導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理風險防控，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數地區(qū)的新農保檔案資料均由村級協管員負責管理，由于協管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，在接收、傳送及移交過程中，可能導致檔案資料數量有誤或丟失，給日常經辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農保檔案借閱管理辦法，經辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現象嚴重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經過必需的安全業(yè)務知識培訓，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內各種設備、設施缺乏定期檢查，一些設施出現故障、不能正常運作，也未能及時發(fā)現和修復，從而引起災害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術管理措施的跟進應變不及時。電子檔案是計算機系統與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產生誤操作、信息丟失等失誤，從而導致數據丟失。另外，計算機技術迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質良莠不齊。檔案管理者綜合素質的高低直接影響著檔案工作的成效和質量。目前，大多新農保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應付眼前事務，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導致管理理念與時展脫節(jié)，從而忽視新農保檔案在養(yǎng)老及服務民生方面所起的支持、依據作用。

二、新農保檔案管理中的風險防控措施

新農保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規(guī)避風險的不利一面。

1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風險的關鍵。通過風險意識、安全知識培訓，檔案法律、法規(guī)學習，相關案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關。無規(guī)矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執(zhí)行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發(fā)雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經檔案管理小組多人進行審核，確認無用經主管領導同意后方可進行銷毀。

3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經主管領導簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術及訪問控制技術等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務器等，防止因突然停電造成數據丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網絡權限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災害頻發(fā)的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災害應對能力。采取重要文件異質異地備份保存制度，逐步將紙質檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉換成其他載體如膠片、光盤等異質保存。這樣既能保持微縮影像技術在檔案存儲方面的優(yōu)點，又能發(fā)揮計算機技術在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。

篇2

目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業(yè)在運用此技術時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低?；诖耍疚闹饕獙﹄娮有畔n案管理的風險控制方法進行了探討。

企業(yè)在日常生產經營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數據被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參考文獻：

[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）

篇3

1. 預防風險的措施研究

深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應的記錄。

2. 避免風險的措施研究

針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：

（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發(fā)展和安全技術不斷的發(fā)展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數據的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風險的防范必須要做到及時的發(fā)現和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數據安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現的風險問題，也需要做到及時的發(fā)現和及時的處理，針對在計算機維修時期之內的風險，有關的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。

3. 分散風險的措施研究

根據上文的詳細闡述和分析，可以對現階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評估風險的措施研究

針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發(fā)生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現，及時的進行處理，保證在風險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結束語

綜上所述，根據對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。

參考文獻

[1]王平.淺議電子信息檔案的風險管理與防范的措施技術方法【J】.現代化電子信息技術科學資訊，2010.10：233-238

篇4

避免風險的措施

提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：

1.積極引進最新技術。

計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.制定一些制度。

為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3.及時消除風險。

篇5

檔案信息化作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的新階段,具有高效便捷等優(yōu)勢,已在我國很多檔案館或部門得到嘗試,并取得了初步成效。但是由于檔案信息化的特性,使得它在實踐中很容易受到惡意攻擊,造成檔案被篡改或者缺失。所以,在檔案信息化建設中,分析以及研究信息化建設中存在的風險就顯得至關重要。

一、檔案信息化建設的風險

檔案與老百姓的切身利益息息相關,它的安全性以及管理效率都在很大程度上影響著我國發(fā)展建設腳步。目前,實現檔案管理的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,但是它在發(fā)展演變過程中也會存在一定的風險,具體如下:

1、網絡病毒威脅

在檔案信息化建設中,由于網絡病毒引起的網絡通信阻塞、文件信息損壞等問題,不僅會極大阻礙檔案系統提供正常服務,同時還會導致常年積累的檔案信息丟失,造成的損失是災難性且不可修復的。

2、網絡攻擊風險

在檔案信息化建設中,為了確保檔案傳輸存儲安全,需要適當的將內網與外網進行隔離,防止因信息泄露而引發(fā)的嚴重后果。但是現實是,很多不法分子為了借助檔案信息牟取暴利,會對檔案內部網絡進行惡意攻擊,一方面可能造成檔案資料被竊取或惡意篡改,另一方面還會導致系統癱瘓,影響它的功能。

