導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案信息化管理論文，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1學(xué)科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個(gè)部分:公開(kāi)發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實(shí)驗(yàn)原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項(xiàng)目的協(xié)議書(shū)，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請(qǐng)專(zhuān)利的有關(guān)證明等的收集;通過(guò)鑒定后的科研成果資料的收集。這五個(gè)重要組成部分均具有以下兩個(gè)特點(diǎn)：

1.1源廣泛

醫(yī)學(xué)本身是一個(gè)多專(zhuān)業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來(lái)源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個(gè)科研機(jī)構(gòu)和有科研能力的單位及個(gè)人的研究工作中，因此無(wú)論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤(pán)記錄載體、光盤(pán)記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等實(shí)物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長(zhǎng)的科研過(guò)程和周期，無(wú)疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價(jià)值高

醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識(shí)、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價(jià)值的國(guó)內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)，都可為今后科研開(kāi)展提供參考，并對(duì)避免科研工作低水平重復(fù)或?yàn)榭蒲卸蒲械龋加袠O高的利用價(jià)值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個(gè)基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點(diǎn)問(wèn)題之一。本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來(lái)源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個(gè)人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個(gè)人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類(lèi)科技檔案，如各年度科研項(xiàng)目執(zhí)行匯報(bào)表、各項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會(huì)議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計(jì)表，外出培訓(xùn)以及涉及到個(gè)人的科研教學(xué)信息等。

篇2

一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。這大大制約了街道辦檔案的科學(xué)管理與有效利用率，無(wú)法滿(mǎn)足動(dòng)態(tài)管理的需要，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。二是專(zhuān)業(yè)人才缺乏。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須要有與之相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人才，檔案信息化管理人員與計(jì)算機(jī)、電子軟件、網(wǎng)絡(luò)等打交道，不僅要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，和獲取判斷運(yùn)用信息的能力，還要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。從目前看，街道辦現(xiàn)有的部分檔案干部知識(shí)結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)水平難以應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，極大地制約了縣級(jí)檔案部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性

一是方便快捷。無(wú)論是在街道建設(shè)中形成的，如衛(wèi)生、計(jì)生、環(huán)境和文化建設(shè)等方面的內(nèi)容，還是在街道服務(wù)工作中形成的，如服務(wù)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、居民家庭、就業(yè)、培訓(xùn)、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成完整的、準(zhǔn)確的街道辦轄區(qū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用其強(qiáng)大的分類(lèi)組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能來(lái)建立完整的街道辦檔案管理系統(tǒng)，完全可以滿(mǎn)足社會(huì)的各項(xiàng)要求，凸現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢(shì)，能夠減少人力、物力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項(xiàng)不再是期盼和無(wú)休止的等待。實(shí)踐證明，街道辦檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化運(yùn)行，既提高了城市管理的檔次，又為創(chuàng)建和諧社會(huì)提供了服務(wù)保障，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了看得見(jiàn)，摸得著的效益和優(yōu)越性。二是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。三是安全可靠。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。為充分保證檔案信息的安全性，應(yīng)采取物理安全策略；訪(fǎng)問(wèn)控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等，以確保系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行。

篇3

二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面開(kāi)展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實(shí)踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。

1．檔案分類(lèi)整理基礎(chǔ)薄弱

由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門(mén)和下屬成員單位較多，各部門(mén)、各單位形成的科技檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級(jí)類(lèi)目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類(lèi)整理工作帶來(lái)很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類(lèi)整理基礎(chǔ)薄弱等問(wèn)題。例如，目前企業(yè)檔案的分類(lèi)整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類(lèi)和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。

2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

企業(yè)科技檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點(diǎn)，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書(shū)檔案有所區(qū)別。由于我國(guó)的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專(zhuān)業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時(shí)也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開(kāi)發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。

4．信息化建設(shè)人才極度匱乏

企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識(shí)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請(qǐng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動(dòng)態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。

三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施

針對(duì)上述面臨的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會(huì)信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同國(guó)家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門(mén)盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門(mén)，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，研究制定各類(lèi)企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。

2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點(diǎn)，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類(lèi)科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動(dòng)態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門(mén)多、二級(jí)單位多和科技檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，針對(duì)科技檔案實(shí)體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類(lèi)整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專(zhuān)業(yè)、各項(xiàng)目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。

4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)

