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篇1

檔案對于各行各業(yè)而言無疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對醫(yī)院非常具有重要性。然而隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會也要求醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化。在整體信息化的大背景下，對醫(yī)院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術(shù)具體應(yīng)用到檔案管理的流程中，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。這種管理模式通過信息流來具體的控制檔案流，實(shí)現(xiàn)了一種“無紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，需要做到以下幾點(diǎn)：

1.將相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行信息化

通過應(yīng)用一下現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備，可以將一些紙質(zhì)的數(shù)據(jù)資料等相關(guān)信息以規(guī)范的格式錄入到設(shè)置好的信息系統(tǒng)里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進(jìn)行信息化

為了便于對數(shù)據(jù)資料信息的分類處理，規(guī)范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預(yù)，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進(jìn)行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過醫(yī)院的信息系統(tǒng)對相關(guān)資料在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檢索。

二、將信息化引入醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.醫(yī)院人員的信息化意識不足一直以來，醫(yī)院人員大多注重醫(yī)院的醫(yī)療，而對醫(yī)院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現(xiàn)就是在臨床醫(yī)療中已經(jīng)成功實(shí)施信息化，而醫(yī)院的檔案管理工作卻由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視等而一直得不到發(fā)展。醫(yī)院對檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前，信息化的進(jìn)程非常緩慢。

2.檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)進(jìn)程緩慢

軟件開發(fā)公司考慮到市場的需求，更加致力于相關(guān)財(cái)務(wù)軟件、醫(yī)療軟件的開發(fā)，而對檔案管理軟件沒有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關(guān)的軟件開發(fā)進(jìn)程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴(kuò)張，現(xiàn)有的軟件技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)這種日益膨脹的需求。因此，開發(fā)可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫(yī)院檔案管理方式不統(tǒng)一

醫(yī)院檔案的管理，從最開始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進(jìn)行歸檔等工作都需要一個統(tǒng)一的工作模式以保證最終檔案保管的準(zhǔn)確無誤，從而最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。在現(xiàn)實(shí)的醫(yī)院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無法順利實(shí)現(xiàn)。此外，一個重要的原因就是社會對電子化未形成共識，人們更多的可能更加信賴紙質(zhì)的相關(guān)文件。

4.醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化可能不足

要想順利開展醫(yī)院的檔案管理工作，相關(guān)的管理人員就必須要有一定專業(yè)性。對于計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作要能夠熟練的進(jìn)行掌握，對于信息處理能力要比較強(qiáng)，檔案方面的專業(yè)知識要精通。可是如今醫(yī)院檔案管理人員整體專業(yè)性不足而且出現(xiàn)了老齡化的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的價(jià)值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創(chuàng)新，它改善了醫(yī)生與患者之間的緊張關(guān)系，有利于醫(yī)院內(nèi)部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫(yī)院的工作效率會大幅度的提高，患者在醫(yī)院的信息能夠真實(shí)準(zhǔn)確完整無誤的被記錄下來，患者對于醫(yī)院的信心會大幅度增強(qiáng)，醫(yī)院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫(yī)院的整體管理水平

醫(yī)院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平?，F(xiàn)如今醫(yī)院檔案的規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)張，這就對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。這時，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以在最大程度上為企業(yè)提高管理的效益。在信息化技術(shù)的幫助下，醫(yī)院可以對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行整治，使得檔案管理信息化這一意識為廣大醫(yī)務(wù)人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低對于檔案管理工作的順利開展起著至關(guān)重要的作用，然而，鑒于現(xiàn)如今相關(guān)管理人員整體素質(zhì)的不足，信息化技術(shù)的應(yīng)用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術(shù)時，一方面可以提高操作人員的心理素質(zhì)，另一方面，在不斷運(yùn)用計(jì)算機(jī)的過程中，其計(jì)算機(jī)的操作技能將大幅度的提升。此外，其對于細(xì)節(jié)的注重程度也將有所提高。

3.提高醫(yī)院的競爭能力

醫(yī)院與醫(yī)院之間最根本的競爭不在于醫(yī)院規(guī)模的大小等方面，而在于醫(yī)院的整體醫(yī)療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫(yī)院醫(yī)療方面做得不錯，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對于醫(yī)療水平的提高產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。而有的醫(yī)院在醫(yī)院檔案的管理方面做得非常不錯，能夠及時準(zhǔn)確的為醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)的參考信息，有利于其今后醫(yī)療水平的提升。醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫(yī)院整體水平的高低。

4.作為上級進(jìn)行決策的參考依據(jù)

醫(yī)院檔案管理信息化將患者的相關(guān)信息以電子形式準(zhǔn)確完整的記錄到了醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，為上級進(jìn)行決策提供了參考的依據(jù)。上級利用網(wǎng)絡(luò)這一中介可以直接進(jìn)入到下級的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查詢、審查的相關(guān)工作，為相關(guān)政策、制度的制定提供各種參考的依據(jù)。四、總結(jié)醫(yī)院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的必須，同時也是為了適應(yīng)時代的需求，同時更是整個醫(yī)療行業(yè)為了更好地發(fā)展所必須進(jìn)行的創(chuàng)新與改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理信息化將會發(fā)揮著越來越重要的作用，將會不斷地促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵宇波，張冰.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)集中管理的構(gòu)思[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理，2012，10（5）：67-69.

