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篇1

在認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎(chǔ)上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當(dāng)作加強(qiáng)檔案管理工作的重點，認(rèn)真按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合分行特點，從檔案人員的崗位職責(zé)，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統(tǒng)完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統(tǒng)一實行嚴(yán)格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發(fā)生，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、程序化和制度化。

二是進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)水平。

在不斷建立完善檔案設(shè)施和管理制度的同時，集中精力抓好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，通過強(qiáng)調(diào)、檢查和督導(dǎo)落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設(shè)施、檔案裝具等管理設(shè)備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應(yīng)歸檔而未歸檔的重要文件，進(jìn)行了再收集，使檔案內(nèi)容不斷得到豐富和充實。并將按照正規(guī)庫房標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)設(shè)施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。

三是進(jìn)一步提高檔案保密意識。

篇2

近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強(qiáng),檔案的查證、依據(jù)和史料作用發(fā)揮更加突出。但是,當(dāng)前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調(diào)閱不規(guī)范、管理難度大,磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案因系統(tǒng)升級而失效等問題,應(yīng)加以關(guān)注和不斷改進(jìn)完善。

一、當(dāng)前人民銀行基層行會計檔案管理的現(xiàn)狀

目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監(jiān)督和檔案管理等部門,基本職責(zé)分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調(diào)閱、銷毀工作;將達(dá)到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規(guī)定予以管理。三是按會計基本制度的規(guī)定,由分管行領(lǐng)導(dǎo)審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。

目前,會計檔案的保存有紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質(zhì)檔案,磁介質(zhì)及光介質(zhì)會計檔案的保管期限與相應(yīng)的紙介質(zhì)會計檔案相同;無明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,比照類似會計檔案進(jìn)行管理,比如同城電子支付系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),基層行比照會計核算系統(tǒng)日終備份數(shù)據(jù)要求保存30天?；鶎尤嗣胥y行會計檔案的日常管理規(guī)定和流程主要有以下幾個方面:

1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負(fù)責(zé)保管,采用紙介質(zhì)以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質(zhì)的會計檔案。

對紙介質(zhì)會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質(zhì)會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負(fù)責(zé)管理。

對磁介質(zhì)會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質(zhì)會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)未進(jìn)行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統(tǒng)以來的會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)刻錄到光盤中,做到數(shù)據(jù)雙備份。

2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴(yán)格按照會計檔案管理的規(guī)定辦理會計檔案的查閱工作。嚴(yán)格建立并執(zhí)行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)會計檔案。

3.會計檔案的復(fù)制。目前,個別行對紙介質(zhì)會計檔案的復(fù)制只存在一種情況,即為了能夠在規(guī)定的期限內(nèi)有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存。磁介質(zhì)會計檔案的復(fù)制由于各行會計部門應(yīng)用系統(tǒng)的操作環(huán)境不同,復(fù)制所有磁介質(zhì)檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復(fù)制1次。

4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質(zhì)會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質(zhì)會計檔案(如會計核算系統(tǒng)月終備份數(shù)據(jù)),但未進(jìn)行過銷毀。各行銷毀紙介質(zhì)會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規(guī)定,報上級行批準(zhǔn)后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準(zhǔn)后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準(zhǔn)后銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題

1.現(xiàn)行的會計檔案管理制度滯后,不能適應(yīng)形勢發(fā)展需要。目前人民銀行會計檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發(fā)的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規(guī)定相比,內(nèi)容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導(dǎo)條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發(fā)展,人民銀行會計資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規(guī)章予以規(guī)范指導(dǎo)。

2.會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式。據(jù)調(diào)查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監(jiān)督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監(jiān)督部門,沒有實行檔案管理部門統(tǒng)一管理,在調(diào)閱資料時也是由事后監(jiān)督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統(tǒng)一管理流于形式。在這種管理現(xiàn)狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內(nèi)部人員調(diào)閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風(fēng)險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現(xiàn)漏檔現(xiàn)象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達(dá)到檔案管理“四防”、“四無”的基本標(biāo)準(zhǔn)。

3.會計檔案管理未與核算系統(tǒng)升級同步,磁介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大。大部分磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,調(diào)閱磁介質(zhì)會計檔案需要在特定的、舊的運行環(huán)境中進(jìn)行。但是,隨著應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、換代、更新,部分磁介質(zhì)會計檔案已無法調(diào)閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。

