導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理基本要求，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

水文檔案是在水文觀測活動中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質等不同領域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預報的情況，為水利和其他國民經(jīng)濟建設部門提供基礎資料。由于水文檔案資料涉及到的領域多，應用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡、人為、直接和間接管理都可能會發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。

一、實行工作管理責任制

（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規(guī)范的領導干部實行責任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責任。

（二）落實行業(yè)內(nèi)部責任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業(yè)內(nèi)部責任制，加強規(guī)范化管理。

二、健全檔案管理制度。

（一）常規(guī)制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規(guī)性制度。

（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。

三、完善檔案管理防護措施

（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。

（二）技術措施到位。加強對整個水文系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規(guī)程中禁止事項。四是明確網(wǎng)絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規(guī)范審查，嚴防因網(wǎng)絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發(fā)生。

（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業(yè)標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯(lián)接過互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國產(chǎn)的，這樣才能做到萬無一失。

（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。

四、開展檔案管理宣傳教育

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經(jīng)過很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術規(guī)范》的相關規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。

（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規(guī)、專業(yè)技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規(guī)的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。

篇2

檔案的整理

篇3

【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是負責轄區(qū)內(nèi)血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻血事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質量體系認證后，血站獻血檔案管理的制度化、系統(tǒng)化也進入了規(guī)范發(fā)展的軌道。同時，隨著血站計算機網(wǎng)絡管理的普及，也給獻血檔案管理的安全問題注入了新的特點和內(nèi)容。

1 基本要求

1.1 保障血液質量安全：保障血液質量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質量安全方面不容出現(xiàn)任何閃失。獻血者檔案作為血站整個大質量系統(tǒng)中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環(huán)節(jié)。因此，獻血者檔案的完整、準確，將成為考量整個采供血流程中“質量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻血過程的記錄 ：目前階段，醫(yī)患矛盾日漸突出，各類醫(yī)療糾紛層出不窮，作為醫(yī)療衛(wèi)生單位的血站也勢必無法避免的面臨醫(yī)患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責是一個非?，F(xiàn)實的問題，一份完整、翔實、準確的獻血者檔案必將成為分辨各方責任的重要依據(jù)依。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。

1.3 篩選安全血源的依據(jù)：從經(jīng)血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻血者、受血者身體健康的基本要求，獻血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻血的安全血源，也有助于及時掌握獻血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻血周期提供依據(jù)。

2 獻血檔案材料歸檔范圍

獻血者檔案的歸檔范圍應包含整個無償獻血的過程，即從體檢化驗獻血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業(yè)務科室，應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、證件號碼、從事職業(yè)、聯(lián)系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運輸記錄、各環(huán)節(jié)質控等。

3 如何管理獻血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業(yè)務過硬、具有良好職業(yè)道德，還要不斷加強自我修養(yǎng),自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業(yè)道德,從黨和國家的利益出發(fā)做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業(yè)知識常識，能及時與相關科室溝通，為如何更完整的保存獻血檔案出謀劃策。

3.2 獻血檔案的正確采集是保障獻血檔案完整安全的前提，其具有環(huán)環(huán)相扣、分散處理、信息共享的特點。這就要求各相關科室人員各司其職，及時準確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數(shù)據(jù)信息要進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數(shù)據(jù)來源的準確。

3.3 建立獻血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負責收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據(jù)根據(jù)不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機信息化、網(wǎng)絡化管理的優(yōu)勢，以及相關工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優(yōu)質高效的服務。

篇4

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-12-0012-1

1 新農(nóng)合現(xiàn)狀

檔案管理工作是新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理的基礎工作，工作的好與差直接關系到新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。作為新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理人員如何根據(jù)新農(nóng)合改革發(fā)展的新形勢和新特點，做好檔案管理工作等一系列基礎工作是我們的首要任務。

據(jù)有關部門統(tǒng)計分，析2011年全國共有2637個縣（市、區(qū)）開展了新農(nóng)合工作。其中，東部地區(qū)有556個，中部地區(qū)有1039個，西部地區(qū)有1042個。2004～2011年，全國新農(nóng)合參合人數(shù)由0.80億人增加到8.32億人，參合率由75.20%增加到97.48%。2011年，民政部門資助參加新農(nóng)合的農(nóng)村醫(yī)療救助對象人數(shù)4705.66萬，占當年農(nóng)村醫(yī)療救助對象總人數(shù)的92.05%，比2010年增加了約5個百分點。2011年，全國新農(nóng)合當年籌資總額已達到2047.57億元，其中，中央財政補助金額為771.97億元，地方財政補助金額為955.79億元，參合農(nóng)民個人繳費301.62億元。2011年，參合農(nóng)民個人繳費中，由民政部門代繳的資金為13.42億元。

新農(nóng)合檔案，是指各級新農(nóng)合經(jīng)辦機構和定點醫(yī)療單位在開展新農(nóng)合工作中形成的具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同門類和載體的歷史記錄。上級要求新農(nóng)合經(jīng)辦機構和定點醫(yī)療單位應將新農(nóng)合檔案工作納入本單位檔案綜合管理體系，實行集中統(tǒng)一管理，確保新農(nóng)合檔案的齊全、完整、準確和安全，并積極提供利用，為新農(nóng)合工作服務。

2 參保檔案管理基本要求

（1）參保人員的個人信息，不能僅僅采用姓名作為參合的依據(jù)，這樣做存在同音錯名等各類情況，給部分參合人員就診和報銷帶來很大麻煩，需要現(xiàn)在建立電子檔案，進一步完善參合人員的信息，做到一人一賬，實現(xiàn)了參合對象的參合信息與身份信息的全面對接。

