導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案資料論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個人第一次來到一個極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時,如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。

接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時,作為接待人員,就應(yīng)主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場代查,這又分為兩種,一種是被動現(xiàn)場代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現(xiàn)場代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關(guān)愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關(guān)愛,而且要盡可能給予無償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。

四、做好協(xié)查工作

篇2

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：超級秘書網(wǎng)

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

篇3

Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中圖分類號：G250文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

一、前言

檔案及文件資料的特殊之處在于其法律上和行政上的效能，它們因自身具有憑證價值而被保存，在實(shí)際利用中，作為辨別事非的原始證據(jù)，它們不可或缺。而圖書館工作離不開有關(guān)圖書館檔案及文件資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規(guī)章制度、決策某方面重大問題、搞好總結(jié)等工作中，常需要查找參閱有關(guān)圖書館的檔案及文件資料，而有時由于這方面工作管理不規(guī)范，致使急需的材料找不全，嚴(yán)重影響了工作的順利進(jìn)行，因此加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發(fā)揮其作用，適應(yīng)當(dāng)前圖書館創(chuàng)新發(fā)展，優(yōu)化圖書館工作效果，就顯得非常重要。文章對加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內(nèi)容及管理方法進(jìn)行了論述。

二、加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的重要意義

圖書館檔案及文件資料管理工作相對還不是很被大家重視，目前圖書館檔案及文件資料管理實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)相對較少。圖書館工作要不斷改革，提出有效的創(chuàng)新發(fā)展措施，以提高工作質(zhì)量和工作規(guī)范化水平。要實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，就不可能離開檔案及文件資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個圖書館工作管理水平的高低。因?yàn)樵谥贫▓D書館工作計(jì)劃，圖書、期刊采購征訂計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、電子圖書期刊借閱制度、館員隊(duì)伍建設(shè)以及搞好某方面工作的總結(jié)等等，需要經(jīng)常參照同行的有關(guān)做法等資料，為圖書館評估、決策某項(xiàng)事情和工作做重要的參考依據(jù)。筆者認(rèn)為，圖書館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，圖書館工作可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結(jié)合當(dāng)前新形勢發(fā)展和任務(wù)提出改進(jìn)措施，制定新的工作方案和有關(guān)規(guī)章制度，切實(shí)可行地搞好圖書館工作。因此，對圖書館檔案及文件資料的科學(xué)有序管理，充分發(fā)揮它的重要性及作用，對提高整個圖書館工作的管理水平和效果有著重要的實(shí)際作用。

三、圖書館檔案及文件資料管理的內(nèi)容

圖書館檔案及文件資料管理的內(nèi)容十分豐富，面較廣泛，而且性質(zhì)、類別、層次較為復(fù)雜，但彼此又是相互聯(lián)系、互為補(bǔ)充的統(tǒng)一體，都在為完成圖書館工作任務(wù)發(fā)揮重要的咨詢作用。應(yīng)該根據(jù)圖書館工作的內(nèi)容要求以及所要達(dá)到的目標(biāo)確定圖書館文件及檔案資料管理的具體內(nèi)容。筆者認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：

（1）上級有關(guān)部門下發(fā)的方針政策方面的文件和有關(guān)圖書管理工作的文件材料。如：關(guān)于專業(yè)技術(shù)職評聘的有關(guān)規(guī)定及圖書館工作暫行規(guī)定，圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)。

（2）上級或兄弟單位發(fā)的各種來函文件、有關(guān)各學(xué)會學(xué)術(shù)研討、交流的會議通知及交流的有關(guān)資料。包括省內(nèi)外各圖書館建設(shè)發(fā)展的前景、群體工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)匯編、圖書館學(xué)術(shù)論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟圖書館工作信息，取長補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)，完善改進(jìn)提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內(nèi)容。

（3）圖書館本身制定的一系列的計(jì)劃、規(guī)劃、規(guī)章制度是圖書館檔案及文件資料最基本的內(nèi)容。它應(yīng)包括：首先是圖書館的總體規(guī)劃和近期計(jì)劃，檢查評估要求，以及館員業(yè)務(wù)進(jìn)修和研討活動等有關(guān)規(guī)定；其次是圖書館管理人員的有關(guān)規(guī)定，例如：職務(wù)晉升考評要求，崗位責(zé)任制的規(guī)定等等；再次就是圖書情報、期刊及設(shè)備器材征訂預(yù)購函件的歸檔，也是不容忽視的，它對溝通信息、掌握學(xué)術(shù)動態(tài)、圖書動態(tài)及設(shè)備器材的發(fā)展趨勢，銷售行情，避免時間和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)有著重要的作用。

（4）本單位制發(fā)的有關(guān)圖書管理工作的文件材料；本單位圖書館發(fā)展概況、館藏圖書目錄；圖書經(jīng)費(fèi)的使用情況及每年度購進(jìn)的圖書目錄；高校圖書管理工作的年度工作計(jì)劃及總結(jié)和在圖書管理工作中形成的重要實(shí)物資料（包括各種獎勵證書及獎牌等）。

（5）本部門自己制訂和下發(fā)的通知要求及有關(guān)信息資料等。

上述幾點(diǎn)是圖書館檔案及文件資料管理中不容忽視的內(nèi)容，對完善改進(jìn)提高圖書館的工作，有積極影響和促進(jìn)作用。

四、加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料的管理措施

（1）要及時制定有關(guān)圖書館文件檔案資料的具體管理規(guī)定和措施。圖書館檔案及文件資料的管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，圖書館應(yīng)建立健全文件材料歸檔制度，將各工作環(huán)節(jié)中所形成、積累的各種文件材料收集齊全。為了便于檔案及文件資料的管理，必須制訂了一系列有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和責(zé)任制，建立了全引目錄、分類目錄、總目錄、移交清單、借閱登記等制度。工作人員按照檔案及文件資料管理的要求，認(rèn)真做了檔案及文件資料防火、防光、防潮、防霉、防盜、防高溫、防有害氣體侵蝕和防止機(jī)械磨損的八防工作,以最大限度地延長檔案的壽命，更好地為圖書館工作和國家文化建設(shè)服務(wù)。

