導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案館保管利用處，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

如今隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案的保密與利用工作在如今已經(jīng)成為了業(yè)界人士所關(guān)注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進(jìn)行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時(shí)也有利于保障機(jī)密檔案的安全性。因此現(xiàn)階段的檔案保管部門應(yīng)該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。

1 檔案保密的重要性及現(xiàn)階段存在的隱患

1.1 檔案保密工作的重要性

檔案作為記錄組織或個(gè)人重要信息的載體，在人們的日常生活當(dāng)中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個(gè)人信息不被他人非法竊取[1]。個(gè)人信息的重要性現(xiàn)在已經(jīng)被人們所熟知，一旦個(gè)人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業(yè)或組織的檔案中所記錄的是企業(yè)或組織發(fā)展過程中的核心機(jī)密，一旦出現(xiàn)泄密的情況，就可能給組織或者企業(yè)造成不可估量的損失，輕則是企業(yè)或組織蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的甚至可能導(dǎo)致組織或企業(yè)的倒閉；最后，對于國家而言，機(jī)密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發(fā)展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩(wěn)定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個(gè)人、集體還是國家都有著至關(guān)重要的作用，因此現(xiàn)階段的檔案部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的保密工作。

1.2 現(xiàn)階段檔案保密工作中存在的隱患

如今隨著科技的發(fā)展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現(xiàn)階段檔案保密工作的發(fā)展過程中，還是存在著以下幾點(diǎn)問題：首先，隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)入侵系統(tǒng)也不斷升級，但是現(xiàn)階段的部分檔案部門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)還沒有進(jìn)行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機(jī)密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當(dāng)前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質(zhì)檔案袋的形式進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致在檔案的保管過程中可能會因?yàn)橥饨鐨鉁?、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現(xiàn)階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓(xùn)，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責(zé)任意識沒有得到有效加強(qiáng)，一旦檔案保管的網(wǎng)絡(luò)遭受到不明攻擊，可能就會出現(xiàn)檔案管理人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)攻擊來源以及破解方法而導(dǎo)致檔案丟失的情況。

2 檔案保密的有效措施

2.1 做好開放檔案的審查工作

由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經(jīng)失去了其保密的意義，因此需要對公眾進(jìn)行開放。在這一過程中，檔案的有關(guān)管理人員應(yīng)該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經(jīng)過了保密時(shí)期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應(yīng)該對即將開放的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業(yè)之下。例如，檔案保管部門應(yīng)該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應(yīng)該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進(jìn)行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應(yīng)該做好相關(guān)檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應(yīng)該對照表格信息對檔案進(jìn)行復(fù)審，并將基層工作人員再審查過程中出現(xiàn)的失誤進(jìn)行彌補(bǔ)，隨后將整理好的檔案送交最高領(lǐng)導(dǎo)。最高領(lǐng)導(dǎo)通過自身對檔案信息的了解，對檔案進(jìn)行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態(tài)。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時(shí)期檔案的安全度，從而提升機(jī)密檔案的安全系數(shù)[3]。

2.2 做好檔案的解密工作

國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個(gè)等級地劃分，即“絕密檔案”、“機(jī)密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個(gè)等級檔案的機(jī)密程度不一樣，因此在實(shí)際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時(shí)間的流逝，由于檔案的機(jī)密程度具有一定的“時(shí)效性”，因此在對檔案進(jìn)行解密時(shí)要根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應(yīng)該對不同機(jī)密等級的檔案保存在不同區(qū)域，同時(shí)做好相關(guān)記錄，在解密時(shí)就可以根據(jù)不同檔案的機(jī)密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設(shè)三個(gè)等級的解密工作小組，同時(shí)在保存檔案的過程中對不同機(jī)密等級的檔案實(shí)施不同區(qū)域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據(jù)不同機(jī)密程度的檔案送交相應(yīng)的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。

2.3 強(qiáng)化有關(guān)人員的保密與崗位責(zé)任意識

檔案的保密與利用工作最終也要落實(shí)到具體工作人員的肩上，因此在現(xiàn)階段檔案保管過程中，應(yīng)該對檔案部門工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及崗位責(zé)任意識進(jìn)行加強(qiáng)和培養(yǎng)，確保在檔案保管的過程中，機(jī)密檔案始終處于安全的狀態(tài)。對于檔案管理人員的培訓(xùn)，可以采取培訓(xùn)班的模式，對檔案的保管人員進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強(qiáng)有力的安全保障。例如，在檔案部門進(jìn)行系統(tǒng)升級后，可以聘請專門的信息技術(shù)人員對檔案的保管人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全責(zé)任意識，一旦檔案部門的信息系統(tǒng)遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時(shí)做出應(yīng)對，確保檔案的安全。

2.4 做好檔案利用前的準(zhǔn)備工作

在檔案進(jìn)行公開之前，檔案部門應(yīng)該對檔案的利用做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。所謂準(zhǔn)備工作，其實(shí)就是在檔案進(jìn)行公開之前，對所公開檔案進(jìn)行備注、備份以及確認(rèn)分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應(yīng)該對此加以重視。在當(dāng)前的檔案利用前的準(zhǔn)備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個(gè)檔案管理部門的對檔案管理的系統(tǒng)性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現(xiàn)階段的檔案保管部門，有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數(shù)據(jù)庫，在檔案利用之前對所有已經(jīng)無需繼續(xù)保密的檔案進(jìn)行分類保存。同時(shí)要對即將轉(zhuǎn)移的檔案進(jìn)行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時(shí)間內(nèi)將該檔案進(jìn)行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質(zhì)量。

3 結(jié)束語

隨著信息化社會的不斷發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現(xiàn)階段對檔案的保管工作在現(xiàn)階段應(yīng)該引起有關(guān)部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發(fā)展中，因此現(xiàn)階段距離實(shí)現(xiàn)檔案的絕對安全看起來不切合實(shí)際，對此，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部的管理以及優(yōu)化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關(guān)系的思考[J]. 內(nèi)蒙古統(tǒng)計(jì)，2014，03：49-50.

[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經(jīng)濟(jì)，2012，07：119-120.

