導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇檔案管理交流材料，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1、領(lǐng)導(dǎo)重視組織有力,全員熱心齊抓共管

他們從領(lǐng)導(dǎo)到基層，從來(lái)沒有小看檔案資料的重要性,特別是領(lǐng)導(dǎo)很重視基礎(chǔ)資料的健全性，每次學(xué)習(xí)和會(huì)議都要求全員參與，全程記錄,把檔案工作當(dāng)作大事來(lái)抓。

2、專項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到班組，再由班組具體分配到個(gè)人：

如：內(nèi)控的資料交由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)；安全生產(chǎn)、消防管理、質(zhì)量監(jiān)督等資料則交由后勤保障部門負(fù)責(zé)；與穩(wěn)定工作的資料由工會(huì)負(fù)責(zé)；勞資方面的資料則由人事部門負(fù)責(zé)；總之一句話：業(yè)務(wù)對(duì)口，誰(shuí)的資料誰(shuí)負(fù)責(zé)健全。

3、重視對(duì)基礎(chǔ)資料的歸檔管理：

每一次工作會(huì)議或小組會(huì)議都有統(tǒng)一的記錄本，分門別類的分發(fā)到個(gè)人進(jìn)行詳盡記錄。記錄本有專人負(fù)責(zé)發(fā)放與收集，保證基礎(chǔ)資料的完整，便于隨時(shí)掌握全體員工的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)和學(xué)習(xí)思想。

4、按考核大綱編寫制度，準(zhǔn)備資料：

對(duì)檢查工作組進(jìn)行考核的內(nèi)容，針對(duì)性地進(jìn)行資料的完善與匯編，檢查什么就準(zhǔn)備什么。

看到她們滿柜滿桌劃分整齊的資料盒，及明亮潔凈的資料室，不由的感到身上擔(dān)子的沉重，感到我們公司與她們之間的差距：

1、原始資料的空缺與不完整。

公司由于才劃撥到公共事業(yè)處沒多久，原始資料的欠缺與不完整，是我們和**不可比的。

2、專項(xiàng)工作落實(shí)不到位。

領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作到班組，在由班組分配到個(gè)人，但總因這事那事而耽誤了任務(wù)的完成，致使工作上的延誤與不及時(shí)。

3、基礎(chǔ)資料的保管不善及無(wú)專人負(fù)責(zé)。

公司下設(shè)8部一室，共九個(gè)班組。由于各個(gè)班組的獨(dú)立性，無(wú)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)各班組的資料整理匯總，再加上保管不善而導(dǎo)致資料的丟失和空缺，從主觀上和人為上就造成基礎(chǔ)資料的不健全。

4、設(shè)施設(shè)備的不齊全。

有些辦公室因無(wú)資料柜不方便資料的保存，再加上保管不善，而導(dǎo)致一些資料的丟失，造成殘缺不完整。

從以上幾個(gè)方面來(lái)看，我們?cè)跈n案基礎(chǔ)資料的建設(shè)與管理上和**是存在著一定的距離。抱著“邊考察邊學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)中找差距”的態(tài)度，發(fā)揚(yáng)我們公司“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的精神指導(dǎo)方針，把**優(yōu)秀的資料管理經(jīng)驗(yàn)融入到公司的檔案基礎(chǔ)資料建設(shè)上來(lái)。

到了10點(diǎn)20分左右，處檢查工作組來(lái)到了**。我們有幸旁聽了檢查工作組對(duì)**的檢查工作內(nèi)容和檢查過(guò)程。檢查組按照下發(fā)的考核標(biāo)準(zhǔn)要求**先匯報(bào)，再檢查，再講評(píng)。首先是**園長(zhǎng)就行政建設(shè)上的成績(jī)向工作組進(jìn)行了簡(jiǎn)練的匯報(bào)，再由**黨支部書記在思想建設(shè)上進(jìn)行補(bǔ)充總結(jié)，匯報(bào)完后就開始按檢查的內(nèi)容進(jìn)行專人審核評(píng)比，除了一個(gè)項(xiàng)目上扣掉了0.5分外其他均獲滿分?？粗u(píng)比的結(jié)果，我們感到身上的責(zé)任和壓力。與此同時(shí)，檢查工作組的領(lǐng)導(dǎo)注意到我們來(lái)此的學(xué)習(xí)目的，對(duì)我們提出了幾點(diǎn)建議和要求：

1、**是有特色的，專業(yè)性強(qiáng)，管理模式上不一定適合張家界培訓(xùn)中心，但經(jīng)驗(yàn)可取。

2、張家界培訓(xùn)中心的工作環(huán)境與油田不一，是一個(gè)對(duì)外的四星級(jí)旅游酒店，要結(jié)合自身特點(diǎn)，按照四星級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)一個(gè)適合自身發(fā)展的管理模式。

3、管理上要從動(dòng)態(tài)和靜態(tài)兩個(gè)方面入手。動(dòng)態(tài)上要根據(jù)自身發(fā)展，地方要求著手建立；靜態(tài)上則要嚴(yán)格按照局里、處里下發(fā)的各項(xiàng)文件內(nèi)容開展工作。

4、檔案資料準(zhǔn)備上要有4個(gè)必備的記錄本。黨務(wù)、工會(huì)（紅皮本）、綜治、維穩(wěn)（藍(lán)皮本）。其他資料則按考核內(nèi)容分門別類的建檔入盒，有幾項(xiàng)考核內(nèi)容就準(zhǔn)備幾個(gè)資料盒。