（2）為統(tǒng)籌做好這項工作，身份核對要做到一個不漏、信息登記要做到一個不錯，要采取上門登記、短信登記和個別身份信息調(diào)閱等多種形式收集參合人員的基本信息。所有參合對象對自己的門診報銷、住院補償?shù)刃畔⒘巳缰刚啤?/p>

3 基金支付檔案涉及的內(nèi)容

（1）定點醫(yī)療機構、經(jīng)辦機構必須按照補償范圍、標準進行支付。

（2）經(jīng)辦機構應督促定點醫(yī)療機構實行患者就醫(yī)實名制，患者就醫(yī)診療記錄、費用清單醫(yī)生護士簽字確認制。

（3）參合農(nóng)民補償信息，必須經(jīng)過定點醫(yī)療機構初審、鄉(xiāng)級經(jīng)辦機構首次復核、縣級經(jīng)辦機構二次抽樣復核三個環(huán)節(jié)，方可為定點醫(yī)療機構進行結算；對在縣外就醫(yī)的參合農(nóng)民補償信息，至少應在公示、入戶復核后，方可給與補償。

（4）縣級經(jīng)辦機構應每月及時將審核、補償業(yè)務開展情況、支出戶基金使用情況報送財政部門。

4 新型農(nóng)村合作醫(yī)療改革的基本要求

衛(wèi)生部黨組書記、國務院醫(yī)改領導小組副組長張茅說：推進基本藥物制度和基層醫(yī)療衛(wèi)生機構綜合改革是各地今年必須完成的硬任務。各地要根據(jù)地方實際，開展適合本地基層醫(yī)療衛(wèi)生機構實際情況和基本藥物實施條件的綜合改革工作。他還要求有關地區(qū)創(chuàng)新思維，勇于探索適宜的改革路徑方法等；采取針對性的策略和措施，加快建立基本藥物規(guī)范采購機制，切實落實補償政策，推行人事制度和收入分配制度改革，建立基層醫(yī)療衛(wèi)生機構考核和激勵機制，加強基層醫(yī)療衛(wèi)生機構人才培養(yǎng)力度。衛(wèi)生部、財政部、人力資源和社會保障部要求要根據(jù)工作數(shù)量、質量和服務對象滿意度、居民健康狀況改善等指標，對基層醫(yī)療衛(wèi)生機構及醫(yī)務人員進行綜合量化考核，考核結果與基層醫(yī)療衛(wèi)生機構補助和醫(yī)務人員收入水平掛鉤。

5 切實加強管理和督查，促進合作醫(yī)療工作規(guī)范運行

（1）規(guī)范全新型農(nóng)村合作醫(yī)療的管理，管好用好農(nóng)民的保命錢，建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理組織，設立辦事機構，落實專職管理人員和專項工作經(jīng)費，并統(tǒng)一規(guī)范了合作醫(yī)療相關規(guī)章制度和各類表格，明確從參保農(nóng)民醫(yī)藥費票據(jù)的收集、登記、審核、測算、審批到補償各個環(huán)節(jié)具體工作要求。按照新型合作醫(yī)療保險的要求，不斷完善各項管理制度，重新修訂或補充規(guī)定新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度實施細則或管理辦法，提高合作醫(yī)療保險的抗風險能力和管理水平。

篇5

工程項目的檔案管理工作人員素質不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調(diào)動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。

（二）管理問題

工程項目的檔案部門長期以來屬于企業(yè)的邊緣部門，企業(yè)不愿意花高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發(fā)展進度遲緩。建設單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設產(chǎn)生經(jīng)濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益的價值。

（三）技術問題

工程項目檔案是建設公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術的開發(fā)和應用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺。

二、做好工程項目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關系

工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關系。建設單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對招投標文件、施工圖設計、工程監(jiān)理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設計單位、監(jiān)理單位與施工單位的關系以保證工程文件、檔。另外勘察、設計、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質等級許可的范圍內(nèi)承攬工程、開展工作。

（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫的基本要求

工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。

（三）建立工程項目檔案管理文化

建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據(jù)工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)，并加強維護，保證交流通暢。

篇6

一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統(tǒng)檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。

（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內(nèi)提升業(yè)務管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺的建立

根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發(fā)資源計劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動化、項目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發(fā)檔案管理軟件的基礎上，根據(jù)電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過檢索獲?。辉俅问嵌嗝襟w檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數(shù)據(jù)庫的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。

（二）便捷查詢利用手段的開發(fā)

房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發(fā)，對檔案的利用管理流程進行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調(diào)用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統(tǒng)自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎設施建設

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯(lián)想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數(shù)碼攝像機1臺；數(shù)碼相機1臺，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統(tǒng)；Oracle 9i標準版10用戶數(shù)據(jù)庫軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。

（四）應用系統(tǒng)開發(fā)

首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

三、結束語

綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產(chǎn)檔案管理工作應該通過開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)，方可為檔案管理工作的開展，創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻：

篇7

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 072

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02

0 引 言

檔案管理工作是油田勘探開發(fā)研究院的重要組成部分，也是油田勘探開發(fā)研究院工作的一項重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)研究工作過程中，具有著不可或缺的作用，油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理，促進了油田勘探開發(fā)工作的發(fā)展。為了將檔案管理在油田勘探開發(fā)研究方面起到的作用得到更好的發(fā)揮，將油田勘探開發(fā)檔案的價值得到最大程度的實現(xiàn)，服務于油田勘探開發(fā)研究院的各項工作和發(fā)展，筆者將之與油田勘探開發(fā)研究院的實際工作進行聯(lián)系，研究檔案管理工作的重要性。