4.內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規(guī)定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。此規(guī)定在實際操作中的執(zhí)行難度較大。如司法部門在執(zhí)行公務(wù)時,強(qiáng)制將會計憑證調(diào)出,如果不同意將按妨礙執(zhí)行公務(wù)處理,給檔案管理帶來困難。

5.會計檔案監(jiān)督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內(nèi)容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監(jiān)督管理的漏洞。

三、改進(jìn)基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議

1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進(jìn)一步完善會計檔案管理制度。一是依據(jù)會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統(tǒng)一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關(guān)管理規(guī)定予以修訂和完善,有效解決現(xiàn)有的會計檔案管理規(guī)定多分散在多個會計制度及業(yè)務(wù)管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強(qiáng)人民銀行系統(tǒng)的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍?，F(xiàn)有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質(zhì)會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質(zhì)、光介質(zhì)的有效性進(jìn)行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責(zé)。要求無論是紙介質(zhì)會計檔案,還是磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案,都要嚴(yán)格按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定入檔、歸類、調(diào)閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達(dá)到“四防”、“四無”標(biāo)準(zhǔn)。

2.不斷改進(jìn)現(xiàn)行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應(yīng)明確基層人民銀行紙介質(zhì)會計檔案應(yīng)由本單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。不斷改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)的備份、調(diào)閱、管理方式,使磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案的調(diào)閱盡可能不受特定應(yīng)用環(huán)境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復(fù)制,防止磁化及老化。三是要進(jìn)一步完善全國支票影像交換系統(tǒng)(IAS)中相關(guān)檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統(tǒng)的查詢和歸檔功能進(jìn)行完善,實現(xiàn)IAS系統(tǒng)多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統(tǒng)計、查詢結(jié)果集中顯示、保存查詢結(jié)果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統(tǒng)積累經(jīng)驗。

3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環(huán)節(jié)。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.完善司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度,進(jìn)一步加強(qiáng)基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強(qiáng)檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調(diào)閱登記制度,強(qiáng)化查閱登記審批和復(fù)印、復(fù)制的過程監(jiān)督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強(qiáng)與司法部門的溝通聯(lián)系,進(jìn)一步規(guī)范司法執(zhí)行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。

參考文獻(xiàn):

[1] 董安家. 淺談人民幣銀行結(jié)算賬戶檔案管理[J]. 內(nèi)蒙古金融研究, 2009, (06) :70

篇3

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監(jiān)督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關(guān)會計檔案的調(diào)閱及銷毀工作以及將達(dá)到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定對會計檔案進(jìn)行管理；事后監(jiān)督部門，主要是按照會計制度的規(guī)定，由各分層行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

一、基層人民銀行會計檔案管理現(xiàn)狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會計資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度，實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會計檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案，沒有進(jìn)行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當(dāng)前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式

當(dāng)前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風(fēng)險；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。

與此同時，由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會計檔案管理存在風(fēng)險

為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實施的過程中存在執(zhí)行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時，就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實現(xiàn)專人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

(三)會計檔案制度制定不完善，有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位

在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。

會計檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管?！庇捎谏鲜鲋贫?、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象，造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責(zé)的側(cè)重點不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議

(一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門責(zé)任劃分

針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應(yīng)在制定與實施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監(jiān)督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會計資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù)，庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實際，不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度

為切實的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對《中國人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監(jiān)管部門在實施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實現(xiàn)會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調(diào)閱會計檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責(zé)

為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發(fā)的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應(yīng)應(yīng)在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。

切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對磁介質(zhì)會計檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會計檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。

參考文獻(xiàn)：

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[3]惠洪霞.電算化環(huán)境下企業(yè)會計檔案管理的對策[J].蘭臺內(nèi)外,2010,(01).

