導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案管理的內(nèi)容，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容

企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。

一、實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑

（一）實(shí)行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時(shí)代的飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對(duì)于煤炭企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)是工作的重中之重。首先，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時(shí)對(duì)各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調(diào)動(dòng)等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進(jìn)行分類，建立企業(yè)檔案管理資源庫(kù)，保證各項(xiàng)資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理部門更需要加強(qiáng)管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲(chǔ)、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行和安全運(yùn)行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者完美結(jié)合，使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動(dòng)保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費(fèi)企業(yè)的人力資源，而且對(duì)于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長(zhǎng)久保存，可能會(huì)造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對(duì)于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí)，為了促進(jìn)我國(guó)檔案建設(shè)與時(shí)代接軌，與國(guó)際信息接軌，必須與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進(jìn)行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫(kù)，為各部門提供詳細(xì)的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記聯(lián)系起來(lái)，互相核對(duì)，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時(shí)修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時(shí)間不規(guī)范，造成檔案歸檔時(shí)間不一，檔案管理工作也就相對(duì)有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計(jì)算機(jī)編制檔案實(shí)體存放索引，使得索引能夠及時(shí)顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡(jiǎn)單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實(shí)現(xiàn)檔案在分散或集中時(shí)的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

篇2

“民生檔案”既是一個(gè)非實(shí)體表述性的概念，也是一個(gè)整體集合的概念。這是由社會(huì)實(shí)踐中“民生問(wèn)題”本身的特點(diǎn)與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：

篇3

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理mf"F的內(nèi)容與模式發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時(shí)展的腳步，及時(shí)改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。

一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

1.檔案的收集

傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進(jìn)行歸檔即可，一般都是一項(xiàng)議案或一項(xiàng)工程最終的議案結(jié)果，缺少中間出現(xiàn)的有意義的創(chuàng)意和方法，也難以體現(xiàn)整個(gè)過(guò)程。但在信息化時(shí)代，人們可以將這些完整地記錄下來(lái)，只是有時(shí)會(huì)分散地存放在個(gè)人的計(jì)算機(jī)中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會(huì)失掉這一部分檔案，所以，信息時(shí)代的檔案管理者比傳統(tǒng)的檔案管理者更具主動(dòng)性，他們會(huì)在專業(yè)人員的指導(dǎo)下主動(dòng)學(xué)習(xí)專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行有效收集和管理。

2.檔案的保存

傳統(tǒng)的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因?yàn)閿?shù)量繁多，查閱起來(lái)相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能滿足人類社會(huì)獲取信息的飛速增長(zhǎng)的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對(duì)信息進(jìn)行有效保存，傳播起來(lái)也極為方便。傳統(tǒng)的檔案保存重點(diǎn)考慮的是檔案庫(kù)房和檔案柜的設(shè)置，在設(shè)計(jì)檔案館時(shí)，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長(zhǎng)速度，電子存儲(chǔ)量及更新?lián)Q代的趨勢(shì)?，F(xiàn)代化的檔案觀，不但應(yīng)該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應(yīng)有能力將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔。以提高整體檢索速度。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，信息丟失或失真現(xiàn)象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對(duì)電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保證即使計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無(wú)患，只需使用備份對(duì)原來(lái)信息進(jìn)行恢復(fù)即可。

3.工作新內(nèi)容

（1）設(shè)備故障安全防范。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)硬件等系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，一般會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)完全丟失或者無(wú)法保持原有數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)狀態(tài)。這就要求檔案管理者在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)之初就充分考慮到這個(gè)問(wèn)題，積極設(shè)置系統(tǒng)安全應(yīng)急措施，進(jìn)行數(shù)據(jù)的異地備份。當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障時(shí)，積極采取應(yīng)急措施，或采用操作簡(jiǎn)單、比較節(jié)約但容易造成最新數(shù)據(jù)丟失的冷備份機(jī)制，保護(hù)大部分?jǐn)?shù)據(jù)，或采用保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對(duì)安全的雙機(jī)熱備份機(jī)制，這樣，當(dāng)一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，另一臺(tái)服務(wù)器可以及時(shí)代替其工作，不至于因?yàn)橄到y(tǒng)維修耽誤工作。

（2）權(quán)限控制。權(quán)限控制主要是防止對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對(duì)用戶可以訪問(wèn)的目錄、子目錄、文件和其他資源進(jìn)行了一定的限定，并且對(duì)能執(zhí)行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客。

（3）訪問(wèn)控制。訪問(wèn)控制技術(shù)的主要任務(wù)是保證檔案信息不被非法訪問(wèn)和非法使用，具體措施包括：入網(wǎng)訪問(wèn)控制、權(quán)限控制和防火墻控制。入網(wǎng)訪問(wèn)控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時(shí)間和網(wǎng)站。

（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴(yán)重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機(jī)和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時(shí)密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動(dòng)態(tài)，適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案對(duì)于保密級(jí)別，一般在案卷上呈現(xiàn)出來(lái)，檔案管理人員可以根據(jù)卷宗上標(biāo)記的保密級(jí)別進(jìn)行分別管理。保密方式一般采用對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行控制，只要檔案實(shí)體不被復(fù)制、拍攝或盜取，就算完成保密任務(wù)。對(duì)于當(dāng)下的電子檔案，其信息系統(tǒng)本身就具備較高的安全性，可以根據(jù)檔案的不同密級(jí)，確定向哪些人群開放。

傳統(tǒng)的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續(xù)，歸還之時(shí)還要辦理歸還手續(xù)。借閱人借出去的這一段時(shí)間，檔案就會(huì)暫時(shí)離館，而且在借閱的過(guò)程中，借閱人可能會(huì)對(duì)檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，原始文件和復(fù)制的文件毫無(wú)區(qū)別，無(wú)論進(jìn)行多少次的閱讀，都不會(huì)損害檔案的原始性，也不會(huì)發(fā)生檔案離館一段時(shí)間的現(xiàn)象，更不需要進(jìn)行歸還，由此節(jié)省了一部分人力、物力和財(cái)力。

傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索緊密聯(lián)系，不可分割，進(jìn)行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計(jì)算機(jī)中要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們?yōu)榱烁玫乩脵n案信息，還是對(duì)檔案進(jìn)行了詳細(xì)分類。

總之，檔案管理工作要根據(jù)時(shí)展的需要，不斷進(jìn)行調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案為社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

篇4

計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)會(huì)，充分利用多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案的管理存儲(chǔ)能夠有效的提升檔案工作的信息化、可視化、數(shù)字化。從而方便的檔案管理工作更加的準(zhǔn)確、迅速。在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求，檔案工作如何在新時(shí)代實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，也是本文重點(diǎn)討論的內(nèi)容。