3、外部環(huán)境風險

在檔案信息化建設過程中,由于它自身的系統屬于弱電工程,耐壓值較低,它在運行過程中,很容易受到外部環(huán)境因素影響,比如地震、水災以及火災等自然災害;技術人員的操作失誤或錯誤;設備被惡意破壞或被盜;電磁干擾;等等。

4、管理安全風險

在檔案信息化管理中,由于管理職責不明確以及相關的管理制度不健全等,都會或多或少的影響到檔案管理的效率以及質量。與此同時,管理人員缺乏安全管理意識以及專業(yè)水平較低等,也是導致檔案信息化管理存在紙漏的主要因素之一。

5、系統安全風險

在信息化時代,檔案信息化管理的應用系統也要在使用過程中,不斷地修復漏洞或者更新換代,只有確保應用系統本身的安全可靠,才能降低其被網絡攻擊或病毒感染的幾率。

二、檔案信息化建設風險的防控措施

1、提高檔案信息化建設團隊的綜合素質

想要實現檔案的信息化管理,就要讓相關的檔案管理人員從過去的雜業(yè)型轉變?yōu)閷I(yè)型。檔案信息化管理的安全、有序、高效,離不開高素質管理人員的支持。目前,很多檔案管理部門或檔案館在信息化建設中,遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開發(fā)又精通檔案管理相關知識的人才?；诖?相關部門或機構就要盡一切努力來為檔案管理人員提供培訓學習的機會,并建立競爭機制,讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎上,充分發(fā)揮他們的主觀能動性;另外建立激勵機制,并實現人員的優(yōu)化配置,從而在保證工作效率的同時,提高員工的工作責任感以及積極性。

2、提高檔案標準化管理意識

有些單位或機構過分強調本單位的特殊性,而沒有實現對檔案的標準化管理。這種拒絕標準化管理的方式也在一定程度上阻礙了該單位的可持續(xù)發(fā)展。甚至于有些單位的檔案管理工作理念在很長一段時間內都沒有改變,盡管能獲得一些成效,但是整體檔案管理工作卻不具備通用性,檔案的利用率也大大降低。因此,淘汰這種陳舊的管理觀念是很有必要的,這也是目前檔案信息化建設能否順利展開的重要前提。

3、強化風險應急處置職能

相關部門或機構想要實現對風險的有效防控,應該針對檔案信息化建設中可能存在的風險制定一套應急處理方案,其中包含事前控制措施以及事后處理措施,從而在遇到風險的第一時間就能立即做出反應,以此來將損失降到最低。與此同時,可以制定一個完善的風險評估方法,對風險發(fā)生的位置、幾率、后果以及損失等有一個全面分析評估,從而為管理人員及時發(fā)現風險并預警提供保障。

4、加大對信息技術研發(fā)以及引進的投人力度

可以通過研發(fā)或者引進先進信息技術的方式,來保證檔案信息管理的安全可靠。在信息技術不斷革新或者修復的同時,系統受網絡攻擊或者病毒感染的幾率也會大幅度下降,這就能強化檔案管理人員對檔案信息平臺的操作監(jiān)控,以此來向公眾提供安全便捷的服務。

三、結語

在我國信息技術不斷發(fā)展的同時,想要進一步提升檔案管理的效率以及安全性,進行信息化建設就勢在必行。目前,我國在檔案信息化建設中還會受到各種威脅以及風險,影響到檔案管理的有序高效。因此,相關部門或機構應該改變檔案管理人員的管理理念,加強對他們的專業(yè)技術培訓,從而在不斷學習探索過程中,為檔案信息化建設添磚加瓦。

作者:吳寧寧 單位:無棣縣人力資源社會保障信息中心

參考文獻:

[1]李曉琳,王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,(5):58.

篇6

食品安全監(jiān)管是指國家食品相關部門對食品生產、上市行使監(jiān)督、檢測的職能。一般情況下是負責生產食品、加工食品、食品流通等的日常監(jiān)管，進而由相關部門許可實施、檢驗、生產等食品質量過關，然后準入市場的制度，除此之外，還需要對不過關的食品進行查處、檢測、等質量不關的違法行為。而食品安全監(jiān)測檔案的管理就是指之前和現在的食品相關部門進行食品安全的生產、監(jiān)督、檢測等對社會有評估價值的文字、表格、質量等記錄。而之所以相關食品部門建立食品安全監(jiān)管檔案，一來是為了加強對食品安全的檢測進而防控食品安全風險[1]；二來因為“民以食為天”，所以食品安全一直以來都是老百姓心中永遠都關心的話題，從來都沒有變過。所以，建立規(guī)范的食品安全監(jiān)管檔案，對食物安全進行規(guī)范管理，進而防控食品風險的產生，提高廣大消費者對食品安全的信任度，對我國經濟發(fā)展有重大意義，并且對一些企業(yè)食品安全的規(guī)范生產也有重要的作用。