1 油田檔案管理概述

油田檔案主要包含油田開發(fā)經(jīng)營生產(chǎn)中，構成的原始記錄、行政文書、人事檔案和重要憑證等。油田檔案對油田發(fā)展方向來說，是一種無形的資產(chǎn)，因為油田檔案既將油田開發(fā)生產(chǎn)的過程進行記錄，又可以將油田在各個時期的發(fā)展情況進行縱向對比。因此只有有效管理油田檔案，才可以提供油田勘探開發(fā)的參考。統(tǒng)計檔案、編目檔案、開發(fā)利用檔案、檢索檔案、保管檔案、整理檔案和檔案價值鑒定等步驟構成了油田檔案管理的主要工作內(nèi)容。

在開發(fā)油田檔案的過程當中，加工信息和輸出信息這兩項最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填檔案目錄和文獻進行收集和編制。而輸出信息則指的是，油田檔案的展示、出版、借出和閱覽。

要將油田檔案管理效率進行提高，管理過程中就必須要遵守以下三個原則：

第一，使用現(xiàn)在科學技術手段一體化管理油田檔案，使得檔案利用率得以提高。

第二，管理模式應該根據(jù)市場環(huán)境變化進行調(diào)整。這樣，檔案管理工作可以更好的服務發(fā)展油田的企業(yè)。

第三，同時使用分布式管理和集中管理兩種模式，在管理過程中要做到細致化，才能使得檔案管理工作的規(guī)范和高效獲得保證。

2 油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的重要性

2.1 有利于檔案管理工作隊伍的加強

隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建O的持續(xù)發(fā)展，也對油田勘探開發(fā)研究院的管理工作提出了更深層次、更高標準的要求。全力實現(xiàn)規(guī)范化、標準化和科學化的檔案管理工作，有必要將檔案管理隊伍的綜合素質，在油田勘探開發(fā)研究院范圍內(nèi)進行提高。所以，檔案管理人員要定期的接受油田勘探開發(fā)研究院領導的業(yè)務培訓，檔案管理工作要達到精通的程度，打好檔案管理工作的基礎。與此同時，還要將檔案管理工作人員的政治素質和覺悟進行提高，檔案人員的保密教育進行加強。這些工作的進行都有利于檔案管理工作隊伍的加強，檔案管理人員的業(yè)務素質還可以持續(xù)提升。

2.2 有利于檔案資料的規(guī)范

檔案管理水平得到提高的前提和基礎條件是公文制作。在檔案資料制作的過程中，首先要選擇較好的公文用紙，尺寸規(guī)格幅度都要遵循統(tǒng)一的規(guī)范標準。接下來，要統(tǒng)一排版的形式，合理的引用文字，規(guī)范使用字體，字跡一定要清楚。只有這樣進行檔案管理的工作，才能達到油田勘探開發(fā)研究院和國家規(guī)定的要求。油田勘探開發(fā)研究院積極開展檔案管理工作，對于檔案資料的規(guī)范性有著提高作用。

2.3 有利于檔案管理體制改革

統(tǒng)一且集中地將油田各部門、各層次和各單位形成的全部檔案進行管理，這是油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本原則，也是將檔案工作做好的重要前提和基礎，更是檔案相關法律法規(guī)對于油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的基本要求。所以，開展檔案管理工作，有助于目前檔案管理模式的改革，統(tǒng)一管理研究院內(nèi)各門類形成的檔案，將職責進行明確，將崗位進行分配，使得管理得到強化，促進了檔案管理工作和檔案法律法規(guī)對油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的相關要求達到符合，有利于檔案管理體制改革，將檔案進行統(tǒng)一管理的工作模式得到實現(xiàn)。

2.4 有利于檔案的收集和整理

檔案管理人員在檔案管理工作中的基本要求是將檔案資料整理工作和收集工作做好，檔案資料收集的方法和方式，是檔案管理人員必須掌握和精通的。全方位的檢查和監(jiān)督形成檔案的過程，檔案資料要保證從根源上全面準確的收集，檔案管理工作只有這樣進行，才能夠實現(xiàn)比較優(yōu)秀的檔案準確率、完整率和歸檔率。油田勘探開發(fā)研究院檔案管理工作的開展，有利于檔案的收集和整理，使得檔案資料的準確度和完整度都得到了保障。

2.5 有利于提高檔案管理工作的重視程度

油田勘探開發(fā)研究院工作的基礎是檔案管理，各級領導和相關工作人員要對檔案管理工作給予高度重視和支持，要有為職工負責、為油田行業(yè)發(fā)展負責和為歷史負責的責任感和使命感。對檔案管理工作的開展和進行要做到切實的增強，重視和投入檔案管理工作，對于檔案管理工作中的問題，要及時的進行充分的研究并解決，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使得檔案管理工作可以順利的進行。與此同時，對檔案管理工作的資金投入要到位，檔案管理工作的相關硬件要及時進行改善，完備齊全的物質條件是檔案管理工作進行的重要條件之一。油田勘探開發(fā)研究院進行檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的重視程度。

