導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案系統(tǒng)管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1. 推進(jìn)自動(dòng)化，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化水平

全面的推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的自動(dòng)化水平，首要的一點(diǎn)就是需要針對(duì)檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的水平進(jìn)行提高和改進(jìn)，此項(xiàng)工作是展開一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。就目前階段而言，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的發(fā)展比較的滯后，并且相關(guān)的應(yīng)用軟件也比較亂，這些存在的問題都在很大程度之上制約了管理系統(tǒng)的發(fā)展和進(jìn)步。而當(dāng)前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關(guān)設(shè)備的缺乏，而是針對(duì)硬件設(shè)備的功能，沒有進(jìn)行有效的開發(fā)，進(jìn)而設(shè)備也就難以發(fā)揮其應(yīng)有的效應(yīng)。檔案信息自動(dòng)化，應(yīng)該包含整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，最為重要的，是檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，同時(shí)針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立，也需要逐步的完善和落實(shí)，達(dá)到全面實(shí)施的目的和效果。檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其本身而言，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，要想全面的推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)發(fā)展，就必須要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作，兩者相輔相成、互相促進(jìn)，進(jìn)而合理的推動(dòng)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷前進(jìn)與改進(jìn)。

2. 提升檔案信息管理系統(tǒng)的整體性水平

根據(jù)當(dāng)前階段系統(tǒng)的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動(dòng)化的建設(shè)，應(yīng)該是針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的水平進(jìn)行發(fā)展，使得整個(gè)系統(tǒng)可以得到穩(wěn)步的提高，并且其中各個(gè)組成的系統(tǒng)，橫向以及縱向的發(fā)展都需要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)和水平，以此為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行連通，發(fā)揮出系統(tǒng)的整體性的優(yōu)勢和效應(yīng)，提升整個(gè)系統(tǒng)的綜合運(yùn)行能力。如果其中某一個(gè)節(jié)點(diǎn)或者是某一個(gè)極為重要的節(jié)點(diǎn)，存在有障礙，都可能會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營造成極大的不利影響。所以，還需要對(duì)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的應(yīng)用能力和裝備的水平進(jìn)行提升，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定持續(xù)、健康的發(fā)展。在實(shí)踐的工作當(dāng)中，可以鼓勵(lì)并且支持一些先進(jìn)的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進(jìn)的單位，進(jìn)行水平較高的試點(diǎn)工作，來逐步的取得推廣使用的效果和經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)存在的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)的總結(jié)和歸納，得出系統(tǒng)發(fā)展的新思路。這樣的工作，對(duì)于提升系統(tǒng)整體性的水平，有著巨大的幫助。

3. 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)當(dāng)前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來，將針對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的加強(qiáng)以及人才管理工作的發(fā)展，進(jìn)行全方位的研究，力求更進(jìn)一步的為相關(guān)工作的進(jìn)步和發(fā)展，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

有重點(diǎn)、有針對(duì)性的對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，是完善相關(guān)工作的一個(gè)必須的環(huán)節(jié)。從目前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的整體性建設(shè)上來進(jìn)行分析，文件的處理向信息管理過渡的這一個(gè)階段，還存在有一定的問題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)和整改。開發(fā)并且建設(shè)起完善健全的數(shù)據(jù)庫，是國家檔案信息工作的核心內(nèi)容，同時(shí)也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作項(xiàng)目。數(shù)據(jù)庫的含義，是依靠現(xiàn)今發(fā)達(dá)的信息管理技術(shù)，對(duì)有關(guān)的檔案信息資料等，進(jìn)行科學(xué)化的管理，進(jìn)而更加方便利用。建立其完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是一項(xiàng)長期性的任務(wù)，并且較為復(fù)雜，還需要經(jīng)過一個(gè)由低到高、由單個(gè)向整體發(fā)展的過程。經(jīng)過相關(guān)的試點(diǎn)工作，數(shù)據(jù)庫的檢驗(yàn)還需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且統(tǒng)一建設(shè)工作當(dāng)中的相關(guān)認(rèn)識(shí)，將計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與檔案信息管理的工作相互有機(jī)結(jié)合起來，有關(guān)的工作人員密切的配合，保證工作的萬無一失。同時(shí)，建設(shè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還需要面向應(yīng)用和開發(fā)，使用頻率以及數(shù)據(jù)效率的考核，來逐步的突出數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的活性，突出系統(tǒng)的重點(diǎn)和要點(diǎn)，由單一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)逐步的向整體性的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)發(fā)展。當(dāng)前，需要將數(shù)據(jù)庫的完善和提升與各個(gè)單位的目錄庫建立起來，并且通過網(wǎng)絡(luò)的形式，將各個(gè)開放式的數(shù)據(jù)庫群連接起來，進(jìn)而使得系統(tǒng)自動(dòng)化的效率可以大大的提升和改進(jìn)。