篇2

【關(guān)鍵詞】工程科技檔案；管理；以人為本；網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)；功能

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

1.工程科技檔案管理的意義

工程科技檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價(jià)

值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動中起著非常重要的作用。

⑴工程科技檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活

動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實(shí)體，一是工程科技檔案。工程科技檔案真實(shí)記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程科技檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。

⑵工程科技檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，

根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實(shí)施?！吨腥A人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程科技檔案，而且工程科技檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。

⑶工程科技檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)?，F(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概

念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各地城市及城鄉(xiāng)結(jié)合的規(guī)劃工程的檔案利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案----人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程科技檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程科技檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。

⑷工程科技檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)和國家維穩(wěn)重建的重要依據(jù)。在1976年唐山大地震

后的城市基礎(chǔ)設(shè)施的搶修、重建；在國家維穩(wěn)和打擊的決策中工程科技檔案均發(fā)揮了重要作用。

實(shí)踐證明，如果能合理、充分利用工程科技檔案，就可以對城市進(jìn)行合理開發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工并充分發(fā)揮投資效益，對于促進(jìn)科技，生產(chǎn)的發(fā)展和社會生產(chǎn)力的提高，具有重要的歷史查考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

2. 檔案管理工作部分環(huán)節(jié)的質(zhì)量目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用和重視程度得到不斷提升，針對我院各類文檔數(shù)量的不斷增多，網(wǎng)絡(luò)媒體的信息化傳播，對檔案管理工作中部分環(huán)節(jié)的質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)提出了新的更高要求。

⑴工程科技檔案的質(zhì)量問題及對策。

工程科技檔案如實(shí)的反映了工程建設(shè)管理的全過程，是工程建設(shè)每個階段中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，主要形式有文字、圖表、聲像等，對工程建設(shè)安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。其工程科技檔案的質(zhì)量問題和主要原因有：

1.1檔案文件原件不齊全。工程勘察設(shè)計(jì)單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理，有些工程文件多數(shù)是復(fù)印件，這很可能導(dǎo)致勞資糾紛。

1.2野外原始記錄、工程質(zhì)量評定表書寫筆跡不規(guī)范。野外原始記錄（文字和圖表）、工程質(zhì)量評定表等書寫筆跡龍飛鳳舞、隨意涂改，簽證筆記混亂（有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、圓珠筆、鉛筆等），給后期外業(yè)驗(yàn)收、竣工文件編制工作帶來困難。

1.3野外原始記錄、工程施工質(zhì)量評定表簽證不規(guī)范。野外原始記錄、分部工程和單位工程的施工質(zhì)量評定表中項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目經(jīng)理沒有簽名，監(jiān)理工程師與總監(jiān)也沒有簽名，沒有填寫野外原始記錄、工程質(zhì)量評定意見和評定時間。部分質(zhì)量評定表、野外原始記錄中的單元、分部、單位工程名稱不統(tǒng)一、樁號、高程、工程量等與實(shí)際不符。

1.4工程驗(yàn)收鑒定書內(nèi)容描述不清楚，格式不合要求。部分工程驗(yàn)收鑒定書內(nèi)容描述過于簡單，交代不清，存在缺項(xiàng)。此外，A4、16開、32開等紙張規(guī)格不同程度的混用，頁面的上下左右邊設(shè)置不合理，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

以上工程科技檔案的質(zhì)量問題主要原因是：1.1工程建設(shè)人員檔案意識薄弱，對工程檔案質(zhì)量的檢查把關(guān)不嚴(yán)；1.2工程檔案文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范學(xué)習(xí)培訓(xùn)不力；1.3檔案管理制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行。

因此，工程科技檔案不僅對工程施工質(zhì)量的評定、驗(yàn)收等方面起著十分現(xiàn)實(shí)作用，而且為工程投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建和技改等方面提供重要的依據(jù)，本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，我們應(yīng)該大力提高工程科技檔案質(zhì)量意識；建立健全工程科技檔案管理制度，落實(shí)專人負(fù)責(zé)；提高工程科技檔案編制人員的業(yè)務(wù)水平；把工程科技檔案的質(zhì)量納入工程質(zhì)量管理程序；做到歸檔工程文件立卷符合有關(guān)規(guī)定，資料分類科學(xué)化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

⑵工程科技檔案管理的鑒定工作及實(shí)現(xiàn)。

檔案管理的鑒定工作是檔案管理工作中八個環(huán)節(jié)之一的重要內(nèi)容，貫穿于檔案工作的全過程，直接關(guān)系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運(yùn)，是鑒別檔案真?zhèn)魏团卸n案價(jià)值的活動。經(jīng)過多年從事檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和分析，首先我們對檔案鑒定工作的認(rèn)識和實(shí)踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下方面：

1. 對檔案文件材料的準(zhǔn)確性鑒定的缺少。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)槿藗兪艿娇陀^條件的限制或主觀認(rèn)識的干擾，有時不能全面反映歷史真實(shí)，夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)、以指導(dǎo)利用者。

2. 對歸檔材料的完整性鑒定的缺乏。檔案材料的歸檔，是由工程參于者（檔案形成者）和專業(yè)的檔案工作人員共同完成。由此產(chǎn)生歸檔材料門類不全、歸檔部門不全、歸檔文件材料不完整，檔案工作者應(yīng)該對其進(jìn)行鑒別評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便管理工作中采取必要措施，減少此類現(xiàn)象。

3. 對檔案的珍貴程度進(jìn)行評定的忽視。目前對檔案價(jià)值的評定多是用保管期限來表示，保管期限分短期，長期，永久。而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對價(jià)值。一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)有個全面而不是單項(xiàng)的、歷史而不是階段性的價(jià)值評定。因?yàn)樵谝粋€不同檔案會在不同的檔案室或檔案館有著不一樣的保管期限，這樣全面歷史的評定即有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也利于準(zhǔn)確的評定檔案館的檔次和地位，使國家本來有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方。