篇2

作為從歷史系畢業(yè)的學(xué)生，對檔案本身就有著莫名的情愫。在我內(nèi)心里，我深深覺得——檔案，就如同史冊一樣，它看似普通，其實(shí)珍貴，“典謨訓(xùn)誥，寶之無佚”；它看似平凡，其實(shí)偉大，“創(chuàng)業(yè)擴(kuò)基，前軌可跡”；它看似平淡，其實(shí)精彩，“察往知，古為今用”。它描繪的是一幅幅客觀真實(shí)卻又絢麗美妙的歷史卷輻；它承載的是一個(gè)個(gè)支離破碎卻又燦爛輝煌的時(shí)空記憶，它積淀著人類歷史，傳承著古老明，服務(wù)著當(dāng)今社會。

作為檔案館的工作人員，能親手接觸館藏檔案，就像看見一本本厚重的史冊一樣，能見證合肥這座城市的變遷，見證合肥經(jīng)濟(jì)政治化變化的發(fā)展，工作的幸福感、使命感、責(zé)任感也油然而生。

所以，我毫不猶豫地選擇了與檔案為伍，毫不猶豫地在志愿上填寫了檔案局！

——這是無悔的選擇，因它是成長的歷練

2011年7月，我加入到合肥市檔案局這個(gè)優(yōu)秀的集體，成為監(jiān)督指導(dǎo)處的一名工作人員。通過這個(gè)處室的歷練，在我成長的詞典里加入了“精益求精，吃苦耐勞”兩個(gè)詞。

監(jiān)督指導(dǎo)處工作任務(wù)重、人手少，加班制定細(xì)則是常事，出差指導(dǎo)培訓(xùn)是常態(tài)。細(xì)則制度一般事關(guān)全市各級檔案室建設(shè)，不得馬虎。每一稿細(xì)則制度，我們都多次征求意見，多次修改完善，多次精益求精。

不管烈日炎炎，不管寒風(fēng)凜冽，在偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室甚至村級檔案室里都能見到我們指導(dǎo)培訓(xùn)的身影。

但，痛并快樂著。每當(dāng)我的講解，能為基層檔案員們排憂解惑時(shí)，我就覺得自己再辛苦也是快樂的！每當(dāng)熬夜加班制定出的檔案細(xì)則和辦法，能讓基層檔案工作有可循，我就覺得自己再辛苦也是快樂的；每當(dāng)在我指導(dǎo)下各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室，能讓老百姓可以“小事不出村，大事不出鎮(zhèn)”查到所需要的檔案，我就覺得自己再辛苦也是快樂的。

201年崗位調(diào)整，領(lǐng)導(dǎo)將我調(diào)至保管利用處。新的工作也帶給了我新的挑戰(zhàn)。通過這個(gè)處室的歷練，在我成長的詞典里又加入了“享受工作，樂于奉獻(xiàn)，”兩個(gè)詞。

繁瑣的利用接待工作也曾讓年輕氣盛的我備受委屈；老百姓的誤解、嘲諷、謾罵也曾讓我流下眼淚；對無助的老百姓無法找到有力的檔案證明，也曾讓我感到深深自責(zé)。但幸福感遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于委屈，當(dāng)我?guī)椭切v經(jīng)滄桑的老知青找回下放時(shí)候的回憶，會看到他們眼里會噙著淚水；當(dāng)我?guī)椭聧徆と苏一財(cái)?shù)十年的工齡，會看到他們眼角會帶著微笑；當(dāng)我?guī)椭稗r(nóng)轉(zhuǎn)非”的對象找到了曾經(jīng)的證明，會看到他們眼里滿是感恩；當(dāng)束之高閣的廢紙變成一擲千金的檔案，將幸福傳遞給有需求的人，能給他們帶實(shí)實(shí)在在的好處和利益，能換他們一聲實(shí)實(shí)在在的感謝時(shí)，我倍感欣慰，也越越享受工作。

默默在檔案館奉獻(xiàn)一生的領(lǐng)導(dǎo)們、同事們手把手地教我們?yōu)闄n案歸檔、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋、編號、編目錄、裝盒時(shí)，叮囑我們對待檔案就像對待自己的孩子一樣，沉下身，要靜下心。那時(shí)，我們的雙手就像是魔術(shù)家的手，使一張張旮旯里的廢紙立馬身價(jià)百倍，變成一整齊珍貴的檔案。四年的歷練，也成就了今天的我，從一個(gè)檔案門外漢，成為一名合格的檔案工作者，成為一名享受工作的檔案工作者，成為一名樂于奉獻(xiàn)的檔案工作者。

——這是無悔的選擇，因它是榮譽(yù)的捍衛(wèi)

篇3

1．年度立卷不夠齊全。《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我們理解，案卷排列應(yīng)在不同的保管期限下按照年度進(jìn)行排序。但實(shí)際工作中，極少數(shù)單位的檔案存在著年度立卷不夠齊全的現(xiàn)象。如：有的單位早些年度的檔案早已立卷并進(jìn)館，但這次單位撤銷，又清理出一些早年度的文書材料，這些材料多數(shù)都涉及一些重要問題，顯然是屬于歸檔范圍，應(yīng)該立卷歸檔。但是，屬于這個(gè)年度的檔案早已整理歸檔，這樣就不可能再立卷排序到相對應(yīng)的年度內(nèi)。因此，只能是打破常規(guī)，另立案卷，致使個(gè)別全宗出現(xiàn)了立卷檔案年度排序混亂狀況，很不利于檔案的保管和利用。