4. 重視人才管理

最后，人才管理方面的工作，對(duì)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)。所以，在實(shí)踐的工作當(dāng)中，還需要不斷的加強(qiáng)對(duì)于人才的培訓(xùn)和教育，進(jìn)而造就一大批有著極強(qiáng)的工作能力、極佳的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)化的技術(shù)水平的人才隊(duì)伍，這一點(diǎn)工作，現(xiàn)階段也是受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其骨干的力量，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的隊(duì)伍，所以，其專業(yè)技能水平的高低以及素質(zhì)的高低，對(duì)于整個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人才流失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所以，還需要針對(duì)這一方面進(jìn)行必要的改進(jìn)。同時(shí)，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培訓(xùn)和教育，也是一個(gè)重要的工作，需要有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)工作人員崇高的事業(yè)精神以及奉獻(xiàn)精神，有組織、有計(jì)劃的進(jìn)行進(jìn)修，掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息管理方面的知識(shí)，并且不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)，對(duì)知識(shí)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關(guān)心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時(shí)，還需要形成人才成長以及流動(dòng)的體系，掌握其中的規(guī)律，進(jìn)而形成一套合理科學(xué)的人才結(jié)構(gòu)，為自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的建立和完善，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5. 結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理和建設(shè)的新思路進(jìn)行研究和分析，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)存在的問題進(jìn)行探究，并且對(duì)改進(jìn)的方案對(duì)策進(jìn)行了闡述，力求更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的發(fā)展和前進(jìn)，做出積極的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張強(qiáng).淺議現(xiàn)代化的檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展【M】.檔案管理資訊，2009.10：45-46.

篇2

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題，闡述個(gè)人的一些看法。

一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力，例如

篇3

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673－291X（2011）17－0206－02

加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。所以，利用檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

一、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。所以，我們要轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)。檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施，就要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣，才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，因此，不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合。資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財(cái)政長期建設(shè)發(fā)展計(jì)劃中立項(xiàng)，檔案信息自動(dòng)化項(xiàng)目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費(fèi)了各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費(fèi)現(xiàn)象。如有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)計(jì)算機(jī)機(jī)構(gòu)和人員的活力。例如，引入競爭機(jī)制，對(duì)某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理；在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)，等等。

八、科學(xué)民主決策

當(dāng)前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議才能避免失誤。要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王建芳.如何提高檔案信息自動(dòng)化的應(yīng)用水平[J].檔案管理，2009，（2）.

[2] 張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009，（11）.

[3] 李敏.淺談醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理[J].青海科技，1999，（2）.

Discussion about the automation system management of the file information

LI Shu-wei

篇4

關(guān)鍵詞:檔案信息自動(dòng)化檔案管理

key words: File information automation records management

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用,離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高,就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想,一是要積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新,爭取條件采用先進(jìn)技術(shù);二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性,統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調(diào)動(dòng)各方面的積極性;三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā),循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平,需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢,分析存在的問題 ,尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題,闡述個(gè)人的一些看法。

一、推進(jìn)自動(dòng)化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前,檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重 影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn),對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn),數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn),由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。

四、慎重選定技術(shù)路線

篇5

我國檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)可追溯到70年代，但真正有計(jì)劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進(jìn)，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想。一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；三是要從實(shí)際出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題，闡述個(gè)人的一些看法。

一、推動(dòng)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而且亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；二是面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；三是突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開發(fā)的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對(duì)我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適用的先進(jìn)技術(shù)。使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。

七、重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢

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二、事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理信息自動(dòng)化存在的問題

（一）檔案管理信息自動(dòng)化的前提是管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前各地事業(yè)部門的管理與規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理還存在一定的差距，主要原因是計(jì)劃沒有變化快，還存在一陣風(fēng)式的管理，有些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)各事業(yè)單位年末總結(jié)不重視，年初的計(jì)劃落實(shí)的不認(rèn)真，全聽上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)安排，使一些事業(yè)單位對(duì)具體的計(jì)劃還沒有做完，上級(jí)新的任務(wù)就來了，往往造成工作的手忙腳亂，給檔案工作的信息采集造成很大的困難，使檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理很難形成良好的習(xí)慣，因此推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作是搞好檔案工作信息自動(dòng)化的前提，失去這個(gè)基本的前提就失去檔案工作自動(dòng)化信息管理的根本。