3 結 語

綜上所述，做好油田勘探開發(fā)研究院的檔案管理工作，有利于檔案資料的規(guī)范、檔案管理工作隊伍加強、檔案管理體制改革、檔案的收集和整理。所以，在日常工作中，對于檔案管理工作存在的不足要及時進行注意，采用相應的措施積極的進行改善。除此之外，管理油田檔案還要采取多種綜合的方法，對當前的檔案管理經(jīng)驗和方法進行不斷的總結和有效持續(xù)的創(chuàng)新，使得油田檔案信息的作用得到應有的發(fā)揮。

主要參考文獻

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城市規(guī)劃檔案的數(shù)量相對比較大，同時在管理的過程中也存在著很多的難題，檢索需求也相對比較大，在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理的過程中，一定要積極的去利用數(shù)字化檔案管理技術的合理應用，采用數(shù)字化檔案管理在技術上的優(yōu)勢，從而更好的提升管理的質量，滿足更高層次的要求。

1 數(shù)字化檔案管理技術應用分析

數(shù)字花檔案管理通常就是將紙質的文件用掃描或者是錄入的方式直接將相關的內(nèi)容存儲到計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當中。數(shù)字化檔案管理技術在應用的過程中，檔案信息檢索和備份十分的便捷，同時，它也減少了對空間的占用，提高了空間的利用效率。對我國城市建設過程中城市規(guī)劃檔案管理的要求一定要有所了解，在當今的城市規(guī)劃當中，應該積極的引進數(shù)字化的檔案管理技術，同時還要采取有效的措施加強對人才的培養(yǎng)，這樣才能更好的滿足現(xiàn)代的城市規(guī)劃檔案管理的基本要求。同時還要在工作中建設一個數(shù)字信息化水平相對比較高的管理中心，針對數(shù)字化檔案管理工作的具體要求對系統(tǒng)中的硬件和軟件設施進行適當?shù)恼{(diào)整，這樣才能更好的確保管理目標的實現(xiàn)。

2 城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的分析

2.1 注重硬件設施的選型與配置，滿足城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求

城市規(guī)劃檔案在應用的過程中，其數(shù)量非常大，同時檢索的要求也比較嚴格，所以就必須要有先進穩(wěn)定的硬件設施作為支撐，計算機硬件方面要不斷的提高配置，這樣才能更好的保證計算機處理數(shù)據(jù)的速度和能力，滿足城市規(guī)劃檔案的要求，所以在數(shù)字化建設額過程中，一定要充分的考慮到檔案數(shù)據(jù)處理的具體要求，同時還要選擇恰當?shù)挠布O施。防止硬件設施自身能力不足而產(chǎn)生的負面影響。在重視硬件設施選擇的同時，還應該加強備份工作的數(shù)字化建設，只有這樣，才能更好的提升檔案內(nèi)容的可靠性和安全性。

2.2 科學選擇數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)

為了更好的實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理的基本要求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化當中一定要科學的選擇管理軟件，充分的考慮到城市規(guī)劃檔案管理工作的實際情況，在圖紙數(shù)據(jù)的檢索和應用方面，數(shù)字化管理當中一定要對軟件進行嚴格的測評，同時還要以此為基礎做好后續(xù)的工作，只有這樣，才能保證科學目標的確立和實現(xiàn)。在選擇和測試軟件的時候，一定要選擇合適的方法，此外還要保證軟件自身的安全性和穩(wěn)定性，只有這樣才能更好的保證系統(tǒng)的積極作用得以充分的體現(xiàn)。

2.3 建立城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理體系，保障管理目標的實現(xiàn)

為了更好的保證城市規(guī)劃檔案管理的質量和水平，在城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理中，一定要創(chuàng)建一個完備的工作機制。對于數(shù)字化檔案管理工作的需求和數(shù)傳統(tǒng)工作的差異，去建立和完善一個比較科學的檔案管理體制，在工作中還應該以數(shù)字化檔案工作的基本要求為前提，保證城市規(guī)劃檔案工作的順利進行。此外，還要建立一個細致的管理體制，按照工作的實際需要去設置工作崗位，明確不同崗位人員應該承擔的職責，只有這樣，才能更好的保證城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作的正常進行。

2.4 引入績效考核機制，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理質量

在現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求的層面上來說，城市規(guī)劃管理部門應該在工作中積極的引入績效考核機制，這種機制的應用可以對城市規(guī)劃檔案管理部門的工作質量和工作水平進行考察和評價，再以考核的結果為基礎，減少工作中出現(xiàn)其他問題的可能性，此外還要將績效考核制度當做是重要的核心，對數(shù)字化檔案管理額人員的工作水平和工作效果進行客觀的科學的評價。在這一過程中還要以崗位職責的要求當做一個基本的標準和原則，對你崗位人員的工作水平進行全面的考評。對工作中的問題應該及時的發(fā)現(xiàn)和改進，測評機制的應用使得檔案管理工作人員的工作積極性更高，工作的質量也有了非常顯著的提升。

2.5 強化數(shù)字化檔案管理軟硬件系統(tǒng)的維護，保障檔案管理工作質量

針對城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理需求、針對檔案管理工作中信息系統(tǒng)安全需求，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作中應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。針對現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下病毒、木馬等危險因素，城市規(guī)劃檔案管理部門應加強軟硬件系統(tǒng)的維護管理。通過軟硬件防火墻、殺毒軟件的安裝，提高城市規(guī)劃檔案信息安全。同時，加強對檔案錄入、管理人員計算機安全信息知識的培訓。由計算機操作人員為基本單位，定期升級防病毒軟件數(shù)據(jù)庫，減少危險網(wǎng)站登錄對系統(tǒng)安全的影響。通過軟硬件系統(tǒng)的維護、管理，提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化系統(tǒng)安全水平，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字信息安全。