2 食品安全監(jiān)管檔案的管理過程

（一）建立檔案

我國各大城市正在建立食品安全監(jiān)管的檔案，其中包含食品生產過程中的安全監(jiān)管、食品檢測中的安全監(jiān)管、食品上市過程中的監(jiān)督執(zhí)法等等總體的檔案分類。后續(xù)連續(xù)建立起關于藥品、餐飲、食品原料的種植、食品原料的養(yǎng)殖甚至其食品生產所在的環(huán)境都建立了相關的食品安全監(jiān)管檔案，并且將檔案歸類整理，相關食品部門也建立了相應的備案，以此規(guī)范食品安全的管理[2]。

（二）管理檔案

我國關于食品安全的監(jiān)管部門的建立，完善了食品安全檔案管理的系統。之后就是檔案的管理，首先是查驗記錄，所謂查驗記錄就是將每次購買的食品名稱、數量、保質期、送貨日期等等內容進行記錄，可以采取賬簿登記、計算機建檔等方式進行記錄，并且將食品保質期做出醒目標記，定期管理過期、腐敗等不合格的食品進行處理；其次進行庫房管理，在建立食品安全檔案的時候，將食品與非食品分開管理，定期通過檔案管理清理不符的食品，另外管理檔案的人員應當穿著整齊衛(wèi)生才行[3]；最后將紙質的記錄檔案通過計算機進行錄入保存，從而實現食品安全檔案的安全化、信息化的管理，通過遠程監(jiān)控進行管理，提升檔案管理的精準度和水平。

（三）使用檔案

我國食品安全檔案通過數字化管理，將死檔案靈活化，國家各市的工商部門在前幾年就已經有一半的食品企業(yè)將自己的紙質食品檔案進行數字化管理，使食品企業(yè)計算機查詢系統進行實施，食品工作負責人可以方便隨時查詢食品的安全性，這樣一來，不僅能提高老百姓的信任度，而且也增加了食品企業(yè)的工作效率和質量。另外，通過檔案數字化管理，使用食品安全檔案，對于工商部門辦案、監(jiān)管、查處等都有著重要的作用，不僅提高了工商局查案的效率，而且也提升了工商局對食品的監(jiān)管，減少食品安全案件的發(fā)生。

3 規(guī)范食品安全監(jiān)管檔案防控食品安全風險

（一）成立專門機構，保障建檔質量

我國食品種類包含很多種類，有農產品的糧食、蔬菜、水果等，有養(yǎng)殖類的豬、羊、牛等的肉類、甚至還有一些進口的食品等等。因為種類繁多，所以在建立食品安全檔案的時候會非常的繁??，因此建檔的質量無法得到保障[4]。對于這一點，可以建立專門負責記錄登記的部門機構，通過分類管理進行食品安全檔案的建立，比如肉類的管理，可以將其分為羊肉類、豬肉類、牛肉類、魚肉類等一次類推下去，然后再按照生產基地進行分類，最后將綜合質量進行管理；另外人員工作的配置也是一樣，成立的專門機構可以將人員分為分類、檢測、記錄等，還可以將檢測人員分為重量檢測、產地環(huán)境監(jiān)測以及營養(yǎng)檢測等等，然后每個人都有自己專屬負責的地方。所以成立專門負責的機構，以此確定食品安全檔案管理的質量。

（二）多方面監(jiān)管，檔案部門參與監(jiān)督

我國對于食品安全采取多方面的監(jiān)管措施，也就是說，不只上文提到的工商局，還包括了衛(wèi)生局、出入境檢驗檢疫局、食品藥品監(jiān)督局等等，但是不同的機構運行的法制也是不一樣的，所以對于食品安全的建檔要求也是各管各的，導致食品安全的建檔標準不同；另外檔案部門只有執(zhí)行權卻沒有參與權，他們在制定食品安全檔案的時候，有的檔案管理有自己的想法卻沒法提出來，導致建立的檔案沒法完全統一[5]。所以，對于這一點，需要各個食品部門之間進行協調、發(fā)揮自身特色、融合他人技巧，進而建立更完全的食品安全檔案，比方說，工商局沒有考慮到分類管理，但是衛(wèi)生局卻考慮到這點了，那么可以雙方進行協調商討，確定更完美的食品安全檔案，促進食品安全檔案管理的工作逐漸步入規(guī)范化、完善的發(fā)展軌道。

