導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子檔案信息，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

電子文件是按照確定的某種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強(qiáng)的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及計算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達(dá)數(shù)個TB，一張藍(lán)光光盤通過納米級波長的藍(lán)光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護(hù)提出了嚴(yán)格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實(shí)體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞，同時也要保護(hù)信息內(nèi)容不被人為篡改。

2檔案信息的保護(hù)目標(biāo)

電子文件技術(shù)隨著整個計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護(hù)電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時，電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全保密性也是主要保護(hù)目標(biāo)。

3電子檔案保護(hù)的技術(shù)措施

3.1電子檔案系統(tǒng)安全

電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護(hù)措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機(jī)房場地的防災(zāi)保護(hù)，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護(hù)，不低于3套的脫機(jī)光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運(yùn)行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實(shí)行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠(yuǎn)程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實(shí)時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

3.2電子檔案信息內(nèi)容安全

確保電子檔案真實(shí)性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達(dá)百年，但實(shí)際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護(hù)。這一過程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴(yán)格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點(diǎn)思考解決的問題。

4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)

4.1災(zāi)難恢復(fù)含義

《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運(yùn)行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運(yùn)行嚴(yán)重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護(hù)和遠(yuǎn)程異地防護(hù)方案等。

4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲備份方式

信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡單，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復(fù)較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點(diǎn)靈活使用。在實(shí)際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。

篇2

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

篇3

2在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

篇4

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴(kuò)大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上，要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制

篇5

電子檔案歸檔工作是檔案管理部門重要的內(nèi)容之一，但是當(dāng)前仍然存在一些問題，下面對幾種常見問題進(jìn)行說明：其一，電子檔案獨(dú)立性較差。當(dāng)前多數(shù)企?I的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨(dú)立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對電子檔案管理工作過的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性和完整性明顯減低；其二，電子檔案歸檔流程存在問題。電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進(jìn)行判斷，之后對其進(jìn)行拷貝，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)長期存儲的目標(biāo)，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行，例如：未對電子檔案真實(shí)性和屬性等進(jìn)行判斷便直接進(jìn)行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差；其三，檔案管理人員專業(yè)水平有限。電子檔案歸檔工作對工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員在專業(yè)水平上存在較低的問題，在實(shí)際工作過程中會出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。

2 提高電子檔案歸檔工作效果的措施

第一，構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系。為了對電子檔案歸檔的合理性進(jìn)行提升，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對歸檔管理體系進(jìn)行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：其一，所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進(jìn)行歸檔；其二，制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測工作，此工作由文件形成部門負(fù)責(zé)；其三，對電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進(jìn)行明確規(guī)定，讓各部門對待歸檔文件按照規(guī)定要求進(jìn)行調(diào)整；其四，制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項(xiàng)工作均有直接負(fù)責(zé)人，保證每項(xiàng)工作可以落實(shí)到實(shí)處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

第二，對電子檔案的真實(shí)性和完整性進(jìn)行嚴(yán)格檢查。在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實(shí)性及完整性進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進(jìn)行判斷，進(jìn)而為其真實(shí)性提供更多保障。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)工作人員可以從如下幾點(diǎn)著手：其一，在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進(jìn)行保留，如果后期需要修改必須在保留原本的情況下進(jìn)行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實(shí)性檢查工作提供便利條件；其二，對一些新式的設(shè)備和軟件進(jìn)行合理應(yīng)用，使用其對電子檔案中數(shù)據(jù)計算是否準(zhǔn)確進(jìn)行檢驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)問題后可依及時進(jìn)行調(diào)整，從而對其準(zhǔn)確性進(jìn)行提升。

第三，對電子檔案歸檔方法進(jìn)行合理選擇?，F(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進(jìn)行說明：其一，物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上。其二，邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，其在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進(jìn)行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能進(jìn)行隨意更改，電子檔案完整性較好。其三，雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進(jìn)行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時進(jìn)行歸檔，此種方法能夠?qū)﹄娮訖n案丟失后造成的影響進(jìn)行規(guī)避，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實(shí)際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對歸檔方法進(jìn)行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。