3 注重人才培養(yǎng)與引進，促進城市規(guī)劃檔案管理水平的提高

我國傳統(tǒng)城市規(guī)劃檔案管理中，多采用紙質文件檔案進行存儲管理。現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術對檔案管理人員提出了新的要求。因此，現(xiàn)代城市規(guī)劃檔案管理部門應加強人才的培養(yǎng)與引進。針對數(shù)字化檔案管理技術需求，對檔案管理人員開展培訓工作。從計算機硬件應用環(huán)境保護、計算機軟件應用技巧的培訓入手，強化數(shù)字化檔案管理人員基礎操作能力。在此基礎上，強化檔案管理人員的計算機安全知識，以此為基礎提高城市規(guī)劃檔案信息安全。針對數(shù)字化檔案管理工作需求，城市規(guī)劃檔案管理部門還需要加快相關人才的引進，以軟硬件維護人才引進為基礎、以檔案管理崗位人才引進為重點，促進現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的開展。在我國現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設中，城市規(guī)劃檔案管理工作重要性日益凸顯。為了滿足現(xiàn)代城市建設中規(guī)劃檔案管理工作需求，城市規(guī)劃部門應加快數(shù)字化檔案管理技術的運用。以數(shù)字化檔案管理技術優(yōu)勢，滿足城市規(guī)劃檔案管理工作需求。同時，針對數(shù)字化檔案管理工作對管理體系、人員素質等因素影響，加快管理體系的建立與完善。同時，針對數(shù)字化檔案管理對軟硬件系統(tǒng)的需求，引進高新技術人才。針對城市規(guī)劃檔案管理工作內(nèi)容，科學設計軟硬件系統(tǒng)，以此為基礎，保障城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理工作質量，促進我國城鎮(zhèn)化建設工作的開展。

結束語

當前，我國的城市化發(fā)展水平有了非常顯著的提升，在城市規(guī)劃和建設的過程中也出現(xiàn)了越來越多的檔案，以往的紙質檔案不僅查找困難，同時在很多的方面也需要改進，在這樣的情況下，我們必須要采取有效的措施來提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理的質量和水平，從而也為我國的城建工作提供良好的條件。

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中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）03-0068-02

油田企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，也是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，在油田勘探開發(fā)工作中，起著重要的作用，油田企業(yè)檔案是促進油田發(fā)展的助推器，為了更好地發(fā)揮油田企業(yè)檔案管理在油田建設發(fā)展中的作用，最大限度地實現(xiàn)油田企業(yè)檔案的價值，為油田企業(yè)經(jīng)濟的不斷發(fā)展和各項工作服務，本文聯(lián)系油田企業(yè)檔案管理工作的實際，粗談一點見解和認識。

1 油田企業(yè)檔案管理工作的重要性和必要性

油田企業(yè)檔案管理主要是油田生產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證以及行政文書和人事檔案管理，縱連油田發(fā)展諸多重要歷史階段，記述了油田生產(chǎn)開發(fā)的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發(fā)展極其重要的無形資產(chǎn)，是油田勘探開發(fā)和經(jīng)濟活動的基礎，是油田發(fā)展做強做大、承前啟后的保證。因此，為了更好地發(fā)揮油田檔案管理工作的作用，使檔案管理工作更加規(guī)范科學，我們必須對油田檔案管理工作的現(xiàn)狀有一個清醒的了解，充分認識其重要性和必要性。目前，在油田企業(yè)檔案管理工作中，或多或少對其重要性缺乏足夠的認識，其主要表現(xiàn)如下幾個方面。

一是領導層面對檔案管理工作抓得并不十分緊。有的認為檔案管理工作無關緊要，只是一般的后勤輔工作。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發(fā)上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程，上儲量、上產(chǎn)量是頭等大事，有了產(chǎn)量，有了儲量，領導層就有了功績。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業(yè)管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，走走過場，對出現(xiàn)的諸多問題也是說說完事，談不上檢查考核落實，致使檔案管理工作被冷落。

二是檔案管理工作者在檔案管理工作中，缺乏高度的責任感、良好的職業(yè)道德、認真細心的工作態(tài)度，不能充分認識到檔案管理工作在油田生產(chǎn)建設中的具大作用。因此，工作中按部就班，工作模式常態(tài)化、老式化，缺乏創(chuàng)新精神，當一天和尚撞一天鐘，結果導致檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)失位現(xiàn)象，不是資料漏失，就是目條與實際內(nèi)容不相符，如此等等，只能說明一個問題，那就是我們檔案管理工作者本身對自己從事的職業(yè)缺乏應有的認識。

三是油田企業(yè)內(nèi)部對檔案管理工作支持力度不夠，缺乏主動配合，齊抓共管。檔案管理工作是一個集體大項目，不能只依靠幾個檔案管理工作者就能做好檔案管理，在油田勘探開發(fā)生產(chǎn)建設中，隨著油田的發(fā)展，大量的原始資料、憑證記錄需要登記管理成卷，工作量大，內(nèi)容之多，離開了油田各部門的支持配合，原始檔案就容易發(fā)生漏失現(xiàn)象，原始的資料不完整，有欠缺，勢必為今后查閱歷史資料留下空白和遺憾，這樣談何為領導決策提供準確的歷史依據(jù)。