5、檔案資料的歸檔匯總要分部室、分班組去開展工作，按各負(fù)責(zé)人所轄事務(wù)具體整理資料。

6、在管理上要進(jìn)行合同管理，杜絕糾紛。

7、要成立兩個(gè)小組：領(lǐng)導(dǎo)小組；計(jì)劃生育小組。

對(duì)于檢查組領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們提出的建議和要求，結(jié)合**在檔案資料管理上的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，及我們?cè)?*的學(xué)習(xí)心得，我們大膽地對(duì)下一步工作開展提出幾點(diǎn)建議：

1、各負(fù)其責(zé)，制度建設(shè)落實(shí)到人。

2、建立機(jī)制，專項(xiàng)制度歸檔，專人負(fù)責(zé)。

3、平時(shí)要求各部室對(duì)基礎(chǔ)資料的健全管理，專人負(fù)責(zé)對(duì)各部室資料的收集與整理。

4、統(tǒng)一歸檔備案，便于工作開展，資料查詢。

篇2

及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

三、電子文件對(duì)稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問(wèn)

題

篇3

及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

三、電子文件對(duì)稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問(wèn)

題

篇4

文書檔案是對(duì)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對(duì)各項(xiàng)工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對(duì)文書檔案的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時(shí)對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會(huì)性、實(shí)用性、操作能力、實(shí)踐能力等因素，以及虛假檔案材料的出現(xiàn)，社會(huì)各界甚至包括檔案人本人對(duì)檔案的重視度均在日趨下降，為了更好的促進(jìn)人才資源的整合，有必要對(duì)現(xiàn)在人才交流中心上存在的問(wèn)題進(jìn)行研究和分析，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)基本問(wèn)題。

1、棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重加重檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。人才交流中心進(jìn)行人事業(yè)務(wù)主要面向以下人群：（1）社會(huì)的流動(dòng)人員；（2）因私出國(guó)人員；（3）需要在規(guī)定范圍內(nèi)申報(bào)或者組織評(píng)審專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格認(rèn)定人員；需要辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡核定的人員；（4）需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生；（5）其他人員。面對(duì)如此龐大的幾大類人群，歸檔工作無(wú)疑需要極大耐心，但是各類人群都有將自己檔案放置在人才交流中心置之不理的情況。流動(dòng)人員棄檔主要帶來(lái)的壓力有兩方面：一方面，檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對(duì)大批量的無(wú)人問(wèn)津的遺棄檔案，在流動(dòng)人員人動(dòng)或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時(shí)，該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料，在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下，對(duì)沉睡幾年的檔案進(jìn)行查找、歸檔，在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力；另一方面，棄檔對(duì)于人才交流中心的秩序管理也會(huì)造成壓力。人才交流中心可以安排不同級(jí)別、專業(yè)、方向的人才選擇與洽談?wù)衅笗?huì)，為促進(jìn)流動(dòng)人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺(tái)。然即使面對(duì)棄檔人員，檔案管理人員也不得不對(duì)其信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸類和保管，并按照其自身?xiàng)l件適時(shí)地向其通知招聘事宜，對(duì)其檔案進(jìn)行管理，這無(wú)疑增加了檔案管理人員的工作壓力，降低了工作效率，浪費(fèi)了社會(huì)的公共資源。

2、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平較低造成大量重復(fù)勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用已經(jīng)極大的促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，尤其是在檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資源整合、智能校對(duì)等方面的作用不可小覷。當(dāng)然，國(guó)家亦在一定上注意到檔案市場(chǎng)管理中一些問(wèn)題，開始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作，以促進(jìn)檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

3、高質(zhì)量專業(yè)檔案管理人員供應(yīng)不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成，都需要一個(gè)強(qiáng)有力的合作團(tuán)隊(duì)，人才交流中心的檔案管理工作尤為突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人員數(shù)量多、檔案涉及事項(xiàng)范圍廣、檔案不可修復(fù)等特點(diǎn)，故需要專門檔案管理知識(shí)的人才對(duì)檔案進(jìn)行分門別類進(jìn)行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。

二、人才交流中心檔案管理工作的新思路

1、社會(huì)和個(gè)人強(qiáng)化檔案意識(shí)，正視檔案的重要性。首先，應(yīng)保證檔案的真實(shí)性，提高檔案的公信力。個(gè)人的檔案材料事關(guān)個(gè)人工作變動(dòng)，面對(duì)嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，一些在校學(xué)生為了提高自己的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等，還有些高等院校為了提升本校學(xué)生就業(yè)率也會(huì)適當(dāng)擴(kuò)大優(yōu)秀學(xué)生的比率，加大社會(huì)活動(dòng)投入，增加其他社會(huì)活動(dòng)獲獎(jiǎng)的機(jī)會(huì)，使證書未能客觀反應(yīng)應(yīng)聘者的真正實(shí)力，故在檔案整理時(shí)無(wú)論是個(gè)人還是學(xué)校均應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是，提升檔案的可靠性；其次，加強(qiáng)檔案的重要性教育。只要將檔案轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)氐目h級(jí)以上人才交流中心進(jìn)行人事托管，在未找到合適的工作時(shí)間內(nèi)，也可以計(jì)算工齡、如期轉(zhuǎn)正、工資提升、職務(wù)升遷、辦理社會(huì)保險(xiǎn)，防止造成將來(lái)這些方面的損失；最后，及時(shí)辦理檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務(wù)員以后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，防止檔案拖沓，影響辦事效率。