2，檔案材料雜亂。其一，在極個(gè)別撤銷單位的檔案移交過程中，除應(yīng)交的文書檔案登記在冊外，還有一些獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物，都一并列入了移交清單，轉(zhuǎn)交到檔案館。例如，單位內(nèi)部舉辦活動的獎(jiǎng)狀，群眾業(yè)余文體活動的錦旗、獎(jiǎng)杯等，甚至還有的獎(jiǎng)杯等實(shí)物已有損壞，如這種情況，筆者認(rèn)為就不應(yīng)該登記造冊進(jìn)館。當(dāng)然，一些能夠反映和見證本單位有關(guān)歷史活動的有保存價(jià)值的實(shí)物還是應(yīng)該一并進(jìn)館的。但是，進(jìn)館物品一定要有標(biāo)準(zhǔn)，并不是所有的東西都要存放在檔案館。其二，極少數(shù)單位的移交人員，把一些未曾整理登記在冊的，平時(shí)積累的零星散落的文書材料、沒有任何說明的錄音錄像材料，也一并送交到檔案館。他們的愿望是好的，認(rèn)為這些材料丟之可惜，放到檔案館以后有可能會有用處。豈不知這種做法會給檔案館造成很大的麻煩，因?yàn)闄n案館的同志并不了解你單位，也不了解這些材料的具體情況，沒有“能力”來整理這些被本單位“遺棄”的東西。

3．分類標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)。檔案的分類應(yīng)按照檔案內(nèi)容和載體的不同，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一分類。分類一般應(yīng)采用年度一組織機(jī)構(gòu)(或問題)歸檔。但是個(gè)別單位的檔案分類是按照不同的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或業(yè)務(wù)工作單設(shè)目錄號，例如：工作、科研工作、勞動保障、計(jì)劃生育、職稱評定、紀(jì)檢等方面工作，都分別以單設(shè)目錄號來分類歸檔，致使一個(gè)全宗內(nèi)包含了20幾個(gè)目錄號，一個(gè)目錄號內(nèi)有的三至五卷，有的十到二十卷，使整個(gè)全宗內(nèi)檔案零亂，即不符合歸檔分類標(biāo)準(zhǔn)，也不利于全宗檔案的管理。

4．以件為單位裝訂的歸檔文件存在的問題。2001年以來，隨著立卷制度的改革，機(jī)關(guān)單位立卷改為以件為單位的立卷方式。在我們接收的撤銷單位檔案中，就有部分改革后的以件為卷的檔案。發(fā)現(xiàn)的問題有：一是裝訂不規(guī)范、不科學(xué)。對于只是一頁或兩頁紙的文件，有的將兩份文件裝訂在了一起；還有的是把單頁紙的文件原樣存放。前者會給庫房管理造成麻煩，后者從理論上說是對的，但在利用過程中容易對文件造成損害，不利于檔案文件的保護(hù)。二是歸檔項(xiàng)目填寫不規(guī)范、不完整。歸檔文件首頁的歸檔章內(nèi)容存在著填寫不完整不規(guī)范現(xiàn)象，如，歸檔章內(nèi)的全宗號漏填寫，有的保管期限不寫，還有的件號用鉛筆填寫，且書寫潦草。這幾種情況都會不同程度地影響著檔案的利用和保管工作。

以上幾種問題，雖然只是極個(gè)別現(xiàn)象，并且我們在接收進(jìn)館過程中也進(jìn)行了必要的更改和整理規(guī)范，但通過這些問題反映出了某些工作環(huán)節(jié)存在的漏洞。因此，筆者認(rèn)為，在此把問題提出來還是有必要的，以引起廣大檔案工作者的注意，避免類似問題繼續(xù)出現(xiàn)，確保案卷的規(guī)范性、科學(xué)性和完整性。

工作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

1．增強(qiáng)工作責(zé)任心，保證歸檔案卷的質(zhì)量。首先檔案工作人員要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。要了解熟悉本單位的工作職責(zé)范圍和主要業(yè)務(wù)工作情況。其次，要努力提高業(yè)務(wù)工作能力，熟練掌握檔案立卷整理的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的立卷管理工作。要發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng)，把工作做細(xì)做精做實(shí)。

2．提高工作主動性，做好平時(shí)立卷工作。檔案的管理是各單位綜合管理的一個(gè)重要方面，應(yīng)有完善的管理制度與工作規(guī)范。如：檔案材料的收集范圍，檔案的整理方案等，都是做好檔案管理工作中不可缺少的制約條件。一是做好平時(shí)的材料收集、整理歸檔工作。要保證檔案的齊全完整，做好隨時(shí)收集是關(guān)鍵。應(yīng)有意識地建立收集類別、收集范圍，注意把常規(guī)工作中形成的檔案材料積累下來整理入檔。二是年度立檔時(shí)要做好檢查工作，力求應(yīng)歸檔材料齊全完整。尤其是年末年初，在把年度內(nèi)處理完畢的文件材料進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，要對歸檔材料進(jìn)行必要的檢查，看主要業(yè)務(wù)部門的材料是否齊全，看主要業(yè)務(wù)工作的材料是否齊全，要主動做好與各有關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)工作，避免應(yīng)歸檔的材料不歸檔或不齊全。三是做好跟蹤收集。主要是一些臨時(shí)性活動、人員外出參加會議材料、調(diào)出人員手中的檔案材料等，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)地及時(shí)地跟蹤收集歸檔。

篇4

中圖分類號:TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時(shí),要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個(gè)查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時(shí)采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,早就應(yīng)用了計(jì)算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時(shí)高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁電子文檔。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)

(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實(shí)施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時(shí)期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實(shí)際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業(yè)生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁及時(shí)集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時(shí)間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價(jià)值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價(jià)值的。檔案部門要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時(shí)把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊(duì)伍、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊(duì)伍、檔案信息開發(fā)利用隊(duì)伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊(duì)伍建設(shè),要對年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,并對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費(fèi),而且各高校之間的經(jīng)驗(yàn)交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計(jì)算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實(shí)現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時(shí)所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實(shí)際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高校可根據(jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。

作者單位:湖南人文科技學(xué)院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。

參考文獻(xiàn):

篇5

一、實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的基本背景

(一)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，全面落實(shí)設(shè)施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實(shí)施。隨著信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個(gè)統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)市級部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、利用、進(jìn)館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項(xiàng)目驗(yàn)收，目前已在市級機(jī)關(guān)72家部門(單位)使用。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提升檔案隊(duì)伍信息化素質(zhì)。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每年有計(jì)劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是2005年以來，全面實(shí)施檔案網(wǎng)上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實(shí)踐鍛煉機(jī)會。通過網(wǎng)上年檢，有效地實(shí)施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強(qiáng)了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