篇4

    二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實施會計檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會計檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實施會計檔案管理時,盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理,對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會計檔案入檔不及時,存在檔案遺失的風(fēng)險;二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題;三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理,這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題,就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時,由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中,一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新,對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會計檔案管理存在風(fēng)險

    為防止會計檔案在管理中造成的會計數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》,對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)?！边@一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實施的過程中存在執(zhí)行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時,就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時,由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題,導(dǎo)致對于一些會計檔案的管理難以實現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會計檔案制度制定不完善,有關(guān)會計檔案監(jiān)督不到位

    在目前運作的會計檔案管理模式中,全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言,會計檔案屬于其中一項最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題,實施檢查的比較少,結(jié)果就造成會計檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會計檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中,涉及會計財務(wù)、國庫會計、貨幣發(fā)行會計等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實施有關(guān)會計檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象,造成會計監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會計檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計監(jiān)督職能,由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

    三、提升基層人民銀行會計檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會計檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題,就應(yīng)在制定與實施相關(guān)會計檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題,建議逐步實施“集中監(jiān)督,集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管,定期對會計檔案進(jìn)行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會計資料進(jìn)行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個管理部門,因此各部門要高度重視會計檔案管理工作,不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會計檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次,規(guī)范會計檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會計檔案查閱手續(xù),庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實際,不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會計檔案管理的工作落實到人,對于檔案管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實加大會計檔案的檢查力度

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商業(yè)銀行檔案管理的重要性

商業(yè)銀行的檔案是指“商業(yè)銀行在經(jīng)營管理等各項活動中直接形成的，并按一定規(guī)律集中保存起來以備考查的具有物理載體的歷史記錄”。按照不同種類，商業(yè)銀行檔案可以分為如下兩種：

一管理類檔案

商業(yè)銀行管理類檔案是相較于業(yè)務(wù)檔案而言的檔案中，包括但不限于黨政檔案、人事檔案、文件文書檔案等，主要記錄著商業(yè)銀行企業(yè)內(nèi)部管理的動作、流程、結(jié)果等情況，記載著商業(yè)銀行營業(yè)活動以外的日常運轉(zhuǎn)情況。一般情況下，商業(yè)銀行管理類檔案具有專門的部門和人員進(jìn)行管理，例如人事檔案一般有人力資源部或者人事勞資部管理。

二業(yè)務(wù)檔案

商業(yè)銀行中業(yè)務(wù)檔案是指商業(yè)銀行在其業(yè)務(wù)發(fā)展中形成的檔案。之后，中國的銀行允佳桿俜⒄梗商業(yè)銀行如雨后春算般成立，并發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)范圍從最開始的開立結(jié)算賬戶、存款、取款、匯款、貸款等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)逐步發(fā)展，為適應(yīng)我國社會主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求和與國際接軌的需要，商業(yè)銀行業(yè)務(wù)已經(jīng)涵蓋貴金屬業(yè)務(wù)、理財業(yè)務(wù)、移民義務(wù)、發(fā)行債券業(yè)務(wù)等衍生業(yè)務(wù)。商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案包括但不限于會計結(jié)算證、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、負(fù)債業(yè)務(wù)和其他非結(jié)算、信貸業(yè)務(wù)發(fā)生過程中的憑證、合同、協(xié)議等。業(yè)務(wù)檔案能夠反映商業(yè)銀行相關(guān)業(yè)務(wù)的全貌，它真實、全面的記錄了商業(yè)銀行從事相關(guān)金融業(yè)務(wù)的全過程。商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案的管理工作，就是在對商業(yè)銀行日常經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案按照“建、歸、管、用”四個步驟執(zhí)行的產(chǎn)物。其重要性主要體現(xiàn)在一家商業(yè)銀行傳承業(yè)務(wù)經(jīng)營思路、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)特色以及對未來戰(zhàn)略、打法的制定上。其必要性分為兩個方面，一是對于商業(yè)銀行自身的需要，即業(yè)務(wù)檔案的有效管理能夠保護(hù)商業(yè)銀行自身的合法權(quán)益以及員工的合法權(quán)益，為商業(yè)銀行健康發(fā)展保駕護(hù)航；另一方面是對于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到增加銀行信用、促進(jìn)商業(yè)信用提高的作用，從而更好的服務(wù)各經(jīng)濟(jì)主體，履行社會責(zé)任。