（三）發(fā)揮檔案作用，防控食品安全風險

篇7

受貿易環(huán)境等因素影響，港口物流企業(yè)在經營及發(fā)展中面臨多重挑戰(zhàn)，此背景下，進一步做好港口物流企業(yè)稅務風險防控為港口物流企業(yè)的經營及發(fā)展創(chuàng)造有利條件成為當務之急。本文將對港口物流企業(yè)稅務風險防控策略展開探究。

1港口物流企業(yè)稅務風險含義

港口物流企業(yè)稅務風險，是指港口物流企業(yè)在開展稅務相關工作時沒有做到“依法納稅，合法避稅”，最終可能導致港口物流企業(yè)出現損失。港口物流企業(yè)稅務風險主要包括兩方面:一是未依法納稅，簡單來講是港口物流公司在理解或執(zhí)行稅收政策時出現錯誤，沒有嚴格按照稅收政策規(guī)定進行納稅，此時港口物流企業(yè)可能會面臨高額罰款;二是未合理進行稅收籌劃，就是企業(yè)對稅收政策理解不夠透徹，稅收籌劃工作質量與效率偏低，導致港口物流企業(yè)錯失本可享受的稅收優(yōu)惠政策。

2港口物流企業(yè)稅務風險的特點分析

港口物流企業(yè)稅務風險有四個特點:特點一，損益性。是指稅務風險發(fā)生會導致港口物流企業(yè)出現利益損失，比如未合理進行稅收籌劃致港口物流企業(yè)多繳納稅款、未依法納稅導致港口物流企業(yè)面臨高額罰款等，都是稅務風險具備損益性的常見表現。特點二，客觀性。是指港口物流企業(yè)稅務風險是客觀存在的，無論企業(yè)采取何種措施該風險也不會消失。特點三，普遍性。是指稅務風險普遍存在于港口物流企業(yè)的經營與發(fā)展過程中。特點四，不確定性。盡管港口物流企業(yè)可通過采取管理措施對稅務風險進行防控，但依舊難以準確預料到稅收風險出現的時間、地點與后果。

3港口物流企業(yè)在進行稅務風險防控時主要存在的問題

3.1涉稅事項工作流程缺乏完整性

導致涉稅事項工作流程缺乏完整性的原因在于部分港口物流企業(yè)多沿用舊制進行管理，會計人員只負責納稅申報、會計核算與記賬等流程，未對港口物流企業(yè)的會計信息進行進一步梳理與審查，導致整體工作質量較低，最終增加了港口物流企業(yè)稅務風險，對企業(yè)長遠發(fā)展較為不利。

3.2稅務風險預警機制不能有效識別稅務風險

導致稅務風險預警機制不能有效識別稅務風險的原因有兩個:一是部分港口物流企業(yè)的稅務風險預警機制不夠完善;二是稅務風險本身具備不確定性。稅務風險預警機制不能幫助港口企業(yè)有效識別稅務風險，會增加稅務風險防控工作難度，港口物流企業(yè)不能提前對稅務風險進行較為準確的預測，無法提前制訂出有效的稅務風險應對方案，可能令稅務風險導致的損失進一步擴大。

3.3稅務政策未能得到有效執(zhí)行

部分港口物流企業(yè)可能存在稅務政策未能得到有效執(zhí)行的情況，令稅務風險防控工作難度增加。比如，港口物流企業(yè)對當地的稅收優(yōu)惠政策未充分了解，在進行稅收籌劃時忽略了某些優(yōu)惠政策的執(zhí)行，最終繳納了本不必繳納的稅收，在一定程度上損害了港口物流企業(yè)的自身利益。