2、人才交流中心中介單位加大工作人員培訓(xùn)力度，提升人員素質(zhì)。首先，各人才交流中心建立工作人員的定期培訓(xùn)計(jì)劃。檔案管理人T應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的思想，保持高度的學(xué)習(xí)熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學(xué)管理手段，可以鼓勵(lì)一部分人學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，回到本單位向其他員工介紹科學(xué)的管理手段，也可以運(yùn)用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類單位的科學(xué)經(jīng)驗(yàn)；其次，建立檔案管理的考評(píng)獎(jiǎng)懲制度，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)熱情。人才交流中心可以將其工作人員的檔案管理服務(wù)水平、服務(wù)態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率、錯(cuò)誤率等作為檔案管理人員晉升職務(wù)和領(lǐng)取年終獎(jiǎng)金的參考依據(jù)，以此促進(jìn)人員素質(zhì)的提升；再次，敢于吸引專業(yè)化人才，打破就業(yè)封閉。人才交流中心也應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)外來(lái)人才，廣泛招募懂技術(shù)、懂管理、有熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。

篇5

中圖分類號(hào)：G142.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）30-0334-01

一、機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理概述

檔案知識(shí)管理是指以信息技術(shù)為支撐，以檔案管理業(yè)務(wù)和流程為基礎(chǔ)，整合檔案信息資源和人力資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)造、挖掘、聚合與結(jié)構(gòu)化，使之上升為知識(shí)的一種管理方式。機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理，即對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)檔案信息資源進(jìn)行檔案知識(shí)管理，在政府機(jī)關(guān)內(nèi)形成知識(shí)積累、知識(shí)共享、知識(shí)交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍，加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的快速反應(yīng)能力及政策決策的科學(xué)性，促進(jìn)政府職能及管理思想的轉(zhuǎn)變。

二、機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理的意義

機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理是為了增強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的績(jī)效而創(chuàng)造、獲取和使用知識(shí)的過(guò)程，包括知識(shí)學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)造等全部過(guò)程。

1、促進(jìn)政府機(jī)關(guān)行政效率的提高

在信息時(shí)代，面對(duì)紛繁復(fù)雜、層出不窮的社會(huì)問(wèn)題，政府機(jī)關(guān)需要做出快速反應(yīng)，發(fā)揮主動(dòng)性和積極性，才能不處于被動(dòng)的位置。通過(guò)機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理，政府機(jī)關(guān)及其公務(wù)人員可以快捷、有效地檢索知識(shí)管理系統(tǒng)，掌握并應(yīng)用國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各個(gè)領(lǐng)域準(zhǔn)確可靠的信息和知識(shí)，提高行政效率及決策的科學(xué)性。同時(shí)，每個(gè)公務(wù)人員都可以通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)提出自己的建議和意見，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，為政府決策提供科學(xué)的知識(shí)信息保障。

2、強(qiáng)政府機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的政府組織結(jié)構(gòu)是“金字塔式”的等級(jí)型，過(guò)多的管理層、嚴(yán)密的界限使上下級(jí)之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機(jī)構(gòu)之間信息流通速度緩慢，反饋不及時(shí)，容易發(fā)生信息失真，導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)反應(yīng)緩慢。通過(guò)機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理，可以促進(jìn)信息和知識(shí)在行政機(jī)關(guān)之間暢通無(wú)阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結(jié)構(gòu)向扁平網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)發(fā)展，從縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)向橫向網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)改變，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的變革。

3、促進(jìn)知識(shí)信息的交流和共享

機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理的開展，使知識(shí)成為政府機(jī)關(guān)的核心資產(chǎn)，作為知識(shí)載體的人才也相應(yīng)成為其核心資源，成為管理的主要對(duì)象之一，信息技術(shù)和知識(shí)管理是政府管理最主要的手段。通過(guò)機(jī)關(guān)檔案知識(shí)管理，政府機(jī)關(guān)內(nèi)部將形成以知識(shí)為本、以人為本的工作氛圍，重視知識(shí)價(jià)值、重視知識(shí)交流。另外，先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用及知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)，將加速知識(shí)及信息在政府機(jī)關(guān)的共享及流通效率，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)知識(shí)信息的傳播與應(yīng)用。

三、知識(shí)管理下機(jī)關(guān)檔案有效管理的新模式

1、注重機(jī)關(guān)檔案材料收集。收集檔案材料是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)，要建立暢通的材料收集渠道，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須對(duì)與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及r進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證機(jī)關(guān)檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。改進(jìn)和完善檔案利用功能，使其最大限度地發(fā)揮作用。

2、規(guī)范機(jī)關(guān)檔案整理。要提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案整理的重視程度，主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視機(jī)關(guān)檔案整理，把它放在機(jī)關(guān)檔案管理的重要位置來(lái)對(duì)待，并將其納入到年度工作計(jì)劃。要完善機(jī)關(guān)檔案整理制度，定期對(duì)機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行督導(dǎo)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，加快推進(jìn)檔案整理的制度化、規(guī)范化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案整理規(guī)范、歸檔有序。