(二)以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和典型引路，全面務(wù)實(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制定了《紹興市市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強(qiáng)，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導(dǎo)，成功創(chuàng)建一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個(gè)方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運(yùn)行的電子文件導(dǎo)人到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)。近年來，紹興市檔案局在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上，成功創(chuàng)建了一批示范數(shù)字檔案室。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復(fù)雜性，紹興市檔案局在工作中對照標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進(jìn)，成熟一個(gè)驗(yàn)收一個(gè)。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進(jìn)單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導(dǎo)意見，對業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進(jìn)行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn)，全面推進(jìn)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個(gè)集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機(jī)關(guān)的運(yùn)行效率，初步實(shí)現(xiàn)了局(館)綜合業(yè)務(wù)運(yùn)行規(guī)范化、管理科學(xué)化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。2009年11月份該項(xiàng)目通過了國家檔案局技術(shù)部組織的驗(yàn)收。

2.加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數(shù)據(jù)共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數(shù)據(jù)庫共10個(gè)。形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項(xiàng)目驗(yàn)收會上，紹興市檔案局(館)作了經(jīng)驗(yàn)介紹。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實(shí)踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成了翔實(shí)的調(diào)研報(bào)告(以下簡稱報(bào)告)。報(bào)告建議市級各部門(單位)的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費(fèi)由市財(cái)政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門(單位)不再自行承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。報(bào)告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財(cái)政資金。

報(bào)告在報(bào)送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復(fù)，同意以市檔案局(館)為主體，實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目總投資1685萬元，建設(shè)資金由市財(cái)政安排。實(shí)施期限為2010－2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏?cái)?shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

與此同時(shí)，配合“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的實(shí)施，紹興市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010－2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計(jì)劃》，對市直133個(gè)機(jī)關(guān)部門(單位)的數(shù)字檔案室建設(shè)做出具體安排，其中2010年列入計(jì)劃的有33個(gè)單位。為確保計(jì)劃完成，市委、市政府還將數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年對市級機(jī)關(guān)部門崗位目標(biāo)責(zé)任制的考核內(nèi)容，首批10多個(gè)部門(單位)檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。

在數(shù)字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質(zhì)量，明確要求數(shù)字化成果既要符合機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導(dǎo)處、技術(shù)處和保管利用處相關(guān)人員以及項(xiàng)目經(jīng)理參加的工作例會，及時(shí)研究、統(tǒng)一有關(guān)業(yè)務(wù)要求與標(biāo)準(zhǔn)，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機(jī)制，確保了項(xiàng)目的順利進(jìn)展。預(yù)計(jì)整個(gè)項(xiàng)目完成后，不僅市級部門(單位)的數(shù)字檔案室全面推進(jìn)，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平也將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫總量將會達(dá)到4500~頁?？梢赃@樣說，實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進(jìn)中的工作機(jī)制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺的有效路徑。

三、實(shí)施“數(shù)宇檔案館室一體化”項(xiàng)目的認(rèn)識與思考

以實(shí)施“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是，市直133個(gè)部門(單位)以及檔案工作目標(biāo)管理已通過省級認(rèn)定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣(市、區(qū))80％以上的機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實(shí)施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案遠(yuǎn)程服務(wù)功能，并根據(jù)國家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時(shí)間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認(rèn)為，這是一個(gè)積極又穩(wěn)妥的目標(biāo)，經(jīng)過努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的。尤其是“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的實(shí)施，為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進(jìn)一步提高和市級部門(單位)數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

(一)全面實(shí)現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)

據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達(dá)到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進(jìn)館單位，室藏檔案遲早都要接收進(jìn)市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，既達(dá)到市級部門(單位)數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時(shí)又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求，以避免重復(fù)勞動，這是一個(gè)新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問題成為實(shí)施數(shù)字檔案館室一體化項(xiàng)目的重要內(nèi)容，或者說是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面I臨的任務(wù)。當(dāng)然，引導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實(shí)、有效，更是實(shí)施館室一體化項(xiàng)目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果――數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機(jī)關(guān)單位向紹興市檔案館移交實(shí)體檔案，原則上同時(shí)移交對應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實(shí)體檔案接收――檔案數(shù)字化，再接收――再數(shù)字化這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實(shí)施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過來促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯(lián)機(jī)，一套脫機(jī))，一套在市檔案局(館)登記備份?，F(xiàn)已有一批機(jī)關(guān)單位的數(shù)字檔案實(shí)施登記備份。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目，市檔案登記備份中心建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項(xiàng)，研制登記備份中心平臺建設(shè)所需要的系統(tǒng)軟件，同時(shí)，爭取市政府信息中心支持，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實(shí)現(xiàn)市級各部門(單位)電子文件和數(shù)字檔案向市檔案館的在線實(shí)時(shí)傳輸。

顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項(xiàng)目的成功實(shí)施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進(jìn)。