其次，在檔案鑒定工作中容易出現(xiàn)的問題與威脅。一是對檔案鑒定工作存在畏懼，許多檔案部門不愿或是不敢開展到期檔案的鑒定銷毀工作，怕一旦出錯后果嚴(yán)重；二是造成檔案庫存膨脹和庫容膨脹，有價(jià)值和沒價(jià)值的檔案堆放在一起，或?qū)n案堆放在其他部門或臨時場所，不僅影響新檔案的接收，還會出現(xiàn)檔案的丟失、竊取，使國家秘密檔案暴露，對國家造成危害。

第三針對檔案鑒定人員是由工程的參于者（檔案形成者）和專業(yè)的檔案工作人員組成，

必須堅(jiān)持在檔案價(jià)值鑒定的管理工作原則是堅(jiān)持從國家和人民的整體利益出發(fā)衡量檔案價(jià)值，堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)。

總之，做為工程科技檔案管理者，在檔案管理的鑒定工作中，一是盡量的保管好應(yīng)該保管的檔案，二是確保檔案的真實(shí)可靠，三是區(qū)分重要與相對次要的檔案，使檔案保管機(jī)構(gòu)的人力、物力和財(cái)力能夠充分發(fā)揮作用。

3.做好工程科技檔案管理工作的落實(shí)

工程科技檔案管理的目的和重要性，要求我們必須做好工程科技檔案管理工作和落實(shí)。

做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。

⑴ 要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市

規(guī)劃法》、《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等編制了適合我院的有關(guān)建設(shè)工程科技檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。各項(xiàng)規(guī)定明確了三項(xiàng)制度：即檔案預(yù)驗(yàn)收制度、檔案進(jìn)館時限制度和檔案執(zhí)法制度，將檔案的預(yù)驗(yàn)收、備案、報(bào)送時限和執(zhí)法要求以政府令的形式納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，從根本上保證了工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。因此在工程科技檔案管理中要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，提高大家的思想素質(zhì)和理論水平，逐步完善規(guī)范各種制度，理順各種程序，嚴(yán)格把關(guān)。

⑵ 詳實(shí)的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程科技檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，一些無形的道德底線規(guī)范著我們生活的方方面面，而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實(shí)的依據(jù)性文件更需要一個統(tǒng)一的、順應(yīng)社會發(fā)展和變革的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)我們的行動。我們根據(jù)工作中長期使用的國標(biāo)、行標(biāo)編制了適合我院的各項(xiàng)建設(shè)工程科技文件檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定、制度，將各項(xiàng)建設(shè)工程文件歸檔進(jìn)行聲像檔案整理、電子檔案信息著錄、檔案信息整理等統(tǒng)一到規(guī)定、制度中。這樣符合城市現(xiàn)代化發(fā)展、數(shù)字化建設(shè)的需要，順應(yīng)時展潮流，使之更具操作性和前瞻性，實(shí)現(xiàn)工程科技檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉(zhuǎn)變，為我院信息現(xiàn)代化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。

⑶“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程科技檔案的管理工作。一是加

強(qiáng)對工程科技檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。隨著經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，檔案信息傳播的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日新月異，在檔案信息的傳播過程中，檔案工作者充當(dāng)著傳播者的角色。在提升檔案工作者的信息素養(yǎng)的同時，不斷自覺接受教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)自身的文化素養(yǎng)、信息技能和信息意識能力。我們要充分采集工程建設(shè)的有效信息，利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)等各種宣傳渠道及時將工程科技檔案的有關(guān)信息在我院進(jìn)行全面?zhèn)鞑?，特別是建立安全的院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺---工程科技檔案專業(yè)網(wǎng)站（如：開展檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)、舉辦網(wǎng)上檔案展覽、檔案信息咨詢服務(wù)等），明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，通過人機(jī)互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時溝通信息、加強(qiáng)反饋控制，完善工程科技檔案信息化系統(tǒng)的目標(biāo)管理及實(shí)現(xiàn)工作。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。這就要求對內(nèi)，工程科技檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對外，定期舉辦工程科技檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的院內(nèi)安全網(wǎng)絡(luò)信息講解、培訓(xùn)工作。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程科技檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強(qiáng)、覆蓋而廣，能大大提高建設(shè)勘察設(shè)計(jì)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程科技檔案的管理能力，對工程科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到積極的促進(jìn)作用。三是深入現(xiàn)場，做好對重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的服務(wù)工作。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計(jì)民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動做好對重點(diǎn)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。四是注重對工程科技檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異，對工程科技檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實(shí)際，了解工程狀況，及時掌握最新動態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時有改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了那些與之配套的新的表格資料，及時將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對工程科技檔案的管理。

綜上所述，做好工程科技檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為工程科技檔案事業(yè)服務(wù)。

通過對工程科技檔案的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財(cái)富。

參考文獻(xiàn)：

[1].王傳宇主編《科技檔案管理學(xué)》中國人民大學(xué)出版社2000

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[3].熊貞主編《科學(xué)技術(shù)檔案管理》陜西科學(xué)技術(shù)出版社1983

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

隨著學(xué)校的建立、發(fā)展等過程的延續(xù)，高校檔案管理體系應(yīng)運(yùn)而生，其記載的內(nèi)容可以被認(rèn)為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發(fā)展歷史，更記載了在發(fā)展過程中優(yōu)秀的教育工作者總結(jié)出來的教學(xué)、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨(dú)有的財(cái)富，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了充足的經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發(fā)展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價(jià)值體系，讓高校檔案更好地發(fā)揮效用。

1 現(xiàn)代高校檔案管理價(jià)值體系的意義

檔案管理看似簡單的工作，卻承擔(dān)著重要的發(fā)展任務(wù)，現(xiàn)代高校檔案管理的價(jià)值體系，在高校長遠(yuǎn)發(fā)展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價(jià)值體系有著進(jìn)一步的重視。