（2）健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責(zé)任制，并安排有事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)及有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員來做此項(xiàng)工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識的增強(qiáng)，全館人員都會進(jìn)一步重視檔案及文件資料管理工作，關(guān)注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發(fā)揮。反之，檔案及文件資料管理意識薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發(fā)揮。

（3）管理人員要優(yōu)選本圖書館文件及資料的存檔內(nèi)容。筆者認(rèn)為應(yīng)該遵循下述原則：首先選擇中央、省市下發(fā)的有關(guān)文件，因?yàn)閷哟纬呶募鄬υ缴伲沂窃街匾?；其次是選擇和我們圖書館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內(nèi)容；最后就是根據(jù)文件資料的歷史價值、發(fā)揮作用的時間，不斷更新、取舍或按要求向有關(guān)部門進(jìn)行移交部分檔案及文件資料。

（4）要按文檔資料發(fā)放單位的層次、按圖書館各項(xiàng)工作的任務(wù)和性質(zhì)分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關(guān)圖書館工作、群體管理工作、業(yè)務(wù)研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

（5）要創(chuàng)造必要的文檔管理?xiàng)l件，也就是要有文檔管理室及堅(jiān)固可靠的文檔管理卷柜，特別對保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有嚴(yán)格的文檔資料管理借閱制度，這一點(diǎn)是最為重要的，要發(fā)揮文檔管理人員的職權(quán)作用，在聽取群體人員意見的基礎(chǔ)上制定文檔管理借閱制度。決不能因?yàn)槌鼋枋掷m(xù)不健全或借閱者不負(fù)責(zé)任而造成某些檔案及文件資料特別是重要資料的遺失及損壞。此外增強(qiáng)圖書館工作人員對檔案及文件資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關(guān)系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。尤其當(dāng)前圖書館工作不斷向現(xiàn)代化、科學(xué)化、社會化發(fā)展。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實(shí)現(xiàn)，更離不開各種檔案資料及文件的支撐。實(shí)踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節(jié)約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。同時還要注意到應(yīng)該遵循的宗旨就是充分發(fā)揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財(cái)富，充分發(fā)揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好圖書館全面工作服務(wù)。

五、圖書館檔案及文件資料的利用

加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發(fā)利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項(xiàng)工作服務(wù)，圖書館檔案才富有生命力。筆者認(rèn)為，圖書館檔案的利用工作可從以下三個方面開展：第一，配合領(lǐng)導(dǎo)決策，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息，迅速為領(lǐng)導(dǎo)提供必要的服務(wù)。這樣，領(lǐng)導(dǎo)決策和制訂計(jì)劃及總結(jié)工作時就有了可靠的參考和依據(jù)。圖書館工作活動的不斷開展，一方面使其檔案的內(nèi)容不斷得到豐富和完善；另一方面，在滿足領(lǐng)導(dǎo)利用檔案需求方面,也有取之不盡的信息資源，這無疑會大大促進(jìn)圖書館工作的有序運(yùn)轉(zhuǎn)和正常運(yùn)行。第二，配合館內(nèi)各項(xiàng)工作，積極提供檔案資料，要做到檢索便捷、傳輸快捷，為圖書館工作打開新局面起到積極的推動作用。第三，完整的圖書館檔案資料,也為圖書館爭創(chuàng)榮譽(yù)提供了必要的參考依據(jù)。

六、結(jié)束語

總之，隨著科學(xué)的發(fā)展及進(jìn)程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館管理工作中，我們應(yīng)按照國家檔案法的規(guī)定和要求，把更多的新內(nèi)容充實(shí)歸檔，確保檔案質(zhì)量和齊全；在新的實(shí)踐中不斷加以研究和探索，積累經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮其文件和檔案資料的效益，為圖書館的管理工作再上新臺階。

參考文獻(xiàn)：

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檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實(shí)記錄,具有重要的憑證作用和情報價值,必須永久或長期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料,其耐久性直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的保存壽命。為了最大限度地延長檔案的壽命,在形成檔案時就應(yīng)該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍(lán)黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復(fù)寫紙等不耐久的字跡材料。

一、各種字跡材料耐久性的分析

字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉(zhuǎn)移的固定方式,即與紙張結(jié)合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉(zhuǎn)移的固定方式是結(jié)膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉(zhuǎn)移的固定方式是濡附。

二、造成字跡材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態(tài)使用的字跡材料。其色素是最為穩(wěn)定的無機(jī)顏料中的單質(zhì)顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態(tài)墨水的穩(wěn)定劑和字跡的干燥速度調(diào)節(jié)劑。書寫的時候,碳黑顆粒隨著液體對紙張的侵潤被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無法進(jìn)行纖維內(nèi)部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發(fā),蟲膠等大分子有機(jī)物質(zhì)就在字跡表面逐漸凝結(jié)形成皮膜?？梢娞妓啬舟E的形成過程是表層吸附和結(jié)膜兩種方式的運(yùn)用。這樣的字跡極不易因環(huán)境的影響而蛻變而又不易擴(kuò)散,雖然偶有磨損的現(xiàn)象,但實(shí)踐證明不失為耐久性很好的字跡。

2.藍(lán)黑墨水形成的檔案量是相當(dāng)大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒食子酸亞鐵,它們在墨水中存在時是無色的,寫在紙上的時候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒食子酸鐵,它們都是有機(jī)顏料,兩者互為補(bǔ)充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說是較耐久的字跡色素。藍(lán)黑墨水字跡的轉(zhuǎn)移固定方式是深層吸收,與紙張結(jié)合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍(lán)黑墨水同樣是以溶液狀態(tài)使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內(nèi)部;而添加的適量甘油成分除了潤濕筆尖調(diào)節(jié)字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進(jìn)行遷移,所以正常條件喜愛不會出現(xiàn)長久保管擴(kuò)散問題。但是我們發(fā)現(xiàn)這種字跡在長期潮濕環(huán)境下仍會擴(kuò)散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩(wěn)定的有機(jī)染料,遇水會溶解擴(kuò)散;它的另一不足在于過多的酸性物質(zhì)易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學(xué)方法恢復(fù)的獨(dú)特優(yōu)勢大大彌補(bǔ)了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。