篇4

當(dāng)前電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在辦公中的應(yīng)用是不斷趨于標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，大部分的工作都會(huì)依據(jù)計(jì)算機(jī)或是互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦理，這對(duì)于工程的檔案管理工作帶來(lái)了新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能適用于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的步伐。因此對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新是對(duì)工程檔案管理的有效措施，構(gòu)建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。

一、工程檔案信息化管理的主要內(nèi)容

對(duì)于工程檔案信息化理解主要以?xún)煞矫鎭?lái)闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化進(jìn)行有效的實(shí)現(xiàn)；二是有效地對(duì)工程檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、接收和運(yùn)用一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要?jiǎng)?chuàng)新工程檔案的管理模式。如今，針對(duì)工程檔案信息化管理的內(nèi)容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內(nèi)容信息的存儲(chǔ)：工程檔案文件主題詞的自動(dòng)標(biāo)引；工程檔案的數(shù)據(jù)備份；工程檔案的文件目錄的打??；工程檔案的整理與文書(shū)立卷；工程檔案的保護(hù)以及庫(kù)房的管理；工程檔案的咨詢(xún)與借閱管理；工程數(shù)據(jù)處理的各個(gè)階段都依據(jù)有關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)家的政策作為構(gòu)建依據(jù)的。

二、工程檔案信息化管理的必要性

因?yàn)楣こ虣n案的反復(fù)查閱與長(zhǎng)時(shí)間的保存，對(duì)于原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對(duì)于工程檔案的利用和保管上帶來(lái)了極大的煩擾。通過(guò)對(duì)低檔平板掃描儀記錄的方式的應(yīng)用，可以將大量文檔實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)，對(duì)于問(wèn)題的解決有著巨大的作用，在電子化存儲(chǔ)下，對(duì)于大量文檔的應(yīng)用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應(yīng)用就是對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉(zhuǎn)換為應(yīng)用信息技術(shù)存儲(chǔ)工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務(wù)水平?？梢哉f(shuō)，信息化技術(shù)的運(yùn)用是完成科學(xué)開(kāi)發(fā)工程檔案資源的基礎(chǔ)。

三、當(dāng)前工程檔案信息化管理面臨的問(wèn)題

電子化信息的不斷發(fā)展，對(duì)于我國(guó)工程檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，但是同樣也產(chǎn)生了大量的問(wèn)題有待解決。

（一）面臨安全與革新的挑戰(zhàn)

原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運(yùn)用、查詢(xún)，基于此來(lái)確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀(jì)元發(fā)展空間中，會(huì)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)整合，比如文檔管理一體化等。此類(lèi)整合必須要應(yīng)用新思維來(lái)處理各方之間的矛盾。除此之外，網(wǎng)絡(luò)本身與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間還存在著一定的問(wèn)題，不單單是硬件資源會(huì)受到自然的影響，還會(huì)受到人為破壞，并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應(yīng)的管理措施下，在安全意識(shí)方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機(jī)。

（二）面對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化和法制化的挑戰(zhàn)

因?yàn)楣こ虣n案自身的特點(diǎn)就比較復(fù)雜，最為突出的特點(diǎn)就是分散管理。因?yàn)槎喾矫孢M(jìn)行管理，各個(gè)部門(mén)都有屬于自已的一套標(biāo)準(zhǔn)，因此對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因?yàn)槊芗瘑?wèn)題影響，而埋沒(méi)了自身存在的價(jià)值。

（三）技術(shù)支持不充分

第一，電子文件在實(shí)質(zhì)上對(duì)于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性，如果不能對(duì)其進(jìn)行有效的解決，會(huì)造成適得其反的情況發(fā)生。第二，基于工程檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，一些紙質(zhì)的工程檔案經(jīng)過(guò)電子儀器的掃描即可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，盡管它的價(jià)格很便宜，但是掃描的時(shí)間較長(zhǎng)，無(wú)法滿(mǎn)足將原始的紙質(zhì)工程檔案快速地轉(zhuǎn)化為電子檔案。

（四）人員配備不合理

就當(dāng)前的工程檔案管理人員而言，既有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又掌握信息技術(shù)的人很少，由于存檔的技術(shù)人員的知識(shí)較為單一，必然會(huì)出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)與工作崗位不對(duì)口等問(wèn)題。