以上種種現(xiàn)象不一而舉，至少能說明這樣一個問題，從領導到職工，從油田各部門到檔案管理工作者，對檔案管理工作的重要性和必要性還缺乏足夠的認識。

2 目前油田檔案管理工作中存在的主要問題

隨著油田生產(chǎn)的發(fā)展和科學技術的不斷進步，油田檔案管理工作水平有了一定的提高，檔案管理工作在一定程度上逐步向科學化、規(guī)范化、程序化邁進，油田各級領導對檔案管理工作的支持力度較之過去有了一定的提升。但是，恕筆者直言，目前在油田檔案管理工作中，相對于管理科學、規(guī)范程序的要求還有一定的距離，其主要問題有如下幾個方面。

一是檔案管理工作制度化的管理程序還比較欠缺，相關要求執(zhí)行不到位。油田檔案管理工作表面上都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也形同虛設，結果導致從源頭上檔案收集就不規(guī)范，少數(shù)部門和單位對于需要歸檔的資料想交就交，檔案管理人員在收集資料過程中，上跑下竄，其結果導致有的重要資料檔案都不能及時歸檔，時間一長必然造成資料丟失現(xiàn)象。

二是檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清，卷內(nèi)目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，費時費力，影響了檔案利用的價值。

三是檔案管理模式上缺乏綜合性。目前，在油田以廠處單位為例，檔案管理層面多，沒有綜合管理。廠處級單位的檔案室由廠處辦公室下設的一人或兩人專業(yè)管理。同時，組織科、勞資科的人事檔案分別由他們自己的科室直接管理，這樣，檔案管理工作在一個單位內(nèi)部劃分多個層次，結果導致檔案管理不能統(tǒng)一要求，難以實現(xiàn)規(guī)范科學化管理。

四是檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊，直接影響檔案管理工作水平。近來來，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應有的認識，認為檔案管理工作是一個輕松的活，領導部門對新加入檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即使有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。

五是檔案借閱程序上存有欠缺和漏洞，極容易造成檔案資料丟失或泄密。在單位內(nèi)部，有的部門或領導為了查閱檔案，并沒有履行相關手續(xù)，因為是熟人，是上下級，是同部門，所以借閱時打個招呼就完事。這樣下去，使檔案借閱制度如同虛設，給檔案管理工作帶來較大隱患。因此，必須要引起我們的關注。

六是檔案管理人員缺乏經(jīng)常性的保密教育，保密的原則性有待進一步加強。有的檔案管理工作人員茶余飯后，總是愛交談檔案資料的相關內(nèi)容，這樣容易造成泄密，給企業(yè)發(fā)展帶來負面影響。

3 做好檔案管理工作的措施和建議

檔案管理工作在油田建設發(fā)展中起著極其重要的作用，為了加強和提高油田檔案工作水平，服務油田生產(chǎn)發(fā)展，適應檔案管理工作的新形勢，使油田檔案工作再上一個新臺階，筆者認為，當前在油田企業(yè)檔案管理工作中，應做好如下幾項工作。

一是油田企業(yè)各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業(yè)檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業(yè)發(fā)展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案管理工作重視到位，投入到位，要定期聽取檔案管理工作的匯報，及時研究解決檔案管理工作中的相關問題，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境。同時，要舍得對檔案管理工作經(jīng)費的投入，改善檔案管理工作的硬件設施，為檔案管理工作提供良好的物質條件。

二是改革現(xiàn)有的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的工作模式。油田各單位、各層次、各門類形成的全部檔案，要實行集中統(tǒng)一管理。這是企業(yè)檔案管理工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對油田企業(yè)檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。因此，我們必須改革現(xiàn)有的檔案管理模式，將企業(yè)內(nèi)部各個門類形成的檔案，實行統(tǒng)一管理，定崗定人，明確職責，強化管理，使油田企業(yè)檔案管理工作達到和符合檔案法律法規(guī)對檔案管理工作的基本要求。

三是加強檔案管理隊伍建設，不斷提高檔案管理人員業(yè)務素質。隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高要求，要實現(xiàn)檔案管理工作科學化、標準化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必須要建設一支高素質的檔案管理隊伍。因此，油田領導要定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作開創(chuàng)新局面打好基礎。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質。

四是加強檔案的收集和整理，確保檔案資料準確完整。做好檔案資料的收集和整理，是檔案管理工作對檔案管理人員的基本要求，檔案管理人員必須熟悉和掌握檔案資料收集的渠道和方法，對檔案形成的全過程進行動態(tài)監(jiān)督與檢查，確保從源頭上收全收準檔案資料。只有這樣，檔案的歸檔率、完整率、準確率才能達到一個較好的標準。

五是檔案資料要統(tǒng)一規(guī)范，達到和符合國家標準。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提，在制作檔案資料時，首先是公文用紙要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一規(guī)范標準。其次，排版形式要統(tǒng)一，字跡要清楚，引用文字要合理，用字要規(guī)范。只有這樣，才能符合國家規(guī)定和總公司要求。

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一、落實企業(yè)檔案信息化管理的必要性

（一）檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然需求

科學技術的飛速發(fā)展給信息資源網(wǎng)絡化帶來了新的契機和挑戰(zhàn)。信息資源突破了過去傳統(tǒng)意義上的數(shù)量較少和內(nèi)容單一的問題，已發(fā)展為信息存儲量大、內(nèi)容涵蓋面廣的基本現(xiàn)狀。這樣引起更多的企業(yè)對于信息資源的依賴性也越來越高，從單純的查找、存檔和備案等，已轉化為對信息化資源的全方面的綜合需求。要想實現(xiàn)信息資源的時效性和準確性為企業(yè)發(fā)展服務，勢必需要采取信息網(wǎng)絡化、資源共享等現(xiàn)代化管理手段。因此，傳統(tǒng)的檔案管理已根本不能滿足于企業(yè)發(fā)展的需求，檔案信息化管理勢必成為企業(yè)發(fā)展的必然需求。