3.激光打印字跡。信息社會的發(fā)展,迫使檔案人員越來越頻繁地面對它,所以必須認(rèn)真思考所帶來的問題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結(jié)和成膜作用的熱塑性樹脂、樹脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩(wěn)定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結(jié)合是否牢固呢?現(xiàn)通過激光打印和字跡形成過程進(jìn)行分析:首先由計(jì)算機(jī)輸出文字或圖像信號來控制激光光束閃爍并經(jīng)過三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉(zhuǎn)移到打印紙上,最后用熱加熱,此時墨粉中的熱塑性樹脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結(jié)在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產(chǎn)生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點(diǎn),長時間作用就會導(dǎo)致表皮膜變軟出現(xiàn)黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會向字跡的樹脂皮膜遷移進(jìn)一步降低它的軟化點(diǎn)從而使其甚至在正常的保管條件下就會軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對其保管條件還很欠缺外并不能說明別的問題。

三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性

各種各樣的書寫字跡材料,其耐久性千差萬別,選用不好就會給檔案壽命帶來隱患,面對這種狀況,有關(guān)部門應(yīng)該采取下列措施:

1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設(shè)是“百年大計(jì),質(zhì)量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設(shè)工程竣工檔案是“功在當(dāng)代,利在千秋”的大問題。所以書寫檔案的字跡材料,應(yīng)該使用耐久性的字跡材料。

2.開發(fā)新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件,直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)書寫技術(shù)材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計(jì)算機(jī)操作方式轉(zhuǎn)變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問題。

3.針對施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復(fù)寫紙書寫施工文件材料的問題,上級主管部門應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)拇胧?逐步改變這一狀況,并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào),必須使用耐久性的字跡材料書寫檔案材料,從根本上解決工程檔案保護(hù)工作中的這一難點(diǎn)問題。

綜上所述,各有關(guān)單位要高度重視,大力宣傳檔案保護(hù)工作的基本知識,宣傳字跡材料對于檔案保護(hù)工作的重要性。當(dāng)然要從根本上解決字跡材料的耐久性問題,還有待于科學(xué)技術(shù)的不斷提高。因?yàn)樽舟E材料品種繁多,配方多變,原料穩(wěn)定性懸殊,質(zhì)量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個較為復(fù)雜的問題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長期耐久,是我們檔案工作者在保護(hù)技術(shù)工作方面的一項(xiàng)極其艱巨的任務(wù)。

參考文獻(xiàn):

[1]崔秀琴.淺談檔案復(fù)印字跡的耐久性[J].浙江檔案,2003,(10).

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2工程檔案管理的信息化是發(fā)展方向

高速公路工程檔案的管理必須與工程管理相協(xié)調(diào)，而隨著工程管理方式的不斷優(yōu)化，傳統(tǒng)粗放式由人工對工程檔案的管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化工程管理的要求。隨著高速公路建設(shè)更加復(fù)雜化、施工要求更加嚴(yán)格化，工程檔案的管理面臨著越來越多的問題，如果這些問題得不到有效的解決，不僅會制約正在建設(shè)的高速公路的進(jìn)程和質(zhì)量，更會對未來高速公路的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。所以，不僅高速公路的建設(shè)和管理需要信息化的技術(shù)手段，而且提升高速公路工程檔案的管理水平更需要信息化的管理方式來解決。工程檔案管理的信息化指的是利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等高科技的技術(shù)手段來解決工程資料的收集、整理、歸檔、利用等問題。而隨著信息化在高速公路工程檔案管理的發(fā)展，很多人工不能解決的技術(shù)難題在信息化過程中將得以解決。現(xiàn)代工程管理以及工程檔案的管理的信息化，必將使未來高速公路發(fā)展更加的科學(xué)化、人性化。高速公路工程資料過程控制、工程檔案管理的信息化要達(dá)到如下所要求的目標(biāo):

(1)實(shí)現(xiàn)高速公路工程資料整理以及歸檔的規(guī)范化。

高速公路管理的規(guī)范化與工程資料的過程控制表格(abs)和工程檔案管理流程(eamp)相結(jié)合，簡化資料的過程控制步驟與檔案管理的操作流程，提高現(xiàn)場資料以及檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

(2)形成一套高效的工程檔案的管理體系。

動態(tài)的工程檔案管理體系，使得現(xiàn)場不同建設(shè)階段的工程資料同工程進(jìn)度與變更相結(jié)合，分別對建設(shè)前的工程設(shè)計(jì)、建設(shè)中的工序控制、建設(shè)后的工程養(yǎng)護(hù)維護(hù)進(jìn)行管理，形成三位一體或者多位一體的管理體系。通過施行這種管理方式，將會使工程資料的過程控制以及工程檔案的管理更加的便捷和靈活。

(3)建立一套完善的針對工程資料、工程檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)。

通過這種信息化系統(tǒng)，工程資料可自動的整理和上傳到信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，而數(shù)據(jù)庫根據(jù)規(guī)范和系統(tǒng)的固定程序?qū)Σ煌ㄔO(shè)階段的工程資料進(jìn)行匯總，自動匯編成工程檔案。這套系統(tǒng)避免人工整理的繁瑣性，只需要在工程資料上傳之前對相關(guān)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定即可完成整套的工程檔案管理流程。