3、完善機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案信息化管理應(yīng)該是一個(gè)廣泛意義上的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作中，要在機(jī)關(guān)內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)局域網(wǎng)，將整個(gè)機(jī)關(guān)的運(yùn)行狀況都囊括進(jìn)來(lái)，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個(gè)系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。各個(gè)部門在開展工作的過(guò)程中，對(duì)于具有利用價(jià)值的材料可以傳送給機(jī)關(guān)檔案管理部門，這樣一方面可以確保機(jī)關(guān)檔案收集的及時(shí)性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動(dòng)。通過(guò)信息共享平臺(tái)的創(chuàng)建，可以有效地提高機(jī)關(guān)檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)在價(jià)值。

4、提高機(jī)關(guān)檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)，提高機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)水平。機(jī)關(guān)檔案管理具有業(yè)務(wù)性、服務(wù)性與保密性的特點(diǎn)，因此要注意加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理自身隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，選擇可靠、正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事機(jī)關(guān)檔案管理，可以通過(guò)擇優(yōu)錄用、競(jìng)聘上崗，選用真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員。主管部門還要定期業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，讓機(jī)關(guān)檔案管理人員掌握最新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，增強(qiáng)責(zé)任心，以更好地勝任機(jī)關(guān)檔案管理這項(xiàng)工作。

四、知識(shí)管理對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

1、知識(shí)管理可以提升檔案管理

1.1知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書、情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離于實(shí)際創(chuàng)造過(guò)程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。

管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域。

1.2知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶提供高級(jí)、深層的信息、知識(shí)服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注，使得“知識(shí)管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對(duì)信息和知識(shí)利用的理解”，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

2、檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

2.1檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)、信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則”。傳統(tǒng)的“來(lái)源”一般是指文件的形成者。電子時(shí)代的“來(lái)源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)、形成過(guò)程等。

2.3檔案管理有助于保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

知識(shí)產(chǎn)權(quán)主要是指事業(yè)單位擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是事業(yè)單位知識(shí)創(chuàng)新的成果，是機(jī)關(guān)核心的無(wú)形資產(chǎn)、知識(shí)資本。保護(hù)機(jī)關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新能力、提高政府核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要保證，也是知識(shí)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。.

結(jié)語(yǔ)

面對(duì)知識(shí)管理的熱潮，作為檔案政府機(jī)關(guān)工作者必須保持高度的清醒意識(shí)，只有在具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、誠(chéng)實(shí)可信的人格魅力、執(zhí)著的進(jìn)取精神、積極樂(lè)觀的工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，主動(dòng)地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅(qū)使下，通過(guò)實(shí)踐工作不斷改進(jìn)工作方法，不斷實(shí)現(xiàn)由實(shí)體的保管者向知識(shí)的提供者的轉(zhuǎn)變，才能更有效地提升自己的工作價(jià)值和社會(huì)意義，才能更有效地?cái)U(kuò)大檔案工作的影響力度。

篇6

1.編外聘用人員“棄檔”現(xiàn)象較為普遍。目前，單位編外聘用的人員絕大部分是應(yīng)往屆大學(xué)畢業(yè)生。由于大學(xué)生就業(yè)形勢(shì)較為嚴(yán)峻，不少大學(xué)畢業(yè)生在畢業(yè)后2―3年內(nèi)，先后在3―5個(gè)單位工作的情況比較普遍。按照《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，他們的人事檔案大都交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行谋９堋Ｓ捎诿磕暌U納數(shù)百元檔案管理費(fèi)，對(duì)于工作尚不穩(wěn)定、工資待遇相對(duì)較低的大學(xué)生來(lái)說(shuō)，確實(shí)是一筆不小的支出。于是，紛紛托交或不交，時(shí)間一長(zhǎng)就干脆棄檔不要，使流動(dòng)人員“棄檔”現(xiàn)象日漸嚴(yán)重。

2.編外聘用人員檔案內(nèi)容記載不完整。由于編外聘用人員流動(dòng)比較頻繁，他們?cè)诿總€(gè)單位工作期間的檔案材料根本無(wú)法及時(shí)被收集歸檔。加上，用人單位對(duì)編外聘用人員人事檔案管理重視不夠，未能及時(shí)收集和整理他們?cè)趩挝还ぷ?、學(xué)習(xí)、考核等信息，人員流出后又未及時(shí)移交和轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。有的甚至連考核定級(jí)、職稱晉升等重要的檔案材料都記載不全。

3.檔案內(nèi)容不全。正常情況下，流動(dòng)人員人事檔案材料一般應(yīng)包括：履歷表，大中專畢業(yè)生分配派遣（證）單，轉(zhuǎn)正定級(jí)的考核材料，每年度的考核表，專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審材料，檔案工資變更材料，獎(jiǎng)懲材料，黨團(tuán)組織材料以及其他按規(guī)定應(yīng)收入人事檔案的材料。由于流動(dòng)人員的流動(dòng)性較大，用人單位未及時(shí)收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外聘用人員人事檔案的信息未能隨工作經(jīng)歷的增加而增多，尤其是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、素質(zhì)和權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核材料，這給用人部門選擇人才帶來(lái)困難，也使編外聘用人員人事檔案的價(jià)值隨之降低。

4.檔案的真實(shí)性存疑。部分外聘人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，未能嚴(yán)格執(zhí)行《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的“流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶?！焙汀安坏蒙米酝扛?、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案材料?！钡认嚓P(guān)規(guī)定，將檔案材料交由當(dāng)事人本人代為轉(zhuǎn)遞，有的出現(xiàn)擅自涂改、抽取、銷毀或偽造人事檔案材料的情況。有的學(xué)歷越填越高、業(yè)績(jī)?cè)教钤酵怀觯褂萌藛挝粺o(wú)法客觀全面了解聘用人員的真實(shí)情況。