3.4忽視稅務資料管理

部分港口物流企業(yè)忽視了稅務資料管理，未對稅務資料進行整理與保存，可能會導致企業(yè)稅務風險增大，比如，某些港口物流企業(yè)在開展稅務相關工作時未保留納稅申報表等稅務憑證，后續(xù)在開展內部審計、核查工作時，因缺乏稅務憑證，會降低內部審計、核查等效率與質量。

3.5稅務風險自查不到位

在開展稅務風險防控時，港口物流企業(yè)可建立一套自查體系，借助自查體系對港口物流企業(yè)日常經營進行監(jiān)管，以此預防、控制企業(yè)稅務風險。然而結合實際情況來看，部分港口物流企業(yè)并未建立有效自查體系，導致這部分港口物流企業(yè)對稅務風險預防和控制能力較差。

4關于提升港口物流企業(yè)稅務風險防控能力的策略研究

4.1嚴格遵守港口物流企業(yè)稅務風險防控原則

要提升港口物流企業(yè)稅務風險防控能力，港口物流企業(yè)必須遵守稅務風險防控原則。主要原則如下:原則一，遵照“內容完整”原則。稅務風險防控范圍應包括所有涉稅風險。原則二，遵照“重點控制”原則。必須對常見危害大的涉稅風險進行嚴格防控。原則三，遵照“相互監(jiān)督”原則。若完成某工作內容時容易遭遇稅收風險，則由兩人同時負責該工作內容并互相監(jiān)督。原則四，遵循“成本效益”原則。在不侵害港口物流企業(yè)正當利益前提下開展稅務風險防控工作。

4.2加強稅務風險防控意識

加強稅務風險防控意識是港口物流企業(yè)做好稅務風險防控工作的前提，加強稅務風險防控意識，主要可從兩方面入手:一是港口物流企業(yè)管理層必須對稅務風險防控有一定了解，且清醒認識到做好稅務風險防控對企業(yè)長期發(fā)展有利;二是將稅務風險防控意識進一步融入港口物流企業(yè)的實際管理當中，通過落實稅務風險防控工作，進一步增強相關人員稅務風險防控意識。

4.3提高稅務崗位專業(yè)能力

提高稅務崗位專業(yè)能力是港口物流企業(yè)做好稅務風險防控工作的基礎，在提高稅務崗位專業(yè)能力時，主要可從兩方面入手:一是在崗位人才招聘時提高招聘門檻，通過筆試、面試等方式重點考察應聘人員稅務專業(yè)能力;二是港口物流企業(yè)要重視對稅務相關崗位上員工進行專業(yè)培訓，比如可在稅收政策發(fā)生變動時請專業(yè)人士介入，幫助員工深度解讀新稅收政策。

4.4提高稅收籌劃活動的水平

伴隨稅收籌劃活動水平提升有助于港口物流企業(yè)“依法納稅，合法避稅”，減少稅務風險威脅，此時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:一是時刻關注籌劃方案時效性，提高港口物流企業(yè)對稅務風險中政策風險的應對能力;二是在合理合法的基礎上進行稅收籌劃，同時考慮多個稅種，追求港口物流企業(yè)整體利益最大化。

4.5強化涉稅政策執(zhí)行

通過加強涉稅政策執(zhí)行進一步提高港口物流企業(yè)的稅務風險防控能力具體做法如下:將港口物流企業(yè)內部的稅務政策執(zhí)行情況與績效考核體制、獎懲體制聯系起來，通過績效考核與合理獎罰促進涉稅政策執(zhí)行，進而減少港口物流企業(yè)稅務風險。比如，在根據當地稅收政策進行稅務籌劃時，將稅收籌劃方案質量與績效考核聯系起來，若稅收籌劃方案可合理、合法幫助港口物流企業(yè)避稅，即該籌劃方案質量較好，則績效考核評定為優(yōu)，并將績效考核評定結果與稅務籌劃人員的獎金掛鉤。

4.6加強涉稅檔案管理

加強涉稅檔案管理是提高港口物流企業(yè)稅務風險防控能力的手段之一，通過保存、整理涉稅檔案，可進一步保障會計信息的真實性與可靠性，降低港口物流企業(yè)的稅務風險。在加強涉稅檔案管理時，港口物流企業(yè)可采取以下措施:在港口物流企業(yè)內部設立專門的檔案管理機構，并將涉稅檔案納入管理范圍進行統一的、規(guī)范的流程化管理，嚴格對涉稅檔案中的信息進行采集和核查，以保障涉稅檔案信息真實性。