（1）順應(yīng)高校教育的發(fā)展趨勢。隨著高校逐年學(xué)生的擴(kuò)招以及學(xué)校規(guī)模、院系的擴(kuò)大，高校檔案管理已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)信息管理體系。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅浪費(fèi)人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點(diǎn)，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理也逐步轉(zhuǎn)為無紙化辦公模式，借助計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發(fā)展提供了必備條件。

（2）價(jià)值體系構(gòu)建提升了檔案管理工作的效率及水平。現(xiàn)代高校的檔案管理體系，通常是將科學(xué)與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的方法，摒棄了傳統(tǒng)檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點(diǎn)，通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點(diǎn)，都加強(qiáng)了檔案管理的工作效率及整體工作水平。

（3）促進(jìn)高校檔案管理工作價(jià)值體系及跟蹤體系的發(fā)展。高校檔案管理價(jià)值體系的構(gòu)建，不僅促進(jìn)了檔案管理的信息化發(fā)展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價(jià)值予以充分的肯定和認(rèn)可，才能落實(shí)檔案的存檔工作有序進(jìn)行。

2 現(xiàn)代高校檔案管理價(jià)值體系存在的問題

隨著高校檔案管理系統(tǒng)的逐漸完善以價(jià)值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經(jīng)被越來越多的人予以關(guān)注和重視。但是在信息技術(shù)日新月異的今天，大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作和價(jià)值體系也需要不斷地進(jìn)步和提升。目前，高校管理價(jià)值體系中存在一些問題，我們應(yīng)當(dāng)找出問題來進(jìn)行進(jìn)一步解決。

（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業(yè)者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導(dǎo)致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（2）檔案管理工作者缺乏專業(yè)性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業(yè)性，也極少有相關(guān)的工作培訓(xùn)及交流，這些都將限制檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（3）檔案管理設(shè)施落后。目前，高校對檔案管理價(jià)值體系認(rèn)識偏低，導(dǎo)致對檔案管理工作相關(guān)的設(shè)備采購費(fèi)用也少之又少，能省就省的現(xiàn)象頻現(xiàn)。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進(jìn)的設(shè)備與先進(jìn)的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。

（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產(chǎn)生懈怠心理，安于現(xiàn)狀而沒有危機(jī)意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價(jià)值體系的進(jìn)一步發(fā)展。

3 現(xiàn)代高校檔案管理的發(fā)展趨勢及措施

面對以上我們提出的高校檔案管理價(jià)值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應(yīng)該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。

3.1 以人為本，注重價(jià)值體系的構(gòu)建

高校檔案管理價(jià)值體系的構(gòu)建離不開以人為本的服務(wù)理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協(xié)作，才可以促進(jìn)檔案管理價(jià)值體系的構(gòu)建。同時，高校也應(yīng)該在根本上加強(qiáng)人文建設(shè)，予以檔案管理足夠的資金及設(shè)備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進(jìn)行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理為原則

現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)不再是以數(shù)量為衡量標(biāo)準(zhǔn)的年代，更多的是需要檔案部門進(jìn)行調(diào)查和業(yè)務(wù)的熟識，在了解主體需要的基礎(chǔ)上，收錄有價(jià)值的檔案，剔除沒有價(jià)值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數(shù)字檔案館，以信息技術(shù)作為推動高校檔案管理發(fā)展的有效手段，摒棄傳統(tǒng)繁重的檔案工作。以現(xiàn)代化信息技術(shù)建立檔案管理登陸系統(tǒng)，通過權(quán)限進(jìn)行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準(zhǔn)有效。

3.3 提升檔案管理者的業(yè)務(wù)水平，讓工作形式多樣化

工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯(lián)系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進(jìn)行提升：①提升工作人員的業(yè)務(wù)水平，組織其定期參加培訓(xùn)或者業(yè)務(wù)交流，讓其開闊眼界，提升工作素養(yǎng)；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設(shè)立考核獎勵機(jī)制，鼓勵工作人員主動學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識；③設(shè)立適當(dāng)?shù)妮啀徶贫龋o員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進(jìn)。

4 結(jié) 語

事物的形成和發(fā)展都需要隨著時間的推移而進(jìn)行不斷地提升和進(jìn)步，一成不變的技術(shù)或者規(guī)則已經(jīng)不再適應(yīng)這個社會的飛速發(fā)展，這對于高校檔案管理的價(jià)值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經(jīng)形成，但是隨著技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理的價(jià)值體系也需要進(jìn)一步的發(fā)展和完善，改善缺點(diǎn)、發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，在不斷進(jìn)取中保持與時俱進(jìn)的發(fā)展，將高校檔案管理價(jià)值體系進(jìn)一步完善，從而更好地為高校的發(fā)展、教育的進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實(shí)現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實(shí)利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實(shí)際狀況，對新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進(jìn)行了詳實(shí)而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價(jià)值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學(xué)生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨(dú)特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個學(xué)生從高中到大學(xué)整個學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對充分調(diào)動學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊(duì)伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識，激勵學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實(shí)了自己學(xué)生時代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點(diǎn)

2.1.1 過渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長不超過6年。學(xué)制越長，學(xué)生在校時間也越長，學(xué)生檔案流動的周期就長，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時間就越短，學(xué)生檔案就流動得較快，周期就短?？梢?，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、參加就業(yè)、出國留學(xué)、參軍入警、報(bào)考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運(yùn)用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運(yùn)動員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學(xué)生的來源豐富，同時生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機(jī)制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對學(xué)生檔案進(jìn)行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

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電子文件指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會活動記錄，即以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從形式上看，它是數(shù)字化的。能夠直接借助數(shù)據(jù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞和共享利用。我國從20世紀(jì)90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態(tài)進(jìn)入規(guī)范化管理的攻堅(jiān)階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，所以它對傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實(shí)踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業(yè)對電子檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于對電子文件的檔案價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，統(tǒng)一進(jìn)行電子文件收集、存儲、保管、保護(hù)，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。因此檔案部門應(yīng)該積極主動地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任。