(三)實(shí)施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

篇6

學(xué)校原因

1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，檔案機(jī)構(gòu)不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機(jī)構(gòu)主要為學(xué)校科研、教學(xué)等工作服務(wù)，而非主要的行政職能部門，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。鄭州地區(qū)的14所本科院校只有鄭州大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、華北水利水電學(xué)院、鄭州輕工業(yè)學(xué)院、鄭州師范學(xué)院、黃河科技學(xué)院6所學(xué)校建立了獨(dú)立檔案館，其余學(xué)校一般都在黨政辦公室下面設(shè)立檔案科（室），也有未設(shè)置獨(dú)立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負(fù)責(zé)檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，缺乏獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和系統(tǒng)的管理體制，工作人員的自主性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關(guān)政策宣傳出去，學(xué)生對檔案和相關(guān)規(guī)定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達(dá)69%的同學(xué)認(rèn)為檔案的價(jià)值只是參考價(jià)值，教育作用卻只有28%的同學(xué)選擇，可見，學(xué)生對檔案的價(jià)值和作用了解得不多；了解《高等學(xué)校檔案管理辦法》的同學(xué)僅占2%,98%的同學(xué)表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關(guān)規(guī)定有所了解的也只占37%，均不足全部調(diào)查人數(shù)的二分之一；高達(dá)61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2檔案機(jī)構(gòu)門禁森嚴(yán)，工作人員服務(wù)意識淡薄，網(wǎng)上服務(wù)功能不完善。長期以來，檔案機(jī)構(gòu)一直被視為機(jī)要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規(guī)定嚴(yán)格，造成學(xué)生對檔案機(jī)構(gòu)的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現(xiàn)象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學(xué)生檔案的利用持被動態(tài)度，缺乏主動服務(wù)意識。調(diào)查顯示，在有檔案利用經(jīng)歷的學(xué)生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務(wù)態(tài)度不夠友善，不理想的利用經(jīng)歷嚴(yán)重影響學(xué)生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調(diào)查的14所本科院校中，只有6所擁有獨(dú)立檔案館的學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站，其他均無相關(guān)網(wǎng)上系統(tǒng)。在設(shè)有網(wǎng)站的6所學(xué)校中，只有河南工業(yè)大學(xué)和黃河科技學(xué)院有網(wǎng)上查詢服務(wù)功能，鄭州輕工業(yè)學(xué)院雖設(shè)有查詢端口，但鏈接出錯(cuò)無法實(shí)現(xiàn)查詢，其他三所學(xué)校均無實(shí)際查詢功能。這造成學(xué)生個(gè)人以及用人單位網(wǎng)絡(luò)查詢困難，不能滿足網(wǎng)上查詢檔案信息的需求，必須到實(shí)地的檔案館（室）才能得以查證。

學(xué)生原因。學(xué)生，包括在校生和歷屆畢業(yè)生，都是學(xué)生檔案的主人，也是學(xué)生檔案利用的主要群體之一。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調(diào)查數(shù)據(jù)如表4所示。解，剩下80%的學(xué)生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進(jìn)而導(dǎo)致63%的學(xué)生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時(shí)，如畢業(yè)后學(xué)籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學(xué)生僅占所調(diào)查人數(shù)的19%。學(xué)生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關(guān)注，如調(diào)查所示，經(jīng)常主動關(guān)注檔案相關(guān)信息的學(xué)生僅占4%，96%的學(xué)生不怎么關(guān)注。由此可見，學(xué)生的檔案意識淡薄、對檔案關(guān)注度不高是造成學(xué)生檔案利用率較低的另一個(gè)原因。

加強(qiáng)高校學(xué)生檔案利用工作的對策

重視學(xué)生檔案工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施，注重檔案隊(duì)伍建設(shè)。

1檔案館（室）的基礎(chǔ)性建設(shè)是做好學(xué)生檔案管理及利用的最基本的條件。學(xué)校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現(xiàn)代化設(shè)備的添置與更新、學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)、檔案網(wǎng)站的開通與運(yùn)行等。

2檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學(xué)生檔案利用工作的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)可不定期召開檔案工作會議，加強(qiáng)檔案工作人員對學(xué)生檔案管理及利用重要性的認(rèn)識，努力培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神，增強(qiáng)其責(zé)任感。同時(shí)，創(chuàng)造條件，增加檔案工作人員在職培訓(xùn)、進(jìn)修和與其他高校交流的機(jī)會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務(wù)意識，二則提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力，尤其是現(xiàn)代化管理知識和技能?？傊瑱n案工作人員要在理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)生檔案服務(wù)范圍，深化學(xué)生檔案服務(wù)內(nèi)容，切實(shí)提高學(xué)生檔案利用的數(shù)量和質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在其生活、就業(yè)等方面的作用。

擴(kuò)大學(xué)生檔案宣傳面，加強(qiáng)學(xué)生檔案宣傳力度。檔案機(jī)構(gòu)可結(jié)合本校實(shí)際情況，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式的有效結(jié)合，并注重實(shí)際效果。傳統(tǒng)宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內(nèi)媒體進(jìn)行檔案相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校檔案利用的相關(guān)規(guī)定的宣傳。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，在做好傳統(tǒng)宣傳的基礎(chǔ)上，還要注重現(xiàn)代方式，在調(diào)查中，有64%的同學(xué)希望通過網(wǎng)絡(luò)及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關(guān)信息，可見利用網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行宣傳備受歡迎。

1充分利用學(xué)生訪問較多的網(wǎng)站。將有關(guān)學(xué)生檔案的新聞和通知掛到學(xué)生處、校團(tuán)委網(wǎng)頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網(wǎng)站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網(wǎng)站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨(dú)立檔案館（室）網(wǎng)的高?？梢栽诋?dāng)前熱門的網(wǎng)站，如人人網(wǎng)、騰訊網(wǎng)等開通檔案相關(guān)頁面。用戶與之成為好友后便可隨時(shí)了解并獲取學(xué)生檔案利用的最新動態(tài)。

2嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學(xué)校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導(dǎo)入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學(xué)生導(dǎo)入好友中，形成學(xué)校-院系-學(xué)生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發(fā)送給學(xué)生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進(jìn)行實(shí)時(shí)在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養(yǎng)，也有利于歷屆畢業(yè)生對學(xué)生檔案信息的及時(shí)獲取。

加強(qiáng)學(xué)生檔案教育工作，培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識。做好學(xué)生檔案教育工作是培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業(yè)教育，而是指做好非檔案專業(yè)學(xué)生的通識教育，使學(xué)生能夠系統(tǒng)、全面地學(xué)習(xí)檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運(yùn)用檔案信息的方法，[3]以此增強(qiáng)檔案利用意識。調(diào)查顯示，高達(dá)79%的學(xué)生有接受檔案教育的意愿，這表明多數(shù)學(xué)生認(rèn)為檔案教育具有一定意義。如何開展學(xué)生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

1要選擇理論基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的老師作為檔案通識教育的引導(dǎo)者。因?yàn)閷W(xué)生檔案工作相對比較枯燥，涉及內(nèi)容比較單一，日常學(xué)習(xí)生活所牽涉的又比較少，所以要培養(yǎng)學(xué)生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