1 檔案管理工作內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案的采集工作

在之前傳統(tǒng)的檔案工作多為紙質(zhì)檔案，而工作人員只是在檔案單位等待完成的檔案被動(dòng)過(guò)來(lái)，之后進(jìn)行分類存檔，這也就使得收錄的檔案一般都是已經(jīng)完結(jié)的會(huì)議、重大事件，使檔案缺少了會(huì)議、事件中間重要的過(guò)程，也使檔案缺乏完整性，不能夠很好的體現(xiàn)整個(gè)過(guò)程。但是在這個(gè)信息化的時(shí)代人們能夠?qū)⑿畔⒁晕淖?、聲音、圖相多種形式保存下來(lái)，給檔案的記錄工作帶來(lái)了極大的便捷。在新時(shí)代也就需要檔案工作人員能夠走出去，更加主動(dòng)的對(duì)信息檔案進(jìn)行收集管理。

1.2 檔案的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且隨著時(shí)間的發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生浩如煙海的檔案，一部分檔案會(huì)時(shí)間相當(dāng)?shù)木眠h(yuǎn)，這就給檔案的查找工作帶來(lái)了巨大的難處。在新時(shí)代下的電子檔案，能夠非常方便的讓人們對(duì)于任何一份檔案進(jìn)行查找，甚至不必親自到檔案館中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的登陸來(lái)連接就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)目標(biāo)資料的查找，電子檔案的不僅方便了檔案的收集，大力的促進(jìn)了電子檔案的傳播。

傳統(tǒng)的檔案工作，還會(huì)受到空間的制約，檔案的存儲(chǔ)要占用大量的儲(chǔ)存間和儲(chǔ)存柜，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)檔案的數(shù)量會(huì)不斷的增加。而電子檔案的存儲(chǔ)完全是信息化，也就不涉及到檔案間的問(wèn)題。在檔案的工作新時(shí)代，檔案工作人員不僅要能夠收集記錄現(xiàn)有的電子檔案，也要有相應(yīng)的能力，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案。

電子檔案的儲(chǔ)存也存在一些不足，網(wǎng)絡(luò)、信息化具有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，檔案信息的丟失在所難免。這也就要求檔案管理工作者，能夠充分的考慮到這一影響因素，增強(qiáng)防護(hù)的同時(shí)經(jīng)常對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理，做到即使計(jì)算機(jī)發(fā)生故障問(wèn)題，依然有備份檔案能夠保留住珍貴的信息，方便對(duì)電子檔案恢復(fù)工作的開展。

2 檔案工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

2.1 存儲(chǔ)設(shè)備安全管理

電子計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障很可能會(huì)是所有的檔案會(huì)毀于一旦，會(huì)導(dǎo)致原有的存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)完全丟失，或者影響現(xiàn)有的存儲(chǔ)檔案產(chǎn)生亂碼。新時(shí)期檔案工作，工作內(nèi)容也會(huì)走向電子信息化的管理路線，能夠在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)、備份。一旦發(fā)生問(wèn)題能夠立即、有效的采取措施，可以采用暫停系統(tǒng)運(yùn)行的冷備份，對(duì)服務(wù)器內(nèi)的現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行全面?zhèn)浞荩@樣做雖然能夠保留住原始檔案，但是在停止運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)中斷新檔案收集、存儲(chǔ)工作。另一方面，檔案工作人員也可以采用兩個(gè)服務(wù)器交互運(yùn)行的熱備份，在服務(wù)器出現(xiàn)故障的時(shí)候，立即啟用備用服務(wù)器，這樣能夠保證原始檔案信息的很大程度上的安全，并且不會(huì)影響新檔案的收錄工作。

2.2 權(quán)限限制

電子網(wǎng)絡(luò)的檔案存儲(chǔ)，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)提供了巨大的便利，但是同時(shí)也為檔案保密性埋下了[患，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的連接，網(wǎng)絡(luò)黑客就有機(jī)會(huì)入侵到檔案服務(wù)器之中。檔案管理工作對(duì)權(quán)限的限制，能夠防止訪問(wèn)用戶對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制下載、惡意修改、毀檔的不良操作，通過(guò)防火墻的設(shè)置也能夠有效的抵御網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。

2.3 訪問(wèn)控制

訪問(wèn)控制技術(shù)的主要任務(wù)是保證檔案信息不被非法訪問(wèn)和非法使用，具體措施包括：入網(wǎng)訪問(wèn)控制、權(quán)限控制和防火墻控制。入網(wǎng)訪問(wèn)控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時(shí)間和網(wǎng)站。

2.4 病毒防治

如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴(yán)重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機(jī)和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時(shí)密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)病毒動(dòng)態(tài)，適時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒。

3 檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案對(duì)于保密級(jí)別，一般在案卷上呈現(xiàn)出來(lái)，檔案管理人員可以根據(jù)卷宗上標(biāo)記的保密級(jí)別進(jìn)行分別管理。保密方式一般采用對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行控制，只要檔案實(shí)體不被復(fù)制、拍攝或盜取，就算完成保密任務(wù)。對(duì)于當(dāng)下的電子檔案，其信息系統(tǒng)本身就具備較高的安全性，可以根據(jù)檔案的不同密級(jí)，確定向哪些人群開放。

傳統(tǒng)的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續(xù)，歸還之時(shí)還要辦理歸還手續(xù)。借閱人借出去的這一段時(shí)間，檔案就會(huì)暫時(shí)離館，而且在借閱的過(guò)程中，借閱人可能會(huì)對(duì)檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，原始文件和復(fù)制的文件毫無(wú)區(qū)別，無(wú)論進(jìn)行多少次的閱讀，都不會(huì)損害檔案的原始性，也不會(huì)發(fā)生檔案離館一段時(shí)間的現(xiàn)象，更不需要進(jìn)行歸還，由此節(jié)省了一部分人力、物力和財(cái)力。

傳統(tǒng)檔案管理中，分類和檢索緊密聯(lián)系，不可分割，進(jìn)行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計(jì)算機(jī)中要輸入與所查檔案相關(guān)的關(guān)鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們?yōu)榱烁玫乩脵n案信息，還是對(duì)檔案進(jìn)行了詳細(xì)分類。

4 檔案管理人員意識(shí)上的轉(zhuǎn)變

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。同時(shí)要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變"封閉型"為"開放型"，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時(shí)代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

結(jié)束語(yǔ)

提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時(shí)期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

篇5

Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.

