導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇文書檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來(lái)的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來(lái)，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過(guò)程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過(guò)程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)出了全新的局面。在過(guò)去的文書處理工作中，工作人員過(guò)多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時(shí)，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個(gè)過(guò)程方便、有序、簡(jiǎn)單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫(kù)，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過(guò)程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動(dòng)化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長(zhǎng)、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動(dòng)硬盤等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2對(duì)文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時(shí)，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來(lái)，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來(lái)越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過(guò)程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過(guò)程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對(duì)電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場(chǎng)所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過(guò)程的安全防護(hù)體系。

2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會(huì)影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫(kù)、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

要想做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時(shí)，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識(shí)，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動(dòng)文檔一體化管理的順利實(shí)施。

篇2

文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)

一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。

4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。

5.完善管理機(jī)制

辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

篇3

2圖書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

一是系統(tǒng)版權(quán)界面的設(shè)計(jì)：系統(tǒng)將Windows界面風(fēng)格的設(shè)計(jì)方法給應(yīng)用了進(jìn)來(lái)，在啟動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)采用的是splash效果，會(huì)有一個(gè)信息提示窗體出現(xiàn)，將軟件的版本號(hào)以及軟件開發(fā)者等信息顯示出來(lái)，在初始界面的頂層設(shè)置窗體，同時(shí)設(shè)計(jì)了標(biāo)簽、圖片框以及計(jì)時(shí)器等，有著較為優(yōu)美的界面，與普通軟件的編寫風(fēng)格較為符合。

二是普通用戶使用界面的設(shè)計(jì)：因?yàn)閳D書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權(quán)限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，可以更加科學(xué)方便的進(jìn)行管理和操作。讀者進(jìn)入到系統(tǒng)界面之后，所擁有的功能是一個(gè)部分，比如查詢圖書、打印結(jié)果預(yù)覽等等。

三是管理員登陸界面設(shè)計(jì)：結(jié)束了splash界面之后，圖書信息管理系統(tǒng)的初始界面就出現(xiàn)了，在這個(gè)時(shí)候，查詢功能以及登陸功能都可以實(shí)現(xiàn)，只有登陸之后，系統(tǒng)的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項(xiàng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。在設(shè)計(jì)登陸窗體時(shí)，將命令按鈕、組合框以及標(biāo)簽等應(yīng)用了進(jìn)來(lái)，操作人員將用戶名以及密碼輸入進(jìn)來(lái)之后，就可以進(jìn)入到系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)的全部功能都可以實(shí)現(xiàn)。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來(lái)促使系統(tǒng)安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實(shí)現(xiàn)它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進(jìn)來(lái)即可，如果用戶沒有權(quán)限，那么登陸工作就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。用戶有三次機(jī)會(huì)來(lái)對(duì)用戶名和密碼進(jìn)行輸入，如果錯(cuò)誤出現(xiàn)，系統(tǒng)將會(huì)提示信息框，避免系統(tǒng)密碼被解碼器所破解，連續(xù)三次錯(cuò)誤，登陸窗體將不會(huì)再次出現(xiàn)。

四是圖書查詢：圖書查詢是系統(tǒng)非常重要的一項(xiàng)功能，它需要連接數(shù)據(jù)庫(kù)。在處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息時(shí)，比如查詢方面，將SQL語(yǔ)言以及數(shù)據(jù)訪問對(duì)象給應(yīng)用了過(guò)來(lái)。在查詢的過(guò)程中，結(jié)合系統(tǒng)需求，讀者和管理人員結(jié)合實(shí)際需求，來(lái)對(duì)不同的查詢方式進(jìn)行選擇，在對(duì)所借的圖書信息進(jìn)行查詢時(shí)，可以通過(guò)四個(gè)選項(xiàng)，分別是書號(hào)、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應(yīng)用了過(guò)來(lái)，借閱者可以對(duì)查詢途徑進(jìn)行選擇，將查詢內(nèi)容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會(huì)被顯示于控件中。

五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實(shí)現(xiàn)的，讀者借到圖書后，系統(tǒng)就會(huì)將消息框彈出來(lái)，將成功借閱圖書的信息給顯示出來(lái)，然后修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。本功能模塊可以分為兩個(gè)部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號(hào)、性別以及姓名等詳細(xì)信息輸入進(jìn)來(lái)；其次是新借圖書，需要輸入新書書號(hào)以及借書日期等詳細(xì)內(nèi)容，確定之后，用戶就可以對(duì)圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應(yīng)的消息框，提示用戶已經(jīng)成功借閱了圖書。