5.用人單位對(duì)編外聘用人員人事檔案管理重視不夠。部分用人單位認(rèn)為編外聘用人員流動(dòng)性大，建不建人事檔案無(wú)所謂;單位人事部門不重視編外聘用人員人事檔案人事檔案材料的及時(shí)收集和定期整理，對(duì)聘用人員在單位學(xué)習(xí)進(jìn)修、工作考核、從事科研活動(dòng)等形成的材料收集整理不及時(shí)、不完整，從而造成編外聘用人員人事檔案“殘缺不全”，嚴(yán)重影響了編外聘用人員人事檔案的價(jià)值和可用性。

二、對(duì)做好編外聘用人員檔案管理的思考

1.提高對(duì)做好編外聘用人員人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的經(jīng)過(guò)認(rèn)可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)及人事獎(jiǎng)懲、變化情況的以個(gè)體為單位，集中保存和備查的人事檔案資料，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。目前，人員流動(dòng)已成為常態(tài)，社會(huì)也已進(jìn)入信息化時(shí)代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、完整的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。加強(qiáng)編外聘用人員人事檔案管理工作，既可以為單位和聘用人員提供良好的人才信息服務(wù)，更好地服務(wù)于單位的組織人事工作，又可以優(yōu)化市場(chǎng)人力資源配置，促進(jìn)聘用人員的社會(huì)化管理，推動(dòng)社會(huì)保障體系的建立和完善，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。

篇7

人事檔案管理中心成立以后，對(duì)改制企業(yè)員工檔案實(shí)行了有償代管。人事檔案管理中心每年與七家改制企業(yè)簽訂委托保管協(xié)議，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，確保了改制企業(yè)員工檔案的安全和有效利用。

2 創(chuàng)新收集方式

人事檔案管理中心成立以后，緊密結(jié)合油田管理模式創(chuàng)新和改革發(fā)展的實(shí)際，采取定期、不定期、重點(diǎn)收集相結(jié)合的方式，實(shí)行分片包干、靠前服務(wù)、上門指導(dǎo)，定期開展工作講評(píng)及業(yè)務(wù)交流，強(qiáng)化人事檔案材料收集歸檔工作，全面加強(qiáng)東濮老區(qū)、普光新區(qū)、內(nèi)蒙控區(qū)三大基地及油氣生產(chǎn)、石油工程、社會(huì)化服務(wù)三大板塊的人事檔案資源建設(shè)。為方便外闖市場(chǎng)企業(yè)人事檔案歸檔，開展了檔案材料歸檔網(wǎng)上預(yù)審。凡預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)的可隨時(shí)歸檔，堅(jiān)持對(duì)歸檔材料逐份審核，凡不符合歸檔要求的材料，堅(jiān)決退回，限期整改。這些措施，提高了檔案材料的歸檔效率，保證了歸檔材料的規(guī)范準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)完整。

3 創(chuàng)新安全管理

人事檔案管理中心始終將確保檔案安全作為第一要?jiǎng)?wù)，全面落實(shí)“HSE”責(zé)任制和安全生產(chǎn)禁令，修訂完善“HSE”管理體系，嚴(yán)格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活動(dòng)。堅(jiān)持“雙人入庫(kù)”制度，在庫(kù)房設(shè)置了門禁指紋識(shí)別系統(tǒng)，嚴(yán)格出入庫(kù)管理。抓好特殊時(shí)期的檔案安全管理，完善安全防范預(yù)案，強(qiáng)化安全考核，確保了庫(kù)藏檔案安全。多年來(lái)，未發(fā)生一起安全責(zé)任事故。

4 創(chuàng)新服務(wù)方式

人事檔案管理中心堅(jiān)持以“服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工、服務(wù)社會(huì)”為出發(fā)點(diǎn)，找準(zhǔn)檔案工作的最佳切入點(diǎn)，大膽地突破檔案服務(wù)工作的框框，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，由單一服務(wù)向多種服務(wù)轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新方法大力開發(fā)檔案信息的資源，拓寬檔案服務(wù)渠道。組織開展庫(kù)藏檔案信息核查工作，建立了由檔案編號(hào)、勞動(dòng)合同號(hào)、職工姓名、性別、民族、出生時(shí)間、工作時(shí)間、工作單位等關(guān)鍵字段組成的人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；組織開發(fā)了人事檔案信息查詢系統(tǒng)，在油田局域網(wǎng)開通人事檔案管理中心門戶網(wǎng)站和中原油田人事檔案信息查詢平臺(tái)，全油田授權(quán)用戶均可通過(guò)該平臺(tái)查詢?nèi)耸聶n案基礎(chǔ)信息，方便了人事檔案的利用。在服務(wù)職工退休審檔過(guò)程中，油田人事檔案管理中心改變?cè)械姆?wù)方式，堅(jiān)持檔案人員全過(guò)程參與，做到管理人員與檔案不分離。當(dāng)發(fā)現(xiàn)材料不全時(shí)，及時(shí)補(bǔ)充完善，提高了工作效率，確保了檔案安全，受到河南省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)。

5 創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)