1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價(jià)值

電子文件將成為人們進(jìn)行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因?yàn)樯形凑J(rèn)識文件形成運(yùn)轉(zhuǎn)的客觀規(guī)律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質(zhì)文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔(dān)起保存電子文件的責(zé)任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。

2 在現(xiàn)實(shí)中，具有開發(fā)和利用的價(jià)值

隨著辦公自動化的進(jìn)一步深化和CAD、CAM技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，能提供越來越完善的信息服務(wù)。電子文件隨之大量產(chǎn)生，但這些信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)。要對有用信息進(jìn)行深層次開發(fā)與利用，必須通過對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，由于電子檔案的信息內(nèi)容的數(shù)字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使之與紙質(zhì)檔案的管理及網(wǎng)絡(luò)信息的繁雜、混亂有著截然不同的區(qū)別，它對信息資源的開發(fā)和運(yùn)用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網(wǎng)絡(luò)科學(xué)地管理電子文件而降低費(fèi)用，提高效率；能夠改變?nèi)说纳罘绞?、工作方式，使人開闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式，則有悖于利用先進(jìn)技術(shù)提高工作效率之初衷。

3 在發(fā)展中，存在提高和更新的需要

檔案管理技術(shù)是長期堅(jiān)持不懈、不斷發(fā)展的重要技術(shù)之一。在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。我國的檔案管理學(xué)是經(jīng)過幾代檔案工作者的努力和長期實(shí)踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學(xué)科。但檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，我們必須清醒地看到，新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強(qiáng)調(diào)“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術(shù)原因，強(qiáng)調(diào)原件毫無實(shí)際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強(qiáng)調(diào)檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實(shí)踐中找出正確答案；紙質(zhì)文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要進(jìn)行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質(zhì)文件歸檔及其檔案管理，不是以技術(shù)環(huán)境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設(shè)備和技術(shù)條件下進(jìn)行，檔案部門將會碰到一系列技術(shù)問題，電子檔案的收集規(guī)范要求不同于紙質(zhì)文件，如何保證電子文件格式的統(tǒng)一性，文本文件的通用格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的真實(shí)性，保證電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。

這些問題必須要一一解決，方能達(dá)到管理和開發(fā)利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)檔案管理截然不同，所以應(yīng)充分注意到電子檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)的建立，以防有長期保存價(jià)值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。我們要在堅(jiān)持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案―個門類的基本指導(dǎo)思想的前提下，根據(jù)電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關(guān)載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實(shí)際情況，在認(rèn)真研究不斷實(shí)踐的基礎(chǔ)上，創(chuàng)立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術(shù)；管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度，形成我國的電子檔案管理學(xué)科，促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

當(dāng)然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源；技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價(jià)值意義和必要性要求我們要積極應(yīng)對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學(xué)道路上與時俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。

4 做好電子檔案管理的措施

1、建立健全的法規(guī)和制度，規(guī)范電子檔案的管理

根據(jù)國家最新的《歸檔文件整理規(guī)則》，貫徹落實(shí)統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，緊跟國家最新檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，湖北省檔案局已于2015年10月了最新檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執(zhí)行，其中歸檔整理規(guī)則規(guī)定了新標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學(xué)的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：

1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》的規(guī)定。

1.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

1.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894 等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)等。

在進(jìn)行電子檔案管理過程中，除執(zhí)行國家的法律法規(guī)外，還應(yīng)該制定嚴(yán)格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實(shí)可行的內(nèi)部管理制度，對電子檔案實(shí)行規(guī)范化的管理。

2、做好電子檔案收集與管理安全

2.1電子檔案的收集應(yīng)形成由單位檔案部門聯(lián)合各個業(yè)務(wù)部門同步進(jìn)行，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，業(yè)務(wù)部門全程參與配合并同時提供相關(guān)電子原始數(shù)據(jù)。

2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應(yīng)包括元數(shù)據(jù)和背景信息的收集，元數(shù)據(jù)是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，如描述電子文件的編排與內(nèi)部結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)等[2]。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來，元數(shù)據(jù)是保持電子文件真實(shí)性完整性和長期可讀性的關(guān)鍵，并對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。鑒別電子文件的保存價(jià)值，并對電子文件真實(shí)性、可讀性及其數(shù)據(jù)特性實(shí)施判斷，包括價(jià)值鑒定和技術(shù)鑒定。

2.3 做好電子檔案系統(tǒng)的安全管理，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)對密碼、口令、授權(quán)的管理；如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)；做好電子檔案使用權(quán)限的審核；根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄；加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理[3]。

其次采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)并對數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行加密；三是采取必需的技術(shù)手段來防范病毒和黑客對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的攻擊和破壞。

3、人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊(duì)伍。在電子信息日益發(fā)展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學(xué)、圖書、情報(bào)的專業(yè)知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強(qiáng)的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

4、電子系統(tǒng)硬件設(shè)備安全性，嚴(yán)格控制庫房環(huán)境

由于電子檔案的新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)，其保管手段也必須與時俱進(jìn)，緊跟當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，不斷引進(jìn)先進(jìn)的存儲介質(zhì)和技術(shù)手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴(yán)格控制介質(zhì)的保存環(huán)境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質(zhì)定期遷移復(fù)制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。

參考文獻(xiàn)

[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312

篇6

現(xiàn)階段，人們處于知識時代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實(shí)際情況來說，部分管理者對于檔案價(jià)值的認(rèn)識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價(jià)值，難以有效提升管理水平。在強(qiáng)調(diào)知識流轉(zhuǎn)的環(huán)境下，檔案價(jià)值有了新的特質(zhì)，在知識管理中，發(fā)揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價(jià)值特性和體現(xiàn)