篇7

高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，對高校檔案工作提出了更高要求，學(xué)生檔案工作作為高校檔案工作的重要組成部分備受關(guān)注。學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。[1]它是在高中畢業(yè)生升學(xué)考試檔案的基礎(chǔ)上建立的，又是干部人事檔案的前身。檔案利用是檔案管理的最終目的，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑。如何充分開發(fā)學(xué)生檔案信息資源，加強(qiáng)學(xué)生檔案的有效利用，切實(shí)做好學(xué)生檔案利用工作，是目前高校檔案工作面臨的重要課題。

1 調(diào)查情況

近年來，學(xué)生檔案的利用率偏低、利用效果不佳等現(xiàn)象普遍存在。鑒于此，筆者于2012年3月1日～25日通過網(wǎng)站瀏覽、電話訪問、問卷調(diào)查、實(shí)地訪問的形式對駐地在鄭州市的14所本科院校（由于信息工程大學(xué)的特殊性，未對其進(jìn)行調(diào)查）學(xué)生檔案利用工作進(jìn)行調(diào)查，并于6月17日、8月28日及10月12日進(jìn)行追蹤調(diào)查，以確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。具體調(diào)查狀況如表1、表2所示。

網(wǎng)頁瀏覽和電話訪問情況如表1、表2所示。實(shí)地訪問了鄭州大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、鄭州輕工業(yè)學(xué)院、河南農(nóng)業(yè)大學(xué)、中原工學(xué)院5所學(xué)校。紙質(zhì)版調(diào)查表以在校生為對象，共發(fā)放210份，鄭州大學(xué)60份，中原工學(xué)院、河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、鄭州輕工業(yè)學(xué)院、河南農(nóng)業(yè)大學(xué)各30份，回收200份，回收率為95.2%；電子版調(diào)查表以畢業(yè)生為對象，共發(fā)放130份，鄭州大學(xué)30份，中原工學(xué)院、河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、河南農(nóng)業(yè)大學(xué)、鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院各20份，回收113份，回收率為86.9%。最終以200份紙質(zhì)版調(diào)查表與100份電子版調(diào)查表為樣本，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，對高校學(xué)生檔案利用工作現(xiàn)狀的原因進(jìn)行認(rèn)真分析并提出相應(yīng)的對策。

2 高校學(xué)生檔案利用工作現(xiàn)狀的原因分析

2.1 社會原因。當(dāng)前，社會上出現(xiàn)嚴(yán)重的棄檔現(xiàn)象，所謂棄檔，是指學(xué)生在畢業(yè)后，由于種種原因沒有按照檔案移交手續(xù)將在校期間形成并保存的檔案隨就業(yè)而轉(zhuǎn)移，對自己的檔案持漠視態(tài)度。[2]目前，非公企業(yè)發(fā)展迅速，這些企業(yè)多數(shù)沒有保管員工檔案的權(quán)利，對人事檔案管理又了解不多，對檔案查詢、檔案材料收集和用工手續(xù)辦理不夠及時(shí)和完善。有些小企業(yè)招聘看學(xué)生畢業(yè)證和相關(guān)資格證書以及實(shí)際工作能力就錄用了，并沒有較多地參考學(xué)生在校期間形成的檔案；有的企業(yè)收了學(xué)生檔案也只是放在人事部或者行政部門的辦公室，并不重視學(xué)生檔案的價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致年輕人對檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤認(rèn)識，認(rèn)為檔案里的記錄并不重要，也沒有利用的必要。

2.2 學(xué)校原因

2.2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，檔案機(jī)構(gòu)不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機(jī)構(gòu)主要為學(xué)校科研、教學(xué)等工作服務(wù)，而非主要的行政職能部門，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。鄭州地區(qū)的14所本科院校只有鄭州大學(xué)、河南工業(yè)大學(xué)、華北水利水電學(xué)院、鄭州輕工業(yè)學(xué)院、鄭州師范學(xué)院、黃河科技學(xué)院6所學(xué)校建立了獨(dú)立檔案館，其余學(xué)校一般都在黨政辦公室下面設(shè)立檔案科（室），也有未設(shè)置獨(dú)立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負(fù)責(zé)檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，缺乏獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和系統(tǒng)的管理體制，工作人員的自主性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關(guān)政策宣傳出去，學(xué)生對檔案和相關(guān)規(guī)定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達(dá)69%的同學(xué)認(rèn)為檔案的價(jià)值只是參考價(jià)值，教育作用卻只有28%的同學(xué)選擇，可見，學(xué)生對檔案的價(jià)值和作用了解得不多；了解《高等學(xué)校檔案管理辦法》的同學(xué)僅占2%，98%的同學(xué)表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關(guān)規(guī)定有所了解的也只占37%，均不足全部調(diào)查人數(shù)的二分之一；高達(dá)61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2.2.2 檔案機(jī)構(gòu)門禁森嚴(yán)，工作人員服務(wù)意識淡薄，網(wǎng)上服務(wù)功能不完善。長期以來，檔案機(jī)構(gòu)一直被視為機(jī)要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規(guī)定嚴(yán)格，造成學(xué)生對檔案機(jī)構(gòu)的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現(xiàn)象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學(xué)生檔案的利用持被動態(tài)度，缺乏主動服務(wù)意識。調(diào)查顯示，在有檔案利用經(jīng)歷的學(xué)生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務(wù)態(tài)度不夠友善，不理想的利用經(jīng)歷嚴(yán)重影響學(xué)生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調(diào)查的14所本科院校中，只有6所擁有獨(dú)立檔案館的學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站，其他均無相關(guān)網(wǎng)上系統(tǒng)。在設(shè)有網(wǎng)站的6所學(xué)校中，只有河南工業(yè)大學(xué)和黃河科技學(xué)院有網(wǎng)上查詢服務(wù)功能，鄭州輕工業(yè)學(xué)院雖設(shè)有查詢端口，但鏈接出錯(cuò)無法實(shí)現(xiàn)查詢，其他三所學(xué)校均無實(shí)際查詢功能。這造成學(xué)生個(gè)人以及用人單位網(wǎng)絡(luò)查詢困難，不能滿足網(wǎng)上查詢檔案信息的需求，必須到實(shí)地的檔案館（室）才能得以查證。