（二）檔案信息化管理是企業(yè)日常管理模式的重要手段

由于受傳統(tǒng)管理模式的限制，檔案管理難以突破工作環(huán)節(jié)以及工作步驟的束縛，使檔案管理單純地停留在以業(yè)務活動為主的固化式工作流程，導致企業(yè)檔案管理的工作水平和工作效率低下。而實現(xiàn)檔案信息化管理的深化和創(chuàng)新，以信息化管理系統(tǒng)為依托，加快文檔一體化的進程，能極大地提高企業(yè)檔案管理的工作效率。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，業(yè)務流程是其中不可分割的組成部分，文件是信息化系統(tǒng)運作中重要的信息基礎，應將兩個流程系統(tǒng)有機地融于一起，也就是在文件信息中將業(yè)務信息得以體現(xiàn)，亦或將業(yè)務信息直接嵌入文件信息中，最終達到企業(yè)檔案信息化管理的有效實現(xiàn)。

二、目前企業(yè)檔案信息化管理的基本問題

（一）傳統(tǒng)觀念使企業(yè)檔案信息化管理的開展受到局限

基于傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，使企業(yè)對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，仍存在一些認識誤區(qū)，認為可以短期內(nèi)比較顯性地實現(xiàn)預期效益。在過去傳統(tǒng)管理觀念的指引下，對于企業(yè)檔案信息化的管理，重產(chǎn)出輕投入，由于對企業(yè)檔案信息化管理缺乏一定的科學認知，而和現(xiàn)代企業(yè)管理理念嚴重脫離，導致企業(yè)檔案信息化管理處于岌岌可危的發(fā)展境地。

（二）信息化管理軟件已不能滿足檔案信息化管理的要求

企業(yè)信息化管理軟件仍不能完全滿足于各種性質、職能不同的企業(yè)檔案信息化管理的基本要求，目前還未開發(fā)和應用完全適用于各企業(yè)發(fā)展的文檔一體化管理系統(tǒng)軟件。在實際的檔案信息化管理中，由于各企業(yè)獨立開發(fā)的軟件系統(tǒng)具有不規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，不能實現(xiàn)共用和互用，使文件和檔案管理的信息化資源在不同階段得不到互換和共享，嚴重影響了信息資源成果全方位的互通。

（三）基礎工作缺乏規(guī)范性，制約了檔案信息化進程

檔案信息化管理涵蓋了檔案工作的各方面和各環(huán)節(jié)，其中主要是檔案標準的建立和實施，以及業(yè)務流程的規(guī)范化管理。目前在企業(yè)檔案信息化管理工作中，仍存在檔案標準和規(guī)范相對滯后的現(xiàn)象，檔案信息化系統(tǒng)嚴重脫離于網(wǎng)絡化建設的形式，使信息化資源達不到層次的統(tǒng)一、規(guī)范，導致服務性和共享性較差，尤其是各種類型的檔案細則缺乏足夠的相容性，嚴重制約了企業(yè)檔案信息化進程。

（四）企業(yè)檔案信息化管理與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新缺乏協(xié)調(diào)性

很多企業(yè)的檔案信息化管理是在傳統(tǒng)的管理體制下運作的，由于企業(yè)人事管理部門缺乏先進的檔案信息化管理觀念，尤其是缺乏與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新協(xié)調(diào)一致的思想意識，使檔案信息化管理不能與體制改革、創(chuàng)新保持同步，嚴重影響了企業(yè)檔案信息化管理對于提升企業(yè)綜合競爭力的基礎性作用的發(fā)揮。

（五）企業(yè)缺乏檔案信息化管理的長遠規(guī)劃

企業(yè)檔案信息化管理的長遠規(guī)劃是企業(yè)為實現(xiàn)企業(yè)信息化管理的目標而做出的戰(zhàn)略性規(guī)劃方針和政策，由于目前很多企業(yè)的信息化規(guī)劃方案都停留于技術規(guī)劃的角度，沒有與企業(yè)核心競爭戰(zhàn)略做到切實有效地結合，使企業(yè)的檔案信息化管理缺乏明確的目標和方向。

三、強化企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

（一）摒棄傳統(tǒng)觀念，追求檔案工作的創(chuàng)新

檔案工作的創(chuàng)新就是突破傳統(tǒng)觀念的束縛，開拓適合時代要求的信息化管理工作的新局面。一般來講，主要包含理論的創(chuàng)新和實踐的創(chuàng)新，以理論創(chuàng)新為指導，加強和實踐創(chuàng)新有機的結合，最終促進檔案信息化管理工作的順利開展。實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，應遵循檔案工作發(fā)展的客觀規(guī)律，認真分析檔案工作的發(fā)展目標和方向，嚴格遵守國家對于檔案工作制定的規(guī)程和規(guī)范，不能和企業(yè)的實際發(fā)展情況產(chǎn)生嚴重的偏離。創(chuàng)新需要企業(yè)進行反復的研究和驗證，創(chuàng)新成果必須經(jīng)得起實踐的切實檢驗，確保符合企業(yè)自身檔案信息化管理的基本要求。