六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個(gè)方面，只有在數(shù)據(jù)庫(kù)中儲(chǔ)存新的圖書，在以后的圖書借閱過(guò)程中，記錄和校對(duì)工作方可以順利進(jìn)行。進(jìn)入到主界面之后，如果對(duì)新書進(jìn)行了購(gòu)買，新書錄入模塊就會(huì)出現(xiàn)，輸入相關(guān)的信息內(nèi)容即可。

篇4

1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺(tái)下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接入。在這個(gè)過(guò)程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過(guò)WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時(shí)代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號(hào)都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計(jì)算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來(lái)看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時(shí)屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時(shí)的效果明顯不同，如顯示時(shí)的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無(wú)法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對(duì)于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時(shí)對(duì)多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來(lái)的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺的時(shí)候影響則不大。從音效效果方面來(lái)看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺(tái)筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時(shí)間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級(jí)，分別控制單位時(shí)間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對(duì)于部分終端來(lái)說(shuō)，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無(wú)法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來(lái)的影響，對(duì)于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽覺的時(shí)候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來(lái)看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說(shuō)存在單向和雙向的問題，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問題最終會(huì)被解決，但是目前一段來(lái)說(shuō)其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過(guò)以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺(tái)來(lái)傳輸信息，由于其平臺(tái)經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時(shí)性往往較差；第二種方式則是通過(guò)GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)。從計(jì)算復(fù)雜度方面來(lái)看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來(lái)說(shuō)，即使運(yùn)行一個(gè)非常簡(jiǎn)單的動(dòng)畫也會(huì)非常困難，而相同的困擾在計(jì)算機(jī)上往往不存在，換句話說(shuō)計(jì)算復(fù)雜度高的資源無(wú)法在部分終端上運(yùn)行，但同時(shí)部分終端上如果使用計(jì)算復(fù)雜度低的文件則也會(huì)浪費(fèi)資源。從某種程度上來(lái)說(shuō)，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無(wú)法支持對(duì)應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無(wú)法進(jìn)行，同時(shí)可用空間較小也會(huì)在一定程度上降低運(yùn)算速度。對(duì)于可用空間的大小，不同的用戶可能會(huì)有不同的定義，部分用戶可能對(duì)終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對(duì)最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時(shí)候會(huì)有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺(tái)下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對(duì)圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計(jì)費(fèi)等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時(shí)還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過(guò)行為表現(xiàn)出來(lái)，可以通過(guò)用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識(shí)和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時(shí)候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個(gè)性化的體現(xiàn)。在云計(jì)算平臺(tái)下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個(gè)性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來(lái)的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時(shí)對(duì)于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來(lái)源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識(shí)層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據(jù)對(duì)用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識(shí)層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時(shí)候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時(shí)用戶ID對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是唯一的，也就是說(shuō)所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨(dú)一無(wú)二”的；②身份、年齡、知識(shí)層次三項(xiàng)可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過(guò)組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過(guò)檢索對(duì)應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)需要通過(guò)終端ID判斷用戶終端的具體計(jì)算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)候通過(guò)其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過(guò)終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時(shí)由于計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會(huì)帶來(lái)新的問題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識(shí)和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個(gè)部分組成的，但是其是一個(gè)整體，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)表示出來(lái)，其中的每一條記錄都只說(shuō)明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過(guò)某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來(lái)的各種參數(shù)，每個(gè)用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個(gè)子模型，可以通過(guò)一個(gè)數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個(gè)數(shù)據(jù)表的組合來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個(gè)部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時(shí)可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時(shí)也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說(shuō)明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過(guò)用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個(gè)方向，其一是對(duì)所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對(duì)信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識(shí)層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對(duì)其提供服務(wù)。