4.7加強稅務信息傳遞與溝通

篇8

二、風險防控對策

（一）狠抓廉政教育，筑牢思想道德防線。一是適時開展公安廉政文化進警營、進民警家庭活動，定期召開民警家屬懇談會，通過家人規(guī)勸、期盼等溫情措施強化對民警8小時外監(jiān)督。二是堅持對初任領導干部、新進民警和重點崗位民警輪崗交流進行集體或個別廉政談話制度，對重點崗位民警進行常態(tài)化提醒談話，針對特殊事項一事一談，及時發(fā)現、糾正不良苗頭和問題人員。三是固化每月一次廉政專題學習、每季度一次隊伍狀況分析、每半年一次隊伍建設經驗交流、每年一次隊伍建設專題研討制度。四是開展廉潔從警專題培訓，將法紀教育作為培訓必備內容，增強廣大車管民警防腐拒變的意識和能力。五是豐富廉政教育形式，采取不定期召開廉政警示教育會、在轄區(qū)或周邊監(jiān)獄建立警示教育基地、簽訂《廉政承諾書》、印制《警示錄》（全國車管系統及本部門車管民警違法違紀典型案例匯編）等措施，警醒民警堅守法律底線。六是堅持節(jié)假日向廣大車管民警發(fā)送廉政短信和向社會車駕管行業(yè)發(fā)放廉政倡議書，在各級車管部門和社會車駕管行業(yè)倡導廉政新風。

（二）狠抓業(yè)務培訓，全面提升綜合素質。一是開展查驗員、輔助查驗員、考試員、輔助考試員的車駕管業(yè)務、網絡安全和服務禮儀等專業(yè)培訓，強化部令規(guī)定規(guī)范和業(yè)務辦理知識培訓，提升車管民警和工作人員車駕管業(yè)務專業(yè)技能和服務群眾能力。二是完善車駕管業(yè)務網上學習考試系統，每季度對全市車管民警網上學習進行抽考，每年組織一次集中考試。三是建立內網溝通平臺，互動交流；在車管所主頁建立“基層答疑”欄目，及時解決基層疑問；開辟學習專欄，車駕管業(yè)務法律法規(guī)和規(guī)章制度。四是修訂完善車管所各業(yè)務崗位操作手冊，固化崗位工作辦理程序，明示可能產生腐敗問題的關鍵節(jié)點，把對權力運行的監(jiān)督滲透到業(yè)務流程的各環(huán)節(jié)之中。

（三）狠抓制度建設，完善監(jiān)督制約機制。一是充實配齊科所領導和系統管理、監(jiān)督指導、紀檢監(jiān)察等崗位民警，制訂《車管所科級領導干部輪崗交流和民警交流暫行規(guī)定》，分期分批輪換科室、主城分所、遠近郊分所領導干部和民警，堅持考試崗民警每季度、查驗崗每半年、普通崗每年輪崗一次，提前預防和化解因長期處于同一崗位可能導致權力失控的潛在風險。二是進一步建立健全重點崗位廉政風險防控機制，建立業(yè)務數據月分析研判制度、機動車駕駛人考試誤判管理規(guī)定、汽車類科目三人工評判考試規(guī)程及紀律規(guī)定、上門服務規(guī)定、機動車查驗規(guī)范、業(yè)務受理規(guī)范和檔案管理規(guī)范等，切實從制度上預防、遏制違法違紀問題。三是進一步簡政放權，放開考試名額限制，全面推行網上自主預約考試；試點下放進口車、危化品運輸車等登記業(yè)務，將汽車駕駛人科目一、二、三考試業(yè)務分級下放到區(qū)縣等級車管所。四是建立網絡輿情、投訴分析研判機制，采取短信、電話、評價器、調查問卷等方式進行回訪，建立市所、分所、區(qū)縣所各有側重的分析研判機制。五是在駕校、考場、檢測站等單位入口、業(yè)務大廳、檢測工位、教練車上等醒目位置公布行業(yè)主管部門監(jiān)督舉報電話；通過968888電話服務平臺、網上車管所、車管微信微博等公布辦事程序、收費標準；在社行單位、服務對象、普通群眾中布建兼職紀檢員，對各級車管部門和車管民警依法履職情況進行監(jiān)督。六是建立廉政問責追究機制，對不認真履行廉政風險管理責任和防控責任落實不力的，嚴格追究發(fā)生違法違紀行為的單位和個人；同時，建立重特大道路交通事故責任倒查問責機制，全面倒查三年以內駕齡發(fā)生道路交通死亡事故負主要責任以上的駕駛人在發(fā)證、考試環(huán)節(jié)和考試質量等方面是否存在違法違紀問題。