5.1 強(qiáng)化敬業(yè)意識(shí)。在油田人事檔案管理中心內(nèi)部深入開展了“為民服務(wù)創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)”、“比學(xué)趕幫超”，創(chuàng)建“黨員先鋒崗”、“蘭臺(tái)巾幗示范崗”和“我為中心發(fā)展獻(xiàn)計(jì)策”、“感動(dòng)蘭臺(tái)”演講比賽等主題活動(dòng)，深入開展責(zé)任意識(shí)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)教育，創(chuàng)建交流平臺(tái)，記錄身邊最感動(dòng)的人和事，努力營(yíng)造愛崗敬業(yè)、執(zhí)著奉獻(xiàn)的濃厚氛圍。

篇8

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項(xiàng)重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來(lái)越受到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大師生的關(guān)注，在服務(wù)和輔助高校教學(xué)科研、行政管理以及校慶、評(píng)估等重大活動(dòng)中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系，認(rèn)真履職、與時(shí)俱進(jìn)，才能開創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實(shí)踐中對(duì)上述幾種工作關(guān)系的認(rèn)知和感受談點(diǎn)粗淺的看法。

1 幾種工作關(guān)系現(xiàn)狀分析

雖然近年來(lái)，全社會(huì)包括高校對(duì)檔案工作是越來(lái)越重視了，但高校檔案管理人員對(duì)檔案工作重心的認(rèn)識(shí)還有待進(jìn)一步提高，尤其是對(duì)幾種工作關(guān)系的協(xié)調(diào)處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：

1.1 檔案管理人員對(duì)二級(jí)單位的檔案工作指導(dǎo)不力

總體上看，高校對(duì)檔案工作相對(duì)社會(huì)其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級(jí)建制的檔案館，專門負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時(shí)間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通，對(duì)二級(jí)單位尤其是十大類預(yù)立卷單位工作缺乏指導(dǎo)，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，檔案館和二級(jí)單位之間沒有形成良性互動(dòng)的長(zhǎng)效工作聯(lián)系制度等問(wèn)題，導(dǎo)致二級(jí)單位的兼職檔案員在工作中無(wú)從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達(dá)標(biāo)，不能完全符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個(gè)十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等可能會(huì)存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導(dǎo)致高校檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)養(yǎng)成了不太與學(xué)校其他單位教職工或社會(huì)上更多的人接觸的習(xí)慣，館外的人也不甚了解檔案館的實(shí)際工作情況，大多數(shù)人認(rèn)為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過(guò)渡的地方。檔案管理人員一般習(xí)慣呆在館內(nèi)收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級(jí)單位移交材料時(shí)，檔案管理人員負(fù)責(zé)接收，有人查閱檔案時(shí)檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，二級(jí)單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)狀，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)層面，缺乏更新知識(shí)的主動(dòng)性與自覺性，綜合素質(zhì)不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動(dòng)較少

高校檔案管理人員工作相對(duì)較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來(lái)的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進(jìn)行整理、歸檔、上架的工作過(guò)程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負(fù)責(zé)幾個(gè)門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動(dòng)協(xié)作也比較少，長(zhǎng)此以往，就形成了“單打獨(dú)斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強(qiáng)，壓力也不大。檔案館領(lǐng)導(dǎo)有些也是屬于安置型、過(guò)渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時(shí)調(diào)走的心思，無(wú)心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開拓進(jìn)取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務(wù)主管部門以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務(wù)交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當(dāng)中。

2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系對(duì)高校檔案工作的重要性

2.1 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與校內(nèi)發(fā)文單位的關(guān)系，能確保歸檔文件的質(zhì)量

文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質(zhì)量和文書處理的水平?jīng)Q定了檔案和檔案工作的質(zhì)量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，或是一個(gè)處級(jí)單位下設(shè)的兩個(gè)科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關(guān)系相對(duì)于其他單位更為密切，具有先天的工作關(guān)系基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)起來(lái)也會(huì)更順暢。要保證歸檔文件的質(zhì)量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強(qiáng)文書處理工作的統(tǒng)一性，即按國(guó)家有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一文書格式，統(tǒng)一紙張大小、質(zhì)量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書處理的質(zhì)量。三是注意文書處理過(guò)程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴(yán)格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉(zhuǎn)的一致性，提高歸檔文件的質(zhì)量。

2.2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與二級(jí)單位的關(guān)系，能確保檔案門類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對(duì)應(yīng)的預(yù)立卷單位，比如：黨群行政對(duì)應(yīng)黨辦（校辦）、教學(xué)對(duì)應(yīng)教務(wù)處、科學(xué)研究對(duì)應(yīng)科研處、基本建設(shè)對(duì)應(yīng)基建處、儀器設(shè)備對(duì)應(yīng)設(shè)備管理處、出版對(duì)應(yīng)雜志社、外事對(duì)應(yīng)外事處、財(cái)會(huì)對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)處等，其他二級(jí)單位相對(duì)十大類檔案預(yù)立卷單位而言，與檔案館的工作互動(dòng)顯得沒那么有規(guī)律性。但實(shí)際上，像黨群類檔案，就包含了紀(jì)檢、組織、工會(huì)、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團(tuán)委、黨委宣傳部等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計(jì)、武裝保衛(wèi)、總務(wù)、圖書等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料，也就是說(shuō)，高校檔案所有門類實(shí)際上是和校屬二級(jí)單位都有關(guān)系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎(chǔ)，檔案管理人員要學(xué)會(huì)和二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關(guān)檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保檔案門類的齊全和完整。