（二）對(duì)計(jì)算機(jī)硬件資源的開發(fā)程度不夠，使計(jì)算機(jī)沒有得到充分利用。檔案信息管理系統(tǒng)采用計(jì)算機(jī)輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案中的信息，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索,對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測和控制,以及對(duì)檔案行政管理數(shù)據(jù)進(jìn)行處理等等。主要設(shè)備是具有文字、圖像處理功能的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括根據(jù)系統(tǒng)的不同規(guī)模、不同目標(biāo)配置的數(shù)據(jù)貯存、通訊、檢索和環(huán)境監(jiān)測、控制等設(shè)備。因此需要掌握多學(xué)科、多專業(yè)、多部門人員相配合才能達(dá)到目的。而目前許多事業(yè)單位在這方面存在差距，沒有把計(jì)算機(jī)的硬件功能進(jìn)行更深層次的挖潛，只停留在輸入、存儲(chǔ)、輸出，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到計(jì)算機(jī)所具有的功能，具體地講，每個(gè)設(shè)計(jì)的軟件都是按照使用者的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，還要根據(jù)使用者的使用范圍、使用者所具有的能力等條件來設(shè)計(jì)，同時(shí)也反映出設(shè)計(jì)者自身的能力，目前計(jì)算機(jī)對(duì)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)硬件的挖潛不足受自身能力的影響，同時(shí)也受到適用范圍及使用者能力的影響，隨著科技的不斷進(jìn)步，使用者能力的不斷提高，設(shè)計(jì)者才能不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)的軟件進(jìn)行挖潛，使檔案自動(dòng)化軟件更加符合時(shí)代的要求。

（三）數(shù)據(jù)庫的建設(shè)沒有長期發(fā)展的計(jì)劃。事業(yè)單位的檔案信息自動(dòng)化管理是一個(gè)長期系統(tǒng)的管理，首先要將原有的有價(jià)值的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，再把現(xiàn)在發(fā)生的事件輸入儲(chǔ)存，這些都涉及到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，當(dāng)前一些事業(yè)單位只重視當(dāng)下發(fā)生的事件，對(duì)過去檔案卻不聞不問，同時(shí)對(duì)本單位檔案數(shù)據(jù)庫的建立不重視，或者應(yīng)付了事，造成有些過去的事件很難查找，當(dāng)今發(fā)生的事件記錄不全，失去了檔案存儲(chǔ)的目的。

（四）數(shù)據(jù)庫軟硬件水平有待提高。各單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備水平參差不齊，人員能力更是有高有低，無法做到橫向聯(lián)合。

三、采取的對(duì)策

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中圖分類號(hào)：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)文章編號(hào)：1672-7800（2013）012-0087-02

作者簡介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學(xué)院講師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)教育。

0引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴(kuò)大，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項(xiàng)瑣碎、繁雜而又十分細(xì)致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護(hù)更新不及時(shí)等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。正是計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過去繁雜的手工勞動(dòng)中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進(jìn)而為企業(yè)及職工提供方便。

1系統(tǒng)功能描述

通過對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際用戶及使用部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪問調(diào)查，同時(shí)綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對(duì)系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶（職工）和系統(tǒng)管理員，職工主要通過該系統(tǒng)對(duì)自己的基本信息及考勤信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要?jiǎng)t對(duì)其進(jìn)行打印操作，以期通過對(duì)系統(tǒng)的操作及時(shí)更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計(jì)。而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及系統(tǒng)的維護(hù)，擁有比普通用戶較多的功能，可對(duì)其檔案、簡歷等進(jìn)行及時(shí)更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權(quán)限的用戶可通過自己擁有的權(quán)限進(jìn)入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。

2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時(shí)可對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行打??；數(shù)據(jù)庫管理主要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)異常情況時(shí)使數(shù)據(jù)庫丟失；系統(tǒng)管理主要是對(duì)用戶的登錄信息進(jìn)行添加、修改等操作。

3系統(tǒng)處理流程

系統(tǒng)的整個(gè)處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時(shí)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會(huì)從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無誤。

4系統(tǒng)主要功能劃分

4.1部門管理

部門信息包括部門編號(hào)、部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個(gè)字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫的記錄信息。

4.2檔案管理

檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個(gè)人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對(duì)職工的信息進(jìn)行瀏覽。

4.3職工信息管理

職工信息管理包括對(duì)職工的基本信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：

（1）基本信息的添加。管理員首先進(jìn)入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會(huì)出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時(shí)間及進(jìn)入公司的時(shí)間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點(diǎn)擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點(diǎn)在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來進(jìn)行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫中提供的數(shù)據(jù)。

（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開始搜索按鈕將會(huì)對(duì)該條件進(jìn)行查詢并顯示查詢結(jié)果。

4.4職工考勤管理

職工考勤管理包括對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為

考勤信息添加：管理員首先進(jìn)入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工考勤的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

4.5檔案查詢

當(dāng)輸入一定的查詢條件時(shí)可對(duì)職工基本信息及考勤信息進(jìn)行查詢。其主要子模塊為

職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對(duì)考勤信息進(jìn)行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結(jié)果，在該控件的底部會(huì)顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報(bào)表控件來實(shí)現(xiàn)的，該控件可以打印常見數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。

5結(jié)語

對(duì)于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對(duì)于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計(jì)功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進(jìn)行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計(jì)速度，使查詢、統(tǒng)計(jì)工作變得更加便捷。

參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)：

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[2]薩師煊，王珊.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概論[M].第3版.北京：高等教育出版社，2002.