3高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)發(fā)展方向探討

高速公路工程資料、檔案管理的信息化系統(tǒng)主要包括以下兩個方面，一個是對正在建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、施工、后期維護(hù)養(yǎng)護(hù)相關(guān)階段資料的錄入、整理、收集，一個是對已完工工程檔案材料的管理。以上兩方面則完全可用信息化系統(tǒng)的對接模式來完成工程檔案管理工作，一是采用CSI模式開發(fā)，將系統(tǒng)的收集層(C)，整理層(S)和導(dǎo)入層(I)有效分割，可使系統(tǒng)內(nèi)部的資源配置更加合理以及布局更加規(guī)范;二是采用工作流引擎技術(shù)，即采用國際上通用的wfmc標(biāo)準(zhǔn)，用戶可根據(jù)自身的工程特點(diǎn)對工序流程化定義;三是采用靈活的通用報表，通用報表系統(tǒng)包括報表模式自定義組、數(shù)據(jù)處理自定義組、報表模塊引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成組。系統(tǒng)采用智能化動態(tài)調(diào)整報表結(jié)構(gòu)，對工程材料進(jìn)行系統(tǒng)化定義和分類，通過引擎加載項(xiàng)對系統(tǒng)模塊進(jìn)行高效分解和整合，進(jìn)而滿足使用者需求;四是信息化軟件系統(tǒng)的可拓展性，開放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)在外界環(huán)境改變的條件下仍能與其他系統(tǒng)互聯(lián)，同時系統(tǒng)建立對外開放的數(shù)據(jù)接口，支持其他軟件在信息化系統(tǒng)中的運(yùn)行。

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在鐵路工程竣工資料編制工作開始之前，首先要做的是對資料編制人員的確定。因?yàn)榭⒐べY料的收集、整理、編制，是一項(xiàng)長久、復(fù)雜的工作，需要相關(guān)工作人員有充足的精力和時間來完成這一項(xiàng)工作。在編制人員上崗前，還需要對編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確?？⒐べY料編制的質(zhì)量。在鐵路工程的資料編制中，還需要提前按照編制要求，制定資料填寫規(guī)范，所有資料按照統(tǒng)一的格式完成，確?？⒐べY料的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在編制竣工資料表格時，要注意表格包含內(nèi)容的全面性，能夠?qū)⒖⒐べY料所有需要填寫的內(nèi)容概括進(jìn)去。在竣工資料的編制過程中，要對資料編制人員進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)，以解決資料編制人員在竣工資料編制過程中出現(xiàn)的新問題。

1.2竣工資料編制過程中存在的問題

在鐵路工程竣工資料的編制中，因?yàn)槿藛T責(zé)任缺失和培訓(xùn)欠缺，編制竣工資料的過程中，往往存在著這樣那樣的問題。資料編制中，存在對工程資料的收集不夠全面，導(dǎo)致資料欠缺的現(xiàn)象。竣工資料的收集整理，包括了工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、實(shí)施、質(zhì)檢的所有內(nèi)容，如果沒有在工程開始就介入到工程資料的整理編制，很容易出現(xiàn)工程竣工資料編制不全面的問題。如果沒有相關(guān)規(guī)范，資料編制往往會隨著編制人員單獨(dú)的個人意志進(jìn)行，沒有規(guī)范性，導(dǎo)致竣工資料難以閱讀。其次，在竣工資料的編寫中，相關(guān)資料編制單位，沒有固定專人對工程資料進(jìn)行編制，不僅僅使竣工資料的編制時間拖長，效率低下，還加大了竣工資料出現(xiàn)問題的幾率。

1.3鐵路竣工資料的編制

鐵路竣工資料的編制，在做好相關(guān)準(zhǔn)備工作之后，著手對鐵路工程的竣工資料進(jìn)行編制。在編制的過程中，首先對竣工資料進(jìn)行編制整理?？⒐べY料包括鐵路工程的開工申請、施工設(shè)計(jì)方案、施工工藝、合同等，對涉及到本項(xiàng)目的內(nèi)容，都需要進(jìn)行編制整理?？⒐べY料還包括最主要的工程建設(shè)中的施工過程記錄、所使用原材料的報驗(yàn)報告和合格證、試驗(yàn)報告及試驗(yàn)記錄等，施工過程中所有事件的相關(guān)材料。在工程通過驗(yàn)收之后，還需要將工程的驗(yàn)收材料和竣工圖紙、竣工驗(yàn)收報告等，全部整理編制進(jìn)入竣工資料。在收集整理完竣工資料編制所需的原始材料之后，開始對竣工資料進(jìn)行編制整理。將收集到的竣工資料，按照鐵路工程的施工專業(yè)進(jìn)行劃分，再將劃分好的資料，根據(jù)施工單位的不同，進(jìn)行分別保管。對已經(jīng)收集整理好的施工文件，編排好文件次序，裝訂成冊。施工日志的編制整理，要檢查其內(nèi)容的完整性和正確性，如果施工日志存在空白頁或者內(nèi)容錯誤的情況，尋找相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行更正補(bǔ)充，完成更正補(bǔ)充之后，裝訂成冊，做好竣工資料的編制。對已經(jīng)收集整理好的文件，按照相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對資料文件做好排序整理。

2竣工資料編制及檔案管理

竣工資料編制及管理，在工程建設(shè)初期，一般采用及時跟進(jìn)的方式進(jìn)行管理。在管理中，按照檔案管理時間，對檔案采取三種劃分，分別為前期檔案、中期施工過程檔案和后期檔案。前期檔案一般包括工程建設(shè)前期調(diào)查、建設(shè)方案、開工報告等初期資料，中期檔案一般在工程建設(shè)中產(chǎn)生，包括工程建設(shè)的施工記錄、設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)量資料、過程檢查記錄等，而后期臨時檔案則以所有收尾資料為主要內(nèi)容。對于鐵路工程建設(shè)的檔案管理，還包括合同檔案的管理，對建設(shè)工程所涉及的有關(guān)協(xié)議、合同等內(nèi)容資料，要在施工過程中逐步整理，分類管理，在最后入檔的時候，做好篩選工作，將真正有價值的資料，完整地保存。鐵路施工過程中，涉及的財(cái)務(wù)內(nèi)容，也要完整記錄并做好原始憑證的保存，做到每筆帳均有出處。在鐵路建設(shè)過程中，對于涉及的月度財(cái)務(wù)報告、款項(xiàng)清查報告等，及時歸檔整理，加強(qiáng)日常工作的成效，做好財(cái)務(wù)檔案的整理。將所有的檔案整理完結(jié)之后，把臨時檔案、合同檔案和財(cái)務(wù)檔案，按照檔案整理規(guī)則，整理成為可進(jìn)行永久保存的鐵路工程檔案，統(tǒng)一管理。