四、推進(jìn)工程檔案信息化的原則與措施

（一）工程檔案信息化應(yīng)該遵守的原則

合理性原則。利用數(shù)字化方法來(lái)接受工程檔案文件，其應(yīng)對(duì)規(guī)范性的原則要有持續(xù)性，構(gòu)建于信息檔案有關(guān)的法律體系，只有這樣才會(huì)使電子文件順利地完成歸檔，對(duì)于傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)字的保存與應(yīng)用等工作來(lái)實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，避免重復(fù)建設(shè)、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進(jìn)程的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)潛在的威脅也越見(jiàn)突出。所以，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)與研究力度一定要加大，要應(yīng)用較強(qiáng)的安全措施，全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對(duì)于工程檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是信息化工程的效益。選取數(shù)字化的內(nèi)容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會(huì)應(yīng)用的熱點(diǎn)進(jìn)行有效的結(jié)合，把重要的工程檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，會(huì)收獲較大的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益；應(yīng)用效果不大的對(duì)于工程檔案是是不需要數(shù)字化的，避免浪費(fèi)財(cái)力、人力、物力。

（二）促進(jìn)工程檔案信息化的措施

加強(qiáng)機(jī)讀數(shù)據(jù)的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理，那么機(jī)讀數(shù)據(jù)庫(kù)的存在是重要的組成部分。因?yàn)闄C(jī)讀數(shù)據(jù)的質(zhì)量主要針對(duì)于管理系統(tǒng)的效率高低的決定，對(duì)機(jī)讀數(shù)據(jù)做好準(zhǔn)備工作，提高對(duì)著錄、標(biāo)引等方面的重視力度。檔案著錄的內(nèi)容主要指檔案內(nèi)容的選擇、分析、記錄的過(guò)程。形式特征主要是指檔案信息的外表，比如文種、標(biāo)題、載體、形成時(shí)間等，內(nèi)容特征是指依據(jù)檔案內(nèi)容特點(diǎn)所揭示的項(xiàng)目，比如主題詞、分類(lèi)號(hào)等。標(biāo)引與著錄是對(duì)檔案內(nèi)容的濃縮，這樣才會(huì)有效地將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行多方面的處理。重視光盤(pán)技術(shù)在工程檔案信息化管理中的運(yùn)用。光盤(pán)主要是通過(guò)光電存貯技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲(chǔ)、電子化的歸屬。利用光盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)，其顯著的特點(diǎn)在于它的存儲(chǔ)密度高、可靠性強(qiáng)、壽命長(zhǎng)等，它會(huì)把大量的工程資料刻入到一張光盤(pán)內(nèi)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，對(duì)于原文件進(jìn)行掃描錄入的方式，極大地減小了對(duì)庫(kù)房空間的占用，降低了存儲(chǔ)設(shè)備資金的投入，以此來(lái)減小成本。網(wǎng)絡(luò)化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)化是基于計(jì)算機(jī)管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)搜索，使工程檔案查詢(xún)速度非?？?，也非常便利，它改變了傳統(tǒng)的借閱模式。計(jì)算機(jī)把網(wǎng)絡(luò)分為了上下級(jí)并且與各處室緊密相連，成為一個(gè)具有高效性的有機(jī)整體，來(lái)有效地銜接其他部門(mén)與檔案部門(mén)之間的各個(gè)業(yè)務(wù)，每一個(gè)部門(mén)都可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到工程檔案信息庫(kù)中去查詢(xún)。網(wǎng)絡(luò)化的管理模式主要就是采用了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在一定空間內(nèi)對(duì)于工程的資源檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，簡(jiǎn)稱(chēng)為檔案存放區(qū)。為加強(qiáng)工程檔案數(shù)據(jù)的安全性，在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該有一個(gè)用戶(hù)的口令才可以進(jìn)入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)中，只有隸屬于檔案部門(mén)工作人員才有權(quán)利更改已經(jīng)入庫(kù)的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性，要加大對(duì)系統(tǒng)的管理措施，在系統(tǒng)密碼的設(shè)置上可以設(shè)置雙層防護(hù)，這樣才會(huì)有效防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)；在修改時(shí)在系統(tǒng)中一定要設(shè)置雙重密碼，以此來(lái)防止沒(méi)有權(quán)限的操作人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，一定要確保數(shù)據(jù)是安全的、準(zhǔn)確的、完整的。檔案信息化管理需加強(qiáng)病毒防治，來(lái)確保安全。對(duì)計(jì)算機(jī)病毒要加大防護(hù)力度，這是確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)營(yíng)的核心工作，如果計(jì)算機(jī)感染病毒，那么最為嚴(yán)重的狀態(tài)會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，因此要構(gòu)建比較嚴(yán)格的管理機(jī)制，做預(yù)防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性，同時(shí)還要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對(duì)數(shù)據(jù)隨做隨保存，做好重要資料的備份，以免產(chǎn)生不必要的影響；不要對(duì)來(lái)歷不明的程序進(jìn)行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準(zhǔn)備，以此來(lái)確保萬(wàn)無(wú)一失。積極促進(jìn)工程檔案管理部門(mén)實(shí)施信息化管理。第一，對(duì)基礎(chǔ)性工作進(jìn)行強(qiáng)化，認(rèn)真地構(gòu)建實(shí)施計(jì)劃，只有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，才會(huì)有效地推進(jìn)工程檔案信息化的管理。第二，強(qiáng)化人才建設(shè)，工程檔案信息化建設(shè)主要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行服務(wù)。作為當(dāng)今信息化社會(huì)的工程檔案工作者一定要具備基礎(chǔ)的電子與計(jì)算機(jī)文件管理知識(shí)。這便要求工程檔案的管理人員要對(duì)自身文化、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、人文素養(yǎng)的不斷提升，來(lái)有效地對(duì)工程檔案進(jìn)行信息化管理。