3關(guān)鍵技術(shù)分析

3.1用戶模型應(yīng)用研究

從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過(guò)終端接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過(guò)終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過(guò)終端所在的位置、IP等可以獲得對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過(guò)用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對(duì)應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過(guò)程中會(huì)有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對(duì)應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對(duì)應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對(duì)于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對(duì)于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對(duì)信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好，同時(shí)還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時(shí)候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時(shí)信息資源模態(tài)的偏好，再通過(guò)用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對(duì)信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等的變化會(huì)帶來(lái)很多不同的情況，需要形成對(duì)應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營(yíng)商等商家的利益，同時(shí)必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實(shí)踐的過(guò)程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來(lái)劃分對(duì)應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來(lái)判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過(guò)大或者達(dá)到閾值的時(shí)候可以按照對(duì)應(yīng)的既定策略采取行動(dòng)，如在許可的情況下重新生成對(duì)應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個(gè)有機(jī)的整體，在使用的時(shí)候相互輔助；同時(shí)用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個(gè)有機(jī)整體，其通過(guò)用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個(gè)模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識(shí)一個(gè)用戶，以便與其他用戶區(qū)別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個(gè)方面獲得：①用戶注冊(cè)的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再?gòu)挠脩艋A(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)和修正的動(dòng)態(tài)反饋過(guò)程，通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)對(duì)參數(shù)的重新估計(jì)和修正提高了預(yù)測(cè)的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個(gè)性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過(guò)訓(xùn)練來(lái)逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過(guò)用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識(shí)庫(kù)，執(zhí)行單元格局知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過(guò)定義兩個(gè)序列、兩個(gè)狀態(tài)之間的相似度來(lái)代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時(shí)候，計(jì)算序列相似度來(lái)判斷行為和狀態(tài)的變化。

篇5

企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長(zhǎng)、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來(lái)了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無(wú)意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過(guò)多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過(guò)程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來(lái)，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來(lái)說(shuō)，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測(cè)的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來(lái)的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來(lái)，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過(guò)程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過(guò)程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識(shí)、頁(yè)碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過(guò)規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過(guò)程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說(shuō)明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過(guò)程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

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隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論文書檔案的信息化管理。

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

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（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過(guò)程中都需要手工操作，而且對(duì)后期的文書檔案進(jìn)行修改時(shí)還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費(fèi)了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)，文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規(guī)范保管。傳統(tǒng)的文書檔案雖然也制定了整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動(dòng)性比較強(qiáng)，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術(shù)，客觀規(guī)定哪一類文件規(guī)整為哪一個(gè)系統(tǒng)，都由系統(tǒng)程序做了硬性規(guī)定，不僅方便規(guī)范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用?；谟?jì)算機(jī)文書檔案處理系統(tǒng)，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，使得文書檔案可以隨時(shí)隨地查找，還可以利用大數(shù)據(jù)分析查尋需要的內(nèi)容，便于檔案的開發(fā)利用，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應(yīng)新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，計(jì)算機(jī)水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。這一現(xiàn)狀極大制約了檔案工作信息化的發(fā)展，部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能。從目前來(lái)看，許多檔案部門缺少高技術(shù)人才，其中的檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化建設(shè)了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會(huì)活動(dòng)中形成的以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，它的內(nèi)容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價(jià)值。而且電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)不固定，可以在電腦、U盤、移動(dòng)硬盤之間傳遞，很難認(rèn)定那份為原始文件，而且這些存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、電磁波等影響，需要經(jīng)常做好備份，這些都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。隨著文書檔案規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，迫切要求培養(yǎng)和造就一批既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保證。首先要加深對(duì)提高政治素質(zhì)的認(rèn)識(shí)，良好的政治素質(zhì)是檔案人員的內(nèi)在要求。其次要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高專業(yè)水平，培訓(xùn)內(nèi)容要因需設(shè)計(jì)，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合。在安排上，除加強(qiáng)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)外，應(yīng)加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。