Keywords: file; Architecture; solutions

中圖分類號(hào)：TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤

等。

1.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

1.3 竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

2 建筑工程檔案的特點(diǎn)

2.1 單一獨(dú)立性

即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.2 真實(shí)性

工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

2.3 實(shí)用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。

2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

3 建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題

3.1 檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到 80%左右，較差的單位情況就不同了。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。

4 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理

4.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作

先期介入控制為主。在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此，為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任，做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。

4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點(diǎn)

總的來(lái)說(shuō)，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工階

段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等；竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過(guò)，對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點(diǎn)，抓住主要環(huán)

節(jié)。

4.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過(guò)程中及施工完成后的管理工作，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求：(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景，支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù)，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護(hù)等，以提高企業(yè)的檔案管理效率；(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息，以便做出科學(xué)的決策，推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理；(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，使用方便；(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確，查詢檔案快捷、高效。

4.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)

篇6

美國(guó)是世界上最先探索政府績(jī)效管理的國(guó)家之一，美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（以下簡(jiǎn)稱NARA）績(jī)效管理值得我國(guó)檔案部門借鑒。

一、NARA績(jī)效管理的主要內(nèi)容

績(jī)效（performance）一詞在管理學(xué)中被引申為“成績(jī)”、“成果”、“效益”，政府績(jī)效管理至今并無(wú)一個(gè)普遍認(rèn)同的定義，本文采用定義為“運(yùn)用科學(xué)的方法、標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)政府機(jī)關(guān)的業(yè)績(jī)、成就和實(shí)際工作做出盡可能準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，在此基礎(chǔ)上對(duì)政府績(jī)效進(jìn)行改善和提高?！雹侔凑彰绹?guó)1993年頒布的《政府績(jī)效與結(jié)果法》要求，NARA通過(guò)制定并實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告來(lái)實(shí)行績(jī)效管理。

（一）制定戰(zhàn)略規(guī)劃

戰(zhàn)略規(guī)劃是執(zhí)行績(jī)效法案各項(xiàng)規(guī)定的基礎(chǔ)，以結(jié)果為導(dǎo)向。NARA最新的戰(zhàn)略規(guī)劃是《2006～2016年戰(zhàn)略規(guī)劃》（以下簡(jiǎn)稱《戰(zhàn)略規(guī)劃》），為適應(yīng)新形勢(shì)，該規(guī)劃每3年修訂一次。其主要內(nèi)容包含：NARA的工作職責(zé)，6大戰(zhàn)略目標(biāo)，戰(zhàn)略目標(biāo)的細(xì)化及實(shí)施方法等。

1.《戰(zhàn)略規(guī)劃》確定了NARA的工作職責(zé)

NARA的工作職責(zé)是：用守護(hù)和保存政府檔案的方式服務(wù)于美國(guó)民主，確保人們能夠利用檔案遺產(chǎn)，從中汲取知識(shí)。利用檔案不但是美國(guó)公民的權(quán)利而且也是政府的實(shí)際行動(dòng)。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對(duì)國(guó)家歷史的理解而努力。

2.《戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了6大戰(zhàn)略目標(biāo)

戰(zhàn)略目標(biāo)是《戰(zhàn)略規(guī)劃》的重點(diǎn)。戰(zhàn)略目標(biāo)之一是管理政府檔案：作為國(guó)家檔案保存者，NARA要繼續(xù)提高管理能力和服務(wù)水平，有效地管理政府檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護(hù)檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質(zhì)量地著錄所有檔案；按照《美國(guó)國(guó)家信息安全法令》執(zhí)行，確保應(yīng)解密檔案解密、應(yīng)保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫(kù)房；確保公眾及時(shí)利用檔案。戰(zhàn)略目標(biāo)之三是管理電子文檔：應(yīng)對(duì)電子文檔的挑戰(zhàn)，成功地履行NARA在電子時(shí)代的責(zé)任；滿足聯(lián)邦政府和用戶希望繼續(xù)利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。

戰(zhàn)略目標(biāo)之四是提供檔案利用：在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統(tǒng)載體檔案制成數(shù)字化副本，推進(jìn)檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復(fù)查閱檔案的書面請(qǐng)求。戰(zhàn)略目標(biāo)之五是提高城市文明：通過(guò)終身學(xué)習(xí)項(xiàng)目加深公眾對(duì)美國(guó)國(guó)家歷史的理解；通過(guò)舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強(qiáng)對(duì)老師和學(xué)生的教育；與其他行業(yè)合作，展示NARA館藏，提高國(guó)家文明程度。戰(zhàn)略目標(biāo)之六是加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)：提高職工素質(zhì)、技能和競(jìng)爭(zhēng)力以適應(yīng)不斷變化的外界環(huán)境；招錄不同類型的員工，更好地服務(wù)于不同類型的公眾；大力加強(qiáng)信息建設(shè)，服務(wù)于NARA的用戶。

3.《戰(zhàn)略規(guī)劃》中將戰(zhàn)略目標(biāo)細(xì)化為長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，并明確了實(shí)施辦法

《戰(zhàn)略規(guī)劃》將6大戰(zhàn)略目標(biāo)分解為25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)。戰(zhàn)略目標(biāo)只是大方向，需要長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)加以細(xì)化。例如，在戰(zhàn)略目標(biāo)之四提供檔案利用部分，細(xì)化為4個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)：截止到2012年，網(wǎng)站達(dá)到或者超過(guò)聯(lián)邦政府網(wǎng)站標(biāo)準(zhǔn)；截止到2016年，1.4%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；截止到2016年，NARA的服務(wù)能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案有在線目錄。

每個(gè)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)后都有實(shí)施方法。例如，“截止到2016年，國(guó)家檔案館服務(wù)能夠滿足利用者需要”的長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)它的方法是：增加閱覽室設(shè)備和人員，調(diào)整服務(wù)時(shí)間以使更多的人越來(lái)越容易地利用檔案；增加公共計(jì)算機(jī)終端以提高網(wǎng)絡(luò)利用率，增加縮微閱讀空間；對(duì)于公眾關(guān)注度高的檔案，例如“9·11”委員會(huì)檔案、關(guān)鍵政府職位任命檔案、高級(jí)法院檔案等要及時(shí)提供網(wǎng)絡(luò)利用；要讓本國(guó)和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。

（二）制定年度績(jī)效計(jì)劃

NARA每年制定年度績(jī)效計(jì)劃，年度績(jī)效計(jì)劃的目標(biāo)來(lái)自于戰(zhàn)略規(guī)劃的六大戰(zhàn)略目標(biāo)，年度績(jī)效計(jì)劃是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要步驟。

年度績(jī)效計(jì)劃的內(nèi)容包括：闡明本年度績(jī)效目標(biāo)；預(yù)測(cè)本年度績(jī)效指標(biāo)，績(jī)效指標(biāo)是績(jī)效目標(biāo)的細(xì)化；說(shuō)明為達(dá)到本年度績(jī)效目標(biāo)擬采取的方法等。