篇9

檔案信息的信息化技術中的安全保障

幾乎所有的檔案管理都會經歷手工管理、信息化管理、知識化管理這三個階段，這是檔案信息在網絡時代體現利用價值的內在需求。從手工管理過渡到信息化管理和知識化管理，使檔案信息價值得到了全方位的體現，但是同時針對檔案信息安全所帶來的法律風險也會越來越多，所以要確保檔案信息系統的運行安全，加強對提供利用載體的管理，加強對檔案信息的拷貝與利用管理，對不同層級的信息使用者有所區(qū)別，通過技術手段防止拷貝資料再復制，措施如下：第一，利用企業(yè)自主開發(fā)或引進的加密軟件對檔案信息進行加密，只有在企業(yè)辦公環(huán)境及企業(yè)配備的電腦上才能正常打開使用，一旦脫離企業(yè)環(huán)境，對檔案信息的操作要提前進行申請，申請通過后，方可由技術人員解密；第二，所有對企業(yè)外部提供的檔案信息都必須是經過轉化的PDF或者TIFF格式的文件，原始的DWG文件不能直接提供，以保證檔案信息的不可更改性。提供給內部設計參考的檔案信息可以是DWG的，但是必須加密，統一在企業(yè)環(huán)境中使用，防止外泄。

人員管理中多級別權限和密碼管理的安全保障

為了保證檔案信息系統的安全，有必要加強對系統使用者的管理，加強對系統使用者使用權限的審核，并采用現代網絡技術對其網絡操作進行跟蹤與記錄。加強對使用過程中各種保密措施的管理，采用多級別權限和密碼管理，防止黑客或他人對檔案信息管理系統帶來的安全隱患：第一，支持檔案信息系統的電子文件在線閱覽功能，但是閱覽范圍和下載權限受限，要經過文件產生部門和檔案管理部門的審批才能解限；第二，對企業(yè)高尖端技術類別的檔案信息，必須要經過企業(yè)專門的保密委員會進行風險評估，審批同意后方可利用，并實行責任人負責制；第三，實行用戶登錄驗證制度，登錄檔案管理系統時，員工需要輸入自己的密碼進行驗證，驗證通過后才能進行事先設定好的權限范圍內的相關操作；第四，控制臺超時注銷，控制臺訪問用戶超過一段時間沒有對系統進行交互操作，設備將自動注銷本次操作臺配置任務，并切斷連接；第五，離職、退休人員離開工作崗位時，要進行檔案資料和使用設備交接手續(xù)，相關部門和責任人確認檔案資料交接完成、使用設備上交后，方可同意該人員離開；第六，所有淘汰電腦，必須經過格式化，確保電腦內資料不可復原后，才可回收利用。

以管理為重點，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控

在企業(yè)的管理上，檔案信息安全保障體系建立的重要意義是對法律風險隱患的“防”與法律風險發(fā)生后的及時“控”。

1.建立法律風險防控體系，從部門設置上確保檔案信息安全保障體系的牢固企業(yè)必須建立法律風險防控體系，即：成立專門的法律風險防控歸口管理部門，引進專門的法律專業(yè)人才，負責法律事務的評審和咨詢服務，定期提供企業(yè)范圍內的法律知識培訓和專題講座。聘請法律界資深律師作為專門的法律顧問，隨時參與和控制突發(fā)的重大法律問題；各部門配備兼職法律風險管理員，負責代表部門向法律歸口部門進行法律事務傳送。

2.突出管理重點，加強對合同法律風險的防控針對合同法律風險，在建立檔案信息安全保障體系時，以管理為重點，應采取以下措施：第一，收繳散落在各部門的合同印章，由法律歸口管理部門統一管理，法律歸口管理部門配備專門的人員負責合同印章的使用和安全；第二，建立規(guī)范的合同印章使用流程，企業(yè)上下必須嚴格按照此流程申請使用合同印章；第三，建立合同印章使用臺賬，每一個流程結束、合同印章使用完成后，當事合同必須完整歸檔一份合同原件，合同原件最終由法律歸口管理部門向檔案部門統一移交；第四，法律歸口管理部門以年度為單位，各種類合同的標準格式，并在企業(yè)范圍內統一使用，因特殊情況不能使用格式合同的，法律部門要對非標準格式合同進行評審；第五，不同類型的合同，確定由不同的評審部門參與評審，實行責任人責任制。