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二、保護(hù)少數(shù)民族檔案策略

本文建議從以下幾方面來(lái)加強(qiáng)少數(shù)民族檔案的保護(hù)，首先國(guó)家檔案相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)征集流失國(guó)外以及民間的檔案文獻(xiàn)工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進(jìn)行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)民間收藏者捐獻(xiàn)出收藏的檔案文獻(xiàn)。對(duì)少數(shù)民族宣傳我國(guó)的《檔案法》，使人們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，也可以通過(guò)各種宣傳來(lái)鼓勵(lì)相關(guān)人員捐獻(xiàn)檔案，并給予一些物質(zhì)以及精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。不斷加強(qiáng)搜集散落在國(guó)外的檔案文獻(xiàn)工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導(dǎo)致我國(guó)的一些文獻(xiàn)流失到國(guó)外，國(guó)外的一些出版社有時(shí)候會(huì)將檔案文獻(xiàn)出版，我國(guó)的相關(guān)部門應(yīng)抓緊這個(gè)機(jī)會(huì)，搜集檔案文獻(xiàn)，爭(zhēng)取以購(gòu)買等方式來(lái)獲取檔案，對(duì)于具有特殊意義的檔案文獻(xiàn)，可以考慮以外交的方式來(lái)進(jìn)行獲取，利用可以利用的所有機(jī)遇來(lái)搜集流落在外的檔案文獻(xiàn)。第二建立健全檔案保護(hù)法等的相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)于從事歷史檔案文獻(xiàn)倒賣人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。目前我國(guó)檔案法以及文物法中對(duì)相關(guān)販賣檔案文獻(xiàn)的處罰，公安以及一些執(zhí)法機(jī)關(guān)都應(yīng)嚴(yán)格依照法律對(duì)違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，另外對(duì)于歷史檔案販賣活動(dòng)也要進(jìn)行嚴(yán)格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。第三對(duì)于一些紙質(zhì)歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護(hù)工作。由于這類檔案文獻(xiàn)容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強(qiáng)保護(hù)意識(shí)，對(duì)于這類檔案進(jìn)行一些技術(shù)性的保護(hù)，如對(duì)于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質(zhì)檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對(duì)濕度保持在50％~60％，若是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補(bǔ)技術(shù)來(lái)進(jìn)行恢復(fù)。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設(shè)備等，如果遇到技術(shù)問題，一定要及時(shí)的求助一些技術(shù)人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對(duì)于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動(dòng)的碑刻等，可以采取其他的一些手段來(lái)保護(hù)檔案，如可以采用拍攝等手段來(lái)記錄下檔案內(nèi)容，在石碑上涂一些有機(jī)硅材料來(lái)進(jìn)行防腐工作。

三、檔案數(shù)字化管理策略

除了以上幾種保護(hù)少數(shù)民族檔案的策略，我國(guó)也要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設(shè)，首先要做的就是提高工作人員對(duì)少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)?？梢哉f(shuō)少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設(shè)過(guò)程中需要對(duì)少數(shù)民族檔案管理工作進(jìn)行深入的改革，檔案管理部門要認(rèn)清這一點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務(wù)模式變得更加的主動(dòng)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來(lái)改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設(shè)的思想準(zhǔn)備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，加大資金投入，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)施建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進(jìn)行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時(shí)還必須適應(yīng)多種平臺(tái)以及不同操作系統(tǒng)的運(yùn)行，本身要具備較強(qiáng)的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)并進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進(jìn)行。在建設(shè)少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個(gè)比較新型的管理機(jī)構(gòu)，使得管理網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二建立一套比較科學(xué)的少數(shù)民族檔案管理機(jī)制，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，來(lái)制定比較詳細(xì)的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是信息的安全性、真實(shí)性、完整性、可靠性以及其實(shí)用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對(duì)統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一化建設(shè)。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質(zhì)量，多多加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)設(shè)施以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等工作，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)更加的具有統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質(zhì)將會(huì)影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息化的辦公，否則無(wú)法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無(wú)從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點(diǎn)，盡量為檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高工作效率。

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1.文書檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過(guò)手工統(tǒng)計(jì)、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時(shí)也浪費(fèi)了人力、財(cái)力與物力，制約了管理水平的提高?，F(xiàn)代化的管理可以降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過(guò)程中，要注意對(duì)檔案各個(gè)大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確定保存期限進(jìn)行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項(xiàng)工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會(huì)根據(jù)其不同特征進(jìn)行編號(hào)，滿足工作需求，這項(xiàng)工作十分繁瑣，而且常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要有大量的人力、財(cái)力與時(shí)間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動(dòng)力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用改善了文書檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用大大提升了文書檔案的運(yùn)用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來(lái)，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時(shí)也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯(cuò)誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發(fā)揮出來(lái)，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡(jiǎn)單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無(wú)法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過(guò)程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價(jià)值的發(fā)揮?，F(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用也實(shí)現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?，?shí)現(xiàn)了從手工刀自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變過(guò)程，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國(guó)文書檔案的傳統(tǒng)管理情況來(lái)看，保護(hù)措施不足，檔案查閱是整體性的，無(wú)法進(jìn)行單一操作，這不僅對(duì)查閱工作造成不利影響，同時(shí)也會(huì)影響到文書檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁(yè)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，不僅便于查閱，同時(shí)也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價(jià)值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識(shí)過(guò)于濃厚，對(duì)立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無(wú)法維護(hù)檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時(shí)，在進(jìn)行文書檔案歸檔的過(guò)程中還占用了檔案人員的大量時(shí)間，影響其他工作的發(fā)展，同時(shí)也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過(guò)于被動(dòng)，利用率低。