例如：NARA《2012年績(jī)效計(jì)劃》中有一項(xiàng)年度績(jī)效目標(biāo)是“2012年1%具有永久保存價(jià)值的館藏檔案實(shí)現(xiàn)在線利用”。其年度預(yù)測(cè)績(jī)效指標(biāo)有3項(xiàng)：1%館藏傳統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)在線利用；對(duì)公眾公開1940年的統(tǒng)計(jì)檔案；為保存和利用檔案改善數(shù)字政策。

提高檔案材料在線利用有3個(gè)方法：收集已經(jīng)存在的傳統(tǒng)檔案材料數(shù)字化副本并使它們實(shí)現(xiàn)在線利用；與其他組織合作，選擇傳統(tǒng)檔案材料并將其數(shù)字化；制作原生數(shù)字文件，提供網(wǎng)上利用。

（三）制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告

在每一個(gè)財(cái)政年度末向總統(tǒng)和議會(huì)提交年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告，包括以下幾方面內(nèi)容：一是對(duì)實(shí)際取得的績(jī)效成績(jī)和年度績(jī)效計(jì)劃中的績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行比對(duì)；二是如果沒(méi)有達(dá)到績(jī)效指標(biāo)，要說(shuō)明原因，以及將來(lái)完成績(jī)效目標(biāo)的時(shí)間表和路線圖；三是如果某個(gè)績(jī)效指標(biāo)是不實(shí)際或不可行的，要予以改進(jìn)或終止。

例如，在NARA《2012年的績(jī)效與責(zé)任報(bào)告》中，管理政府檔案部分中有一項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)沒(méi)有完成，該項(xiàng)是：對(duì)于請(qǐng)求查閱軍隊(duì)人事檔案的，要在10日內(nèi)答復(fù)，預(yù)期目標(biāo)是10日內(nèi)回復(fù)率達(dá)到85%，實(shí)際10日內(nèi)回復(fù)率只有73%。

由于沒(méi)有達(dá)到預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，NARA說(shuō)明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰(zhàn)到朝鮮戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時(shí)間很緊迫，經(jīng)常花費(fèi)幾個(gè)月也重建不了一張檔案，而國(guó)家人事檔案中心每年有超過(guò)100萬(wàn)份書面利用申請(qǐng)，所以沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)。

二、NARA績(jī)效管理的特點(diǎn)

在《政府績(jī)效與結(jié)果法案》的支撐下，NARA績(jī)效管理呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：

第一，長(zhǎng)期規(guī)劃、短期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位。NARA的績(jī)效管理體系包括戰(zhàn)略規(guī)劃、年度績(jī)效計(jì)劃、年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告三個(gè)部分。根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)確定長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，進(jìn)而設(shè)定年度績(jī)效目標(biāo)，再明確預(yù)期績(jī)效指標(biāo)，這種確定指標(biāo)的方式層層遞進(jìn)、相關(guān)性高，具有一定的科學(xué)性?！稇?zhàn)略規(guī)劃》中確定了六大戰(zhàn)略目標(biāo)、25項(xiàng)長(zhǎng)期績(jī)效目標(biāo)，《2012年績(jī)效計(jì)劃》中設(shè)定67項(xiàng)預(yù)期績(jī)效指標(biāo)?？?jī)效結(jié)果只需要將實(shí)際表現(xiàn)與預(yù)期績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比即可得出，方法簡(jiǎn)便，容易操作。

戰(zhàn)略規(guī)劃具有至高無(wú)上地位?！稇?zhàn)略規(guī)劃》制定出來(lái)后，各項(xiàng)工作都緊緊圍繞它開展。年度績(jī)效計(jì)劃緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃制定；年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告緊緊圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)；美國(guó)檔案與文件管理署的一些專項(xiàng)計(jì)劃，如《信息資源管理計(jì)劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計(jì)劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰(zhàn)略規(guī)劃為綱。

第二，績(jī)效管理以用戶滿意為導(dǎo)向?？?jī)效取決于用戶滿意度，《戰(zhàn)略規(guī)劃》的6大戰(zhàn)略目標(biāo)都提出以用戶滿意為導(dǎo)向。NARA提出：在民主社會(huì)，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責(zé)是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯(lián)邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會(huì)提供符合用戶需要的快捷、有效的服務(wù)，使用戶在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。

第三，績(jī)效評(píng)估方式多樣。NARA采用周期性評(píng)估、信息系統(tǒng)評(píng)估和用戶滿意度評(píng)估等多種評(píng)估方式，評(píng)價(jià)結(jié)果比較科學(xué)。NARA每年制定年度績(jī)效與責(zé)任報(bào)告進(jìn)行周期性評(píng)估。NARA認(rèn)為周期性評(píng)估對(duì)于成功完成戰(zhàn)略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進(jìn)一步改進(jìn)績(jī)效管理。NARA建立了“績(jī)效評(píng)估和報(bào)告系統(tǒng)”，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備從超過(guò)70個(gè)組織單元收集績(jī)效數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并生成報(bào)告。實(shí)行用戶滿意度評(píng)估，對(duì)用戶進(jìn)行調(diào)查，實(shí)現(xiàn)NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對(duì)NARA的保管期限和鑒定服務(wù)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估；2007年，對(duì)NARA的保管期限、鑒定服務(wù)、電子檔案管理、檔案管理培訓(xùn)工作進(jìn)行調(diào)查并評(píng)估。

三、NARA績(jī)效管理的啟示

由于法制環(huán)境、文化環(huán)境不同，我國(guó)檔案部門不能照搬NARA績(jī)效管理的經(jīng)驗(yàn)，但其管理思路值得我國(guó)檔案管理部門借鑒。

（一）實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度總結(jié)的有機(jī)銜接

2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中期評(píng)估工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之一是距離《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中規(guī)定的區(qū)縣檔案館數(shù)字化率達(dá)到50%的目標(biāo)較遠(yuǎn)，有九個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率未達(dá)到25%以上，其中，五個(gè)區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率還未達(dá)到10%，極個(gè)別區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化率只有0.21%。②

為落實(shí)《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，北京市檔案局將區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位的任務(wù)分解為53個(gè)指標(biāo)，對(duì)內(nèi)部處室的任務(wù)分解成83個(gè)指標(biāo)。③此舉只是將任務(wù)分解到責(zé)任部門，但是沒(méi)有將任務(wù)分解到每個(gè)年度。