傳統(tǒng)意義上的檔案價(jià)值特性，依托檔案業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，體現(xiàn)了檔案的記錄性特性。經(jīng)過相關(guān)部門篩選后，用作資料使用，檔案的實(shí)用性價(jià)值才得以體現(xiàn)。在知識管理背景下，檔案價(jià)值發(fā)生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價(jià)值主要體現(xiàn)實(shí)用性方面，當(dāng)主體利用檔案來解決相應(yīng)的問題時，檔案才具備了使用價(jià)值。知識管理背景下，強(qiáng)調(diào)全過程管理，為循環(huán)往復(fù)的管理過程。不僅轉(zhuǎn)變了檔案使用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的模式，也改變了檔案價(jià)值呈現(xiàn)的模式，使得檔案價(jià)值貫穿于知識流轉(zhuǎn)的全過程，具有集成化和靈活性特點(diǎn)。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點(diǎn)。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠?yàn)椴煌睦弥黧w，提供相應(yīng)的服務(wù)。利用主體按照自身的實(shí)際需求，來獲取相應(yīng)知識，實(shí)現(xiàn)知識共享。依托知識共享，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實(shí)現(xiàn)了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區(qū)分，檔案是顯性知識，能夠促進(jìn)檔案增值，檔案價(jià)值的增值性可以加速檔案價(jià)值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價(jià)值是以知識為著眼點(diǎn)，注重知識屬性，促使檔案價(jià)值體現(xiàn)?；趦r(jià)值鏈分析，通過知識管理，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內(nèi)外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內(nèi)外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經(jīng)過價(jià)值鏈的循環(huán)運(yùn)動轉(zhuǎn)化為顯性知識的表現(xiàn)，所以說，組織內(nèi)外部知識的流轉(zhuǎn)運(yùn)動與檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)密不可分，檔案參與知識管理，其價(jià)值體現(xiàn)在知識循環(huán)體系的各個環(huán)節(jié)。

2知識管理中檔案價(jià)值的形成機(jī)理

2.1檔案的社會需求

檔案價(jià)值遵循“沒有使用價(jià)值的事物是沒有價(jià)值的”規(guī)律，從知識價(jià)值角度來說，持有檔案價(jià)值二元論的研究學(xué)者認(rèn)為，知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是基于使用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)載體為檔案價(jià)值?；诖耍粝雽?shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，需要符合社會需求。當(dāng)實(shí)物檔案被應(yīng)用時，才能夠具備檔案價(jià)值，在此之前僅具備知識自身的價(jià)值，屬于非需求性價(jià)值。知識管理背景下，此規(guī)律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統(tǒng)化發(fā)展。基于此，為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，要從社會需求出發(fā)，滿足社會應(yīng)用要求。

2.2檔案價(jià)值構(gòu)成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實(shí)踐活動為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的主要因素，處于檔案實(shí)踐環(huán)境下，各種因素的相互作用，實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值。檔案實(shí)踐環(huán)境因素作用于檔案要素，若社會環(huán)境變化，檔案管理理論發(fā)生變化，則上述三要素也會發(fā)生改變，此類變化具有系統(tǒng)性，屬于全面塑造，對檔案價(jià)值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應(yīng)環(huán)境變化，檔案保管理論發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務(wù)以及宏觀鑒定部分構(gòu)成，通過優(yōu)化檔案保管以及管理流程，更好的發(fā)揮知識價(jià)值。

2.3檔案主體的技術(shù)和技能

在檔案實(shí)踐活動中，檢驗(yàn)檔案主體技術(shù)以及技能為檔案價(jià)值形成的檢驗(yàn)性因素。從某種角度來說，檔案實(shí)踐活動相當(dāng)于檔案使用和服務(wù)民眾的過程。在具體實(shí)踐的過程中，檢驗(yàn)檔案主體技術(shù)技能，要以便捷和有效為基準(zhǔn)。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和具體體現(xiàn)，貫穿于檔案實(shí)踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達(dá)到其使用期望，是檔案價(jià)值的核心部分?；诙撚^點(diǎn)，可以將檔案價(jià)值分為信息價(jià)值、工具價(jià)值。檔案價(jià)值的體現(xiàn)在于其使用以及使用價(jià)值[1]。

3知識管理中檔案價(jià)值的發(fā)揮

3.1加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)

（1）做好人才隊(duì)伍建設(shè)。在知識管理中檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，首要任務(wù)是做好檔案管理工作?；诖?，需要加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關(guān)。檔案管理工作人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認(rèn)識到檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。（2）做好人員培訓(xùn)。隨著檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)環(huán)境的改變，使得檔案價(jià)值的體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學(xué)習(xí)的意識，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)和新知識，更好的適應(yīng)檔案管理以及服務(wù)工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應(yīng)用相關(guān)知識，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案價(jià)值[2]。（3）要建立獎懲機(jī)制。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，在于其使用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)?；诖?，為了發(fā)揮出檔案價(jià)值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴(yán)格的把控。這需要檔案管理人員具有責(zé)任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發(fā)揮獎懲機(jī)制的作用，對于工作表現(xiàn)較好的人員給予相應(yīng)的獎勵，反之給予一定的懲罰，進(jìn)而調(diào)動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價(jià)值，實(shí)施電子化管理模式，已經(jīng)成為發(fā)展的必然?；诖?，需要加大信息化建設(shè)，購置檔案管理必須的自動化設(shè)備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2實(shí)施全過程管理