3 加快檔案信息化建設(shè)速度的措施

第一，構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)。為了更好的保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，利用此系統(tǒng)可以自動的對電子文件生成、增添、刪除以及歸檔時間等進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快建設(shè)速度。除此之外檔案管理部門需要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進(jìn)行保存，為后期工作人員研究過程提供更多的有利條件。

第二，對檔案信息化技術(shù)水平進(jìn)行提升。通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進(jìn)行：其一，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際情況對計算機(jī)，路由器，掃描儀以及服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行合理配備，以供工作人員開展各類工作進(jìn)行使用，通過配備上述基礎(chǔ)設(shè)備后一些工作的效率和效果均明顯提升，并且為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利。其二，在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，工作人員需要邊整理邊錄入，從根源位置對數(shù)據(jù)和信息錯誤的情況進(jìn)行杜絕，使用雙套制的方法進(jìn)行歸檔，在保證歸檔效果的同時可以最大程度的減少工作量。其三，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。檔案管理部門首先需要對密級標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對歸檔的電子檔案進(jìn)行分類，主要包括公開檔案、內(nèi)部檔案和機(jī)密檔案等，之后需要設(shè)置登錄名和登錄密碼，在查找或者閱讀機(jī)密電子檔案時需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，在驗(yàn)證成功后才能進(jìn)行一些服務(wù)，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

篇6

一、電子檔案載體

目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩(wěn)定與普及，我們依次根據(jù)這幾類的情況分別做詳細(xì)介紹。

（一）硬盤載體的保護(hù)

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護(hù)是電子檔案保存的重點(diǎn)。

硬盤的損壞原因很多，如存放環(huán)境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發(fā)生損壞；另外，供電系統(tǒng)的不穩(wěn)定也極其容易造成硬盤短路，數(shù)據(jù)丟失；當(dāng)然，最直接的損壞即為人為操作不當(dāng)造成的損壞。

基于以上原因，我們總結(jié)，要想將信息保護(hù)得更好，在硬盤使用時，應(yīng)注意認(rèn)真維護(hù)。

1、保持良好的環(huán)境。注意控制存放硬盤的環(huán)境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標(biāo)的變化，如濕度過大，要及時通風(fēng)。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內(nèi)溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內(nèi)濕度等。

2、保持供電穩(wěn)定性。硬盤非常忌諱供電系統(tǒng)的不穩(wěn)定，這會造成數(shù)據(jù)的丟失，由于硬盤工作與運(yùn)轉(zhuǎn)存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數(shù)據(jù)進(jìn)行周期性存儲，數(shù)據(jù)即丟失；更嚴(yán)重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當(dāng)。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進(jìn)行開關(guān)機(jī)的操作，避免產(chǎn)生過度消耗；在擺放機(jī)箱時，根據(jù)要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠(yuǎn)離強(qiáng)電源電壓等，防止驅(qū)動與機(jī)箱會產(chǎn)生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護(hù)

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經(jīng)可以算得上相當(dāng)穩(wěn)定了。移動硬盤的特點(diǎn)是可以存儲大量的數(shù)據(jù)與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環(huán)境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數(shù)據(jù)容量較小些，但穩(wěn)定性也非常高。

1、保護(hù)移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復(fù)地進(jìn)行讀寫，因?yàn)槿魏我环N電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護(hù)套，因?yàn)橥ǔＲ苿佑脖P的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設(shè)施以外，數(shù)據(jù)可能會外泄，導(dǎo)致更嚴(yán)重的事件。

（三）光盤載體的保護(hù)

光盤的保護(hù)要求與硬盤相似，它對于環(huán)境溫濕度要求較高，如果保護(hù)不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數(shù)據(jù)無法讀取。

1、光盤也應(yīng)盡量減少讀取次數(shù)，因?yàn)槊恳淮巫x取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數(shù)，光盤可能就會導(dǎo)致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴(yán)格控制空氣中的溫度與濕度，不當(dāng)?shù)拇娣牛瑫铀倨浔砻嫘再|(zhì)的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規(guī)律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或?qū)憳?biāo)簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復(fù)涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標(biāo)記工作，不可反復(fù)涂改。

4、保護(hù)套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護(hù)套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數(shù)據(jù)無法讀取，往往是丟失數(shù)據(jù)的根源。

二、電子檔案信息保護(hù)