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雖然大部分高校都實(shí)行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識(shí)不夠，沒有充分認(rèn)識(shí)到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴(yán)重影響。首先是管理者的檔案意識(shí)欠缺，管理者不能及時(shí)建立、整理檔案信息，使檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，另外由于工作人員的檔案意識(shí)不夠，導(dǎo)致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不夠完整。

（二）管理機(jī)制缺乏

科學(xué)、完整的檔案信息能夠?yàn)橐院蟮臎Q策提供合理、有效的依據(jù)。然而由于我國(guó)大部分的高校缺乏檔案管理的管理機(jī)制，使圖書館缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數(shù)據(jù)丟失和不健全、不完整的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來(lái)約束和規(guī)范相關(guān)部門和個(gè)人的行為。圖書館檔案管理工作的設(shè)施、技術(shù)等普遍落后于館里的其他部門，對(duì)于檔案管理沒有一套規(guī)范的管理機(jī)制，如對(duì)一些缺檔的檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救，對(duì)一些收集的案卷沒有進(jìn)行分類、標(biāo)引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進(jìn)行。

（三）無(wú)專業(yè)的管理人員

一般情況下，圖書館沒有對(duì)檔案材料負(fù)責(zé)的專業(yè)人員，因此臨時(shí)一個(gè)工作人員都可以擔(dān)當(dāng)起學(xué)校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負(fù)責(zé)登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作落后。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，隨之而來(lái)的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當(dāng)導(dǎo)致在以后的工作中無(wú)法很快的檢索到相關(guān)檔案。另外，一些高校雖然重視對(duì)文獻(xiàn)的保管，但由于管理人員專業(yè)水平不高因此忽視了對(duì)這部分資源的開發(fā)和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應(yīng)該提高圖書館檔案人員應(yīng)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的能力。

二、提高高校檔案管理的措施

（一）提高工作人員的管理意識(shí)

首先從高校的領(lǐng)導(dǎo)者開始，提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)后，讓領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)圖書工作人員進(jìn)行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統(tǒng)的工作觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對(duì)圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應(yīng)該確定一名館長(zhǎng)來(lái)管理圖書館管理工作，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員也應(yīng)該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不可隨意變動(dòng)，這是搞好檔案管理工作的第一步。

（二）提高檔案管理的規(guī)范性

檔案管理工作的規(guī)范性是檔案管理順利進(jìn)行的前提，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，圖書館應(yīng)該加強(qiáng)自身的建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個(gè)檔案規(guī)章制度來(lái)規(guī)范化管理。除此之外，館藏檔案的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該得到規(guī)范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業(yè)務(wù)流程檔案分到兩個(gè)部門去管理，另外還可以根據(jù)實(shí)際情況增加一些圖書館二級(jí)類目。

（三）加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)能力

首先從實(shí)際出發(fā)，讓檔案人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)班，來(lái)提高工作人員的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。其次由于傳統(tǒng)的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯(cuò)，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的管理方式且適應(yīng)檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

三、提高高校檔案管理的必要性

（一）能反映出圖書館的管理水平

高校圖書館進(jìn)行的管理活動(dòng)主要是檔案管理活動(dòng)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動(dòng)和效果清晰地表現(xiàn)出來(lái)，所以管理人員在做決策時(shí)可以通過(guò)查閱以前的檔案信息資料來(lái)幫助自己，圖書館管理工作的順利進(jìn)行能夠體現(xiàn)圖書館的管理水平。

（二）能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求

高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經(jīng)驗(yàn)，因此圖書館檔案管理具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準(zhǔn)確的了解所需的館內(nèi)信息，并且?guī)椭渌麕熒J(rèn)識(shí)檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現(xiàn)實(shí)需求。

（三）檔案管理的特性決定必須提高

檔案管理有針對(duì)性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對(duì)性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關(guān)的文件，而對(duì)于一些對(duì)圖書館毫無(wú)建設(shè)意義的檔案不應(yīng)當(dāng)納入圖書館檔案中，一些無(wú)關(guān)的檔案會(huì)造成圖書館檔案的過(guò)于復(fù)雜而沒有針對(duì)性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學(xué)校檔案的復(fù)制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學(xué)校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對(duì)性，決定了檔案管理的工作必須得到進(jìn)一步的提高。