今后，要進(jìn)一步提高戰(zhàn)略規(guī)劃地位，使各項(xiàng)工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》開展。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)劃與年度計(jì)劃的銜接，明確每年的進(jìn)度，加強(qiáng)指導(dǎo)、檢查，保證規(guī)劃實(shí)施的連續(xù)性和可控性；年度總結(jié)要更加緊密地圍繞戰(zhàn)略規(guī)劃來(lái)闡述，并說(shuō)明沒(méi)有完成的理由。

（二）加強(qiáng)用戶導(dǎo)向理念

強(qiáng)化績(jī)效管理用戶滿意導(dǎo)向，以讓利用者輕松快樂(lè)地利用檔案為目標(biāo)。一是提升網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量。盡快建成基于“云計(jì)算”的區(qū)域性數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網(wǎng)站，把網(wǎng)站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時(shí)代檔案利用需求。完善在線檢索系統(tǒng)，為檔案資源目錄信息提供單一簡(jiǎn)捷入口，實(shí)現(xiàn)一站式檢索，改進(jìn)用戶與檔案的在線互動(dòng)。二是提供個(gè)性化服務(wù)。有針對(duì)性地給特定用戶提供服務(wù)，建立“決策參考”專題庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務(wù)，形成“定向服務(wù)”和“小眾化服務(wù)”的新模式。三是運(yùn)用社交媒體服務(wù)。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務(wù)的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會(huì)媒體平臺(tái)。實(shí)施公民檔案員項(xiàng)目，鼓勵(lì)公眾接觸檔案文件，給檔案做標(biāo)簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。

（三）改進(jìn)績(jī)效評(píng)估形式

我國(guó)檔案部門實(shí)行五年規(guī)劃中期和末期評(píng)估，評(píng)估時(shí)間為2.5年一個(gè)周期，與美國(guó)同行每年評(píng)估一次相比間隔時(shí)間較長(zhǎng)。如果在每年的年度工作報(bào)告增加自我評(píng)估內(nèi)容，可縮短評(píng)估周期，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保障戰(zhàn)略規(guī)劃的完成。

目前，我國(guó)檔案部門的績(jī)效評(píng)估還以自我評(píng)估為主，要實(shí)現(xiàn)評(píng)估主體的多元化。特別是實(shí)行用戶導(dǎo)向視域下的績(jī)效評(píng)估，即在檔案館的績(jī)效評(píng)估中堅(jiān)持以用戶為本，績(jī)效評(píng)估的重點(diǎn)圍繞服務(wù)對(duì)象的滿意度展開，在績(jī)效評(píng)估的過(guò)程中提供給服務(wù)對(duì)象參與檔案館績(jī)效評(píng)估的機(jī)會(huì)，增加用戶參與評(píng)估的渠道。可以通過(guò)設(shè)立用戶檔案，其內(nèi)容包括用戶利用檔案的有關(guān)情況和滿意度，定期收集評(píng)價(jià)信息，跟蹤服務(wù)，及時(shí)了解用戶情況，促進(jìn)與用戶之間的信息交流；可以根據(jù)用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會(huì)，傾聽各個(gè)層次用戶的意見；可以通過(guò)交談詢問(wèn)、信函電話等交流方式讓用戶了解評(píng)估信息，參與評(píng)估工作。

注釋：

①財(cái)政部預(yù)算司.《美國(guó)政府績(jī)效與結(jié)果法案的內(nèi)容及實(shí)施情況》.http：//.

②北京市檔案局.《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中期評(píng)估報(bào)告》[Z].2013.7.

③北京市檔案局.《北京市檔案局關(guān)于印發(fā)北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃任務(wù)分解表（區(qū)縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.

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篇7

中圖分類號(hào):G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914（2012）03-150-02

《信息與檔案管理》是廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)率先建設(shè)的一門綜合性專業(yè)核心技能課程。本課程也是根據(jù)當(dāng)前許多企業(yè)的信息管理和檔案管理工作需要而開設(shè)的。近年來(lái)，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)在創(chuàng)建省級(jí)示范專業(yè)過(guò)程中，從現(xiàn)代秘書崗位需要入手，以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心，以實(shí)際工作過(guò)程為主線，對(duì)《信息與檔案管理》課程教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行了認(rèn)真的選取與重構(gòu)。

一、教學(xué)內(nèi)容的選取：以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心

高職課程在教學(xué)內(nèi)容的選取上要體現(xiàn)以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心?！缎畔⑴c檔案管理》作為文秘專業(yè)一門必修的職業(yè)技能核心課程，從確定培養(yǎng)目標(biāo)到教學(xué)內(nèi)容的選取都體現(xiàn)了以秘書職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的理念。根據(jù)對(duì)廣東經(jīng)濟(jì)區(qū)域秘書人才需求的調(diào)查研究表明，大量的企業(yè)需要秘書人才，所以將文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)定位于企業(yè)秘書方向?；趯?duì)企業(yè)秘書人才需求的調(diào)研與分析，明確了企業(yè)秘書崗位群的能力要求，見表1。

在上述企業(yè)秘書的8個(gè)主要職能中，信息管理和檔案管理是其中兩個(gè)主要職能。由于檔案管理和信息管理兩者有著天然聯(lián)系，因此將兩者整合成一門綜合課程――《信息與檔案管理》。課程目標(biāo)定位是：“以高職文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)為依據(jù)，融知識(shí)性、規(guī)范性、實(shí)踐性為一體，重在培養(yǎng)學(xué)生規(guī)范化管理信息和檔案的操作技能?！备鶕?jù)企業(yè)秘書職業(yè)崗位完成信息管理和檔案管理工作任務(wù)的要求，將其分解為9大工作項(xiàng)目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的傳遞和反饋”“信息的存儲(chǔ)”；檔案管理工作的“檔案的收集”“檔案的整理”“檔案的鑒定”“檔案的保管”“檔案的利用服務(wù)”，圍繞這9大工作項(xiàng)目來(lái)選取必需夠用的知識(shí)點(diǎn)作為課程內(nèi)容。這樣，本課程在教學(xué)內(nèi)容選取上，符合企業(yè)秘書崗位職能的需要，充分體現(xiàn)以秘書職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的理念。

二、教學(xué)內(nèi)容的重構(gòu)：以實(shí)際工作過(guò)程為主線

根據(jù)職業(yè)能力培養(yǎng)的需要選定的必需夠用的知識(shí)點(diǎn)，它們還只是一個(gè)無(wú)序的集合，還不能直接應(yīng)用于教學(xué)，必須按照一定的規(guī)律來(lái)組織，使之符合教學(xué)的需要，從而保證職業(yè)能力培養(yǎng)的落實(shí)?！缎畔⑴c檔案管理》教學(xué)內(nèi)容的構(gòu)建緊緊圍繞工作過(guò)程系統(tǒng)化的需求，主要采取如下三個(gè)策略。