電子檔案的信息保護(hù)具有非常重要的意義，因?yàn)殡S著電子化與信息化，檔案資料已經(jīng)經(jīng)由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補(bǔ)的損失，所以，做好電子檔案的信息保護(hù)工作，是目前的最要課題。

（一）嚴(yán)防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產(chǎn)物。它的存在可能會導(dǎo)致電子檔案載體的損壞，甚至嚴(yán)重者可能會竊取重要信息，導(dǎo)致高保密文件與數(shù)據(jù)的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應(yīng)首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設(shè)置第一層屏障；同時，可攜帶設(shè)備也應(yīng)盡量減少在公共計算機(jī)中讀寫與使用，防止病毒趁機(jī)入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統(tǒng)及時升級

為了防止數(shù)據(jù)與載體的匹配度，應(yīng)注意及時更新系統(tǒng)，只有完善的系統(tǒng)才是信息保護(hù)的基礎(chǔ)，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護(hù)基礎(chǔ)

多做備份永遠(yuǎn)沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設(shè)備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎(chǔ)備份工作。

三、結(jié)束語

電子檔案載體與信息保護(hù)是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預(yù)防，就不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護(hù)的重要手段。

參考文獻(xiàn)：

篇7

當(dāng)前，人們生活中越來越離不開電子計算機(jī)，具有多種多樣的功能，這為企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)的辦公帶來了巨大的變革，提高了效率，使政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術(shù)時代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在高科技方面的創(chuàng)新意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)被盜，所以，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風(fēng)險的措施

提前預(yù)防，在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式，也是最有效的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機(jī)維修期內(nèi)，政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

3.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度。

二、緩解風(fēng)險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解？目前，許多單位開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

四、評估風(fēng)險的措施

當(dāng)風(fēng)險來臨后，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

總之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

篇8

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發(fā)揮計算機(jī)的潛能，提高利用率

目前大多數(shù)單位檔案室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復(fù)制，拓寬了服務(wù)范圍。

2 文書檔案信息電子化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

2.3 電子文件保存具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發(fā)生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實(shí)性難以保障

因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同系統(tǒng)生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，為管理人員增加了轉(zhuǎn)換電子文件格式的工作量，同時也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實(shí)際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對方法。

4.1 信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，逐步提升業(yè)務(wù)能力，自覺樹立學(xué)習(xí)意識、責(zé)任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)

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[2]董永昌，電子文件與檔案管理，百家出版社

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篇9

伴隨著企業(yè)電子商務(wù)時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段，檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領(lǐng)市場；另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動的、全過程地提、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。計算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計算機(jī)參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計算機(jī)全程管理后，適時實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機(jī)輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

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二、影響電子檔案信息安全的因素

影響電子檔案信息安全的原因有很多，本文從以下幾個因素進(jìn)行分析。

1.環(huán)境因素。與紙質(zhì)檔案一樣，環(huán)境因素會對電子檔案的信息安全產(chǎn)生很大的的影響。首先，電子檔案信息安全受自然環(huán)境影響。所有的電子檔案都是存儲在大自然中的，一些自然災(zāi)害，如洪災(zāi)、火災(zāi)、地震、雷電等等，都會影響電子檔案的信息安全。其次，電子檔案信息安全受保管環(huán)境影響。電子檔案信息安全也會受到存儲電子檔案的設(shè)備、庫房等保管環(huán)境的影響?！碍h(huán)境條件不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)會對檔案信息造成危害，如檔案信息網(wǎng)絡(luò)控制中心機(jī)房場地和工作站的環(huán)境不合要求:電源質(zhì)量差，溫濕度不適應(yīng),無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施，以及光、空氣污染物及害蟲、霉菌等有害生物都會給檔案信息帶來不利的影響?！?/p>