3.管理手段與時俱進，注重前端控制和過程管理檔案信息系統、企業(yè)協同辦公（OA）及門戶系統、ERP系統等信息化知識管理方式的引進，使企業(yè)的文件形態(tài)不斷從紙質向電子轉化，文件數量與日俱增、文件保存形式呈現立體多樣化的發(fā)展趨勢。在此背景下，檔案前端控制管理理論和實踐操作應運而生。前端控制管理提出將檔案的控制環(huán)節(jié)提前到文件生命周期的最初階段形成階段，并貫穿于文件生命周期的整個過程，這十分有利于減少企業(yè)合同電子文件信息和載體的安全隱患，對企業(yè)合同法律風險起到很好的防止和控制功能。

4.以人為本，加強員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓對員工的安全意識、法律意識、安全技能的培訓十分關鍵。人員的安全意識是與其所掌握的安全技能有關，而安全技能又與其所接受安全技能培訓有關。因此，人員的安全意識是通過培訓，以及技能的積累才能逐步提高。第一，定期開展企業(yè)信息安全、保密管理的相關培訓，加強管理人員的安全保密意識；第二，適時進行法律知識的宣傳和普及工作，例如：針對日益興起的海外合同，舉行《海外合同簽訂的注意事項和合同文本資料的保存》講座，促使員工形成良好的法律意識和收集保管資料的良好工作習慣；第三，進行相關的計算機網絡知識培訓，定期預報病毒信息和預防措施，定期企業(yè)IT運營周報，分析存在的問題和解決方法。

以法規(guī)標準為依托，建立檔案信息安全保障體系，加強法律風險的防控

首先，根據《GB/T22240-2008信息系統安全等級保護定級指南》和《GB/T22239-2008信息系統安全等級保護基本要求》，結合檔案信息系統的重要程度，確定檔案信息系統安全等級和安全需求，采取相應的安全技術和安全管理措施；同時依據《GB/T20984-2007信息安全風險評估規(guī)范》在檔案信息系統生命周期的不同階段進行過程風險評估，全面實現動態(tài)防御。其次，建立完善的檔案管理制度。從企業(yè)級制度和標準、QHSE管理體系、項目管理體系、部門內部詳細作業(yè)指導這5個方面建立起檔案管理制度保障體系。再次，從法律角度上，必須建立完善合同管理體制，從制度上對企業(yè)合同法律風險進行防控。制定相關的《合同印章管理規(guī)定》、《合同評審管理辦法》、《合同管理規(guī)定》等。

檔案信息安全保障體系建設存在的問題

雖然我國企業(yè)的檔案信息安全保障體系建設在技術、管理、和規(guī)范標準上已經取得明顯的成效，但還存在以下問題：1.檔案信息安全保障體系建設意識沒有得到全面重視。一方面，檔案信息安全保障體系建設比較明顯的體現在現代企業(yè)總部，對企業(yè)下屬的分子公司等控制力度不夠。2.目前檔案信息安全保障體系構建主要依賴于信息安全技術，且缺乏有效的安全管理和安全監(jiān)督機制，檔案信息系統隨時存在安全風險，只有通過科學、有效的管理和規(guī)范才能構建真正的檔案信息安全保障體系。

篇10

說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現在載體的變化上，如紙質檔案向電子檔案的轉移，同時也體現在相應技術手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現，為這項工作的進一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。

1.電子檔案相較于紙質檔案具有的優(yōu)越性

相比較于傳統的紙質檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現更長時間的保存。

其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現遺失的現象。

第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統的紙質檔案，經常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現檔案外泄的現象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。

最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統紙質檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發(fā)的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發(fā)揮出來。

2.電子檔案存在的風險

雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。

2.1 計算機和網絡技術方面存在著不安全因素

由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。

3.風險防控措施

3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實性。

3.2 要建立統一的電子文件管理體制

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。

3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結束語

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。

參考文獻：