1.知識(shí)點(diǎn)的例化。所謂“例化”，就是在確定了教學(xué)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)就業(yè)崗位實(shí)際工作進(jìn)行梳理，歸納或創(chuàng)設(shè)出一些能承載學(xué)習(xí)和訓(xùn)練內(nèi)容的工作任務(wù)即典型工作，“基于典型工作再進(jìn)一步創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的學(xué)習(xí)情境，將完成任務(wù)所需的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)融入到相應(yīng)的典型工作任務(wù)中去，通過(guò)完成具體的工作任務(wù)來(lái)習(xí)得相互關(guān)聯(lián)的職業(yè)知識(shí)，從而使知識(shí)點(diǎn)的安排服從于所要解決的工作問(wèn)題?！薄缎畔⑴c檔案管理》課程針對(duì)工作任務(wù)歸納出相應(yīng)的知識(shí)點(diǎn)，見表2。

2.知識(shí)鏈的序化。所謂“序化”，就是“在宏觀層面，根據(jù)學(xué)生的認(rèn)知心理規(guī)律并結(jié)合職業(yè)活動(dòng)順序，以學(xué)習(xí)情境為單元構(gòu)建課程內(nèi)部結(jié)構(gòu)”，每個(gè)學(xué)習(xí)情境就是一個(gè)完整的工作任務(wù)，把相關(guān)的知識(shí)融匯在相應(yīng)的學(xué)習(xí)情境中，“按情境的遞進(jìn)順序來(lái)序化知識(shí)”。通過(guò)對(duì)信息管理和檔案管理工作過(guò)程的分析，將其分解為9大工作任務(wù)，完成這9大工作任務(wù)需要20個(gè)技能，兩者對(duì)應(yīng)起來(lái)構(gòu)成9個(gè)教學(xué)單元，再按工作順序來(lái)排列教學(xué)單元。其序化方案見表3。

3.知識(shí)面的活化。所謂“活化”，就是依據(jù)學(xué)生未來(lái)就業(yè)的適應(yīng)性及可持續(xù)發(fā)展來(lái)充實(shí)課程內(nèi)容，使教學(xué)內(nèi)容與學(xué)生今后的職業(yè)崗位需要靈活對(duì)接。依據(jù)現(xiàn)代秘書崗位群的職能分析，信息管理與檔案管理既是綜合型秘書必備的兩項(xiàng)職業(yè)技能，又分別是信息管理員和檔案管理員崗位的專業(yè)技能?！缎畔⑴c檔案管理》課程的教學(xué)內(nèi)容，既針對(duì)中小企、事業(yè)單位秘書“一職多能”的特點(diǎn)，體現(xiàn)教學(xué)內(nèi)容的“全”，又針對(duì)大型企、事業(yè)單位秘書分工較細(xì)的特點(diǎn)，體現(xiàn)教學(xué)內(nèi)容的“?！保⒔Y(jié)合國(guó)家秘書崗位能力和知識(shí)鑒定的要求，體現(xiàn)了教學(xué)內(nèi)容的“實(shí)”。因此，本課程的教學(xué)內(nèi)容兼顧了各類秘書崗位職能及國(guó)家秘書職業(yè)資格三級(jí)秘書證書考試的需要，符合綜合型秘書、信息管理員、檔案管理員職位能力的要求，為學(xué)生今后就業(yè)的適應(yīng)性及可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心、以實(shí)際工作過(guò)程為主線，對(duì)《信息與檔案管理》課程教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行選取與重構(gòu)，這只是實(shí)現(xiàn)本課程教學(xué)目標(biāo)的第一步。要達(dá)到本課程的教學(xué)目標(biāo)，還必須在課程實(shí)施過(guò)程中，采取理論教學(xué)、實(shí)操訓(xùn)練、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)等多種形式的教學(xué)方法和手段。希望通過(guò)不斷探索與實(shí)踐，完善教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法，使培養(yǎng)對(duì)象更符合職業(yè)崗位及社會(huì)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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醫(yī)院檔案是醫(yī)療各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的最原始的真實(shí)記錄，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)條件和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容。在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無(wú)可代替的作用。如何有效地開發(fā)、利用檔案這巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫(kù)。它以原始憑證性，不可再生及可重復(fù)利用性受到人們的關(guān)注。檔案運(yùn)用的合理有效是醫(yī)院健康發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒。全面加強(qiáng)檔案管理工作的目的，在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)目標(biāo)服務(wù)。為維護(hù)醫(yī)院歷史的真實(shí)面貌服務(wù)。為醫(yī)院改革調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)。為調(diào)節(jié)醫(yī)院的形象及患者支持率奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為研究本專業(yè)業(yè)績(jī)和科技創(chuàng)新提供第一手資料。是進(jìn)行科學(xué)分析，制定醫(yī)院發(fā)展方向的好教材，加強(qiáng)檔案的開發(fā)、利用實(shí)現(xiàn)信息資源共享。全面真實(shí)有效地完整發(fā)揮檔案在醫(yī)療專業(yè)中的作用，對(duì)醫(yī)院的管理水平、醫(yī)療水平、科研項(xiàng)目及醫(yī)院健康發(fā)展的未來(lái)具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)和歷史意義。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

1、醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的歸檔管理范圍。許多醫(yī)院未設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內(nèi)容局限，醫(yī)院重要檔案資源如：科研檔案、教學(xué)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病案則分別由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，各類檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限。錯(cuò)過(guò)了檔案最佳的收集、整理、歸檔時(shí)限。導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件材料收集內(nèi)容不夠齊全，整理規(guī)程不規(guī)范，裝訂質(zhì)量不過(guò)關(guān)等檔案基礎(chǔ)質(zhì)量問(wèn)題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫(yī)院檔案質(zhì)量。

2、缺乏專業(yè)的檔案管理人才。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發(fā)利用，無(wú)一不體現(xiàn)著檔案工作者過(guò)硬的專業(yè)理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，難以做到及時(shí)、完整、全面地收集所需歸檔文件，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3、檔案管理工作重視程度不夠。由于檔案管理工作的主要目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)利用，對(duì)于立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益難以產(chǎn)生。因此，醫(yī)院管理層缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的重視和支持。普遍存在“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)。認(rèn)識(shí)不到檔案工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)值和作用，造成檔案工作人員工作熱情和工作主動(dòng)性逐步減退，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施