2.技術(shù)因素。技術(shù)因素是威脅電子檔案信息安全的一個主要因素。在技術(shù)層面，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，主要是紙張本身的耐久性和書寫字跡的耐久性問題會影響檔案信息的安全。而對于電子檔案，其存儲載體質(zhì)量、讀取技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等都會影響檔案信息的安全。電子檔案是在數(shù)字設(shè)備上進(jìn)行存儲、閱讀和利用的，可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。我們一般都利用光盤、磁盤、磁帶等存儲電子檔案信息，但是這些載體具有脆弱性和易壞性的特點(diǎn)，容易受到破壞，導(dǎo)致檔案信息的無法讀取，甚至丟失.并且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這些物質(zhì)載體也陸續(xù)的更新?lián)Q代，容易造成檔案信息的丟失。與此同時，電子檔案的信息與載體是可分離的，其信息可以實(shí)現(xiàn)在不同介質(zhì)中轉(zhuǎn)存、拷貝，在拷貝、傳遞的過程中，由于技術(shù)的不完善也會導(dǎo)致檔案信息的丟失、泄露。計算機(jī)病毒和電腦黑客的侵害對電子檔案信息安全也構(gòu)成很大威脅“。由于移動存儲介質(zhì)體積小、方便攜帶，人們不僅能輕而易舉地將大量的、含有完整機(jī)密信息的電子文件傳播出去，而且極易因內(nèi)外網(wǎng)間交叉混用，遭受病毒、黑客的攻擊，造成重要數(shù)據(jù)流失?！庇嬎銠C(jī)病毒具有種類多、危害大的特點(diǎn)，存儲電子檔案的計算機(jī)一旦感染了病毒，就會導(dǎo)致電腦指令出現(xiàn)問題，甚至是導(dǎo)致電子檔案信息的丟失。當(dāng)存儲電子檔案信息的計算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行時，可能遭到電腦黑客的入侵，導(dǎo)致電子檔案信息被篡改、泄露或者丟失。

3.管理因素。紙質(zhì)檔案從收集、整理到利用、服務(wù)整個過程中都有很完善的檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，這就在一定程度上保證了紙質(zhì)檔案信息的安全性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的管理流程標(biāo)準(zhǔn)還不是十分的完善。如果沒有嚴(yán)格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識、沒有應(yīng)急處理預(yù)案等等，這些都會會威脅到電子檔案的信息安全?！皬臋n案部門來看，我國還缺少一個國家級的與國家信息化進(jìn)程相匹配的檔案信息安全工程規(guī)劃。地方檔案信息組織管理機(jī)制也是不健全的，使管理檔案信息的機(jī)構(gòu)、人員未能落實(shí)到位，乃至政出多門，出現(xiàn)誰都在管但又管不好、管不了的局面，執(zhí)法不力?！庇纱丝梢?，我國的檔案信息安全管理制度還不夠完善，有待提高，國家應(yīng)建立一套健全的電子檔案信息安全管理機(jī)制，為電子檔案信息安全做好管理制度支撐。

4.人為因素。人為因素也是影響電子檔案信息安全的一個重要因素，應(yīng)逐漸引起人們的重視。我認(rèn)為人為因素可以分為兩種：一是故意破壞，二是操作失誤。無論是操作失誤還是故意破壞，都會威脅到電子檔案的信息安全。故意破壞就是在有意識的前提下,故意篡改、竊取、損毀電子檔案信息內(nèi)容，如黑客等；操作失誤就是電子檔案管理人員由于對電子檔案管理操作流程不熟悉、操作不規(guī)范、電子檔案信息安全意識不強(qiáng)等原因，在管理電子檔案時產(chǎn)生操作失誤，破壞了電子檔案信息。目前很多檔案部門對檔案信息安全的重要性認(rèn)識不夠深入，檔案管理人員的操作不規(guī)范、檔案信息安全意識薄弱、不關(guān)心檔案信息的安全性。同時，社會大眾對于檔案信息安全的了解也不多，在利用檔案信息的時候，有時會忽略檔案信息的安全問題。這些情況都會給檔案信息安全帶來很大隱患。

三、保障電子檔案信息安全的措施

1.加強(qiáng)檔案信息安全意識。電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務(wù)。要想確保電子檔案的信息安全，我們必須加強(qiáng)人們的檔案信息安全意識。這里說的加強(qiáng)電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強(qiáng)社會公眾的檔案信息安全意識。檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質(zhì)檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術(shù)不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應(yīng)該認(rèn)真的學(xué)習(xí)相關(guān)的電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應(yīng)該增強(qiáng)社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關(guān)部門也要向社會公眾宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。