、集體企業(yè)檔案等工作,為縣里爭取了上級政策補(bǔ)助資金逾千萬元。

二、 我縣民生檔案管理工作存在的主要問題

我縣民生檔案工作雖然取得了一定成效，但也存在一些問題，有待于今后加以改進(jìn)和加強(qiáng)。

（一）多數(shù)涉民單位的民生檔案管理較為混亂。有的部門檔案管理分工不明確，檔案管理人員崗位職責(zé)不明，流動(dòng)性大，對下屬單位（股室）的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而對專業(yè)檔案（也就是涉民檔案）則很少有進(jìn)行整理歸檔的，造成大多數(shù)涉民單位的民生檔案管理比較混亂。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位的民生檔案資料不僅沒有交檔案室集中統(tǒng)一管理，留存在有關(guān)的股室或鄉(xiāng)鎮(zhèn)七所八站保管，而且長期以來沒有進(jìn)行整理歸檔，零零散散地隨處堆放，處于無序管理或失管狀態(tài)。有的單位隨意借閱，不履行借閱手續(xù)，遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如：20__年10月份以前的婚姻檔案由鄉(xiāng)(鎮(zhèn))登記、保管，造成丟失損毀現(xiàn)象；20__年10月份以后縣民政局高度重視，對全縣婚姻檔案進(jìn)行了集中收集、整理，但是，20__年10月份以前的婚姻檔案資料只是散件。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全縣70多個(gè)國有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案都還留存在主管部門或是各自企業(yè)，只有原縣化肥廠的檔案整理較好，其余企業(yè)的檔案都沒有進(jìn)行整理歸檔。有的甚至把檔案資料作為廢紙賣掉或燒掉，有的企業(yè)已經(jīng)找不到一份檔案，全部遺失了。

（二）部分單位不愿移交到期民生檔案，安全保管無保障。一是個(gè)別涉民單位檔案法治觀念不強(qiáng)，以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。二是部分單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。有的甚至還在各自業(yè)務(wù)部門(股、室)保管，很容易造成流失；三是有的單位因受人員、技術(shù)、管理不到位的影響，使檔案無法得到安全有效的保管。

（三）民生檔案資源管理分散，不利于資源共享。民生檔案屬于公共信息資源，應(yīng)為社會所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產(chǎn)地產(chǎn)檔案、公積金檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案、出生檔案、戶口遷移檔案、土地承包檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結(jié)果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會所用。

三、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對策及建議

（一）加大檔案法規(guī)宣傳力度，全面提高全社會的民生檔案意識。一是要進(jìn)一步提升全社會的民生檔案意識，充分利用電視、報(bào)刊雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，使民生檔案工作的開展有一個(gè)良好的思想基礎(chǔ)。二是要依托檔案教育培訓(xùn)平臺，在對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)中，引入民生檔案的內(nèi)容，大力宣傳民生檔案工作，整體提升檔案管理人員的民生檔案意識。

（二）抓好民生檔案的源頭管理，建立民生檔案資源體系。民生檔案來源于不同的行業(yè)和部門，內(nèi)容豐富多樣，而要做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長期性的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方的支持與配合。一是建議

縣委、縣政府制定《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見》，將民生檔案工作列入縣委、縣政府對各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位的目標(biāo)考核內(nèi)容之一。二是從源頭上抓好民生檔案的管理。要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔等項(xiàng)工作，縣檔案局應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)和管理工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，密切關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，提前介入對民生檔案的指導(dǎo)，及時(shí)幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案，特別要加強(qiáng)對新領(lǐng)域民生檔案工作的管理，以推進(jìn)民生領(lǐng)域建檔工作進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展，建立健全規(guī)范化的民生檔案資源體系。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和管理工作。各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位要配備專（兼）職檔案管理人員，檔案管理人員宜選擇責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致，有耐心，服務(wù)意識較強(qiáng)的人員擔(dān)任，并確保人員相對穩(wěn)定。要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立綜合檔案室，添置檔案保管設(shè)備。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的民政所、農(nóng)經(jīng)站、國土所、財(cái)政所、統(tǒng)計(jì)辦、林管站、計(jì)生辦、農(nóng)醫(yī)辦、中小學(xué)、派出所等十個(gè)站所的檔案由主管部門綜合檔案室歸口管理；其它站所及行政村的檔案，根據(jù)檔案屬地管理和分級負(fù)責(zé)的原則，由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理。四是縣檔案局要指導(dǎo)和規(guī)范涉民部門制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生檔案監(jiān)管長效機(jī)制。（三）整合民生檔案信息資源，形成“大檔案”格局。針對民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有關(guān)單位形成的民生檔案在本部門保存一定的期限后，應(yīng)依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣范圍內(nèi)婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、就業(yè)、分配、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、公共管理等關(guān)系社會管理、國計(jì)民生、公共服務(wù)的民生檔案全面完整地接收進(jìn)縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實(shí)行民生檔案信息資源的社會共享，實(shí)現(xiàn)民眾利益保障的最大化。二是加強(qiáng)對瀕危民生檔案的搶救、保護(hù)和整合。全縣國有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案瀕臨損毀，轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案關(guān)系到職工群眾的切身利益，必須采取措施，加以搶救保護(hù)和妥善處置，如果檔案缺失，將給他們的養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等手續(xù)的辦理帶來麻煩，將為社會帶來不穩(wěn)定因素?；橐鰴n案也面臨散失，必須盡快采取措施，加以搶救保護(hù)。