五、結(jié)束語(yǔ)

工程檔案信息化管理是一項(xiàng)比較全面、長(zhǎng)期且具體的工作，工程檔案的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于工程檔案信息化的效率起著至關(guān)重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)是當(dāng)前建設(shè)信息化管理的重中之重。信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，工程檔案管理者只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，自主上進(jìn)，才會(huì)適應(yīng)時(shí)代與社會(huì)的需求，以便更好地服務(wù)于社會(huì)。

作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]郭貴來(lái).基建工程檔案信息化管理與建設(shè)研究[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào),2016,(18):36.

篇5

1.2電子檔案管理意識(shí)淡薄很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以?xún)?yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題，更沒(méi)有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫(xiě)的環(huán)節(jié)，資料填寫(xiě)隨意性很強(qiáng)，而且手寫(xiě)資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

1.3思想上不重視檔案管理工作很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以?xún)?yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶(hù)”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，根本沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

1.4信息化管理技術(shù)更新較慢目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó)的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響正常工作。

1.5工作人員綜合素質(zhì)有限企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，根本沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

2企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

2.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類(lèi)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過(guò)多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢(xún)及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

2.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過(guò)制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

2.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

篇6

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類(lèi)、便于查詢(xún)、開(kāi)發(fā)應(yīng)用,對(duì)檔案的鑒定分類(lèi)、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來(lái)調(diào)控檔案物流,最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。

1.2檔案信息化管理的內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī),以備處理。

(2)工作流程信息化。通過(guò)專(zhuān)用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下,通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開(kāi)放式電腦查詢(xún)檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。

二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

三是需要建立檔案用戶(hù)信息庫(kù),及時(shí)分析、了解用戶(hù)對(duì)檔案的需求,有針對(duì)性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開(kāi)展利用宣傳活動(dòng)。

2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要

現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異,人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大,對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng),對(duì)檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來(lái)越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來(lái)看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識(shí),改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會(huì)大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用,同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問(wèn)題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級(jí)等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開(kāi)展。

3.2任務(wù)繁雜,工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢(shì),但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對(duì)現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過(guò)掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái),搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí),使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿(mǎn)足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,有獲取判斷運(yùn)用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既會(huì)檔案管理、計(jì)算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門(mén)待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái),進(jìn)來(lái)后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級(jí)發(fā)來(lái)的紅頭文件、科研課題等等,沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強(qiáng),競(jìng)爭(zhēng)力不高。而檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的看不見(jiàn)的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開(kāi)的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。

4正視問(wèn)題所在,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)

4.1醫(yī)院檔案信息化的問(wèn)題所在

(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施,形成不了醫(yī)院檔案專(zhuān)業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問(wèn)題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái),但還不能滿(mǎn)足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.2醫(yī)院檔案信息化的措施

篇7

2、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程

2.1了解醫(yī)院檔案管理信息化的涵義

深入淺出的理解，檔案信息化是把傳統(tǒng)方式的用紙張、音像等媒介手段保存的資料改為使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，把種種資料更改為數(shù)據(jù)。通過(guò)某種軟件管理系統(tǒng)來(lái)規(guī)范管理，利用數(shù)據(jù)庫(kù)合理的組織這些數(shù)據(jù)。總體的原則是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理要遵循安全、高效、保持原貌的規(guī)則。