從“結(jié)繩”、“刻契”，到“壁畫”、“雕刻”，再到紙的發(fā)明，隨著生產(chǎn)工具的不斷進(jìn)步，檔案也飛速發(fā)展。其作用和價值從一允嫉摹氨4婕鍬?、辅钟洃洝钡墓δ?，也逐步演變成多功能、多用途的實用性科學(xué)。當(dāng)今社會，檔案涉及每個領(lǐng)域，特別在某些領(lǐng)域尤為突出重要，比如商業(yè)銀行，業(yè)務(wù)檔案是商業(yè)銀行特有的、也是最重要的檔案品種，它是商業(yè)銀行在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的包括但不限于會計憑證、業(yè)務(wù)合同、交易對手基礎(chǔ)材料、回執(zhí)、搜記錄等整理形成的檔案，業(yè)務(wù)檔案的建檔、歸檔在商業(yè)銀行中被要求以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，影像和電子檔案則根據(jù)實際需要以搭配的方式保存，因此即使是在流程中以電子形式出現(xiàn)的材料，也必須打印歸檔，形成完整的業(yè)務(wù)檔案。

銀行檔案管理的意義

商業(yè)銀行無論發(fā)展到任何時候，檔案資料都具有核心作用。商業(yè)銀行檔案資料記載著商業(yè)銀行日常內(nèi)部行政運轉(zhuǎn)以及商業(yè)銀行相關(guān)經(jīng)營活動的全部過程。商業(yè)銀行檔案管理工作的質(zhì)量高低，直接影響著機(jī)構(gòu)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的效率以及經(jīng)營活動的健康發(fā)展，最終決定一家商業(yè)銀行在市場的競爭能力。所以研究商業(yè)銀行檔案管理的工作對于目前商業(yè)銀行所處的環(huán)境而言是非常必要的。

商業(yè)銀行作為我國社會主義經(jīng)濟(jì)體系中的重要組成部分，其良好的運作將對我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到有力的推動作用，要發(fā)揮中國經(jīng)濟(jì)劑和助推器的作用，商業(yè)銀行必須要配合市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律改變自身業(yè)務(wù)特點。要配合規(guī)律就必須有準(zhǔn)確的自身定位，這必須依托于過往的發(fā)展經(jīng)驗。而銀行業(yè)務(wù)檔案記錄著這家銀行從成立之日起，從無到有，不斷發(fā)展壯大的過程，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理不僅可以為銀行轉(zhuǎn)型提供有力的決策意見，也更能夠規(guī)避發(fā)展過程中重蹈覆轍。

銀行檔案管理的現(xiàn)狀分析

1，業(yè)務(wù)檔案由于保管不規(guī)范、人員流動大，管理人員檔案意識薄弱等因素，造成檔案保管的不規(guī)范問題人的因素主要包括專業(yè)技能缺乏，主觀意識淡薄。首先，商業(yè)銀行業(yè)務(wù)檔案管理的人員都是業(yè)務(wù)客戶經(jīng)理兼職的，在目前市場競爭非常惡劣的情況下，商業(yè)銀行更多采取的是“份額占比、擴(kuò)大規(guī)模、增加利潤”的態(tài)度，行業(yè)內(nèi)普遍“全民參戰(zhàn)”，都背上相關(guān)經(jīng)營指標(biāo)任務(wù)，因此迫于壓力和行業(yè)內(nèi)宣傳主導(dǎo)的影響，即使是專業(yè)從事檔案管理的職員也因“任務(wù)”的壓力，從而減少了自我業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和提升，淡化了檔案管理的意識。其次，從事檔案管理工作的職員幾乎沒有檔案專業(yè)從業(yè)經(jīng)歷或?qū)I(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，技能水平底子薄”，更多采取摸著石頭過河的辦法。再次，檔案管理從事人員相對不固定，基本限于一種抓著誰是誰的情況，導(dǎo)致沒有延續(xù)性。最后，商業(yè)銀行針對檔案管理培訓(xùn)較少，檔案管理人員學(xué)習(xí)機(jī)會不多，此外由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，專業(yè)從事檔案管理工作的職員缺乏升職加薪的機(jī)會

2，現(xiàn)行商業(yè)銀行檔案管理體制存在的問題機(jī)制的因素主要包括制度的建立、制度的執(zhí)行以及執(zhí)行的監(jiān)督。制度的原因主要包括商業(yè)銀行自身擁有完善的檔案管理制度，但隨著層級的逐步下推，認(rèn)識并且執(zhí)行這些制度的人即成為鳳毛麟角，很多從事檔案管理人員甚至不知道本行存在一套檔案管理制度，現(xiàn)行的檔案管理方法不過是老員工口口相傳，市經(jīng)驗之談，似乎是又回到了沒有文字的時代。同時在執(zhí)行過程中，由于沒有監(jiān)督機(jī)制，形成了“你查我改，你走我照舊”的游擊狀態(tài)。因此制度的執(zhí)行力度與執(zhí)行的監(jiān)督是機(jī)制中的核心問題。