知識管理背景下，強(qiáng)調(diào)全過程管理，因此為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮其最大價(jià)值，實(shí)施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數(shù)字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實(shí)方面，要明確工作責(zé)任和內(nèi)容，分工協(xié)作，保障檔案數(shù)字化加工得以有效開展。參與數(shù)字化檔案加工的全體人員，要嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工作規(guī)則，保證操作方法的規(guī)范性，進(jìn)而保障檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。當(dāng)完成檔案數(shù)字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環(huán)節(jié)入手，進(jìn)行質(zhì)量檢查。在檢查的過程中，要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)的錄入和關(guān)聯(lián)等，做好檔案質(zhì)量的把關(guān)。只有保證了檔案資料的真實(shí)性，及時做好檔案收集和整理，實(shí)現(xiàn)即時調(diào)閱，才能夠提升檔案的使用價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值?；诖耍龊脵n案的全過程管理，保證其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，要保證信息的安全。若檔案管理出現(xiàn)安全問題，會降低檔案的價(jià)值，甚至?xí)斐删薮蟮膿p失?；诖?，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數(shù)字化檔案審批制度，合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量控制程序，按照規(guī)范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數(shù)字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發(fā)，做好嚴(yán)格的把控。落實(shí)安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，采取網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測以及鎖定控制等措施，保證信息服務(wù)的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數(shù)據(jù)加密。需要注意的是，要做好檔案分類標(biāo)識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價(jià)值才能夠?qū)崿F(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.4營造良好的實(shí)踐環(huán)境

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，需要良好的環(huán)境，通過檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)三要素的相互作用最終達(dá)到價(jià)值目標(biāo)?；诖耍跈n案實(shí)踐活動中，要注重營造良好的環(huán)境。檔案實(shí)踐環(huán)境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實(shí)現(xiàn)的價(jià)值自然差異。檔案主體的檔案技術(shù)應(yīng)用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態(tài)以及狀態(tài)會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價(jià)值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價(jià)值[5]。

4結(jié)束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價(jià)值具有靈活性和共享性等特性。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術(shù)，挖掘檔案自身的價(jià)值，開展檔案實(shí)踐活動最終實(shí)現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，需要營造良好的檔案實(shí)踐環(huán)境，做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]霍燕.基于知識管理的企業(yè)檔案價(jià)值研究[D].天津師范大學(xué)，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用模式研究[D].山西大學(xué)，2016.

篇7

隨著社會的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開展進(jìn)程中，將為我國醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動力。

一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究

醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財(cái)務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。

二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國很多醫(yī)院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，沒有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開展缺乏時效性。醫(yī)院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫(yī)院檔案的及時有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無法得到良好的發(fā)展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價(jià)值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險(xiǎn)性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財(cái)務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財(cái)產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價(jià)值。（四）明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對于醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財(cái)務(wù)報(bào)告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財(cái)務(wù)報(bào)告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會計(jì)檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，主要可以將其價(jià)值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的針對性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究

開展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會計(jì)檔案更加體現(xiàn)出其價(jià)值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開展?fàn)顩r，無疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會計(jì)檔案應(yīng)用于工作的開展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動力。通過思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

篇8

一個人的自身價(jià)值體現(xiàn)在他在社會中所處的地位和發(fā)揮的作用。企業(yè)檔案管理人員在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時期所處的地位和發(fā)揮的作用更加重要，因此，檔案管理人員的自身價(jià)值理應(yīng)得到更好的體現(xiàn)。本文從企業(yè)檔案管理人員在企業(yè)中所處的地位和發(fā)揮的作用入手，介紹其自身價(jià)值的所在之處，提出如何更好的體現(xiàn)自身價(jià)值的建議。

一、企業(yè)檔案管理人員的自身價(jià)值

企業(yè)檔案管理人員的自身價(jià)值主要體現(xiàn)在企業(yè)改革發(fā)展中所發(fā)揮的作用。如何更好的發(fā)揮檔案管理人員的作用，就與他們自身素質(zhì)有很大的關(guān)系。一個人的素質(zhì)通常分為道德素質(zhì)，文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員的道德素質(zhì)體現(xiàn)在他們是否有良好的道德情操。一個具有高尚道德情操的人是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。文化素質(zhì)體現(xiàn)在檔案管理人員的學(xué)歷層次和專業(yè)檔案管理知識的掌握水平，以及對于先進(jìn)辦公自動化和管理軟件的應(yīng)用能力。業(yè)務(wù)素質(zhì)主要體現(xiàn)在管理人員的動手和操作能力，體現(xiàn)在他們能否適應(yīng)長期枯燥繁冗的工作，善于總結(jié)日常檔案管理工作中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)用于以后的工作當(dāng)中。無論是道德素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，都需要檔案管理人員長時間的工作和積累，是一個長期的過程。在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，迫切需要檔案管理人員提供準(zhǔn)確詳實(shí)的各類檔案資料，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展過程中，提供可靠的資料保障和智力支持。

二、如何提升企業(yè)檔案管理人員的自身價(jià)值

檔案管理工作在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮著重要作用，關(guān)系著企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行。檔案管理工作為企業(yè)順利發(fā)展提供準(zhǔn)確的史料參考和個人信息，為企業(yè)發(fā)展所需的各類人才給予有利的提示。因此檔案管理工作人員的個人素質(zhì)直接關(guān)系著檔案管理工作的順利開展，直接影響著檔案工作在企業(yè)發(fā)展過程中所發(fā)揮的作用。