2.2建立醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)頁(yè)或者網(wǎng)站

信息化的檔案管理不是僅僅用計(jì)算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，要做好醫(yī)院的檔案管理信息公式，宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性。而這些利用檔案管理網(wǎng)頁(yè)和網(wǎng)站，是必要的手段和方法。在網(wǎng)頁(yè)建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)因篇幅有限在本文就不一一贅述了。主要從檔案管理角度，分析檔案管理網(wǎng)站應(yīng)該擁有的模塊。基本模塊應(yīng)該包含醫(yī)務(wù)人員資料信息更新上傳模塊、機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介模塊、交流模塊、病歷管理模塊等等。

2.3信息化檔案管理系統(tǒng)

市場(chǎng)上已經(jīng)有出售成型的檔案管理系統(tǒng)?？膳c軟件公司聯(lián)系，訂制符合醫(yī)院使用的檔案管理軟件系統(tǒng)。但缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。部分系統(tǒng)對(duì)硬件系統(tǒng)有較高要求。醫(yī)院也可以自主開(kāi)發(fā)符合檔案管理的系統(tǒng)。優(yōu)勢(shì)是專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)自身的需求了解深入。大部分醫(yī)院的檔案管理工作都需要能夠?qū)崿F(xiàn)的功能：首先是具備大量數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)功能。檔案需要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)繁雜，而且在不斷的積累和增長(zhǎng)，所以必須具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。其次是實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方式，這才是真正的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。最后對(duì)數(shù)據(jù)的管理一定要高效，有組織。規(guī)范科學(xué)管理。

3、醫(yī)院檔案信息化管理需要關(guān)注的問(wèn)題和有效操作方法

3.1提高硬件設(shè)施建設(shè)，加大投入力度

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室的建立。這些都需要大量的財(cái)政投入。同時(shí)財(cái)政投入也可以信息化建設(shè)快速進(jìn)行。購(gòu)買(mǎi)規(guī)范管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)布線(xiàn)等工作流程。

3.2提升信息化技術(shù)普及率

信息化技術(shù)檔案管理，必須要掌握信息化技術(shù)。了解計(jì)算機(jī)，熟練掌握軟、硬件技術(shù)。如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)常見(jiàn)故障排查與維護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等等。

3.3挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)創(chuàng)建力量

管理檔案人員少的矛盾日益突出，再抽調(diào)人員從事檔案升級(jí)工作相當(dāng)困難。每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。應(yīng)成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進(jìn)。強(qiáng)化檔案管理，完善創(chuàng)建條件?，F(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理水平停留在原先省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，對(duì)照省特一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)差距較大，所以要不斷更新觀念，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度；升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級(jí)提供基礎(chǔ)保證，要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備。

篇8

近年來(lái)，我國(guó)的建筑安裝工程無(wú)論是從規(guī)模上還是數(shù)量上都獲得了較大幅度的提升，并使得對(duì)應(yīng)的工程檔案也隨之出現(xiàn)了較大的增長(zhǎng)。而在這種新形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)于工程檔案的管理也具有了更新的需求：不僅需要能夠做好基本的檔案儲(chǔ)存工作，還需要能夠保證檔案的快速整理。根據(jù)這種要求，就使得企業(yè)所具有的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)了較為吃力的情況，不能夠很好的滿(mǎn)足現(xiàn)今企業(yè)檔案管理的需求，如檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)容量需求增大、原有數(shù)據(jù)庫(kù)容量不能滿(mǎn)足需求等等，并因此可能在工程開(kāi)展后期會(huì)出現(xiàn)一定的數(shù)據(jù)溢出現(xiàn)象。另外，檔案數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性、真實(shí)性不足，也是目前企業(yè)檔案信息化管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的一類(lèi)問(wèn)題。