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【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)研究、教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學(xué)活動過程中的真實(shí)記錄。狹義上，教學(xué)檔案包括教學(xué)文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學(xué)生”、“專題性網(wǎng)絡(luò)課程”、“專題輔導(dǎo)”、“問答”、“作品”等資源。教學(xué)檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學(xué)過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學(xué)決策、教學(xué)管理、教學(xué)科研提供良好的服務(wù)。在臨床教學(xué)中，教學(xué)檔案對臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作的影響不可估量，值得臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作者高度重視。

1 教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的作用

1.1 提高臨床教學(xué)質(zhì)量與水平：教學(xué)質(zhì)量好壞的評價形式主要以學(xué)生、同行及專家的評價為依據(jù)，是在教師教學(xué)質(zhì)量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎(chǔ)之上，加上同行評教、學(xué)生抽樣調(diào)查、考核等手段實(shí)施的。教學(xué)水平的提高也要依據(jù)教學(xué)檔案，尤其是對既往教學(xué)成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)進(jìn)行分析總結(jié)。因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量，并可反映臨床教學(xué)質(zhì)量.并可為教學(xué)水平的提高提供重要參考依據(jù)。

1.2 為改革教學(xué)手段和方法提供素材：教學(xué)手段與方法的優(yōu)劣，直接影響教師的教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生學(xué)習(xí)積極性。現(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使我們積累豐富的電子教學(xué)檔案成為可能，包括紙質(zhì)、電子、實(shí)物等形式在內(nèi)的完整的教學(xué)檔案，可以為教學(xué)手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學(xué)檔案可以通過電子網(wǎng)絡(luò)成為共享資源。教學(xué)檔案為教學(xué)改革、教學(xué)活動提供了必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)闄n案記載了歷年教學(xué)工作積累下來的寶貴經(jīng)驗(yàn)，更是進(jìn)行現(xiàn)代化教學(xué)、規(guī)范化管理的重要根據(jù)。充分利用教學(xué)檔案，是促進(jìn)提高教學(xué)管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學(xué)管理與評估提供依據(jù)：教學(xué)檔案對教學(xué)管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學(xué)評估中，評估的大部分材料來源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案資料的充足與完善與否對評估的結(jié)論有很大的影響。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃書、教學(xué)大綱、學(xué)生人數(shù)來制定教學(xué)工作計(jì)劃和教學(xué)計(jì)劃，合理地安排教學(xué)內(nèi)容與師資力量，抽出合適的臨床醫(yī)師進(jìn)行脫產(chǎn)帶教是教研室教學(xué)管理的主要任務(wù)，而這一切都離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件?？茖W(xué)就是對某一現(xiàn)象的學(xué)科領(lǐng)域所特有的某一矛盾的研究，一切科學(xué)都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律現(xiàn)象。無論是研究哪一領(lǐng)域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進(jìn)行醫(yī)學(xué)教育研究，繼承教學(xué)研究的成果，吸收有益的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項(xiàng)工作的關(guān)系和來龍去脈，為我們更進(jìn)一步研討教學(xué)工作中的規(guī)律，使教學(xué)管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)提供有效依據(jù)。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學(xué)檔案真實(shí)的記載了教學(xué)和科研發(fā)生、發(fā)展的全過程，為撰寫論文提供真實(shí)而很有價值的參考文獻(xiàn)資料。教學(xué)圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學(xué)課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學(xué)檔案也是編寫教育名人先進(jìn)事跡的第一手史料，它詳細(xì)記載著“名師”的教學(xué)理念、教學(xué)方法、學(xué)術(shù)成果、先進(jìn)事跡等。

2 臨床教學(xué)醫(yī)院在教學(xué)檔案管理中存在的問題

盡管教學(xué)檔案在教學(xué)工作的各方面起著很大的作用，但在實(shí)際教學(xué)活動過程中，教學(xué)檔案的作用仍沒有得到充分的發(fā)揮。臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理存在下列問題。

2.1 教學(xué)檔案管理設(shè)備陳舊：現(xiàn)代化的教學(xué)手段要求現(xiàn)代化的工具收集和管理教學(xué)檔案，以往將教學(xué)檔案資料用手工進(jìn)行處理、以紙質(zhì)形式保存不符合現(xiàn)代化教學(xué)的要求。臨床教學(xué)檔案資料絕大部分來源于臨床教學(xué)過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫(yī)師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學(xué)病例或可用于教學(xué)的標(biāo)本素材，但要收集這些教學(xué)素材，往往苦于找不到相應(yīng)的工具（如數(shù)碼相機(jī)或攝像機(jī)）而流失。

2.2 教學(xué)檔案資料收集不及時，影響教學(xué)檔案的完整性、連續(xù)性：臨床教學(xué)檔案絕大部分來源于從事臨床教學(xué)工作的教師和在院學(xué)生。一方面，由于擔(dān)任臨床教學(xué)的教師還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)學(xué)生由于醫(yī)學(xué)課程設(shè)置量大，同時兼有基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)和臨床生產(chǎn)實(shí)習(xí)任務(wù)，常常導(dǎo)致教師和學(xué)生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學(xué)生個人手中極易丟失。同時，擔(dān)任臨床教學(xué)的教師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時脫產(chǎn)進(jìn)行教學(xué)，生產(chǎn)實(shí)習(xí)的在院學(xué)生也是輪科實(shí)習(xí)，導(dǎo)致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學(xué)年教學(xué)檔案的不連貫。

3 加強(qiáng)臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化教學(xué)檔案管理意識，健全教學(xué)管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學(xué)工作人員強(qiáng)化檔案信息的保密、傳播和更新轉(zhuǎn)換意識，使教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調(diào)離崗位時，應(yīng)進(jìn)行交接手續(xù)，使這些寶貴教學(xué)檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時收集相結(jié)合，確保相關(guān)材料的齊全完整：對教學(xué)指導(dǎo)性的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度性文件、教學(xué)通知、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學(xué)活動記錄、作業(yè)、成績表、病歷書寫記錄、教學(xué)素材等資料做到隨時收集，對教學(xué)課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學(xué)生管理等材料定時收集。對一些重要教學(xué)工作和重大教學(xué)活動及時保存完整材料并整理相關(guān)記錄。