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隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案館資源朝著多方位趨勢發(fā)展，且數(shù)據(jù)量越來越大，具備了大數(shù)據(jù)的特征。面對(duì)著種類繁多、結(jié)構(gòu)各異的海量數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的不確定性，檔案信息管理系統(tǒng)面臨著安全和超負(fù)荷的困境。為此，2016年1月4日，國家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，其中《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的管理要求》及《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)的技術(shù)要求》分別從管理及技術(shù)上提出了信息系統(tǒng)安全保護(hù)的要求[1]1。如何在實(shí)際工作中對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，成為目前高校檔案館信息化建設(shè)中的亟待解決的問題。

一、高校檔案館信息系統(tǒng)管理過程中存在的問題

1.館內(nèi)信息化設(shè)備陳舊與存儲(chǔ)設(shè)備的不足使得信息管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境得不到保障。隨著高校檔案館信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案數(shù)字化資源增加，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)量及并發(fā)用戶數(shù)量也隨之增多。一臺(tái)性能先進(jìn)的信息化設(shè)備在信息化建設(shè)中必不可少，但是據(jù)筆者在一些高校調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，不少高校檔案館在信息化建設(shè)過程中由于缺少相關(guān)部門的支持及配套資金，致使檔案館信息化設(shè)備陳舊。陳舊設(shè)備和有限的存儲(chǔ)空間使得信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行困難且無法兼容和升級(jí)，其結(jié)果常常出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器無法正常運(yùn)行、運(yùn)行錯(cuò)誤或利用響應(yīng)時(shí)間長、死機(jī)等問題。甚至有些高校為節(jié)省資金，將檔案數(shù)據(jù)資源與圖書館數(shù)據(jù)資源共同分享同一存儲(chǔ)設(shè)備，使得圖書與檔案大量數(shù)據(jù)資源堆積導(dǎo)致存儲(chǔ)設(shè)備常常陷于癱瘓狀態(tài)，嚴(yán)重滯礙了檔案館與用戶之間的交互體驗(yàn)及檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.數(shù)字化工作的監(jiān)管力度不夠，致使管理系統(tǒng)中數(shù)字資源質(zhì)量得不到保證。對(duì)于高校檔案館來說，信息化建設(shè)的首要工作就是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是目前，大多數(shù)高校檔案工作人員缺乏相關(guān)數(shù)字化技術(shù)操作培訓(xùn)，且人手有限，所以除了少數(shù)高校自己開展數(shù)字化掃描外，大多數(shù)高校檔案館采用數(shù)字化掃描業(yè)務(wù)外包模式。這樣雖然能夠加速檔案館數(shù)字化建設(shè)速度，但由于缺乏相關(guān)規(guī)范性監(jiān)管制度及嚴(yán)格的數(shù)據(jù)驗(yàn)收把關(guān)手段，使得外包公司數(shù)字化工作人員一些不規(guī)范及失誤操作，產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、丟失數(shù)據(jù)及泄密等現(xiàn)象。同時(shí)，對(duì)于掃描后數(shù)據(jù)的質(zhì)量難以保障。這些現(xiàn)象若得不到及時(shí)處理，會(huì)對(duì)后期原文掛接和數(shù)字資源安全管理帶來很大障礙。

3.信息系統(tǒng)管理人員缺乏有效管理方法，致使檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單查詢、數(shù)據(jù)堆砌的工具，無法發(fā)揮其管理價(jià)值。在大數(shù)據(jù)、大網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，數(shù)據(jù)資源形式出現(xiàn)了多樣化發(fā)展趨勢，而檔案信息管理系統(tǒng)也相應(yīng)朝著更廣泛的網(wǎng)絡(luò)型B/S結(jié)構(gòu)發(fā)展，隨著其功能的完善，將成為網(wǎng)絡(luò)時(shí)展的主流，這就需要工作人員具有更高的信息化技術(shù)與檔案管理能力。而目前大多數(shù)高校檔案館由于條件限制，缺乏相關(guān)技術(shù)人員，無法對(duì)信息管理系統(tǒng)性能進(jìn)行優(yōu)化及數(shù)據(jù)防護(hù)，無法對(duì)數(shù)字資源有效管理，故而檔案信息管理系統(tǒng)成為簡單的數(shù)據(jù)堆砌與查詢工具，數(shù)字化成果成為“死”檔案。