篇6

在實行銀行檔案集約化之前，為了加強(qiáng)內(nèi)控防范風(fēng)險，銀行需要將主要業(yè)務(wù)的檔案都建立相關(guān)制度規(guī)范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)Ｈ斯芾韺旆衷O(shè)檔案室的模式發(fā)展。各個業(yè)務(wù)部門不僅要管理好相關(guān)檔案，還要對對應(yīng)業(yè)務(wù)線的檔案管理負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查。通過對管理機(jī)制及其流程來看，可以發(fā)現(xiàn)存在各條業(yè)務(wù)線多頭指導(dǎo)、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發(fā)揮其統(tǒng)籌管理的作用。從管理的成本角度進(jìn)行分析，以條線實施小集中進(jìn)行檔案管理會在一定程度上浪費或重復(fù)配置資源，這種做法明顯不夠經(jīng)濟(jì)。因此，要實現(xiàn)真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機(jī)構(gòu)、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財務(wù)管理部門應(yīng)該確保集約化所需庫房等硬件設(shè)施的經(jīng)費支持，以上所述都是銀行檔案實現(xiàn)集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實現(xiàn)檔案集約化管理的目標(biāo)提出幾點建議：

一、對如何實現(xiàn)銀行檔案集約化管理進(jìn)行相關(guān)分析

（一）因地制宜，從實際出發(fā)

為了豐富檔案集約化管理的內(nèi)涵，在不斷深化對集約化管理的認(rèn)識和實踐下，逐步地將集約化管理發(fā)展成一項系統(tǒng)性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關(guān)策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認(rèn)可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統(tǒng)一的管理模式，只能夠自上而下地進(jìn)行分類規(guī)劃并指導(dǎo)，注重因地制宜，從實際出發(fā)[1]。積極倡導(dǎo)各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調(diào)解矛盾，統(tǒng)籌規(guī)劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業(yè)務(wù)檔案先后被歸入全行規(guī)范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導(dǎo)，而是多個業(yè)務(wù)部門共同管理的復(fù)雜局面。在實現(xiàn)集約化的目標(biāo)指引下，科學(xué)合理對各部門進(jìn)行分工是十分必要的，還應(yīng)該健全溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統(tǒng)籌規(guī)劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎(chǔ)上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據(jù)各行具體情況進(jìn)行集約化管理。例如，可以建立不同區(qū)域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規(guī)劃，同城集中；還可以選擇專租賃業(yè)化庫房或是外包整個檔案管理服務(wù)；還可以根據(jù)檔案的種類對庫房和裝具的類型進(jìn)行合理安排，比如說預(yù)先做好數(shù)字化處理、調(diào)閱次數(shù)相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標(biāo)，為持續(xù)提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內(nèi)容與實施重點

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應(yīng)歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應(yīng)該包括銀行各項業(yè)務(wù)一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應(yīng)歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規(guī)則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規(guī)范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細(xì)的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經(jīng)營活動和業(yè)務(wù)發(fā)展所產(chǎn)生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構(gòu)架

明確集約化管理的職能，健全相關(guān)機(jī)構(gòu)，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構(gòu)架?，F(xiàn)階段二級分行以下已經(jīng)開始不設(shè)檔案管理單位，這是檔案管理構(gòu)架逐漸扁平化的結(jié)果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現(xiàn)全部集中管理檔案實體的目標(biāo)給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業(yè)務(wù)分檔案室的職能和相關(guān)人員進(jìn)行整合，并設(shè)置檔案管理中心，對于所有檔案進(jìn)行集中、專業(yè)、規(guī)范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠?qū)︼L(fēng)險進(jìn)行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結(jié)束語z6

在推進(jìn)檔案集約化管理的進(jìn)程中，要充分發(fā)揮其專業(yè)、集中、仔細(xì)的管理優(yōu)勢，在優(yōu)化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現(xiàn)提高管理效能的目的。所以，推進(jìn)檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學(xué)發(fā)展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻(xiàn)。