1.2信息化管理制度不健全

對(duì)于企業(yè)的檔案信息化管理制度來(lái)說(shuō)，其還不是非常的成熟，目前很多企業(yè)還沒(méi)有形成非常有效的一套管理體制。一般情況下，檔案管理人員更多的根據(jù)其之前所形成的經(jīng)驗(yàn)對(duì)這部分檔案開(kāi)展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系統(tǒng)性方面則存在著一定的缺乏現(xiàn)象。同時(shí)，過(guò)于重視工程施工、忽視檔案管理也是很多企業(yè)經(jīng)常存在的問(wèn)題，而正是這種忽視情況的存在，則會(huì)引起檔案資料同施工進(jìn)度不一致的情況，并對(duì)工程的整體開(kāi)展產(chǎn)生了較大的影響。另外，由于建筑安裝工程其施工周期通常較長(zhǎng)，就需要企業(yè)的檔案管理人員能夠在工程剛剛開(kāi)始時(shí)就能夠做好檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個(gè)建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。

1.3檔案管理不夠細(xì)化

在工程檔案信息化這項(xiàng)工作中，其需要以合理化、系統(tǒng)化的方式開(kāi)展工作，并將項(xiàng)目中所存在的每一個(gè)細(xì)節(jié)都努力納入到該管理系統(tǒng)中去，以此避免出現(xiàn)后期整理情況。但是，在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，很多企業(yè)的管理系統(tǒng)往往因?yàn)榻ㄔO(shè)的不夠健全而使其中所存儲(chǔ)的檔案記錄存在著一種混亂無(wú)序的情況。而在目前的建筑安裝工作中，其已經(jīng)不是以往單一功能的實(shí)現(xiàn)，更多的是兼容較多領(lǐng)域、包含結(jié)構(gòu)制作以及安裝等多因素的一種融合。而這種工程日漸豐富的元素，就使得現(xiàn)有的檔案信息化管理所存在的片面性更加明顯。

2建筑安裝工程檔案信息化管理優(yōu)化措施

2.1完善信息化管理系統(tǒng)

對(duì)原有的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善是我們現(xiàn)今需要大力開(kāi)展的一項(xiàng)工作。目前，具有檔案管理功能的軟件通常都會(huì)具有較大的應(yīng)用范圍，但是其所具有的通用性卻非常的差，不僅對(duì)于數(shù)據(jù)所具有的存儲(chǔ)形式以及存儲(chǔ)格式具有較大的區(qū)別，對(duì)于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型也各不相同。雖然目前所使用的軟件一般都能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的登陸以及檔案信息的增、刪、改、查等功能，但是卻依然沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)交換這項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行解決，這就使得系統(tǒng)很難將不同來(lái)源的數(shù)據(jù)信息以統(tǒng)一的方式存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)共享。對(duì)此，就需要我們能夠在獲取安裝工程檔案管理需求的基礎(chǔ)上大力開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)、獨(dú)立的檔案信息化管理軟件，以此軟件的開(kāi)發(fā)使其能夠更好的實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)間的互動(dòng)與交流，并能夠在對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分利用的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.2加強(qiáng)檔案庫(kù)房信息化建設(shè)

對(duì)于目前的建筑企業(yè)檔案庫(kù)房來(lái)說(shuō)，都已經(jīng)安裝了密集架，但是還沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化電子控制。通過(guò)自動(dòng)化電子控制系統(tǒng)的應(yīng)用，則能夠在企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中更為明確的對(duì)某個(gè)檔案存放位置進(jìn)行標(biāo)明。通過(guò)這種方式，檔案的管理人員就能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)其中所具有的檔案進(jìn)行操作與控制，并以更為快速的方式對(duì)檔案進(jìn)行利用。另外，智能環(huán)境自控儀也是我們檔案管理工作中較為有效的一項(xiàng)設(shè)備，能夠有效的對(duì)庫(kù)房實(shí)時(shí)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并根據(jù)情況對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)部的濕度以及溫度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)，以此更好的對(duì)檔案起到保護(hù)的作用。

2.3提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，其是一項(xiàng)復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性、準(zhǔn)確性都非常強(qiáng)的工作，需要檔案專(zhuān)項(xiàng)管理人員不僅需要具有豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還能夠?qū)Σ煌瑢W(xué)科的知識(shí)具有一定的掌握。只有我們對(duì)檔案管理隊(duì)伍人員所具有的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)都進(jìn)行不斷的優(yōu)化、提升其所具有的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化設(shè)備操作技能，才能夠使其具有更好的檔案管理效果。對(duì)此，就需要企業(yè)在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中以定期或者不定期的方式加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，并以專(zhuān)項(xiàng)講座以及專(zhuān)家講解的方式使其在學(xué)習(xí)的過(guò)程中不斷的提升自身綜合操作能力。與此同時(shí)，企業(yè)也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)資料員檔案收集的時(shí)間、應(yīng)用技術(shù)以及質(zhì)量需求等進(jìn)行明確，以此保障工作人員能夠以正確、高質(zhì)量的方式完成檔案管理工作。除了技術(shù)的提升之外，工作意識(shí)的提升也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在對(duì)建筑安裝工程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的同時(shí)，也需要施工單位加強(qiáng)參建單位的檔案管理工作，并以完善檔案制度、集中管理等方式建立起全面、完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。另外也需要做好檔案原始材料形成、整理的檢查與監(jiān)控工作，以此保障所收集的檔案材料具有更為真實(shí)、完整的特點(diǎn)。