2.3 學(xué)生原因。學(xué)生，包括在校生和歷屆畢業(yè)生，都是學(xué)生檔案的主人，也是學(xué)生檔案利用的主要群體之一。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調(diào)查數(shù)據(jù)如表4所示。

由表4可知，只有20%的學(xué)生對自己的檔案較為了解，剩下80%的學(xué)生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進(jìn)而導(dǎo)致63%的學(xué)生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時(shí)，如畢業(yè)后學(xué)籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學(xué)生僅占所調(diào)查人數(shù)的19%。學(xué)生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關(guān)注，如調(diào)查所示，經(jīng)常主動關(guān)注檔案相關(guān)信息的學(xué)生僅占4%，96%的學(xué)生不怎么關(guān)注。由此可見，學(xué)生的檔案意識淡薄、對檔案關(guān)注度不高是造成學(xué)生檔案利用率較低的另一個(gè)原因。

3 加強(qiáng)高校學(xué)生檔案利用工作的對策

消除社會因素對高校學(xué)生檔案利用的不利影響，不是僅憑校方努力就能改變的，還需國家相關(guān)政策的出臺以及社會用人單位對員工檔案管理和利用觀念的轉(zhuǎn)變。在此，僅從學(xué)校層面進(jìn)行探討。

3.1 重視學(xué)生檔案工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施，注重檔案隊(duì)伍建設(shè)

3.1.1 檔案館（室）的基礎(chǔ)性建設(shè)是做好學(xué)生檔案管理及利用的最基本的條件。學(xué)校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現(xiàn)代化設(shè)備的添置與更新、學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立與維護(hù)、檔案網(wǎng)站的開通與運(yùn)行等。

3.1.2 檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學(xué)生檔案利用工作的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)可不定期召開檔案工作會議，加強(qiáng)檔案工作人員對學(xué)生檔案管理及利用重要性的認(rèn)識，努力培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神，增強(qiáng)其責(zé)任感。同時(shí)，創(chuàng)造條件，增加檔案工作人員在職培訓(xùn)、進(jìn)修和與其他高校交流的機(jī)會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務(wù)意識，二則提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力，尤其是現(xiàn)代化管理知識和技能?？傊?，檔案工作人員要在理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作中，不斷發(fā)現(xiàn)新問題、探索新方法，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)生檔案服務(wù)范圍，深化學(xué)生檔案服務(wù)內(nèi)容，切實(shí)提高學(xué)生檔案利用的數(shù)量和質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在其生活、就業(yè)等方面的作用。

3.2 擴(kuò)大學(xué)生檔案宣傳面，加強(qiáng)學(xué)生檔案宣傳力度。檔案機(jī)構(gòu)可結(jié)合本校實(shí)際情況，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式的有效結(jié)合，并注重實(shí)際效果。傳統(tǒng)宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內(nèi)媒體進(jìn)行檔案相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校檔案利用的相關(guān)規(guī)定的宣傳。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，在做好傳統(tǒng)宣傳的基礎(chǔ)上，還要注重現(xiàn)代方式，在調(diào)查中，有64%的同學(xué)希望通過網(wǎng)絡(luò)及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關(guān)信息，可見利用網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行宣傳備受歡迎。

3.2.1 充分利用學(xué)生訪問較多的網(wǎng)站。將有關(guān)學(xué)生檔案的新聞和通知掛到學(xué)生處、校團(tuán)委網(wǎng)頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網(wǎng)站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網(wǎng)站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨(dú)立檔案館（室）網(wǎng)的高?？梢栽诋?dāng)前熱門的網(wǎng)站，如人人網(wǎng)、騰訊網(wǎng)等開通檔案相關(guān)頁面。用戶與之成為好友后便可隨時(shí)了解并獲取學(xué)生檔案利用的最新動態(tài)。

3.2.2 嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學(xué)校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導(dǎo)入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學(xué)生導(dǎo)入好友中，形成學(xué)校-院系-學(xué)生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發(fā)送給學(xué)生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進(jìn)行實(shí)時(shí)在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養(yǎng)，也有利于歷屆畢業(yè)生對學(xué)生檔案信息的及時(shí)獲取。

3.3 加強(qiáng)學(xué)生檔案教育工作，培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識。做好學(xué)生檔案教育工作是培養(yǎng)和提高學(xué)生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業(yè)教育，而是指做好非檔案專業(yè)學(xué)生的通識教育，使學(xué)生能夠系統(tǒng)、全面地學(xué)習(xí)檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運(yùn)用檔案信息的方法，[3]以此增強(qiáng)檔案利用意識。調(diào)查顯示，高達(dá)79%的學(xué)生有接受檔案教育的意愿，這表明多數(shù)學(xué)生認(rèn)為檔案教育具有一定意義。如何開展學(xué)生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

3.3.1 要選擇理論基礎(chǔ)扎實(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的老師作為檔案通識教育的引導(dǎo)者。因?yàn)閷W(xué)生檔案工作相對比較枯燥，涉及內(nèi)容比較單一，日常學(xué)習(xí)生活所牽涉的又比較少，所以要培養(yǎng)學(xué)生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

3.3.2 要注重講授的內(nèi)容和方法。檔案教育不僅要傳授一定的理論知識，包括相關(guān)的法律法規(guī)、學(xué)校的有關(guān)規(guī)定、學(xué)生檔案包括的內(nèi)容與重要作用，而且要注重實(shí)際操作能力的培養(yǎng)，尤其是學(xué)生檔案檢索的方法和技能的傳授。老師可在課堂上模擬檔案檢索的過程，并讓學(xué)生參與其中。形式多樣的教育方式既可提高學(xué)生上課的積極性，又能增強(qiáng)學(xué)生實(shí)際操作的能力，為今后的檔案利用打下良好基礎(chǔ)。

3.3.3 要分階段進(jìn)行檔案教育。根據(jù)學(xué)生所處的階段特點(diǎn)分別開展內(nèi)容、形式不同的教育，包括入學(xué)教育、常規(guī)教育、強(qiáng)化教育三個(gè)階段。入學(xué)教育是為了初步樹立學(xué)生的檔案意識；常規(guī)教育目的在于鞏固和深化檔案知識，增強(qiáng)檔案意識；強(qiáng)化教育則是在學(xué)生離校前將今后可能涉及的檔案問題進(jìn)行分析，如檔案的傳遞、保管形式、在校的最長保管期限以及期滿后的去向等，幫助學(xué)生了解檔案的實(shí)際用處。[4]

參考文獻(xiàn)：

[1]《高等學(xué)校檔案管理辦法》，2008（8）.