4.工作人員對(duì)檔案數(shù)字資源管理缺乏責(zé)任心，使得檔案信息管理系統(tǒng)安全保密性得不到保障。諸如，對(duì)在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)的不完整數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)、無用數(shù)據(jù)等不予及時(shí)處理，導(dǎo)致管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間不堪重負(fù)；數(shù)字資源存放不規(guī)范，每當(dāng)利用時(shí)經(jīng)常找不到相關(guān)資源；信息管理系統(tǒng)管理權(quán)責(zé)不明，使得人人可以登錄系統(tǒng)隨便擅改數(shù)據(jù)，且出現(xiàn)問題時(shí)相互推卸責(zé)任；用戶使用數(shù)字資源后沒有嚴(yán)格事后審查制度，可以隨意將之帶出檔案館；元數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，每當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)無法及時(shí)恢復(fù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性、保密性造成嚴(yán)重威脅。5.信息管理系統(tǒng)選擇不當(dāng)導(dǎo)致管理系統(tǒng)平臺(tái)前端兼容性差，無法實(shí)現(xiàn)信息管理功能。當(dāng)前市面上檔案管理系統(tǒng)種類多而雜，且良莠不齊，既有單機(jī)版又有網(wǎng)絡(luò)版，還有B/S版等，功能不同且價(jià)格千差萬別，一些高校檔案館在選擇系統(tǒng)時(shí)缺少必要的提前調(diào)研及充分了解自身館的特點(diǎn)，購置回來的系統(tǒng)前端瀏覽器及系統(tǒng)兼容性差，二次開發(fā)功能差，檢索準(zhǔn)確率低，管理起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重滯礙資源利用效率。

二、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理的必要性

1.通過對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，不但保障信息管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行環(huán)境，而且減少不必要的資源與服務(wù)時(shí)間浪費(fèi)，將員工從煩瑣重復(fù)的利用工作中解脫出來，為員工提供更多時(shí)間去提升個(gè)人素養(yǎng)及進(jìn)行資源開發(fā)創(chuàng)新等工作，為檔案館的發(fā)展提供有效保障。

2.通過對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，使數(shù)字資源在收集、存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用過程中更加安全化與規(guī)范化，存儲(chǔ)空間更加合理化，而且可以使用戶方便、順暢、快捷地享受到檔案館的數(shù)字資源，對(duì)以后整合各類資源及跨平臺(tái)對(duì)接起到有效的推進(jìn)作用。

3.通過對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)及優(yōu)化管理，能夠轉(zhuǎn)變檔案工作者傳統(tǒng)思維模式，使他們享受到信息技術(shù)帶來的便利，看到信息技術(shù)強(qiáng)大的功能，有了開發(fā)信息化建設(shè)的愿景，加強(qiáng)了參與信息化建設(shè)的積極性。

三、高校檔案館信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)及優(yōu)化管理方法

1.轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)思維，提高工作人員的管理意識(shí)和責(zé)任。檔案管理人員是檔案信息化工作開展的基礎(chǔ)，其信息化思維觀念的強(qiáng)弱直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗、信息管理能否有效。為此，加大信息化宣傳力度，對(duì)檔案工作人員不定期進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)和知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他院校信息化管理經(jīng)驗(yàn)，讓每個(gè)人參與到信息化建設(shè)當(dāng)中，讓他們充分意識(shí)到信息化的優(yōu)越性；同時(shí)大力培養(yǎng)信息化管理素養(yǎng)，使工作人員多方位、多才能發(fā)展；增強(qiáng)工作人員創(chuàng)新性思維及責(zé)任心，使得他們?cè)谫Y源管理和存儲(chǔ)上能夠群策群力、集思廣益，為信息管理系統(tǒng)的防護(hù)和管理的可行性打下基礎(chǔ)。