【⒖嘉南住

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創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。當(dāng)前，在知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案事業(yè)應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新、提升水平。筆者認(rèn)為，應(yīng)該從思想觀念、理論知識、技術(shù)管理、管理制度、服務(wù)意識五個方面探索檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新因素。

一是檔案管理的思想觀念創(chuàng)新。當(dāng)今時代，是一個創(chuàng)新的時代。檔案工作要創(chuàng)新，就必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，敢于創(chuàng)新。要善于用新的思維，研究新的情況，解決新的問題，積累新的經(jīng)驗，形成新的認(rèn)識，指導(dǎo)新的實踐。隨著改革開放的深入，檔案工作實現(xiàn)了幾個重大轉(zhuǎn)變，即由主要為政治服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹檎畏?wù)，又為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、教學(xué)科研、編史修志服務(wù)；由相對封閉，主要為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣?，全面開放；由被動接待利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃娱_發(fā)檔案信息資源，調(diào)整工作思路，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，形成與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的思想觀念，把工作重點轉(zhuǎn)移到為建設(shè)社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)上來，為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)上來，以思想觀念上的跨越求得工作上的突破。

二是檔案管理的理論知識創(chuàng)新。隨著形勢的發(fā)展，特別是計算機(jī)、無紙檔案、電子文件的出現(xiàn)，給整個檔案學(xué)理論帶來革命性變化。目前，我們應(yīng)用計算機(jī)管理檔案主要是用計算機(jī)建立檔案數(shù)據(jù)庫，生成目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄等，整個管理還是模擬手工操作，隨著計算機(jī)檢索功能的健全，案卷目錄、全引目錄，都將失去作用，甚至案卷號、目錄號都有不存在的可能。電子文件的出現(xiàn)，也將給人們的工作和生活帶來巨大的變化。電子文件不同于紙質(zhì)文件，它具有依賴性、易更改性等多種特點。這些知識對于我們來說都比較陌生，要掌握和利用它，必須不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，否則就無法跟上飛速發(fā)展的時代步伐。

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（一）婚姻登記檔案構(gòu)建對象具有特定性?；橐龅怯洐n案的形成，主要體現(xiàn)在婚姻登記部門的各項工作內(nèi)容與工作流程中，比如結(jié)婚登記、補(bǔ)辦婚姻登記、離婚登記中所構(gòu)建、形成的，其檔案構(gòu)建所涉及到的主要對象為具有或是曾經(jīng)具有婚姻關(guān)系的人，不論是結(jié)婚，補(bǔ)辦，或是離婚，檔案構(gòu)建對象均為“一對”，絕不可能為一個單獨的個體對象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個人單獨建檔。

（二）婚姻登記檔案的內(nèi)容具有專指性?；橐龅怯洐n案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動主體在結(jié)婚、補(bǔ)辦或是離婚過程中所形成的，檔案中所包含的內(nèi)容，通常都是針對當(dāng)事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當(dāng)事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料，或是婚姻登記部門在處理當(dāng)事人事宜的過程當(dāng)中所累積、形成的材料。所有這些材料，都是當(dāng)事人的實際婚姻狀況，除此之外的內(nèi)容都不會牽涉到，所以具有非常強(qiáng)的專指性。

（三）婚姻登記檔案具有保密性。在婚姻登記檔案的內(nèi)容中，包括了許多當(dāng)事人的個人信息內(nèi)容，而這些信息內(nèi)容都是當(dāng)事人的隱私，具有保密性。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進(jìn)行利用，則必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，防止當(dāng)事人的個人隱私受到侵犯，確?；橐龅怯洐n案利用的合法性。另外，與其他檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時長”或者“年限”概念，所有婚姻登記檔案管理的年限都是統(tǒng)一的。

二、目前婚姻登記檔案管理工作中存在的主要問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識不強(qiáng)?；橐龅怯洐n案不同于其他文書檔案，也不能納入年度或階段性發(fā)展規(guī)劃，具體相對獨立性。從近年來很多當(dāng)事人檔案丟失或無從查證等事件上來看，大部分領(lǐng)導(dǎo)對此重視不夠，對婚姻檔案與每個人的密切關(guān)系的認(rèn)識更是不到位，已嚴(yán)重影響婚姻檔案的健康發(fā)展。