（二）建立和健全檔案信息化管理制度

企業(yè)檔案信息化主要是通過技術、制度和管理等各方面的創(chuàng)新，并建立科學合理的現(xiàn)代化企業(yè)管理模式。企業(yè)檔案管理要充分利用檔案信息化的新思路和新模式，采用先進的技術措施和手段，積極實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化制度的管理和創(chuàng)新。建立和健全符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需要的檔案信息化管理制度，確保企業(yè)檔案工作在競爭激烈的市場環(huán)境下得以健康有序的發(fā)展。第一，建立企業(yè)文件材料管理制度，完善文件的電子化歸檔方法，使企業(yè)在信息化發(fā)展過程中形成具有較強保存價值的電子文件信息資料。第二，擴展企業(yè)檔案信息化管理的收集范圍，依據(jù)企業(yè)發(fā)展要求及時調(diào)整檔案信息的接收范圍，尤其要確保對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文件資料的收集工作。第三，建立和健全數(shù)字化信息檔案管理制度，嚴格電子檔案信息的數(shù)據(jù)安全和存儲安全的相關規(guī)定。將企業(yè)檔案工作和信息化管理進行全方位的銜接，加強對各種類型文件信息資料的有效監(jiān)控，以確保電子文件和紙質文件的一致性。

（三）建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)

隨著信息化技術的高速發(fā)展，目前很多高科技的手段已被廣泛應用于企業(yè)檔案信息化管理中。企業(yè)檔案信息化管理應迎合時展的需求，在企業(yè)檔案管理中將現(xiàn)代高科技手段得以科學的應用。第一，計算機系統(tǒng)的應用。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，比如，檔案館管理系統(tǒng)和小型檔案室管理系統(tǒng)等，以確保信息資源整理和歸檔的實現(xiàn)。第二，縮微技術的應用。通過各種現(xiàn)代化高科技手段，對具有潛在價值的文件檔案資料，進行微縮處理和編輯。能有效節(jié)約人力和儲存空間，且能確保長期保存。第三，光盤存儲技術的應用?；诠獗P本身存儲量大和信息處理便捷的特點，完全適用于檔案信息的檢、參考和查詢等各種綜合服務。第四，現(xiàn)代網(wǎng)絡、通訊和視聽技術的應用。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡化技術，各種通訊技術，廣播、電視等視聽技術，通過多種渠道將檔案信息資源得以，以實現(xiàn)使用者在不同地域達到資源共享的目的。

（四）加強企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍的建設

檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案信息化進程的發(fā)展。檔案管理人員應具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、完善的檔案管理知識以及先進的管理技術，這是對于檔案管理人員的基本要求。定期或不定期地組織學習和技術培訓以及企業(yè)間進行經(jīng)驗交流等手段，加強業(yè)務知識和技術方法的改進，這樣才能做好檔案信息化管理工作，以避免出現(xiàn)失誤而引起檔案刪除或丟失的現(xiàn)象。應加強理論和實踐有機地結合，檔案管理人員需要具備豐富的理論知識，還要將理論知識付諸于實踐中的得以實施，不斷積累綜合的實踐技能。理論與實踐有機結合的培訓方式是提高人員素質的一個重要手段。另外，加強信息化管理的培訓，并嚴格檔案管理系統(tǒng)的熟練使用，以確保檔案信息化管理健康、平穩(wěn)的運行。

（五）檔案信息進行網(wǎng)上開發(fā)，并確保檔案信息網(wǎng)絡的安全防護

配置現(xiàn)代化的各種辦公設備，積極開發(fā)和應用符合行業(yè)性質特征的檔案管理軟件，并實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化建設，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)全方位的信息資源共享。進行檔案信息化管理工作，將各種類型文件、檔案資料等以文字、數(shù)據(jù)和圖表等載體形式傳輸入網(wǎng)，并制定訪問和檢索的權限，以及文件瀏覽和借閱利用等功能，讓各級領導以及廣大員工都能通過網(wǎng)絡獲取參考信息，也能進行各類載體文件的歸檔，構建信息網(wǎng)絡化高速運作系統(tǒng)。另外，企業(yè)檔案信息化管理網(wǎng)絡化系統(tǒng)僅供內(nèi)部人員被授予權限的情況下使用，建網(wǎng)時應設置安全防護機制，以確保網(wǎng)絡的安全穩(wěn)定。積極建立檔案信息網(wǎng)絡化的安全管理制度，將檔案信息網(wǎng)絡設置防火墻，安裝防病毒軟件等，并對主機采取高科技的防護措施。同時，應實現(xiàn)級別控制，將用戶訪問權限進行級別確認設置，依據(jù)級別的不同規(guī)范檔案信息查閱的具體規(guī)定范圍，以防止未授權者的違規(guī)違章操作。

四、結語

總而言之，企業(yè)檔案信息化管理是檔案管理工作上的重大突破和技術創(chuàng)新，給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰(zhàn)，并產(chǎn)生了積極深遠的影響。作為企業(yè)檔案管理工作者，應加強思想和行動上有效的配合，積極采取各種先進技術和手段加強企業(yè)檔案資源信息化管理的改進和創(chuàng)新，不斷推進檔案信息化管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。隨著科技的發(fā)展和時代的進步，在實現(xiàn)資源共享的同時，一定要加強信息資源的安全保密性。我們要切實保證理論知識和實踐有效地結合，迎合現(xiàn)代化信息化發(fā)展的要求，將檔案管理工作做的更加完善和具體，以期為企業(yè)的健康、高效發(fā)展提供快捷的服務。

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