2.利用信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行優(yōu)化，建立信息系統(tǒng)外部環(huán)境防護(hù)壁壘。（1）服務(wù)器系統(tǒng)與性能優(yōu)化。服務(wù)器是數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)與管理的核心，其服務(wù)器性能與操作系統(tǒng)的選擇關(guān)系到信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的第一道屏障是否安全有效。通常服務(wù)器操作系統(tǒng)要比普通操作系統(tǒng)更加穩(wěn)定及安全，為此選擇一款相適應(yīng)的服務(wù)器操作系統(tǒng)對(duì)信息系統(tǒng)安全保障是極其有利的。例如，目前比較熱門的操作系統(tǒng)windows2012r2服務(wù)器版，它具有強(qiáng)大的安全性、保障性及獨(dú)樹一幟的虛擬存儲(chǔ)管理特性，且操作相對(duì)簡單，對(duì)于高校檔案館來說起到一箭雙雕的作用。另外，通過采取一些技術(shù)方法對(duì)服務(wù)器性能進(jìn)行優(yōu)化。如通過設(shè)立二級(jí)身份認(rèn)證來用以封堵隱私漏洞及特權(quán)賬號(hào)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)存等漏洞；安裝防惡意代碼軟件，并及時(shí)更新防惡意代碼軟件版本和惡意代碼庫；操作系統(tǒng)遵循最小安裝的原則，系統(tǒng)補(bǔ)丁及時(shí)更新；隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)邊界處監(jiān)視端口掃描、留意木馬攻擊、IP碎片攻擊和網(wǎng)絡(luò)蠕蟲攻擊等攻擊行為，使得數(shù)據(jù)資源安全性最大化。（2）檔案數(shù)據(jù)庫自身性能優(yōu)化。在檔案館信息管理系統(tǒng)中，通常都有一個(gè)用以存放數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，不同管理系統(tǒng)用不同的數(shù)據(jù)庫，無論使用哪種數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)據(jù)庫自身性能的設(shè)置與優(yōu)化，對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行與檢索利用都起著關(guān)鍵性作用。為此，首先在數(shù)據(jù)庫版本的選擇上應(yīng)盡可能選擇較新版本，因?yàn)槊總€(gè)軟件的新版本性能及兼容性都要比舊版本有所提高，更易于管理。像SQLService數(shù)據(jù)庫，其2008年之前的版本對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理不是很占優(yōu)勢，而2008年后的版本則對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有了相應(yīng)的解決方案，為不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)打開了便捷之門。其次，在數(shù)據(jù)庫性能方面，可以通過對(duì)數(shù)據(jù)庫實(shí)例配置或用SQL語句優(yōu)化來提高數(shù)據(jù)庫吞吐量、相應(yīng)時(shí)間、容錯(cuò)能力等性能[2]3。最后，采取一些技術(shù)方法來優(yōu)化數(shù)據(jù)庫安全性能，如對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限及數(shù)據(jù)庫對(duì)象安全性進(jìn)行核查；設(shè)立數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)功能，保證通過人機(jī)接口輸入或通過通信接口輸入的數(shù)據(jù)格式或長度符合系統(tǒng)設(shè)定要求；監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫狀態(tài)，尋找數(shù)據(jù)庫性能瓶頸；定期對(duì)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)檢查，對(duì)數(shù)據(jù)庫碎片進(jìn)行重組、數(shù)據(jù)分析及容量規(guī)劃；定期對(duì)數(shù)據(jù)采取多樣備份以應(yīng)對(duì)在非正常狀態(tài)下的數(shù)據(jù)恢復(fù)等，盡可能保證數(shù)據(jù)庫性能最優(yōu)化。

3.優(yōu)化信息管理系統(tǒng)配置，實(shí)現(xiàn)信息資源內(nèi)部管理最優(yōu)化。檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)管理的倉庫，它管理資源的好壞直接關(guān)系到信息化后期建設(shè)的發(fā)展。當(dāng)前市場上檔案信息管理系統(tǒng)種類繁多，功能強(qiáng)大，適合高校的品種很多，但大多數(shù)管理系統(tǒng)只能滿足檔案信息資源管理共性而不能滿足個(gè)性需求，為此首先在認(rèn)真調(diào)研基礎(chǔ)上選擇一款適合自己院校的信息管理軟件來滿足基本功能需求，最重要的是具有可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)二次開發(fā)性能及能與校級(jí)OA系統(tǒng)對(duì)接[3]9。其次，根據(jù)高校自身數(shù)字資源特點(diǎn)來開發(fā)檔案資源管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，巧妙地將各類功能結(jié)合起來進(jìn)行優(yōu)化配置，最大程度實(shí)現(xiàn)自身個(gè)性需求。如通過配置系統(tǒng)內(nèi)各門類數(shù)字資源錄入規(guī)則，剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、不規(guī)范數(shù)據(jù)和無用數(shù)據(jù)，來釋放數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)空間；通過啟用訪問控制功能，依據(jù)安全策略控制用戶對(duì)資源的訪問；根據(jù)權(quán)限需求下放各個(gè)端口給用戶，來保證每個(gè)用戶權(quán)限獨(dú)立，杜絕幾個(gè)人共同使用一個(gè)權(quán)限的現(xiàn)象出現(xiàn)；通過及時(shí)刪除多余的、過期的賬戶，來避免共享賬戶的存在；通過提供用戶身份標(biāo)識(shí)唯一和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，來保證應(yīng)用系統(tǒng)中不存在重復(fù)用戶身份標(biāo)識(shí)，身份鑒別信息不易被冒用；通過實(shí)行個(gè)人對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的方式，杜絕非相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)的操作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保密性，盡可能做到數(shù)據(jù)管理最優(yōu)化。