篇8

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會計(jì)、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進(jìn)行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設(shè)置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時(shí)，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設(shè)一個(gè)模塊單獨(dú)管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時(shí)分散到各個(gè)類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計(jì)類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實(shí)體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價(jià)值來保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項(xiàng)工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進(jìn)行主管，并按季度形成管理報(bào)表。合同管理有對應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類法將其單獨(dú)設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時(shí)根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報(bào)告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報(bào)告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報(bào)告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時(shí)候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時(shí)候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類目對合同檔案進(jìn)行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時(shí)候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要?dú)w為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個(gè)標(biāo)簽而已。如找某個(gè)檔案，通過標(biāo)題、編號、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動(dòng)相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動(dòng)排列出來。這時(shí)，檔案實(shí)體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸洠镜谋４嬉苍谏潭ū９芊桨?。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類檔案文件資料歸檔不及時(shí)，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時(shí)、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個(gè)《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時(shí)留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負(fù)責(zé)對由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時(shí)向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時(shí)間順序排流水件號，并按件號進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個(gè)期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇9

國有企業(yè)改制后，企業(yè)以往存留的檔案問題應(yīng)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，尤其是針對保密檔案、具有社會價(jià)值的檔案應(yīng)給予妥善的保管。那么檔案集中堆積起來難免就會出現(xiàn)雜亂難點(diǎn)，欲歸無章的情況。而事實(shí)上專職處理檔案的企業(yè)相關(guān)部門人手是非常緊張的，一般存放檔案的庫房也十分有限，無法有條不紊地處理接收和寄存檔案的工作。最終這項(xiàng)工作將不得不轉(zhuǎn)交給檔案館，檔案館在接收和寄存改制企業(yè)的檔案時(shí)必須進(jìn)行有選擇地篩選，否則若干年后，庫房將出現(xiàn)爆滿、癱瘓的局面。所以如何處理這些改制國企寄存的檔案，是值得檔案存放部門深入探討、研究并解決的難題。

2.人事檔案所有權(quán)不明確

根據(jù)我國《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉儲機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。

3.檔案存放費(fèi)用無法解決

國企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對國企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國國企改制后面臨困難問題。

二、解決國有企業(yè)人事檔案存在問題的對策

為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對策實(shí)施。

1.檔案管理制度不健全

破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對一些沒有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對具有長期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。

2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存

對企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營、租賃經(jīng)營、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。

3.對寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫容量

對企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙ζ湫畔?nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來堆放紙張的場地，從而避免日后出現(xiàn)庫滿為患的現(xiàn)象。

篇10

第一條為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二章檔案管理

第二條公司檔案實(shí)行集中與分級管理相結(jié)合的原則，檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第三條檔案室履行下列職責(zé)：

(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。

第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。

第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

第三章檔案的歸檔

第六條歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;

二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;

三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;

四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;

六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。

第七條歸檔的時(shí)間:

一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

五、會計(jì)文件材料在會計(jì)年度終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;

三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第四章檔案的鑒定

第九條每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限(文書、財(cái)務(wù)、科技檔案見具體辦法附表)。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

第五章檔案的銷毀

第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

第十一條送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進(jìn)行初審，經(jīng)處(分公司)級負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

第十二條銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的保密安全

第十三條檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法及公司各項(xiàng)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。

檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù)，認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

第十四條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入公共場所。

第十五條任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。

第十六條檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料，必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定，嚴(yán)防泄密。

第十七條檔案室禁止吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房,明顯處要有安全防火設(shè)備。

第十八條非檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。

第十九條檔案人員下班必須對檔案室進(jìn)行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

第七章檔案的利用

第二十條凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。

第二十一條案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第二十二條查閱文書、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案，分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)

有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容，由總經(jīng)理辦公室安排。

第二十三條本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字，外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。