（二）管理機(jī)制不完善，基礎(chǔ)設(shè)施不健全。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多地區(qū)基層單位的檔案室沒有專人管理，管理制度不健全，管理設(shè)施落后。有的單位沒有獨立的檔案室，有的檔案室和其他辦公室混雜在一起，雜亂無章。有的即使設(shè)立單獨檔案室，但沒有配備必要的防火、防盜等硬件措施;有的查閱制度不完善，具有一定隨意性。

（三）人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)水平有限。在基層單位，大多管理檔案工作的人員都是兼職，沒有時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識，檔案管理業(yè)務(wù)不熟，對檔案管理的重要性也認(rèn)識不足，以往出現(xiàn)的結(jié)婚證與身份證名字不同等問題，給當(dāng)事人生活帶去很多“麻煩”，這也是必須加強(qiáng)婚姻檔案管理的原因之一。

三、做好婚姻登記檔案管理的幾點建議

（一）建陣地、強(qiáng)基礎(chǔ)，有力保障檔案管理工作。婚姻檔案是重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎(chǔ)管理工作，是開展婚姻信息服務(wù)工作的總依據(jù)和總中樞。各地婚登處始終堅持把檔案工作作為一項十分重要的基礎(chǔ)工作來抓，堅持“以人為本，為民服務(wù)”的宗旨開展工作。進(jìn)一步增加對婚姻登記檔案管理的投入力度，納入單位年度財政預(yù)算，使得婚姻登記檔案管理工作能夠得到充足的人力、物力、財力保障。要設(shè)定專門的檔案室，將婚姻登記檔案分類存放，確定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，制定檔案管理和查閱的各項規(guī)章制度。

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電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機(jī)磁盤，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤進(jìn)行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優(yōu)勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點，根據(jù)其特點進(jìn)行進(jìn)行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進(jìn)行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優(yōu)勢，但是在管理過程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展，對于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理

當(dāng)前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機(jī)進(jìn)行保存，或者是應(yīng)用存儲硬盤進(jìn)行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開展平臺化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對于各個檔案進(jìn)行歸檔，分類，形成相應(yīng)的目錄，對于各個檔案的信息進(jìn)行存儲。例如，根據(jù)存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進(jìn)行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進(jìn)行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應(yīng)的信息能夠完備地進(jìn)行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應(yīng)的窗口，填寫相應(yīng)的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進(jìn)性記錄，然后進(jìn)行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺[3]，進(jìn)行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進(jìn)行資料的調(diào)取，不用像直接利用計算機(jī)磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規(guī)范化的開展，對于實效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)定，對于文件大小，類型進(jìn)行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當(dāng)高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，使得制度更加適應(yīng)工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當(dāng)定期地對于音像與圖片檔案進(jìn)行檢查，及時地發(fā)現(xiàn)存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進(jìn)行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進(jìn)行制度層面的建立，對于光，磁等環(huán)境要素進(jìn)行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當(dāng)建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進(jìn)行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

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1、 火葬有關(guān)費用高于土葬罰款有關(guān)費用

近年來，四川省瀘州市納溪區(qū)法院先后到轄區(qū)內(nèi)的合面、上馬、打古等鎮(zhèn)進(jìn)行違反殯葬管理案件的執(zhí)行，執(zhí)行中收集了大量的群眾意見，大多數(shù)同志對殯葬改革表示理解。但要求政府結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H情況和農(nóng)民的承受能力，制定適合農(nóng)民選擇的路子。納溪法院從選擇執(zhí)行的三個鄉(xiāng)鎮(zhèn)來看，均是納溪邊遠(yuǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，距火葬地路程較遠(yuǎn)。以打古、合面為例，暫不考慮運一具尸體到最近的公路邊的費用，單從尸體裝車運至火葬場車費大約600元，進(jìn)場火化費、購骨灰盒等費用，大約在1000－1500元。親屬、生前好友前往送行，按30人計算往返一次車費約600元，火化一具尸體所需費用3000元左右。而當(dāng)?shù)劓?zhèn)政府對違規(guī)土葬者罰款僅500元。群眾說：“火葬我們經(jīng)濟(jì)承受不了，土葬又要罰款，比較下來，選擇土葬罰款500元還合算點”！