4.利用信息系統(tǒng)全文檢索與信息化挖掘技術(shù)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)人性化檢索服務(wù)。借助信息挖掘技術(shù)與信息管理系統(tǒng)全文檢索技術(shù)相結(jié)合方式，對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)字資源進(jìn)行深層整理、分析、篩選，挖掘出更有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)結(jié)合系統(tǒng)全文檢索功能，提供操作簡單、響應(yīng)在秒級(jí)以內(nèi)的關(guān)鍵詞常規(guī)檢索服務(wù)，同時(shí)還提供各種智能化搜索服務(wù)分析，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)辦公效率最優(yōu)化、資源利用價(jià)值最大化。

5.建立完善數(shù)字化外包監(jiān)督審查制度，保障信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量體系。數(shù)字化建設(shè)中對(duì)數(shù)字外包工作實(shí)行全程監(jiān)管，保障檔案實(shí)體安全，利用信息技術(shù)對(duì)USB端口及外網(wǎng)進(jìn)行控制，同時(shí)將IP地址的限定結(jié)合信息管理系統(tǒng)用戶權(quán)限密級(jí)設(shè)置，令信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資源安全性及保密性實(shí)現(xiàn)最大化[4]86?？傊?，有效的檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)與優(yōu)化管理是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性一步，如果能很好地開發(fā)利用各類信息化技術(shù)來優(yōu)化信息系統(tǒng)的防護(hù)與管理，不僅會(huì)使得各類數(shù)字資源管理變得更加規(guī)范，存儲(chǔ)空間更加合理，而且對(duì)于整合各類資源進(jìn)行跨平臺(tái)對(duì)接起到了有效的推進(jìn)作用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的“信息化”真正意義，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求[EB]，2016（1）.

篇9

檔案是國家的歷史財(cái)富，是一種豐富而廣泛的信息資源，是國家信息資源的非常重要的組成部分，具有重要的歷史價(jià)值。并且，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)正在日益滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，辦公自動(dòng)化技術(shù)的普及應(yīng)用無紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)文件傳輸、網(wǎng)上辦公等現(xiàn)代化手段的實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生了大量的數(shù)字形態(tài)保存的信息電子文件。它非?？陀^地記錄了人類社會(huì)活動(dòng)的方方面面，如何把這些有價(jià)值的電子文件歸檔，使其能夠進(jìn)行系統(tǒng)的一站式的工作，是檔案工作者迫切所要研究和解決的重大課題。

社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，不但使通過計(jì)算機(jī)管理檔案成了現(xiàn)實(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，更使檔案管理信息化建設(shè)得到了不斷發(fā)展，可以說，管理信息系統(tǒng)的實(shí)施在技術(shù)上已逐步成熟。管理信息系統(tǒng)是一個(gè)不斷發(fā)展的新型學(xué)科，檔案管理要生存發(fā)展，就必須加強(qiáng)管理并且根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要點(diǎn)中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設(shè)作為對(duì)企業(yè)檔案工作的方向性要求，對(duì)企業(yè)檔案信息化提出了目標(biāo)和原則，對(duì)電子文件的歸檔存儲(chǔ)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點(diǎn)相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)是必要的。

1 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建立的重要性

由于知識(shí)型企業(yè)構(gòu)成本身就是一種動(dòng)態(tài)的組織結(jié)構(gòu)，其檔案的載體形式、形成方式、運(yùn)行程序、管理模式也將是一種復(fù)雜化的、流動(dòng)的狀態(tài)，這勢必對(duì)學(xué)術(shù)界認(rèn)定多年的檔案全宗理論，價(jià)值鑒定原則，統(tǒng)一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標(biāo)準(zhǔn)等傳統(tǒng)理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進(jìn)行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計(jì)算機(jī)的文本系統(tǒng)打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯(cuò)，時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)丟失，如果電子文件發(fā)生了丟失情況，那么這樣就會(huì)不利于文檔查找以及維護(hù)，在信息系統(tǒng)規(guī)范上面就比較利于達(dá)成目標(biāo)，這樣所產(chǎn)生的困難是可想而知的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用?，F(xiàn)在建立的檔案管理系統(tǒng)，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實(shí)行計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時(shí)查詢檔案的庫存量，以便及時(shí)、準(zhǔn)確、方便地為設(shè)計(jì)人員提供借閱信息。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業(yè)科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。

2 關(guān)于企業(yè)的信息管理系統(tǒng)

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了非常巨大的變化。首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)的管理活動(dòng)中，電子文件它以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進(jìn)行生產(chǎn)或者說是開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且顯得會(huì)更加有意義。

還有就是企業(yè)檔案的分類變化的情況。像有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)當(dāng)中去了，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。此外、在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收作為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了?！霸陔娮迎h(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應(yīng)當(dāng)在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)以及相關(guān)職能。比如說在進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性以及實(shí)時(shí)性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關(guān)工作。

3 努力做好檔案系統(tǒng)管理工作

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通過利用檔案服務(wù)是檔案利用工作的新領(lǐng)域，要求檔