（一）細(xì)致做好基礎(chǔ)工作

檔案的日常管理工作繁雜，任務(wù)比較重，應(yīng)細(xì)致做好日常工作，要從檔案的收集、整理、入卷、利用等幾個方面入手，細(xì)化工作流程，細(xì)化材料收集的標(biāo)準(zhǔn)。年初要制定本年度的詳細(xì)工作計(jì)劃，嚴(yán)格按照計(jì)劃完成檔案工作。在檔案材料歸檔時，特別應(yīng)注重檔案材料的甄別，對不合格檔案應(yīng)退回，相關(guān)部門應(yīng)按檔案材料標(biāo)準(zhǔn)重新補(bǔ)制入檔。例如：人事檔案中員工的社會關(guān)系用于員工辦理繼承、房產(chǎn)過戶等方面的需求也越來越多，在檔案利用過程中我們發(fā)現(xiàn)檔案的重要性，及檔案材料甄別的重要性，因有的個人社會關(guān)系中的名字不對，不能辦理繼承等現(xiàn)象偶爾發(fā)生，這就要求檔案人員對材料生成部門制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來保證檔案質(zhì)量，來提高利用效果。檔案整理過程中，注重檔案實(shí)體檔案與系統(tǒng)檔案的一致性，保證日后的檔案的利用效果。當(dāng)年年中、年底對檔案進(jìn)行一次排查，對破舊檔案盒進(jìn)行修補(bǔ)或更換等工作。檔案工作要求檔案工作人員對檔案工作的細(xì)致性，這也是體現(xiàn)檔案管理人員的內(nèi)在素質(zhì)。

（二）專研提升工作能力

隨著時展和科技進(jìn)步，企業(yè)在不斷的轉(zhuǎn)型升級，現(xiàn)代化和信息化在企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中所占的比重越來越大?，F(xiàn)代化的企業(yè)就要求有現(xiàn)代化的檔案管理手段和具有先進(jìn)檔案管理知識的人員來從事這方面的工作。在檔案管理工作中除了要細(xì)致做好基礎(chǔ)工作，也要在工作中不斷專研，提升自身的業(yè)務(wù)能力，其中包括現(xiàn)代化管理手段、科學(xué)的檔案管理方法等方面的專研，如何利用檔案管理系統(tǒng)來提升工作效率。檔案人員只有不斷專研業(yè)務(wù)，通過在工作中學(xué)習(xí)、對于不懂或是可以提升的方面多學(xué)習(xí)多查閱相關(guān)書籍、請教檔案管理前輩等方式，來不斷豐富自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好的為企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮作用，更好的體現(xiàn)自身價(jià)值。

（三）保持良好的工作作風(fēng)

企業(yè)檔案管理人員在新形勢、新環(huán)境中應(yīng)認(rèn)清檔案管理工作的重要性，在工作中充分發(fā)揮任勞任怨的工作作風(fēng)。檔案日常管理工作繁雜，應(yīng)以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度對待檔案的收集、整理、兼?zhèn)?、保管和統(tǒng)計(jì)等工作，不能馬虎大意，因?yàn)槿魏问韬龆寄芙o企業(yè)帶來無法挽回的損失。因?yàn)?，檔案管理人員應(yīng)在檔案管理的日常工作，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、庫房管理標(biāo)準(zhǔn)、查閱管理標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，有些檔案是不能補(bǔ)制的，也是很重要的，因此更要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，嚴(yán)格把關(guān)每一個環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)資料的完整性和準(zhǔn)確性，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，更好的體現(xiàn)自身價(jià)值。

（四）提高工作服務(wù)意識

隨著社會的進(jìn)步，檔案工作也從原來的對內(nèi)神秘轉(zhuǎn)變?yōu)閷ν夥?wù)。檔案管理人員要創(chuàng)新工作方法，提高服務(wù)意識，以優(yōu)秀的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的服務(wù)意識為企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級提供可靠的資料保障。為企業(yè)管理者，決策者和建設(shè)者及時、優(yōu)質(zhì)、高效的提供各類所需資料，為企業(yè)的升級發(fā)展服務(wù)，更好的體現(xiàn)自身價(jià)值。

篇9

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中。因此，造就一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵。

1．不斷加強(qiáng)檔案人才資源建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢是最大的優(yōu)勢，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。

1.1促進(jìn)人才流動，盤活人才資源

引進(jìn)有專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進(jìn)人才健康成長，使其發(fā)揮作用

環(huán)境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動其積極性、主動性和創(chuàng)造性。

1.3保持檔案干部隊(duì)伍的穩(wěn)定性

檔案是知識性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

隨著當(dāng)前社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用。

2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識、社會學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3現(xiàn)代管理的素質(zhì)

第一，要有開拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，取人之長，補(bǔ)己之短，創(chuàng)新檔案機(jī)制，促進(jìn)檔案發(fā)展。第二，要有市場意識。首先要有質(zhì)量意識、效益意識。根據(jù)信息市場的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)利用價(jià)值高的檔案信息，及時推向市場，發(fā)揮其積極作用。第三，要有現(xiàn)代化意識。當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時效是信息價(jià)值的重要措施。這就要求擋案人員努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。

3.促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)

制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

3.2嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價(jià)值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.3嚴(yán)格公文的制發(fā)

檔案由公文轉(zhuǎn)化而來，公文制發(fā)得如何，不但決定公文本身的質(zhì)量，也影響檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。如：公文用紙的質(zhì)量、規(guī)格，排版形式；公文的簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限是否合格；公文的標(biāo)題、主送和抄送單位是否準(zhǔn)確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用等問題。因此，在公文制發(fā)中，必須要解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學(xué)籍如同學(xué)生的“身份證”，學(xué)籍檔案儲存著學(xué)生的個人信息。學(xué)籍管理的過程實(shí)際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過程。怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對一個新問題。

一、學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案是學(xué)生通過在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動中形成的，對個人、學(xué)校和社會具有證明、保存、使用價(jià)值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長、興趣愛好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評價(jià)。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒有規(guī)定，沒有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書多年積壓、無人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管。從這一點(diǎn)說，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒有學(xué)過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)措施

1、強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平