2、 行政機(jī)關(guān)行政處罰力度加大

2002年以來，納溪地區(qū)行政機(jī)關(guān)加大了對違反《四川省殯葬管理條例》事件的處罰力度，對以往未處罰的、當(dāng)年新發(fā)生的，通過調(diào)查立案后都予以處罰。納溪法院2002年度受理并審查非訴執(zhí)行案件263件，其中殯葬處罰類案件75件。2003年截至5月底受理并審查非訴執(zhí)行案382件，殯葬處罰類案件113件，與去年同期相比上升223％。同時，行政機(jī)關(guān)利用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益意識增強(qiáng)，行政機(jī)關(guān)在處罰行政相對人以后，對行政相對人既不在法定期限內(nèi)申請復(fù)議或向人民法院起訴的；對行政處罰決定生效后，又拒不履行行政處罰決定；以前行政機(jī)關(guān)傾向于上門做思想工作，感化被處罰人自覺履行義務(wù)，而現(xiàn)在對上門做工作無效的，則直接向人民法院申請非訴執(zhí)行，未繼續(xù)反復(fù)做工作，導(dǎo)致殯葬處罰類非訴執(zhí)行案件數(shù)量上升。

3、陳規(guī)陋習(xí)束縛殯改步伐

破除土葬陳規(guī)陋習(xí)，節(jié)約每一寸土地，是造福子孫后代的大事。執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)，在納溪區(qū)的大部份農(nóng)村，群眾按照幾千年來的傳統(tǒng)習(xí)俗，都習(xí)慣于土葬。有部分群眾及少數(shù)干部受傳統(tǒng)思想束縛，封建意識濃厚，觀念陳舊，對殯葬的認(rèn)識模糊，甚至有的認(rèn)為火葬是不忠不孝之舉，對《四川省殯葬管理條例》不理解。顯而易見，思想問題是推行殯改中最大的拌腳石，導(dǎo)致案件數(shù)上升。

4、 群眾自覺履行法律義務(wù)的意識不強(qiáng)

經(jīng)調(diào)查，死者死后，家屬在接受行政機(jī)關(guān)的行政處罰后，有50%的家屬以經(jīng)濟(jì)困難為由拒絕交納罰款，卻有錢大辦喪事、宴請賓客，請道士進(jìn)行封建迷信活動。

5、混淆土地使用權(quán)

農(nóng)村實行聯(lián)產(chǎn)承包責(zé)任制后，部分農(nóng)民對土地權(quán)屬不明確，認(rèn)為利用自己承包土地葬墳，并沒有侵犯他人或集體的利益，混淆了土地使用權(quán)與土地所有權(quán)的關(guān)系，成為推行殯改的一障礙，導(dǎo)致案件數(shù)上升。

6、《殯葬管理條例》貫徹措施不到位

《殯葬管理條例》實施以來，政府部門利用報刊、電臺、標(biāo)語等方式進(jìn)行宣傳，注重形式、輕視具體措施的落實，強(qiáng)調(diào)處罰力度，忽視處罰結(jié)果，導(dǎo)致處罰決定形同虛設(shè)，未達(dá)到預(yù)期目的。

二、降低違反殯葬管理行政處罰非訴案件的對策

為維護(hù)和監(jiān)督行政機(jī)關(guān)的行政行為，保障行政機(jī)關(guān)的權(quán)威，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，特提出以下建議：

1、 建立行政配套保障機(jī)制，確?！稐l例》的實施

《殯葬管理條例》能否順利實施，經(jīng)濟(jì)問題是一個事關(guān)群眾切身利益的問題。廣大人民群眾在進(jìn)行火葬與土葬所需費用進(jìn)行比較后，得出結(jié)論，實行火葬費用更高。如果對超過部分費用由政府承擔(dān)，對財力不足的政府亦甚感困難，要解決好這個問題，建議對費用進(jìn)行分解：一是降低有關(guān)收費標(biāo)準(zhǔn)。二是設(shè)置專項補(bǔ)貼基金，聚集財力，主要途徑是群眾籌資和政府補(bǔ)貼，以此完善保障機(jī)制。三是有關(guān)部門禁止大辦喪事，對違規(guī)者進(jìn)行教育和處罰，凈化殯葬環(huán)境。

2、 一步加大宣傳力度

對群眾不理解的或有誤解的，分門別類進(jìn)行深入宣傳，讓殯改政策家喻戶曉，從思想上、源頭上掃除殯改障礙。