1、明確管理內(nèi)容、制定管理目標(biāo)。要想提高檔醫(yī)院案管理效果，就要對(duì)檔案管理的內(nèi)容有足夠的了解，并根據(jù)檔案管理內(nèi)容制定具體的管理目標(biāo)。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（1）醫(yī)院檔案管理應(yīng)明確檔案的類別。在醫(yī)院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫(yī)療技術(shù)檔案等多種內(nèi)容，針對(duì)不同的檔案資料，其管理側(cè)重點(diǎn)是不同的，要想提高檔案管理的實(shí)際效果，就要明確檔案的類別。（2）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高全面性。考慮到醫(yī)院檔案管理內(nèi)容較多，在具體的管理過(guò)程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫(yī)院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需要。（3）醫(yī)院檔案管理應(yīng)提高針對(duì)性?；卺t(yī)院檔案類型多的特點(diǎn)，在檔案管理中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案內(nèi)容采取不同的檔案管理措施，保證醫(yī)院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

2、進(jìn)一步健全檔案管理制度。為了提高醫(yī)院管理的水平，在醫(yī)院檔案管理中，基于保證檔案管理工作得到有效開展，通常會(huì)制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據(jù)。但是隨著檔案信息的變化，以及醫(yī)院檔案管理工作重心的變化，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步完善是十分必要的。（1）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)增加管理內(nèi)容。隨著醫(yī)院檔案管理內(nèi)容的變化，醫(yī)院檔案制度也需要進(jìn)行必要的調(diào)整，其中主要應(yīng)增加相應(yīng)的管理內(nèi)容，使醫(yī)院檔案管理能夠更加完善，進(jìn)而滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求。（2）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高可行性。在對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善的過(guò)程中，應(yīng)注重提高醫(yī)院檔案管理制度的可行性，使醫(yī)院檔案管理能夠在具體執(zhí)行中具有良好的指導(dǎo)性。（3）醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)提高科學(xué)性和合理性。醫(yī)院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據(jù)，只有保證其科學(xué)性和合理性才能更好地為醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)。因此，提高檔案管理制度的科學(xué)性和合理性是十分重要的。

篇9

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理作為一項(xiàng)主要的工作內(nèi)容，通過(guò)醫(yī)院的檔案管理工作，能夠更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化水平，對(duì)于提升醫(yī)院的社會(huì)服務(wù)水平有著重要的意義。同時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作有利于更好的處理醫(yī)生與患者之間的各種關(guān)系。因此，提升醫(yī)院的檔案管理水平，對(duì)于醫(yī)院日常工作的開展、提升患者與醫(yī)生的關(guān)系，發(fā)揮著重要的作用。

醫(yī)院的檔案建設(shè)與管理是在逐漸發(fā)展的過(guò)程中形成的。醫(yī)院的檔案作為醫(yī)院的財(cái)富之一，加大檔案管理工作的力度，對(duì)醫(yī)院的業(yè)務(wù)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等關(guān)系巨大。同時(shí)，檔案作為醫(yī)院就診患者的文字記錄，關(guān)系到患者的健康與醫(yī)學(xué)的發(fā)展。并且醫(yī)院的檔案管理工作水平是衡量一個(gè)醫(yī)院整體管理質(zhì)量的指標(biāo)。所以加大對(duì)醫(yī)院的檔案管理，是醫(yī)院更好的發(fā)揮其功能的基本要求。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的要求。因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，適應(yīng)時(shí)展的要求，需要加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在認(rèn)真收集檔案的基礎(chǔ)上，保證檔案的質(zhì)量和管理水平，在提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發(fā)的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.房產(chǎn)權(quán)檔案管理的抗風(fēng)險(xiǎn)能力需進(jìn)一步提升

醫(yī)院檔案作為一項(xiàng)非常重要的材料，當(dāng)前在我國(guó)的醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，其抗風(fēng)險(xiǎn)能力尚不能全面的應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)。這主要是受經(jīng)濟(jì)等因素的影響。當(dāng)前我國(guó)的醫(yī)院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護(hù)手段的應(yīng)用，但是在遇到一些不可抗災(zāi)害的時(shí)候，醫(yī)院權(quán)檔案的保護(hù)抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足，就即刻的凸顯出來(lái)。例如：各種原因的火災(zāi)、地震等引起的檔案破壞問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了醫(yī)院檔案管理的安全性。

2.醫(yī)院檔案具有明顯的時(shí)代特征

因?yàn)槲覈?guó)醫(yī)院的檔案跨時(shí)間度非常大，這就使得在不同的時(shí)期，醫(yī)院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速的發(fā)展背景下，新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理方法等出現(xiàn)了明顯的變化，醫(yī)院權(quán)檔案的數(shù)字化、信息化等時(shí)代烙印突出。但是，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，由于管理人員的專業(yè)能力參差不齊等因素。使得管理的過(guò)程中，不能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決工作中存在的問(wèn)題、醫(yī)院檔案管理不規(guī)范等等，都會(huì)影響醫(yī)院檔案管理的效果。

3.醫(yī)院檔案形式有待于進(jìn)一步的豐富

在一個(gè)完整的醫(yī)院檔案里面，處理包含文字說(shuō)明、圖表等內(nèi)容外，對(duì)于一些特殊的還要具備關(guān)于醫(yī)院的照片、音視頻等資料。但是在時(shí)代不斷發(fā)展的過(guò)程中，這些資料已經(jīng)不能夠很好的滿足社會(huì)管理與人們的需求，加之醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，如果這些內(nèi)容載體受到損壞，將會(huì)帶來(lái)不可挽回的損失。因此，在醫(yī)院管理的過(guò)程中，對(duì)于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負(fù)責(zé)。而且要不斷完善醫(yī)院管理的制度，加大制度管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的促進(jìn)。

三、新時(shí)期醫(yī)院管理質(zhì)量的有效策略

1.提升醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)性工作質(zhì)量

新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的一個(gè)重要特征就是其數(shù)字化管理。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，管理人員在工作的過(guò)程中，只有不斷的提升醫(yī)院的清理、鑒定與檢查的質(zhì)量，才能夠保證醫(yī)院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構(gòu)的醫(yī)院檔案材料要簡(jiǎn)潔清晰，及時(shí)的將醫(yī)院檔案中不清晰的內(nèi)容加以去除。再次，要保證醫(yī)院檔案材料中內(nèi)容的順序與清晰度，保證數(shù)字化醫(yī)院檔案的質(zhì)量。