高校的檔案事業(yè)可以說(shuō)是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強(qiáng)工作指導(dǎo)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）出臺(tái)后，各省紛紛出臺(tái)了相關(guān)細(xì)則，江西省就把高校檔案管理部門應(yīng)具有的行政職能寫進(jìn)了細(xì)則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，與二級(jí)單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對(duì)全校各單位檔案工作指導(dǎo)、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門和電話催交相結(jié)合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時(shí)間就按規(guī)定及時(shí)移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經(jīng)常性到二級(jí)單位進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)，把國(guó)家、省、市以及學(xué)校新的檔案工作精神傳達(dá)到單位的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，對(duì)工作有困難的單位要耐心地進(jìn)行講解指導(dǎo)，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級(jí)單位兼職檔案員能很好掌握要領(lǐng)，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。《辦法》中檔案機(jī)構(gòu)職能之一是開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而這里所指的檔案工作人員應(yīng)包括檔案館專職檔案員和二級(jí)單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)全校兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是十大類預(yù)立卷單位的兼職檔案員。可以采取走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法，請(qǐng)省檔案局主管業(yè)務(wù)的專家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校開設(shè)講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會(huì)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，分期分批前往外省高校參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和經(jīng)驗(yàn)等，有條件的甚至可以出國(guó)考察，只要是對(duì)推動(dòng)學(xué)校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強(qiáng)監(jiān)督考評(píng)。《辦法》第14條規(guī)定：高校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。現(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對(duì)校內(nèi)二級(jí)單位檔案工作的年度檢查考評(píng)制度，對(duì)考評(píng)情況好的單位進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不重視檔案工作，不認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案工作的單位予以通報(bào)。在此基礎(chǔ)上，高校檔案館還可以進(jìn)一步健全和完善檔案工作年度考核與評(píng)估機(jī)制，細(xì)化指標(biāo)體系，使之更具操作性。

2.3 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與檔案同仁的關(guān)系，能有效促進(jìn)整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務(wù)部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個(gè)部門和崗位只是分工的不同，沒有高低貴賤之別，檔案管理人員不應(yīng)妄自菲薄，覺得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關(guān)注和重視，產(chǎn)生自暴自棄的心態(tài)，而應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極思考，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案工作的重要性，愛崗敬業(yè)；學(xué)會(huì)以平常心態(tài)面對(duì)人和事，尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重同事，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不卑不亢，對(duì)同事真誠(chéng)友善，獲得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，營(yíng)造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時(shí)，還應(yīng)注重加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務(wù)交流，通過(guò)交流，及時(shí)了解和掌握政策，獲取信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、特色，查找不足和差距，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同推動(dòng)高校檔案工作邁上新臺(tái)階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質(zhì)量，以及檔案利用的效用和評(píng)價(jià)。因此，檔案管理人員一定要有較強(qiáng)的為學(xué)校存史的檔案使命意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要關(guān)注和協(xié)調(diào)好與學(xué)校發(fā)文單位、校屬二級(jí)單位、檔案同仁等幾種工作關(guān)系，工作中賦予前瞻性、掌握主動(dòng)性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。

參考文獻(xiàn)

篇9

1　聘用人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1　管理的體制相對(duì)落后，對(duì)聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫(yī)療技術(shù)水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)、精湛的醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平的提升，對(duì)其他方面卻相對(duì)輕視，包括人事檔案管理，這就導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎(chǔ)層面上，無(wú)法真正發(fā)揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時(shí)，許多醫(yī)院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認(rèn)為外聘人員只是醫(yī)院的臨時(shí)工，具有很大的流動(dòng)性，檔案可有可無(wú)，單位只管用人即可。由于思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，再加上管理欠缺，導(dǎo)致醫(yī)院聘用人員的檔案資料缺失和不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

1.2　各方對(duì)聘用制人員人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠：很多畢業(yè)生畢業(yè)后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業(yè)生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續(xù)和繳交高額的人事費(fèi)，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一走了之，甚至學(xué)校將其檔案轉(zhuǎn)回生源地的人才交流中心，畢業(yè)生也不去辦理相關(guān)的手續(xù)；更甚者，有些學(xué)校竟然畢業(yè)時(shí)就把檔案交由學(xué)生個(gè)人帶走，根本不指導(dǎo)學(xué)生該如何正確處理，造成有的學(xué)生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關(guān)系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。

1.3　存在多方面的材料收集問(wèn)題：通過(guò)對(duì)醫(yī)院外聘人員的檔案資料進(jìn)行調(diào)閱后發(fā)現(xiàn)，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時(shí)間及工作經(jīng)歷時(shí)存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來(lái)了麻煩。在醫(yī)院人事檔案管理中，檔案資料缺失現(xiàn)象普遍存在。從檔案材料收集來(lái)看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個(gè)人特點(diǎn)的，且對(duì)檔案資料描述缺乏科學(xué)性[2]。因?yàn)橛萌藛挝缓蜋n案管理單位是兩個(gè)獨(dú)立的單位，用人單位如果不及時(shí)的對(duì)這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對(duì)于反映個(gè)人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無(wú)法對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行客觀公正完整地評(píng)價(jià)。

1.4　檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后：在醫(yī)療設(shè)備及器械等方面，醫(yī)院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數(shù)額卻相去甚遠(yuǎn)。

2　提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對(duì)策

2.1　健全檔案管理制度，實(shí)施科學(xué)規(guī)范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規(guī)章制度，對(duì)其加強(qiáng)規(guī)范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對(duì)于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認(rèn)真遵守醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，還要與人事管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)本部門的工作制度進(jìn)行規(guī)范和細(xì)化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對(duì)及保密保管等制度。目前，醫(yī)院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時(shí)的把外聘人員的業(yè)務(wù)檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來(lái)方便。