3.3 檢查遺缺，及時補(bǔ)漏：定期檢查檔案材料，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)有而缺少的教學(xué)檔案資料，應(yīng)及時通過各種形式收集補(bǔ)齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現(xiàn)代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻(xiàn)檢索主要依據(jù)書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復(fù)印稿件、網(wǎng)絡(luò)資源等工具來完成。檢索的文獻(xiàn)通過拷貝、復(fù)印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進(jìn)行歸檔處理。臨床教學(xué)活動中有如集體備課、授課預(yù)講、專家示范性教學(xué)、課外輔導(dǎo)、臨床見習(xí)帶教的示范演示及生產(chǎn)實(shí)習(xí)臨床基本技能操作示范操作，除有教學(xué)活動記錄外，還應(yīng)對教學(xué)活動過程中教師的教學(xué)行為、學(xué)生參與教學(xué)的狀態(tài)及師生互動的狀況進(jìn)行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學(xué)歷史檔案資料保存。醫(yī)學(xué)院校的教師隨時將平時適合于臨床教學(xué)的文獻(xiàn)資料、圖片、影像等進(jìn)行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學(xué)備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴(yán)格把關(guān)，確保教學(xué)檔案質(zhì)量：教學(xué)檔案文件應(yīng)定時檢查質(zhì)量，對所有規(guī)范的文件統(tǒng)一格式，如時間、文章標(biāo)頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質(zhì)量問題及時解決。

3.6 合理歸檔，系統(tǒng)排列：教學(xué)檔案應(yīng)按學(xué)年度與年度進(jìn)行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質(zhì)的教學(xué)檔案（照片、書籍等）應(yīng)防蟲防潮保管，非紙質(zhì)的（光盤、軟盤錄像帶）應(yīng)妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學(xué)檔案收集四法則

3.7.1 常規(guī)收集法：是通過教學(xué)管理部門和教學(xué)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，將教學(xué)工作活動中產(chǎn)生和處理完畢的檔案材料，由產(chǎn)生與形成的單位或個人，按照學(xué)校檔案部門的歸檔要求，在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實(shí)施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規(guī)定歸檔的工作程序和手續(xù)；建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負(fù)責(zé)人名單和職責(zé)范圍；規(guī)定立卷（件）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求；規(guī)定歸檔的時間。這種方法是教學(xué)檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對教學(xué)工作網(wǎng)絡(luò)中規(guī)定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學(xué)檔案材料的一種隨機(jī)收集方法。一般適用情形有：教學(xué)管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機(jī)構(gòu)，職能沒有機(jī)構(gòu)代替，其工作活動中產(chǎn)生和形成的教學(xué)檔案材料的收集；高校教學(xué)活動中典型事件和重大教學(xué)事故。

3.7.3 積極主動收集法：即教學(xué)檔案工作機(jī)構(gòu)（館、室）認(rèn)真履行職責(zé)，積極主動開展收集活動和機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作，并以優(yōu)質(zhì)、高效的工作信譽(yù)，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強(qiáng)他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機(jī)會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學(xué)活動中的意義和作用，宣傳教學(xué)檔案工作的基本知識；在校內(nèi)定期舉辦檔案工作講座或培訓(xùn)班，培訓(xùn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)中具體負(fù)責(zé)積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經(jīng)驗(yàn)，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務(wù)，積極為教學(xué)科研等各項(xiàng)工作提供利用，以完整、系統(tǒng)、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認(rèn)識到在工作中離不開教學(xué)檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵協(xié)作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學(xué)檔案管理委員會，把學(xué)校的一些主要教學(xué)管理職能部門和教學(xué)人員吸收過來，明確他們的責(zé)任和義務(wù)，使其主動地配合校檔案機(jī)構(gòu)做好教學(xué)檔案工作，并將各部門教學(xué)檔案收集列入歸檔計(jì)劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員年終考核依據(jù)，以此激發(fā)他們的工作積極性、協(xié)作性，更好地服務(wù)于教學(xué)檔案工作。

總之，教學(xué)檔案來源于教學(xué)過程不斷積累，并能反饋到教學(xué)過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集與管理，使之充分的為教學(xué)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則 

首先，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。搜集檔案資料必須真實(shí)、客觀地抄錄有用資料，做到真實(shí)存史。其次，要堅(jiān)持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類別，在搜集查找過程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項(xiàng)”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對檔案資料進(jìn)行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅(jiān)持為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的原則。搜集檔案資料時，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績和經(jīng)驗(yàn)的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開拓未來、服務(wù)社會。 

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式 

3.1 分清先后緩急，循序漸進(jìn)。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進(jìn)”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動節(jié)省查找時間的。因?yàn)?ldquo;直接”的全宗，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度，做一些不必要的重復(fù)勞動。 

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動，總有一定的時間期限。從大的范圍講，編纂一個歷史時期某一方面的題目，就可以從保存這一時期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。 

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時間，在查找檔案資料時應(yīng)對資料搜集人員進(jìn)行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點(diǎn)組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業(yè)志的編纂人員，對該專業(yè)志的整個篇目內(nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進(jìn)行摸底，有一個全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業(yè)志篇目內(nèi)容的特點(diǎn)，把較大的題目劃分為幾個階段或幾個問題，針對不同的階段或問題對有關(guān)的檔案資料進(jìn)行分工查找。無論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過程中，都應(yīng)該注意互通情報，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。 

篇9

檔案是原始性文件，它是一種無標(biāo)價的信息源。尤其是高校教職工教學(xué)的檔案資料文獻(xiàn)，是教師們長期在學(xué)校的教學(xué)、科研實(shí)踐中積累的寶貴文獻(xiàn)，它在教學(xué)活動中產(chǎn)生，同時又服務(wù)于教學(xué)，是教學(xué)活動的成果和產(chǎn)物，是評價教學(xué)成果，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的依據(jù)，也是維護(hù)高校教學(xué)歷史的重要憑證之一。因此，整理好教學(xué)檔案，是高校檔案工作中非常重要的任務(wù)。