案工作者和社會(huì)利用者樹立新的檔案利用理念。對(duì)于檔案館及其工作人員來說重點(diǎn)在于利用方式的變革，利用范圍的擴(kuò)大，利用對(duì)象的拓展，以及努力提高檔案信息對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)率等方面觀念的建立和意識(shí)的強(qiáng)化。

根據(jù)檔案利用工作的特殊性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中開放的檔案還應(yīng)區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時(shí)自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經(jīng)過身份確認(rèn)并實(shí)行有償?shù)姆?wù)，這部分檔案信息經(jīng)過雙層加密，利用者辦理一定手續(xù)后才能獲得使用密碼，于規(guī)定時(shí)間內(nèi)在網(wǎng)上獲得閱讀利用所需檔案的一些機(jī)會(huì)。

4 總結(jié)語

隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正在逐漸走向自動(dòng)化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量的電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理方式會(huì)越來越無法適應(yīng)現(xiàn)在的步伐了。

總而言之，信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的非常重要的方向，檔案信息也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度，從而加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案工作者只有通過審時(shí)度勢，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進(jìn)行不斷地挑戰(zhàn)規(guī)則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！

參考文獻(xiàn)

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1 制度安全

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質(zhì)公文制定的。其中，紙質(zhì)公文的管理是由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識(shí)和相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。電子公文檔案由于其自身的特點(diǎn)，不但能無限制地復(fù)制，還能進(jìn)行編輯和修改。因而，其保密性更應(yīng)該被重視，對(duì)系統(tǒng)安全保密的任務(wù)也更加嚴(yán)峻。要從制度上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，針對(duì)電子文件的這些特殊性給予更多關(guān)注，有目的地加強(qiáng)他們的檔案安全保密意識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。電子公文從文件向檔案轉(zhuǎn)化以及存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對(duì)自己的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機(jī)制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護(hù)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、打印機(jī)和通信鏈路等物理實(shí)體免受自然災(zāi)害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護(hù)措施防止非法進(jìn)入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。

系統(tǒng)的光存儲(chǔ)方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲(chǔ)介質(zhì)中，光盤的壽命最長，可達(dá)到50年以上，可用作長期存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。而磁、電存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命較短，只能用作臨時(shí)存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲(chǔ)不耗電、存儲(chǔ)壽命長的特點(diǎn)，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲(chǔ)電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)的實(shí)體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。

3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全措施是主要針對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)所運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)所面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護(hù)措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地利用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全就成為用戶真實(shí)有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機(jī)制的重要內(nèi)容。

保證網(wǎng)絡(luò)安全主要采用物理隔離、應(yīng)用防火墻以及網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證等安全措施。本文在項(xiàng)目實(shí)施中，使數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程訪問的Web服務(wù)器分離，在Web服務(wù)器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網(wǎng)絡(luò)安全提供了硬件支持。嚴(yán)格、分等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)用戶身份認(rèn)證保證了通過Web訪問系統(tǒng)的用戶合法性。

4 數(shù)據(jù)庫安全

安全性對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說至關(guān)重要，所謂數(shù)據(jù)庫的安全性，是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。

本文在項(xiàng)目實(shí)施中選用的是最成熟的非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。Trip數(shù)據(jù)庫的安全機(jī)制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認(rèn)證的方法；對(duì)于數(shù)據(jù)庫的訪問采用授權(quán)的方法，在數(shù)據(jù)庫級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面分別進(jìn)行授權(quán)，控制用戶的訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)庫意外發(fā)生破壞時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)，甚至可以根據(jù)日志文件進(jìn)行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對(duì)數(shù)據(jù)庫的備份，可以簡單地將數(shù)據(jù)庫BAF文件進(jìn)行整體備份，當(dāng)該文件比較大時(shí)，甚至可以對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行拆分和合并處理。

TRIP有四級(jí)用戶權(quán)限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經(jīng)理FM）、用戶管理員（用戶經(jīng)理UM）和一般用戶（user）。每個(gè)TRIP系統(tǒng)只有一個(gè)系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權(quán)限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權(quán)建造數(shù)據(jù)庫，并授權(quán)給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫。只有經(jīng)他授權(quán)的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫。用戶經(jīng)理（UM）有權(quán)建立新的用戶或用戶組。一個(gè)TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經(jīng)理或用戶經(jīng)理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權(quán)限圖

5 應(yīng)用程序安全

管理電子公文檔案的應(yīng)用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序中建立了一套完整的安全機(jī)制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個(gè)部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫并管理自己的檔案，如果他不授權(quán)給別的部門（或個(gè)人），那么，別人也無權(quán)查看，更無權(quán)管理。每個(gè)部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認(rèn)授權(quán)給部門組。對(duì)于WEB檢索，提供三種權(quán)限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限控制其進(jìn)行相應(yīng)的操作，嚴(yán)禁越權(quán)操作。

當(dāng)然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時(shí)服務(wù)器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。