2.做好醫(yī)院檔案的保存工作

數(shù)字化檔案管理工作過(guò)程中，醫(yī)院檔案的安全性，是醫(yī)院檔案管理的一個(gè)底線。在數(shù)字化醫(yī)院檔案信息歸納的過(guò)程中，數(shù)字化檔案的執(zhí)行憑證、安全訪問(wèn)與管理過(guò)程、數(shù)字化檔案的規(guī)范化等問(wèn)題，需要通過(guò)針對(duì)性的措施，來(lái)提升醫(yī)院檔案管理的效果。在進(jìn)行醫(yī)院檔案保存的時(shí)候，電子檔案保存是一個(gè)方面，同時(shí)也要做好醫(yī)院紙張檔案保存工作。這樣就會(huì)有效的提升醫(yī)院檔案管理工作的安全性。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化工作中，一方面要通過(guò)逐步的構(gòu)建醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)，給業(yè)主提供平臺(tái)的便捷效果。其次，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，要加大信息安全的建設(shè)力度，提升檔案管理的專業(yè)化與質(zhì)量。

3.加強(qiáng)我國(guó)醫(yī)院檔案管理法律制度的建設(shè)

當(dāng)前在醫(yī)院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國(guó)需要通過(guò)及時(shí)的立法、加大對(duì)醫(yī)院市場(chǎng)信息判斷等管理方法，對(duì)當(dāng)前我國(guó)的醫(yī)院檔案管理、檔案材料使用、醫(yī)院檔案核對(duì)等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫(yī)院檔案的各項(xiàng)管理制度。通過(guò)不斷優(yōu)化我國(guó)醫(yī)院的市場(chǎng)供求狀況，來(lái)提升對(duì)醫(yī)院市場(chǎng)的調(diào)控與管理，這樣的大環(huán)境創(chuàng)造，將能夠利于醫(yī)院檔案管理效果的不斷提升。由于醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容涉及的面非常的廣，例如醫(yī)院檔案的構(gòu)建、歸檔、使用、保護(hù)等制度，都是制度制定的基本內(nèi)容。同時(shí)因?yàn)獒t(yī)院檔案工作的復(fù)雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業(yè)的檔案管理工作方法，來(lái)提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴(yán)格工作人員的隨意性，應(yīng)該不斷的加以完善各個(gè)科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。

4.提升醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)

隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量要求越來(lái)越高，在數(shù)字化與信息化的背景下，提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，需要通過(guò)在職培訓(xùn)、人才招聘等過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平與責(zé)任意識(shí)的雙向提升。以此來(lái)構(gòu)建一支能力突出、業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)等醫(yī)院管理人才隊(duì)伍。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理工作的過(guò)程中，要注重吸收與應(yīng)用新的檔案管理方法與檔案管理基礎(chǔ)，進(jìn)而不斷提升醫(yī)院檔案管理的水平，更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理為社會(huì)服務(wù)的目標(biāo)。從醫(yī)院工作的系統(tǒng)角度分析，當(dāng)前醫(yī)院的臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都多多少少的會(huì)產(chǎn)生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會(huì)對(duì)醫(yī)院的檔案收集工作產(chǎn)生一定的。在這種情況下，需要構(gòu)建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統(tǒng)性。為保證醫(yī)院檔案管理的有效性，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高效開展，創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。

篇10

伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進(jìn)，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

n案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過(guò)將檔案進(jìn)行分類整理從而可以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對(duì)檔案信息的查閱，同時(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實(shí)現(xiàn)分部門分事項(xiàng)的針對(duì)性的管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問(wèn)題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準(zhǔn)確等各種情況。例如由于單位對(duì)檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好會(huì)影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過(guò)程中保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對(duì)于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進(jìn)行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進(jìn)行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會(huì)有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好，就會(huì)限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會(huì)經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對(duì)使用率就會(huì)低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行歸納整理分類過(guò)程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對(duì)比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對(duì)使用率較低的內(nèi)容進(jìn)行分類整理保存，同時(shí)注意不能因?yàn)闄n案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高

現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對(duì)年輕人他們的對(duì)新知識(shí)的接收能力會(huì)比較弱，因此就會(huì)很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規(guī)范

檔案管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要的途徑就是檔案的檔號(hào)，然后在實(shí)際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識(shí)，導(dǎo)致很是多員工在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會(huì)出現(xiàn)缺少目錄號(hào)或者檔號(hào)的命名不規(guī)范等一些列的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)查找。另外，還有的情況是檔案的標(biāo)題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標(biāo)題形成巨大反差，使單位很難精準(zhǔn)的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏也會(huì)導(dǎo)致員工在對(duì)檔案進(jìn)行整理分類時(shí)，出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無(wú)法更好的為人們提供服務(wù)。

2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理大部分還沒(méi)有普及計(jì)算機(jī)管理，還是以人工度檔案進(jìn)行整理歸檔，而人的精準(zhǔn)率很顯然不能和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)相比，這樣就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過(guò)程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問(wèn)題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

2.4 檔案保管不當(dāng)造成缺失

現(xiàn)在很多的檔案還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)實(shí)體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實(shí)體檔案由于單位對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁(yè)，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無(wú)法找回。

3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點(diǎn)建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認(rèn)真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，通過(guò)提升工作人員檔案專業(yè)知識(shí)確保檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此需要加強(qiáng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來(lái)輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴(yán)格要求檔案工作的每一個(gè)流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進(jìn)行的，因此就需要在起草公文的時(shí)候就進(jìn)行嚴(yán)格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個(gè)流程都有明確的記錄。對(duì)于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個(gè)傳閱過(guò)程都有詳細(xì)的記錄，隨時(shí)可以查閱到文件的去向，方便文件的及時(shí)收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報(bào)告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對(duì)文件處理的每一個(gè)具體的流程都進(jìn)行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)

要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來(lái)提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進(jìn)行檔案管理的檢索時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過(guò)關(guān)鍵詞，目錄等進(jìn)行檢索方便快捷。另外，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當(dāng)然在檔案管理信息化的同時(shí)一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會(huì)受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對(duì)電子檔案保存時(shí)一定要注意電子檔案的安全性儲(chǔ)存，提升對(duì)電子檔案的維護(hù)水平。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度

檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個(gè)員工的具體職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行定時(shí)或者不定時(shí)的抽查，確保每個(gè)員工都認(rèn)真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴(yán)格要求員工按照具體的檔案操作流程來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯(cuò)。

3.5 提升員工的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)

首先對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識(shí)，無(wú)論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，檔案管理工作越來(lái)越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進(jìn)行重新整理

現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對(duì)檔案的整理提出了新的要求，因此對(duì)之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進(jìn)行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進(jìn)行整理的時(shí)候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時(shí)對(duì)于那些沒(méi)有卷內(nèi)目錄，沒(méi)有頁(yè)碼，缺少案卷標(biāo)題或者案卷標(biāo)題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進(jìn)行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個(gè)重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準(zhǔn)確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

⒖嘉南

[1]于夢(mèng).淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化管理的作用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，11：264.