一、我校教職工教學(xué)檔案的現(xiàn)狀

目前我校的教學(xué)檔案收集管理中存在許多不足之處。不可否認(rèn)，各個學(xué)院各自做過一些這方面的工作，但是也存在著許多問題。如：有些文獻(xiàn)資料即使收集了，但內(nèi)容填寫有遺漏，書寫不符合要求等。究其原因，主要是對教學(xué)檔案作用的認(rèn)識和了解不夠，意識薄弱，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展的要求。為了更好地發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)中的作用，為了切實(shí)提高教學(xué)檔案的質(zhì)量，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，在高校教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)重視以下問題。

長期以來，我校即未設(shè)立過管理教職工教學(xué)資料的專業(yè)機(jī)構(gòu)和人員(基本是各個學(xué)院各自保存)，也沒有任何機(jī)構(gòu)把它有價值的文獻(xiàn)當(dāng)作一種信息源來揭示信息內(nèi)涵的工作。以至多年來，許多優(yōu)秀的教學(xué)檔案沒有發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。例如，已故的化學(xué)專家朱景梓教授五六十年代的圓弧齒輪方面的教學(xué)資料；已故的化學(xué)專家徐文腸教授在承擔(dān)國際863重點(diǎn)科研項(xiàng)目催化劑方面的教學(xué)資料；固體力學(xué)專家楊桂通在固體力學(xué)方面的教學(xué)資料；煤化工專家謝克昌院士在煤化工方面的教學(xué)資料。現(xiàn)在有31位，2003-2010年的國家級、省級教學(xué)名師的教學(xué)資料；24門，2003-2010年的國家級、省級精品課程的教學(xué)資料；21個，2004-2010年的國家級、省級特色專業(yè)的教學(xué)資料。這些寶貴的、反映學(xué)校不同時期的、不同領(lǐng)域內(nèi)的教學(xué)資料，都沒有很好的保存、重視、宣傳。有部分原件，現(xiàn)在可能已經(jīng)很難收藏完整，所以盡快開展整理我校教職工教學(xué)資料的工作，并且應(yīng)該引起學(xué)校和檔案館領(lǐng)導(dǎo)的重視。

二、整理我校教職工教學(xué)檔案的范圍和方法

收藏范圍：由于我校歷史悠久，人才眾多，各個歷史時期的教師教學(xué)檔案種類繁多。如果我們對所有教職工的教學(xué)檔案不分主次地兼收，那樣就太繁雜，不會顯示出收藏的最高水平。所以我們要根據(jù)建校以來各個歷史時期，針對影響較大的、反映個人教學(xué)水平高的教學(xué)檔案，去粗取精，進(jìn)行收藏。具體的收藏范圍，需要認(rèn)真研究再定。但對于教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)的教學(xué)資料文獻(xiàn)要重點(diǎn)收集。收藏方法：教職工的教學(xué)檔案資料和其他的文獻(xiàn)有不同之處，它屬于非賣品，因此收集教師教學(xué)檔案資料的方法和途徑不能照搬圖書、期刊等文獻(xiàn)的方法。筆者認(rèn)為主要有以下兩種方式收集：(1)建立嚴(yán)格的校內(nèi)教師教學(xué)資料檔案保存制度，尤其是教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)和高級職稱以上教師的教學(xué)檔案。以前，對于保存教師教學(xué)資料檔案保存的重要性認(rèn)識不足，因此學(xué)校沒有明確的呈交制度，現(xiàn)在，既然我們已經(jīng)認(rèn)識到它的重要性，就應(yīng)由學(xué)校頒發(fā)專門文件，就校內(nèi)教師教學(xué)資料檔案的繳送數(shù)量、繳送方式、繳送期限、接收單位、獎懲的內(nèi)容做出明確的規(guī)定，校內(nèi)所有教師教學(xué)資料檔案，都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定的要求，在教學(xué)任務(wù)完成后的一定期限內(nèi)，向?qū)W校接收單位繳送規(guī)定的資料文獻(xiàn)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立各學(xué)院、檔案館兩級組成的管理委員會，監(jiān)檢查教師教學(xué)資料的繳送與接收等工作的進(jìn)行情況。(2)廣泛宣傳收藏本校教師教學(xué)資料檔案的重要性，積極動員廣大教師，尤其是教學(xué)名師、精品課程、特色專業(yè)的教師，要積極、主動、按時繳納個人的教學(xué)資料檔案。

三、建立我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫

隨著信息社會的不斷進(jìn)步和各種學(xué)術(shù)成果的迅速發(fā)展，檔案館對學(xué)術(shù)文獻(xiàn)應(yīng)該改變原有的傳統(tǒng)管理模式，可以考慮建立我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫來管理我校教師教學(xué)資料。圍繞教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，談?wù)勎覀€人的一些設(shè)想。

有關(guān)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫方面，我國截至目前已陸續(xù)建成了中國學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫(CNKI遠(yuǎn)程)、中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(CNKI)、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(CNKI)、中國重要報紙全文數(shù)據(jù)庫(CNKI遠(yuǎn)程)、學(xué)術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫(萬方)、學(xué)術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫(萬方)、專利文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(萬方)、外文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(萬方)、中外標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(萬方)、科技成果數(shù)據(jù)庫(萬方)、法律法規(guī)數(shù)據(jù)庫(萬方)11個不同行業(yè)類型的文獻(xiàn)庫。對于高校教師教學(xué)資料檔案建立數(shù)據(jù)庫，還不多見。同時，粗略統(tǒng)計(jì)我校高級職稱以上教師教學(xué)資料每年都在200篇以上，以上這些條件給檔案館開展這項(xiàng)工作創(chuàng)造了十分有利的條件，檔案館要抓住有利時機(jī)開展這項(xiàng)工作。