2.2　各方均要提高對(duì)人事檔案重要性的意識(shí)：首先各地的人才交流中心相應(yīng)部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)；另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識(shí)到員工個(gè)人人事檔案是雙方勞動(dòng)關(guān)系中不可缺少的組成部分。因此，在進(jìn)行聘用前必須嚴(yán)格查檔，對(duì)沒有人事檔案或不按政策進(jìn)行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來(lái)可能出現(xiàn)的勞資糾紛，也提醒應(yīng)聘者必須重視個(gè)人檔案。再者，學(xué)校更要切實(shí)擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識(shí)，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.3　科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進(jìn)行檔案資料收集過(guò)程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案資料質(zhì)量關(guān)，確保收集的資料真實(shí)、可靠、有效。在進(jìn)行個(gè)人檔案資料收集時(shí)，必須全面、詳實(shí)地對(duì)其不同時(shí)期的工作經(jīng)歷進(jìn)行真實(shí)的記錄。另外，對(duì)于不同崗位人員的檔案管理，要有針對(duì)性地采用與之相匹配的檔案管理模式。

2.4　引進(jìn)新型網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)行科學(xué)的信息化管理：當(dāng)今社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理及保管等工作，能夠大量節(jié)約人力、物力和財(cái)力，從而能大幅度地提升醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)量巨大的檔案信息資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析及預(yù)測(cè)，從而及時(shí)準(zhǔn)確地為醫(yī)院提供符合其招聘要求的專業(yè)人才及其詳細(xì)資料[3]。

3　結(jié)論

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，人事檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作。對(duì)醫(yī)院聘用人員實(shí)施科學(xué)有效的人事檔案管理是醫(yī)院選人、用人的主要參考依據(jù)，它有助于醫(yī)院人力資源的合理調(diào)配，也有助于醫(yī)院制定出行之有效的人才發(fā)展規(guī)劃。與此同時(shí)，科學(xué)有效的人事檔案管理也有利于醫(yī)院樹立良好的社會(huì)形象，使醫(yī)院在獲得經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)贏得更多的社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

篇10

高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實(shí)體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等。

高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀(jì)要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時(shí)還有雙方交流合作過(guò)程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈(zèng)送的一些具有保存和紀(jì)念意義的實(shí)物等。加強(qiáng)對(duì)這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。

社會(huì)各方面的迅猛發(fā)展使得上至國(guó)家下至學(xué)校都為不斷充實(shí)自身的實(shí)力而尋求國(guó)際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國(guó)際交流與合作的推動(dòng)力。

高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。

高校外事檔案可成為連接各合作單位，團(tuán)體，個(gè)人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見證。對(duì)加強(qiáng)與推進(jìn)高校與合作交流方的進(jìn)一步合作與交流具有十分重要的作用。

一、高校外事檔案的重要性

改革開放20余年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)外開放的深入開展，隨著信息時(shí)代的悄然來(lái)臨，隨著國(guó)內(nèi)高校間強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和不斷擴(kuò)大的對(duì)外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來(lái)。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來(lái)越受到各方面的高度重視。國(guó)家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計(jì)劃和管理制度中，落實(shí)到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。

過(guò)去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡(jiǎn)單的資料保管，而檔案管理者更象是倉(cāng)庫(kù)保管員，他們僅進(jìn)行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動(dòng)性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動(dòng)，檔案資料的信息、情報(bào)價(jià)值和使用價(jià)值幾乎沒有體現(xiàn)出來(lái)，更逞論大范圍地開發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財(cái)力進(jìn)行收集處理的信息資源悄無(wú)聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費(fèi)。隨著社會(huì)更加開放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會(huì)需求。

高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動(dòng)及對(duì)外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)?？蒲械陌l(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對(duì)全球范圍競(jìng)爭(zhēng)的心理和目標(biāo)定位，影響到學(xué)校掌握國(guó)際、國(guó)內(nèi)的科學(xué)動(dòng)態(tài)并及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等。總之高校外事檔案的工作技術(shù)、管理開發(fā)方式和管理水平的提高對(duì)高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。

二、高校外事檔案的技術(shù)化

做好高校外事檔案工作除在思想認(rèn)識(shí)上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實(shí)際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報(bào)收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。

首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急，把簡(jiǎn)單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報(bào)的管理系統(tǒng)就使這項(xiàng)工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會(huì)價(jià)值。現(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢(shì)的。計(jì)算機(jī)作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對(duì)現(xiàn)代化外事檔案管理來(lái)說(shuō)是不可或缺的。同時(shí)，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準(zhǔn)備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機(jī)構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國(guó)內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻(xiàn)。此外，我們還要注重對(duì)公開交換的信息資信做好認(rèn)真地篩選，注意機(jī)密文檔的保密工作等等。

三、高校外事檔案的國(guó)際化

在高校國(guó)際化過(guò)程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國(guó)際化給外事檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇。

高等學(xué)校國(guó)際化進(jìn)程的推進(jìn)，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進(jìn)及提高，為提高我國(guó)高等教育的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)我國(guó)高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。

四、高校外事檔案的電子化

隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對(duì)電子文件進(jìn)行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問(wèn)題。

建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實(shí)可靠。建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，電子文件入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。

加強(qiáng)對(duì)外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實(shí)性的根本措施。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。