[2]：http：///view/3586740.htm，（2012-10-8）.

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Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.

Keywords : file management; informatization; construction

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

檔案信息化就是在檔案活動中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息科學(xué)技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和提供利用。究其實(shí)質(zhì)，是檔案管理模式和利用方式，從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主，向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息的形式為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。但是，由于該項(xiàng)技術(shù)在我國發(fā)展時(shí)間較短，人們對檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設(shè)的重要性：

1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．

3、檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的必要性1、檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像等，現(xiàn)在連政府機(jī)構(gòu)的信息都放到網(wǎng)上，政府與公眾的互動處理也放到網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)了，網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實(shí)體，如何最大限度地發(fā)揮作用？這些問題就使開發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。 3、檔案信息化建設(shè)是開發(fā)利用檔案價(jià)值的要求 提出控制論的數(shù)學(xué)家維納，在其飽含人文關(guān)懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價(jià)值的。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是要通過對檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來實(shí)現(xiàn)的。檔案部門作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

4、檔案信息化建設(shè)是檔案館自身發(fā)展的要求 隨著社會文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化管理，要求檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與操作體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對落后的現(xiàn)狀。

二、檔案管理的現(xiàn)狀 檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，但在實(shí)際工作中，檔案管理與社會的進(jìn)步相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在：1、檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定；2、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

(一) 制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該首先破除對信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，做到建一個(gè)成一個(gè)，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

(二) 重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。

第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動分類、自動標(biāo)引、自動編目及自動檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來越不適應(yīng)檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。

（三）增強(qiáng)保密意識，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系

檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，堅(jiān)持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認(rèn)真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會中應(yīng)樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（四）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心工作

作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、與更新。

（五）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

（六）調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)

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（一）檔案意識淡薄

長期以來，相當(dāng)一部分人對高職院校人事檔案工作認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒什么關(guān)系，也不能為學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動或提拔時(shí)的查檔工作就行。部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，很少有領(lǐng)導(dǎo)過問，使人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）檔案存放分散

受校區(qū)分散的制約，高校合并中有的是相鄰學(xué)校的合并，有的是距離較遠(yuǎn)的數(shù)校合并，客觀上導(dǎo)致了合并后人事檔案的分散性。我們學(xué)校是由四所學(xué)校合并而來，校區(qū)跨瀏陽、長沙、望城兩市一縣，合并后的前兩年，人事檔案分散在幾個(gè)不同的校區(qū)存放。管檔員因?yàn)楣ぷ鞯男枰?，常常不得不奔走于幾個(gè)校區(qū)之間。

（三）管理設(shè)施較差

合并后的高職院校檔案館大多基礎(chǔ)設(shè)施差，庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。檔案的收集、整理、歸類等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化程度低。

（四）管理制度不規(guī)范

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的學(xué)校沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)。比如由于管理規(guī)范不一，導(dǎo)致歸檔材料規(guī)格不一，我們學(xué)校合并前材料規(guī)格就有三種。檔案材料收集過程中紙張大小不一，沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。

（五）材料收集較難

高職院校合并后，機(jī)構(gòu)、院系領(lǐng)導(dǎo)班子和教職工都做了適當(dāng)調(diào)整，有些需歸檔的材料難以收集齊全，認(rèn)為以往的資料沒有多少用處，隨便丟棄；或?qū)⒁恍┱滟F資料留在個(gè)人手中，不按正常手續(xù)移交，給檔案收集工作帶來一定的難度。如教職工的年度考核表，以為沒什么用，合并時(shí)隨便丟棄，等通知?dú)w檔時(shí)，有的不完整，有的根本找不到。我們學(xué)校南校區(qū)就是這樣，2002-2005四個(gè)年度的教職工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教職工參加學(xué)歷和其他短期培訓(xùn)后，認(rèn)為有了畢業(yè)證或結(jié)業(yè)證就能證明自己達(dá)到了某種學(xué)歷或參加了某種培訓(xùn)，而將培訓(xùn)過程中的學(xué)籍和成績材料仍放在培訓(xùn)單位或自己保管，造成檔案材料中學(xué)歷學(xué)籍資料、培訓(xùn)資料不完整。還比如，有的專業(yè)技術(shù)人員職稱評審后，認(rèn)為只要取得了資格證，加了工資就行，而真正反映他職務(wù)晉升的材料，如《專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)評審表》等卻沒有歸檔，給學(xué)校平時(shí)查閱及以后的職務(wù)晉升帶來很大難度。

二、解決合并高職院校干部人事檔案管理問題的對策

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；還要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這樣可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

（二）檔案集中統(tǒng)一管理

高職院校合并后由于人員情況不熟悉，因此查閱、利用檔案較為頻繁，特別是涉及領(lǐng)導(dǎo)干部任免、職稱評定、工資制度改革時(shí)，需要大量查閱教職工的檔案材料，因此合并后應(yīng)盡量將分散在各校區(qū)的檔案集中統(tǒng)一管理。只有這樣，才能更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案為學(xué)校工作服務(wù)的功能。我們學(xué)校在合并后的第三年實(shí)現(xiàn)了三個(gè)校區(qū)的人事檔案集中統(tǒng)一到主校區(qū)管理。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案館，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

（四）完善檔案管理制度

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檔案是全部活動的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性

檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點(diǎn)。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲的主要形式。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

(一)檔案管理重視程度低

各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。

三、檔案管理科學(xué)化的對策

(一)政府政策層面

1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)

檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報(bào)紙等媒體，并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效

精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

(二)機(jī)關(guān)單位自身層面

1.強(qiáng)化檔案意識，牢固效益觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價(jià)值。