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)首先要從質(zhì)量建設(shè)抓起，目前國際上還沒有一個公認(rèn)的統(tǒng)一質(zhì)量評價指標(biāo)體系作為檢驗(yàn)數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)，但是它已引起人們越來越多的關(guān)注，為了少走彎路，盡量保持和世界水平相同，我們在這方面要狠抓質(zhì)量建設(shè)。抓質(zhì)量，我認(rèn)為要從教學(xué)資料檔案的著錄特點(diǎn)、檢索特點(diǎn)這兩方面著手。(1)著錄特點(diǎn)：教學(xué)資料著錄項(xiàng)目要規(guī)范，基本字段要齊全。例如，一般文獻(xiàn)庫具有的著錄項(xiàng)目——題目、作者、文獻(xiàn)源、語種、教學(xué)日期、主題詞、館藏號、文獻(xiàn)順序號，這些反映文獻(xiàn)的基本類型和特征的著錄字段，教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫均應(yīng)采用；要加強(qiáng)教學(xué)資料檔案的描述，突出檢索功能。例如。增加對教學(xué)資料性質(zhì)和內(nèi)部特征——數(shù)字、圖標(biāo)、表格、新發(fā)現(xiàn)、專業(yè)的描述和著錄。(2)檢索特點(diǎn)：眾所周知，文獻(xiàn)的標(biāo)引詞匯和檢索語言一致；文獻(xiàn)的查全率和查準(zhǔn)率；文獻(xiàn)標(biāo)引深度與檢索難度是建文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫時會遇到的三對矛盾，搞數(shù)據(jù)庫的同志要對這三對矛盾作有益的探索，較好地解決標(biāo)引的前后一致，標(biāo)準(zhǔn)詞匯和檢索語言的前后一致，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化和科學(xué)化。

總之，在我校教師教學(xué)資料檔案數(shù)據(jù)庫研制過程中，會有許多問題有待深入探討，希望能得到我校計(jì)算機(jī)專家和圖書館專家的大量幫助和指導(dǎo)。

參考文獻(xiàn)

篇10

 

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是指在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和提供利用服務(wù)的工作。檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化要經(jīng)過三步處理：首先是檔案資料數(shù)字化；其次是檔案信息存儲、傳遞和提供利用一體化；最后是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院的信息載體，對醫(yī)院管理有重要的參考價值，也記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，具有重要的歷史和現(xiàn)實(shí)價值。檔案資料資源做為醫(yī)院最為寶貴的非物質(zhì)財(cái)產(chǎn)，能否對其加以妥善保存、管理以及充分利用，將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展。隨著有中國特色社會主義事業(yè)和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于包括醫(yī)院在內(nèi)的各個部門。包括文書檔案、人事檔案、病歷檔案、圖書館檔案、設(shè)備和后勤管理檔案等醫(yī)院檔案的傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已不適應(yīng)新形式的需要，迫切需要現(xiàn)代化。目前各醫(yī)院已經(jīng)不同程度地將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于本部門的檔案管理。但是由于各部門使用不同的軟件進(jìn)行檔案管理，對于醫(yī)院各部門信息的整合造成一定的困難。

1.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要內(nèi)容

1.1 文書檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和批辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會向預(yù)先設(shè)定的郵件地址及移動通訊工具發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進(jìn)行自動管理，以減少檔案人員年終的工作量。由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天，現(xiàn)在幾十分鐘、幾小時就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

1.2 人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會信息化進(jìn)程的加快、社會人員流動性大大增加，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要?？萍颊撐摹８鶕?jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解?？萍颊撐?。[1]

1.3 病歷檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行分類，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)院人員查詢、分析、討論，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護(hù)人員及患者可以方便的查詢。

1. 4醫(yī)院圖書館的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，圖書館不僅是圖書資源的管理部門，也是醫(yī)學(xué)情報的提供和搜集部門。對在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

1.5 設(shè)備和后勤管理檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

設(shè)備和后勤所管理的醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對于這些設(shè)備的采購時間、采購價格、維修情況、出借情況、報廢處理的資料形成檔案，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對本科室設(shè)備的管理。[2]

2.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)面臨的主要問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不夠完善，有的辦公自動化系統(tǒng)尚未開始實(shí)施，無法形成醫(yī)院檔案體系，檔案信息化管理受此制約。

2.2信息化建設(shè)人才缺乏

由于對檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)重視程度不夠，醫(yī)院信息化、網(wǎng)絡(luò)化人才梯隊(duì)建設(shè)不夠完善，不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的要求?？萍颊撐?。

2.3電子文件保密性受限制

電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識別。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

3.醫(yī)院檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的對策

3.1提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，加大投入

要拓寬各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，在提高領(lǐng)導(dǎo)信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。

3.2引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才

從目前醫(yī)院檔案人員學(xué)歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，必要的方法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

3.3加大經(jīng)濟(jì)和技術(shù)投入，確保醫(yī)院電子文件的安全

專用網(wǎng)是最徹底的解決檔案管理安全的方法。其成本較高，也帶來了很大的不便，比如離開鋪設(shè)物理網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域就不能查詢網(wǎng)絡(luò)檔案。保存在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案，主要通過如下三點(diǎn)保證檔案的安全：一是安裝新一代防火墻。防火墻須具備強(qiáng)大的病毒掃除功能、適應(yīng)IP加密的需求、開發(fā)新型安全協(xié)議、推廣單向防火墻、增強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和預(yù)警功能、完善安全管理工具,特別是可疑活動的日志分析工具等。二是生物識別技術(shù)。指紋識別技術(shù)是行之有效的生物識別技術(shù)，具有不可復(fù)制性。三是加密及數(shù)字簽名技術(shù)。

總之，社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，帶動了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)步。雖然醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍存在一些問題，但已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會效益。隨著投入增加、人才引進(jìn)及安全性的增加，醫(yī)院檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必將為醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生巨大和深遠(yuǎn)的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]林衛(wèi)華. 電子文件檔案管理存在的問題及對策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國醫(yī)療前沿,2007,(14).