篇9

2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個(gè)分支，但目前為止，國(guó)家方面并沒(méi)有下達(dá)使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門(mén)雜錯(cuò)、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點(diǎn)，檔案館、人事處、招生部門(mén)均有可能成為學(xué)生檔案管理部門(mén)，其中較為常見(jiàn)的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專(zhuān)職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國(guó)家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項(xiàng)工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重缺位。尤其是多個(gè)校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)填寫(xiě)時(shí)間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴(yán)格、移交手續(xù)不規(guī)范等問(wèn)題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無(wú)法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機(jī)歸檔、紙質(zhì)為主的進(jìn)程中，未加以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴(yán)重制約了開(kāi)發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對(duì)策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會(huì)多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認(rèn)識(shí)，貫徹實(shí)施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開(kāi)展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時(shí)，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚(yáng)檔案的重要性，強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí)。在信息化方面，必須摒棄認(rèn)為利用幾臺(tái)計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單存儲(chǔ)一些電子數(shù)據(jù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的錯(cuò)誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認(rèn)真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題組織開(kāi)展專(zhuān)題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專(zhuān)職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達(dá)成重要性和必要性的共識(shí)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門(mén)雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專(zhuān)職負(fù)責(zé)，同時(shí)要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門(mén)如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，建立以各學(xué)院為基點(diǎn)向校檔案館過(guò)渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實(shí)行集中統(tǒng)蘭臺(tái)縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門(mén)之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長(zhǎng)資料，保證為有關(guān)部門(mén)單位呈現(xiàn)最真實(shí)可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適合自身檔案管理特點(diǎn)的、比較完善的檔案管理制度來(lái)保障各個(gè)部門(mén)之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢(shì)所在，是實(shí)現(xiàn)電子信息化的安全措施。因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，雖然顯著提高了錄入、查詢(xún)及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動(dòng)時(shí)，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準(zhǔn)。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開(kāi)展：在學(xué)生檔案收集歸檔過(guò)程中，明確各部門(mén)檔案材料的歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動(dòng)地與其他形成檔案材料的部門(mén)溝通、合作，做到隨著檔案形成及時(shí)歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新?tīng)顟B(tài)，從而避免畢業(yè)時(shí)集中突擊整理，同時(shí)做到歸檔標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進(jìn)程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴(kuò)大范圍，將誠(chéng)信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵(lì)師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時(shí)借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅(jiān)決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過(guò)程中萬(wàn)無(wú)一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)會(huì)面臨時(shí)間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度勢(shì)在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。高校實(shí)施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專(zhuān)項(xiàng)資金，加強(qiáng)軟件、硬件建設(shè)，如購(gòu)買(mǎi)電子計(jì)算機(jī)、引進(jìn)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)?；谏鲜鎏岬降母咝W(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點(diǎn)，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，我們決定實(shí)施一套以Web為平臺(tái)的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運(yùn)轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶(hù)端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強(qiáng)的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實(shí)用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類(lèi)，按類(lèi)型分配權(quán)限，不易出錯(cuò)，解決了高校學(xué)生檔案材料來(lái)源廣、部門(mén)多帶來(lái)的工作繁瑣，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢(xún)等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

篇10

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過(guò)程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無(wú)紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無(wú)限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶(hù)提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國(guó)雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開(kāi)展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒(méi)有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)人事檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專(zhuān)業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無(wú)法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識(shí)淡薄

很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以?xún)?yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題，更沒(méi)有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫(xiě)的環(huán)節(jié)，資料填寫(xiě)隨意性很強(qiáng)，而且手寫(xiě)資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以?xún)?yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶(hù)”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，根本沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó)的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，根本沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類(lèi)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過(guò)多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢(xún)及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)

在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過(guò)制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。